Utilisateur

La page User affiche un utilisateur : ses détails en haut, les tâches que vous pouvez exécuter sur lui, et des onglets pour ses accès, ses entités liées, ses données, ses fichiers, ses sessions, ses actions et ses appareils. C’est ici que vous modifiez un utilisateur, le verrouillez, réinitialisez son mot de passe ou le supprimez.

Pour ouvrir un utilisateur, sélectionnez son nom sur la page Gestion des utilisateurs. Pour ouvrir votre propre fiche, sélectionnez votre identifiant utilisateur dans votre ligne utilisateur. ◄ Back to Users vous ramène à la liste.

Le titre indique ce que vous faites : User Details, Update User, Delete User, ou Create New Internal User ou Create New External User pour un nouvel utilisateur. Certaines parties de la page ne concernent que les utilisateurs internes ou que les utilisateurs externes : voir Utilisateurs internes et externes.

Le haut de la page

Actions exécute une action que votre société a configurée pour les utilisateurs, s’il y en a une. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions sont irréversibles.
L’encadré des détails affiche le nom complet de l’utilisateur avec une icône de cadenas : un cadenas vert ouvert, ou un cadenas rouge fermé lorsque l’utilisateur est verrouillé. L’encadré d’un utilisateur verrouillé est grisé.
En haut à droite, un voyant vert signifie que l’utilisateur est en ligne en ce moment (User Online), et Zone affiche le fuseau horaire de l’utilisateur, par exemple Zone: UTC+5.5.

Détails de l’utilisateur

Champ	Affiche
User ID	L’identifiant avec lequel l’utilisateur se connecte. Il ne peut pas être modifié.
First Name, Last Name	Le nom de l’utilisateur.
Email	L’adresse e-mail, sous forme de lien, ou [No Email]. Un utilisateur sans adresse e-mail ne peut pas se connecter.
Roles	Utilisateurs internes : leurs rôles, ou [SysAdmin] pour un administrateur système. Une longue liste est tronquée. Le libellé est Portal Roles pour un utilisateur externe.
Two Factor Auth	La façon dont l’utilisateur confirme chaque connexion : None, Email, SMS And Email ou TOTP. Voir Authentification à deux facteurs. Sur votre propre fiche avec TOTP, Register App ouvre la configuration de l’application d’authentification : voir Configurer une application d’authentification.
Mobile Number	Le numéro de mobile, ou -.
SMS Updates	Yes si l’utilisateur peut recevoir des SMS de TrakIT.
Company	La société de l’utilisateur.
Manager	Le responsable de l’utilisateur, sous forme de lien vers sa fiche, ou NA.
News Updates	Utilisateurs internes : Yes si l’utilisateur reçoit les articles d’actualité par e-mail.
Workflow Assignment	Utilisateurs internes : la façon dont l’utilisateur obtient l’accès aux nouveaux workflows. Avec By Geo Data, lorsqu’un workflow est créé ou que son origine ou sa destination change, il est ajouté aux workflows de l’utilisateur si son origine ou sa destination se trouve dans les zones géographiques de l’utilisateur ; la page Geo Data peut aussi affecter l’utilisateur. Avec By Role ou Manual, ce n’est pas le cas.
Default Workflow Group	Utilisateurs internes : le groupe de workflows sur lequel s’ouvrent les pages comme Jobs, jusqu’à ce que l’utilisateur en choisisse un autre.
Signature Available	Utilisateurs internes : Yes si l’utilisateur a une signature.
Custom WO Filter	Affiché uniquement lorsque le support TrakIT a défini un filtre qui limite les ordres de travail que voit l’utilisateur : Active.

La ligne du bas indique quand et par qui l’utilisateur a été créé, quand et par qui il a été mis à jour en dernier, et quand l’utilisateur a été actif pour la dernière fois.

Signature

Un utilisateur interne peut avoir une image de signature. Lorsque les formulaires de votre société sont configurés pour afficher la signature de l’utilisateur qui les génère, un document que cet utilisateur génère affiche sa signature ; sans signature, il affiche un espace réservé à la place. Signature Available indique si l’utilisateur en a une. Le support TrakIT ajoute et retire les signatures des utilisateurs : contactez-le pour en définir une.

