Devis

La page de devis affiche un devis : les prix que vous proposez à un client pour un dossier, et les coûts que vous prévoyez. Elle affiche l’en-tête et le statut du devis, les boutons qui le font passer du brouillon à l’approbation, et des onglets pour ses postes, ses données, ses documents, ses dossiers liés, ses commentaires et son journal d’audit. Une fois un devis approuvé, vous pouvez le générer en PDF, l’envoyer par e-mail et créer le dossier à partir de celui-ci. Pour le parcours complet, du devis aux factures et aux paiements du dossier, voir Du devis au paiement.

Pour ouvrir un devis, sélectionnez-le sur la page Liste des devis, ou sélectionnez son lien sur un dossier, un ordre de travail ou la page financière d’un dossier. ◄ Quotation List vous ramène à la liste.

Un devis est soit Normal, le devis que vous envoyez, soit un Template, un point de départ que vous copiez pour créer de nouveaux devis. Voir Modèles.

Créer un devis

1. Sur la page Liste des devis, choisissez la société et sélectionnez New Quote. La page Create New Quotation s’ouvre.
2. Dans Type, choisissez Normal ou Template. Type n’apparaît que si votre rôle peut créer les deux.
3. Remplissez les champs du devis. Title et Currency sont obligatoires. Selon la configuration de votre société, un workflow peut aussi être obligatoire.
4. Sélectionnez Create.

TrakIT numérote le devis à partir du code de la société et d’une séquence, par exemple ABC-Q0042. Le devis commence au statut Draft, à la révision 1, et les utilisateurs de Notify Users reçoivent un e-mail. Cancel revient en arrière sans rien créer.

Vous pouvez aussi commencer un devis depuis un client : sur la page d’entité du client, ouvrez l’onglet Quotations et sélectionnez New Quote. Le client est alors renseigné et ne peut pas être modifié. Pour faire un devis à partir d’un dossier existant, voir Créer un devis à partir d’un dossier.

Champs du devis

Champ	Notes
Title	Obligatoire, jusqu’à 300 caractères. Il ne peut contenir aucun des caractères ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~ (Title has invalid characters).
Customer, Transporter, Shipper, Receiver, Carrier	Les parties, choisies parmi les entités de chaque type pour la société. Elles sont utilisées quand vous créez un dossier, et le formulaire d’impression peut les afficher.
Currency	Obligatoire. Elle reprend au départ la devise par défaut de la société. Tous les tarifs sont dans cette devise.
Validity	Le nombre de jours pendant lesquels le devis est valable, à compter de la date du devis.
Workflow	Le workflow du dossier auquel le devis est destiné. Il en faut un pour créer un dossier à partir du devis, pour remplir ses données du workflow et pour initialiser ses postes à partir du workflow.
Job Type, Services	Apparaissent quand le workflow a des types de dossier ou des services. Choisissez ceux qui s’appliquent : ils déterminent les champs de données du workflow et, si le workflow n’autorise que ses propres postes, les postes que vous pouvez ajouter. Les types de dossier et les services désactivés depuis apparaissent en rouge.
Hide Total	Omet le total dans le PDF généré.
Restricted	Seuls l’utilisateur qui a créé le devis, les utilisateurs de Notify Users et les administrateurs système peuvent le voir.
Notify Users	Les utilisateurs qui reçoivent un e-mail quand le devis est créé et à chaque changement de son statut. La liste propose les utilisateurs actifs de la société et les administrateurs système.
Internal Remarks	Des remarques réservées à votre société. Elles ne sont jamais imprimées.
External Remarks, Terms & Conditions	Du texte que le formulaire d’impression peut afficher sur le devis.

Le haut de la page

L’en-tête affiche le numéro et le titre du devis. À droite, un devis normal affiche son ID, sa Revision et son statut ; un modèle affiche Template.

Si votre société a configuré des actions pour les devis, Actions à côté de ◄ Quotation List exécute l’une d’elles. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions sont irréversibles.

En-tête

L’encadré Header affiche les détails du devis. Sélectionnez son titre pour le replier ou le rouvrir.

• Company, Currency, Validity, Created By, Hide Total et Restricted.
• Date : le jour où le devis a été généré pour la dernière fois, ou créé s’il ne l’a jamais été. Elle affiche - jusqu’à ce que le devis soit Generated, Finalised, Rejected, Cancelled ou Ops Assigned, ou à la révision 2 ou plus, et toujours pour un modèle.
• Les parties renseignées : Customer, Transporter, Shipper, Receiver et Carrier.
• Workflow, Services et Job Type, si le devis a un workflow.
• Job ID : le dossier à partir duquel le devis a été fait, s’il a été créé à partir d’un dossier ou si ses postes ont été initialisés à partir de l’un d’eux. Sélectionnez-le pour ouvrir la page financière du dossier.
• Notify Users, Internal Remarks, External Remarks et Terms & Conditions.
• Account Summary : les totaux des postes de produit et de charge, hors taxes, et le Gross Profit. Pointez l’icône d’information pour voir la marge brute en pourcentage des produits. Les débours ne sont pas comptés.
• Les champs de données de devis configurés pour s’afficher ici, le cas échéant. Voir Onglet Data.

Les icônes en bas à droite de l’en-tête permettent de dupliquer, de modifier et de supprimer le devis. Les boutons en bas à gauche changent son statut et créent un dossier.

Modifier un devis

Vous pouvez modifier un devis tant qu’il est Draft ou Under Revision.

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify) en bas à droite de l’en-tête, ou le crayon à côté du titre.
2. Modifiez les champs du devis. La société et le type ne peuvent pas être modifiés.
3. Sélectionnez Update.

Les parties ne peuvent être modifiées que tant que le devis est un brouillon, ou en cours de révision à la révision 1. Changer la devise ne convertit pas les tarifs.

Si vous modifiez le workflow, les services ou les types de dossier, TrakIT vous demande de confirmer : les champs des données du workflow sont ajoutés ou retirés en conséquence. Les valeurs sont conservées pour les champs qui s’appliquent toujours. Si le workflow n’autorise que ses propres postes, la modification est refusée tant que le devis a des postes qui ne s’appliquent plus ; le message liste leurs codes, et vous devez d’abord les supprimer.

Modifier le titre

Si le devis ne peut plus être modifié, le crayon à côté du titre ouvre Modify Title à la place, pour que vous puissiez quand même corriger le titre quel que soit le statut.

1. Sélectionnez le crayon à côté du titre.
2. Dans Enter New Title, tapez le nouveau titre.
3. Sélectionnez Save.

Le nouveau titre suit les mêmes règles que le champ Title : voir Champs du devis.

Dupliquer un devis

1. Sélectionnez l’icône de copie (Duplicate Quotation) en bas à droite de l’en-tête.
2. Confirmez.

TrakIT crée un nouveau devis et l’ouvre. La copie est un devis normal, même quand vous copiez un modèle. C’est un Draft à la révision 1, avec le numéro suivant, le titre Copy suivi du titre d’origine, et vous comme créateur. Elle reprend l’en-tête, les postes, les taxes et les valeurs de l’onglet Data de l’original, ainsi que l’expédition enregistrée avec Get Rates. Elle ne reprend pas les données du workflow, les documents ni les commentaires.

Supprimer un devis

Vous pouvez supprimer un devis tant que c’est un brouillon.

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete) en bas à droite de l’en-tête. Les détails du devis s’affichent, avec un bouton Delete.
2. Sélectionnez Delete.

TrakIT supprime le devis et ses postes et vous ramène à la page Liste des devis. Cette action est irréversible.

Statuts

Statut	Signification	Boutons
Draft	Nouveau, ou restauré après avoir été annulé. Il peut être modifié.	Request Approval, Approve, Cancel
Request for Approval	En attente d’approbation. La liste le compte sous Appr. Requested.	Approve, Revise, Cancel
Under Revision	Renvoyé pour modifications. Il peut être modifié.	Request Approval, Approve, Cancel
Approved	Approuvé : il peut être généré et utilisé pour un dossier.	Generate, Revise, Finalise, Ops Assigned, Cancel, Create Job
Generated	Le PDF a été généré.	Finalise, Ops Assigned, Reject, Cancel, Create Job
Finalised	Définitif.	Ops Assigned, Un-Finalise, Create Job
Rejected	Refusé après avoir été généré.	Revise, Cancel
Cancelled	Annulé. L’en-tête est grisé.	Restore
Ops Assigned	Transmis aux opérations.	Un-Finalise, Create Job

Vous ne voyez que les boutons que votre rôle autorise. Create Job nécessite aussi un workflow sur le devis. Les postes, les données et les données du workflow ne peuvent être modifiés que tant que le devis est Draft ou Under Revision.