Tâches

Le menu Tasks, en bas à droite des détails, contient ce que vous pouvez faire sur l’utilisateur. Les tâches que votre rôle n’autorise pas sont grisées.

Tâche	Ce qu’elle fait
Modify User	Modifie les détails de l’utilisateur.
Lock ou Unlock	Verrouille ou déverrouille l’utilisateur.
Reset Password	Envoie à l’utilisateur un nouveau mot de passe par e-mail.
Clear Cache	Administrateurs système uniquement : efface les paramètres enregistrés de l’utilisateur.
Delete User	Supprime l’utilisateur.

Le menu Tasks n’apparaît pas sur la fiche d’un administrateur système : seul le support TrakIT peut modifier, verrouiller, réinitialiser ou supprimer un administrateur système.

Modifier un utilisateur

Sélectionnez Tasks > Modify User. Le titre devient Update User.
Modifiez les champs nécessaires, décrits dans Champs de l’utilisateur.
Sélectionnez Save.

TrakIT affiche User updated successfully. Cancel revient en arrière sans enregistrer.

Lorsque vous modifiez la Company d’un utilisateur, celui-ci perd les rôles qui appartiennent à une autre société. Lorsque vous modifiez son Manager, ses demandes de congé encore en attente au premier niveau passent au nouveau responsable : voir Niveaux d’approbation. Lorsque vous modifiez son Email, les administrateurs système reçoivent un e-mail, User Email Change, avec l’ancienne et la nouvelle adresse.

Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles, qui bloquent une modification avec un message, et ses propres actions, exécutées lorsqu’un utilisateur est créé, modifié ou supprimé, ou se connecte : voir Validations et actions.

Champs de l’utilisateur

Les mêmes champs servent à créer un utilisateur et à le modifier. Certains sont réservés aux utilisateurs internes.

Champ	Ce qu’il faut saisir
User ID	Nouveaux utilisateurs uniquement : 3 à 10 lettres et chiffres, en commençant par une lettre, sans espaces ni symboles. Les lettres sont mises en majuscules. Il doit être unique, et ne peut pas être modifié ensuite.
First Name, Last Name	Jusqu’à 50 caractères chacun, sans espaces : lettres, chiffres, virgules, traits d’union, apostrophes et traits de soulignement. Obligatoires. Deux utilisateurs actifs du même type, internes ou externes, ne peuvent pas avoir le même prénom et le même nom.
Company	La société de l’utilisateur, parmi les sociétés auxquelles vous avez accès. Obligatoire. La choisir remplit de nouveau Initial Role et Manager avec les choix de cette société.
Email	Une seule adresse e-mail, jusqu’à 100 caractères, qu’aucun autre utilisateur n’utilise. Laissez-la vide si l’utilisateur n’en a pas : il ne pourra alors pas se connecter. Sur certaines installations, l’adresse d’un utilisateur interne doit appartenir à l’un des domaines de messagerie de votre société. La modifier nécessite l’autorisation Change Email : sans elle, le champ est grisé.
Mobile	Le numéro de mobile, avec `+` et l’indicatif du pays, jusqu’à 15 caractères.
Two Factor Auth.	None, Email, SMS And Email ou TOTP : voir Authentification à deux facteurs. SMS And Email nécessite un numéro dans Mobile, et l’envoi de SMS configuré sur votre installation.
Initial Role	Nouveaux utilisateurs internes uniquement : le premier rôle de l’utilisateur, parmi les rôles de la société choisie et les rôles sans société. Ajoutez d’autres rôles ensuite dans l’onglet Access Control.
Workflow Assignment	Utilisateurs internes : affiché en grisé. Il ne peut pas être modifié ici.
Assign Geo	Nouveaux utilisateurs internes uniquement : la zone géographique à laquelle affecter l’utilisateur, ce qui lui donne les workflows de cette zone géographique. Nécessite l’autorisation Assign User dans la section Geo Data & Locations.
Default Workflow Group	Utilisateurs internes : le groupe de workflows sur lequel s’ouvrent les pages comme Jobs. La liste propose les groupes des workflows auxquels l’utilisateur a accès ; pour un nouvel utilisateur, ceux auxquels vous avez accès.
Manager	Le responsable de l’utilisateur : un utilisateur interne de la société choisie qui n’est pas verrouillé et n’est pas parti. — Select User — pour aucun. Il sert aux approbations de congés et au filtre My Subordinates Only de la liste.
Time Zone	Le fuseau horaire dans lequel TrakIT affiche les dates et les heures à l’utilisateur. Un nouvel utilisateur commence avec le vôtre.
Enable SMS	Activé pour que l’utilisateur puisse recevoir des SMS de TrakIT. Nécessite un numéro dans Mobile.
News Updates	Utilisateurs internes : activé pour envoyer à l’utilisateur les articles d’actualité par e-mail. Activé pour un nouvel utilisateur.