Changer le statut

1. Sélectionnez le bouton du nouveau statut, par exemple Request Approval ou Approve.
2. Pour Revise, Reject et Cancel, choisissez le motif dans Reason. Un administrateur configure la liste des motifs.
3. Dans Enter Remark, expliquez le changement. Une remarque est obligatoire pour Revise, Reject, Cancel, Un-Finalise et Restore.
4. Pour Revise, gardez ou décochez Increment Revision Number to n.
5. Sélectionnez Update.

Ce que fait chaque bouton :

• Request Approval et Approve vérifient que les champs obligatoires de l’onglet Data sont renseignés. Si l’un d’eux est vide, TrakIT le nomme et le statut ne change pas.
• Revise renvoie le devis pour modifications. Quand vous révisez un devis refusé, son numéro de révision augmente de un, sauf si vous décochez la case. Réviser un devis en attente d’approbation ou approuvé conserve son numéro de révision.
• Generate ouvre Generate Quotation.
• Reject enregistre que le devis généré a été refusé.
• Un-Finalise ramène un devis finalisé ou transmis aux opérations à Approved, et un modèle à Draft.
• Restore ramène un devis annulé à Draft.

Votre société peut aussi configurer ses propres contrôles pour ces étapes ; si l’un d’eux échoue, TrakIT affiche son message et le statut ne change pas.

Chaque changement de statut envoie un e-mail aux utilisateurs de Notify Users, avec une copie pour vous. Les utilisateurs abonnés aux notifications de devis sous System > Notifications sont aussi prévenus, pour les événements qu’ils ont choisis : Created, Approval Requested, Approved, Generated, Revised, Finalised, Rejected, Cancelled, Un-Finalised et Ops Assigned.

Modèles

Un modèle est un devis que vous gardez comme point de départ, par exemple une liste de prix standard pour un type de dossier. Vous le créez comme un devis, avec Type réglé sur Template.

• L’en-tête d’un modèle n’affiche ni ID, ni révision, ni statut, ni date, et un modèle ne peut pas être soumis à approbation, approuvé ni généré.
• Finalise le verrouille, et Un-Finalise le rouvre aux modifications. Cancel et Restore fonctionnent comme pour les devis.
• Pour l’utiliser, ouvrez le modèle et dupliquez-le. La copie est un devis normal en brouillon, avec les postes du modèle.

Générer le devis

Generate crée le PDF du devis à partir d’un formulaire d’impression, et peut l’envoyer par e-mail. Il apparaît quand le devis est Approved.

1. Sélectionnez Generate. La fenêtre Generate Quotation s’ouvre.
2. Dans Select Template, choisissez le formulaire d’impression. La liste affiche les formulaires de devis configurés pour la société du devis.
3. Vérifiez le Quotation Preview. Certains formulaires ont des champs que vous pouvez remplir dans l’aperçu. Sélectionnez Final Preview pour voir le résultat tel qu’il sera imprimé, et Edit Again pour revenir en arrière.
4. Si le formulaire a une zone de signature, signez dans cette zone sur l’aperçu et sélectionnez Confirm en dessous. Certains formulaires exigent une signature.
5. Choisissez à qui envoyer un e-mail, le cas échéant :
   • Myself : cochez votre propre adresse.
   • Le client : cochez ses adresses General, Finance ou Management. Aucune n’est cochée au départ, et le client ne reçoit un e-mail que si vous en cochez une.
   • Email to other address(es) : sélectionnez-le et saisissez d’autres adresses, séparées par des virgules ou des points-virgules.
6. Sous Attach Supporting Docs, cochez les documents de l’onglet Documents à envoyer avec le PDF. Selected indique combien vous en avez choisi et leur taille, qui peut atteindre 20 Mo au total. Si vous joignez des documents, choisissez au moins un destinataire.
7. Sélectionnez Generate.

TrakIT ensuite :

• ajoute le PDF à l’onglet Documents, avec pour titre le nom du formulaire, le numéro du devis et la révision, par exemple Quotation - ABC-Q0042-R1. Ce document ne peut pas être supprimé ;
• fixe la date du devis à aujourd’hui, et le statut à Generated ;
• envoie par e-mail le PDF et les pièces justificatives aux destinataires que vous avez choisis, avec pour objet Quotation - suivi du numéro du devis. Le message provient du modèle de message défini sur le formulaire d’impression, ou est un message standard avec le numéro, le montant et la validité.

Votre société peut configurer ses propres contrôles pour la génération ; si l’un d’eux échoue, TrakIT affiche son message et rien n’est généré.

Le PDF liste les postes de produit et de débours, jamais les postes de charge. Chaque ligne affiche son tarif, sa quantité, son total et ses taxes, avec ses remarques externes. Les postes d’un groupe de postes sont imprimés sur une seule ligne pour le groupe. Le total apparaît en bas, sauf si Hide Total est activé.

Créer un dossier

Create Job crée un dossier et ses ordres de travail à partir du devis. Il apparaît quand le devis a un workflow et est Approved, Generated, Finalised ou Ops Assigned.

1. Sélectionnez Create Job. La fenêtre Create New Job affiche le Workflow, le Job Type et les Services du devis.
2. Saisissez la référence du dossier. Son libellé est défini pour votre société, par exemple Transport Document.
3. Dans Work Order Count, saisissez le nombre d’ordres de travail, de 1 à 100.
4. Sélectionnez Create Job.

TrakIT crée le dossier dans le workflow du devis, avec le client, le chargeur, le réceptionnaire et les types de dossier du devis. Chaque ordre de travail reçoit le transporteur, le transporteur routier et les services du devis. Si le workflow exige l’un de ces éléments et que le devis ne l’a pas, TrakIT indique lequel manque et ne crée rien. Les valeurs de l’onglet Workflow Data sont enregistrées sur le dossier.

Les postes du devis deviennent les estimations du dossier pour la société du devis. La quantité de chaque ligne est calculée à partir du dossier, selon son Applies : voir Applies. Si la devise du devis n’est pas celle du dossier, les tarifs sont conservés dans la devise du devis. Le dossier est lié au devis ; si le devis a des postes, le dossier apparaît aussi dans l’onglet Jobs.

TrakIT affiche l’ID du nouveau dossier, avec un lien vers la page financière du dossier. Voir Dossier financier.

Onglets

Sous l’en-tête se trouvent les onglets Accounts, Data, Workflow Data, Documents, Jobs, Comments et Audit Log du devis. Workflow Data n’apparaît que quand le devis a un workflow. TrakIT ouvre le dernier onglet que vous avez utilisé.

Onglet Accounts

L’onglet Accounts liste les lignes du devis, regroupées sous Income Accounts, Expense Accounts et Disbursement Accounts :

• les postes de produit sont ce que vous facturez au client ;
• les postes de charge sont les coûts que vous prévoyez de payer ; ils ne sont jamais imprimés ;
• les postes de débours sont des coûts que vous payez et que vous répercutez : ils sont facturés à une entité et vous sont facturés par une autre.

Colonne	Affiche
Account Name	Le poste, son détail ou les deux, selon la configuration de votre société, avec son code. Le nom d’un groupe de postes apparaît en rouge au-dessus, et les remarques internes (Int:) et externes (Ext:) en dessous.
Code	Le code du poste.
Applies	L’unité selon laquelle la ligne est facturée. Voir Applies.
Rate, Quantity, Total	Le tarif, la quantité, et le tarif multiplié par la quantité. Une ligne sans tarif affiche -.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Apparaissent quand une ligne a une taxe.
Entity	À qui la ligne est facturée, ou par qui elle est facturée. Un débours affiche les deux, comme Inv et Bill.
Updated By	La personne qui a modifié la ligne en dernier, et quand.

Subtotal, en bas, correspond aux produits moins les charges, avec leurs taxes. Les débours ne sont pas comptés. Si votre rôle ne peut pas voir les postes de produit, ils ne sont pas listés.

Tant que le devis peut être modifié, l’onglet propose aussi :

• Initialize Accounts, tant que le devis n’a pas de postes : voir Initialiser les postes.
• Add… : voir Ajouter ou modifier un poste.
• Get Rates : voir Get Rates.
• Quick Edit : voir Quick Edit.
• Tasks, pour les postes que vous sélectionnez : voir Travailler sur plusieurs postes.

Pour changer l’ordre des lignes, faites glisser une ligne par son icône de flèches (Re-Order). Les lignes d’un groupe de postes ne peuvent pas être déplacées.

Ajouter ou modifier un poste

1. Sélectionnez Add…. La fenêtre Add New Account s’ouvre.
2. Dans Account Type, choisissez Income, Expense ou Disbursement.
3. Dans Account Master, choisissez la rubrique. La liste affiche les rubriques actives de la société. Si le workflow n’autorise que ses propres postes, elle affiche celles qui correspondent aux services et aux types de dossier du devis.
4. Dans Account Detail, saisissez une description si nécessaire, jusqu’à 50 caractères. Le même poste peut être ajouté plusieurs fois avec des détails différents.
5. Remplissez le reste de la ligne :
   • Account Group, si votre société utilise des groupes de postes.
   • Applies : obligatoire. Voir Applies.
   • L’entité : Invoice Entity Type et Invoice To pour un produit, Billing Entity Type et Billed By pour une charge, et les deux pour un débours. Si le poste est configuré pour un seul type d’entité, ce type est imposé.
   • Rate : vous pouvez le laisser vide et le renseigner plus tard.
   • Quantity : obligatoire. Elle vaut 1 au départ.
   • Internal Remarks, jusqu’à 500 caractères, et External Remarks, jusqu’à 300 caractères. Les remarques externes sont imprimées sous la ligne.
6. Sélectionnez Add.

Pour modifier une ligne, sélectionnez-la. La fenêtre Update Account s’ouvre avec les mêmes champs, sauf le type de poste et la rubrique. Modifiez-les et sélectionnez Save.

Pour ajouter une taxe à une ligne, ouvrez-la et sélectionnez Add Tax…, choisissez la taxe et sélectionnez Add. La liste affiche les taxes du pays de la société ; une taxe qui ne s’applique qu’aux postes de produit ou qu’aux postes de charge ne peut pas aller sur l’autre type. Pour retirer une taxe, sélectionnez la croix à côté. Les taxes ne sont pas ajoutées d’elles-mêmes aux lignes que vous ajoutez.

Pour supprimer une ligne, ouvrez-la, sélectionnez la croix en bas à gauche (Delete Account), puis Yes. Si le devis a été fait à partir d’un dossier et que vous supprimez ainsi sa dernière ligne, le lien avec ce dossier est supprimé.

Applies

Applies	Sur le dossier, la quantité est
per TD	1, pour l’ensemble du dossier. Sur le devis, la quantité doit être 1.
per WO	Le nombre d’ordres de travail.
per m3, per Kg, per Ton	Le volume total, le poids ou le poids en tonnes des ordres de travail.
per TEU, per 20’, per 40’	Le nombre d’EVP, de conteneurs de 20 pieds, ou de conteneurs de 40 et de 45 pieds.
For WO	1 pour chaque ordre de travail : la ligne est ajoutée une fois par ordre de travail.
Manual	La quantité saisie sur le devis.

Sur le devis lui-même, le total de chaque ligne est son tarif multiplié par la quantité que vous saisissez.

Initialiser les postes

Initialize Accounts remplit de postes un devis vide.

1. Sélectionnez Initialize Accounts.
2. Choisissez une option :
   • Initialize From Workflow Default Accounts : disponible quand le devis a un workflow.
   • Initialize from suivi du libellé court de votre société pour la référence du dossier : saisissez le Job ID d’un dossier.
3. Sélectionnez Initialize.

À partir du workflow, TrakIT ajoute les postes par défaut actifs du workflow pour la société du devis : ceux de tous les services, et ceux des services du devis. Chaque ligne reçoit son tarif par défaut si ce tarif est dans la devise du devis ; sinon, le tarif reste vide. Les taxes par défaut du workflow sont ajoutées aussi. Si le devis a déjà une expédition enregistrée avec Get Rates, et que votre rôle peut l’utiliser, TrakIT chiffre aussi les nouvelles lignes à partir des tarifs publiés.

À partir d’un dossier, TrakIT copie les lignes au niveau du dossier, avec leurs taxes : ses montants réels s’il en a, sinon ses estimations. Il ne prend que les lignes dans la devise propre du dossier qui sont facturées au client du devis ou facturées par lui. Le dossier doit avoir le même client et la même devise que le devis, ne doit pas être annulé et doit appartenir à l’un de vos workflows. L’en-tête du devis affiche alors le dossier dans Job ID.

Quick Edit

Quick Edit modifie les tarifs de nombreuses lignes à la fois.

1. Sélectionnez Quick Edit. La fenêtre Quick Edit Accounts liste toutes les lignes.
2. Modifiez le Rate des lignes voulues. Laissez un tarif vide pour l’effacer. La Quantity ne peut être modifiée ici que pour les lignes Manual et For WO.
3. Sélectionnez Save.

Les lignes enregistrées passent au vert. Une ligne qui n’a pas pu être enregistrée passe à l’orange et indique pourquoi, et TrakIT signale qu’un ou plusieurs postes n’ont pas été mis à jour. Close vous demande de confirmer si vous avez des modifications non enregistrées.

Travailler sur plusieurs postes

1. Cochez la case de chaque ligne, ou sélectionnez l’icône de coche dans l’en-tête pour tout sélectionner ou rien.
2. Ouvrez Tasks et choisissez Assign Entity, Set Amount/Tax, Duplicate Accounts ou Delete Accounts.

Delete Accounts vous demande de confirmer, puis supprime les lignes sélectionnées.

Après Assign Entity ou Set Amount/Tax, une ligne qui n’a pas pu être modifiée apparaît en rouge : pointez-la pour voir pourquoi.

Affecter une entité

1. Sélectionnez les lignes, puis Tasks > Assign Entity.
2. Sous Invoice To, pour les lignes de produit et de débours, choisissez le Type et l’Entity.
3. Sous Billed By, pour les lignes de charge et de débours, choisissez le Type et l’Entity.
4. Sous Options, gardez Assign accounts without entity pour ne remplir que les lignes qui n’ont pas encore d’entité, ou sélectionnez Replace entity on accounts pour remplacer l’entité sur toutes les lignes sélectionnées.
5. Sélectionnez Assign.

TrakIT indique combien de lignes ont été affectées et combien n’ont pas été modifiées. L’entité doit être configurée pour la société du devis.

Définir le montant ou la taxe

1. Sélectionnez les lignes, puis Tasks > Set Amount/Tax.
2. Pour définir le tarif, sélectionnez Set Amount et saisissez-le. Laissez-le vide pour effacer les tarifs.
3. Pour ajouter une taxe, sélectionnez Set Tax et choisissez-la, ou choisissez – Remove Taxes – pour retirer toutes les taxes des lignes. Une taxe n’est ajoutée qu’aux lignes auxquelles elle peut s’appliquer.
4. Sélectionnez Save.

Dupliquer des postes

1. Sélectionnez les lignes, puis Tasks > Duplicate Accounts.
2. Dans Number of copies, saisissez un nombre de 1 à 10.
3. Sélectionnez Duplicate.

Chaque copie reçoit le même poste, le même tarif, la même quantité, les mêmes entités, les mêmes remarques et les mêmes taxes, et son détail suivi d’un numéro, par exemple (2). Si une copie ne peut pas être faite, aucune ne l’est.

Get Rates

Get Rates chiffre le devis à partir des grilles tarifaires publiées de votre société. Il apparaît sur les devis, pas sur les modèles, tant que les lignes peuvent être modifiées, si votre rôle peut l’utiliser. Voir Get Rates.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données du devis : des informations supplémentaires qu’un administrateur configure pour les devis de votre société, sous Admin > Masters > Data Fields. Une étoile marque un champ obligatoire : il doit être renseigné avant que vous puissiez demander l’approbation du devis ou l’approuver.

1. Saisissez la valeur dans Value, et des remarques dans Remarks si nécessaire. Certains champs vous permettent de choisir dans une liste ou un calendrier.
2. Sélectionnez Save.

Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont calculés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Les champs qui ne sont plus actifs apparaissent en rouge. Vous pouvez modifier les valeurs tant que le devis peut être modifié.

Onglet Workflow Data

L’onglet Workflow Data liste les champs de données du workflow du devis qui sont enregistrés une seule fois pour l’ensemble du dossier, pour les types de dossier et les services du devis. Leurs valeurs sont enregistrées sur le dossier quand vous créez un dossier. L’onglet apparaît quand le devis a un workflow.

1. Saisissez la valeur dans Value, et des remarques dans Remarks si nécessaire. Selon le champ, vous tapez la valeur, choisissez une date, ou choisissez dans une liste, un lieu ou une entité.
2. Sélectionnez Save.

Une icône d’avertissement orange marque un champ obligatoire pour créer le dossier. Show Codes ajoute les codes des champs. TrakIT vérifie chaque valeur, par exemple qu’un nombre est bien un nombre ou qu’une valeur provient de sa liste : une ligne enregistrée passe au vert, et une ligne qui ne l’a pas été indique pourquoi en dessous.

Vous pouvez modifier les valeurs tant que le devis est Draft ou Under Revision.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les fichiers du devis : les PDF générés avec Generate, et les fichiers ajoutés par les utilisateurs. Les documents annulés apparaissent en rouge.

Pour chaque document, la liste affiche son Title, son File Name, son Type, son Status, sa date d’Expiry (en rouge une fois expirée), sa File Size et la personne qui l’a chargé. Des icônes permettent de télécharger un document, d’en afficher un aperçu et de l’imprimer, sauf s’il est annulé.

Pour ajouter des fichiers :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Saisissez un File Title, ou laissez-le vide pour utiliser le nom du fichier.
3. Choisissez le Document Type, le Document Status et le Document Expiry si nécessaire.
4. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence aussitôt.

Chaque fichier peut atteindre 20 Mo, et doit être de l’un des types listés dans la fenêtre.

Pour modifier un document, sélectionnez son icône de crayon, modifiez File Title, Document Type, Document Status ou Document Expiry, ou activez Cancel Document, et sélectionnez Update. Les administrateurs système peuvent aussi supprimer un document avec l’icône de croix, sauf un PDF généré.

Vous pouvez ajouter et modifier des documents, sauf si le devis est annulé.

Onglet Jobs

L’onglet Jobs liste les dossiers dont les estimations proviennent de ce devis : les dossiers créés avec Create Job, et les dossiers dont les estimations ont été initialisées à partir de celui-ci. Pour chaque dossier, il affiche le Job ID, qui ouvre la page financière du dossier, la référence du dossier, qui ouvre le dossier, le Customer, le Shipper, le Receiver, le Job Type, le WO Count et Created, la date de sa création.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur le devis, réservés à votre société.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires d’un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Sélectionnez le statut pour le changer.
• Sélectionnez l’icône d’agrandissement pour lire un long commentaire en plein écran.

Pour publier un commentaire :

1. Sélectionnez Add….
2. Rédigez le commentaire. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux.
3. Sélectionnez Post.

Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du microphone, puis Start Recording, Stop et Post. Un enregistrement peut durer jusqu’à 5 minutes.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, s’il n’a pas encore été envoyé par e-mail.

Comment Recipients liste les utilisateurs prévenus des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté quand vous publiez un commentaire. Un destinataire ne reçoit un e-mail que s’il s’est abonné aux notifications de commentaires de devis sous System > Notifications. Pour ajouter un destinataire, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur et sélectionnez Add User : la liste propose les utilisateurs internes actifs qui ont une adresse e-mail et un accès à la société du devis. Pour en retirer un, sélectionnez la croix rouge à côté de son nom.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste ce qui a été fait sur le devis, du plus récent au plus ancien : qui l’a fait, quand et quoi, par exemple la création ou la mise à jour du devis, les changements de statut avec leur motif et leurs remarques, les lignes ajoutées, modifiées ou supprimées, les taxes, les documents, les PDF générés, les e-mails envoyés et les dossiers créés. Tapez dans la zone de recherche pour trouver des entrées par utilisateur, action ou information ; l’icône de croix l’efface.

Si votre rôle ne peut pas voir les postes de produit, le journal n’affiche que les entrées concernant les lignes de charge et de débours.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Quotations pour ouvrir un devis. Le devis doit appartenir à une société à laquelle vous avez accès, et n’avoir aucun workflow ou appartenir à l’un de vos workflows. Un devis restreint ne s’ouvre que pour l’utilisateur qui l’a créé, les utilisateurs de Notify Users et les administrateurs système. Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section Quotations :

Pour	Autorisations
Créer et modifier	Create (créer des devis, modifier l’en-tête et le titre, modifier les données du workflow, dupliquer, Request Approval, Actions), Create Template (choisir Template comme type), Delete (supprimer un brouillon)
Postes, données et documents	Create ou Revise pour un devis, Create Template ou UnFinalise Template pour un modèle
Statut	Approve, Generate, Revise, Finalise (aussi Ops Assigned et Un-Finalise), Reject, Cancel (aussi Restore)
Modèles	Finalise Template, UnFinalise Template, Cancel Template (aussi Restore)

Enregistrer un nouveau devis ou un nouveau modèle, ou des modifications de l’en-tête, nécessite Create.

Autres sections : Create dans Work Orders pour Create Job, Get Rates dans Rate Management pour Get Rates, Access Income Accounts dans Job Finance pour voir les lignes de produit, et Delete Comment dans Work Orders pour supprimer vos propres commentaires.