Message	Que faire
User ID must be at least 3 characters, User ID cannot start with a number, User ID can contain alpha-numeric characters only	Modifiez l’identifiant utilisateur.
Un identifiant utilisateur suivi de already exists in database	Choisissez un autre identifiant utilisateur.
First and Last Name are required, Please remove any middle names, Names contain one or more invalid characters	Saisissez un seul prénom et un seul nom, sans espaces ni symboles.
First and Last name specified already exists	Un autre utilisateur porte ce nom. Vérifiez que l’utilisateur n’existe pas déjà dans TrakIT.
Email Address is already in use ou Email specified already exists	Un autre utilisateur a cette adresse.
Email must belong to any of below domain(s):	Utilisez une adresse de l’un des domaines listés.
Company already assigned as Additional Company	La société est cochée sous Company Assignment. Décochez-la d’abord à cet endroit.
Cannot enable SMS updates without Mobile number, Cannot enable SMS Two-Factor Authentication without Mobile Number	Saisissez un numéro dans Mobile.
Cannot enable SMS Two-Factor Authentication without SMS configuration	Choisissez une autre valeur dans Two Factor Auth. : l’envoi de SMS n’est pas configuré sur votre installation.
Cannot set user as own manager, Selected Manager is a subordinate	Choisissez un autre responsable.

Verrouiller ou déverrouiller un utilisateur

Sélectionnez Tasks > Lock pour empêcher l’utilisateur de se connecter, ou Unlock pour l’autoriser de nouveau à se connecter. TrakIT affiche User account has been locked ou User account has been unlocked.

Le verrouillage et le déverrouillage déconnectent tous deux l’utilisateur partout : dans les navigateurs web, dans l’application TrakIT distincte et dans les connexions via l’API. Après un déverrouillage, l’utilisateur se connecte de nouveau.

Un utilisateur verrouillé ne peut pas se connecter (User account is locked : voir Si vous ne pouvez pas vous connecter), apparaît en grisé dans la liste, et ne reçoit ni les rapports ni les e-mails envoyés à ses groupes d’utilisateurs. Verrouillez les utilisateurs qui ne travaillent plus avec vous plutôt que de les supprimer.

Vous ne pouvez pas vous verrouiller ou vous déverrouiller vous-même, ni verrouiller ou déverrouiller un administrateur système.
Vous ne pouvez pas verrouiller ou déverrouiller un utilisateur dont la société est désactivée (Company is disabled).
Si votre société a un Idle User Lock, TrakIT verrouille les utilisateurs internes qui n’ont pas utilisé TrakIT depuis plus longtemps que ce délai, et leur envoie un e-mail Inactive Account Warning pendant les trois derniers jours qui précèdent. Voir General Settings sur la société. Verrouiller ou déverrouiller un utilisateur remet le décompte à zéro.

Réinitialiser le mot de passe

Sélectionnez Tasks > Reset Password. TrakIT définit un nouveau mot de passe aléatoire et l’envoie par e-mail à l’utilisateur, avec l’objet Password Reset, puis indique que le mot de passe a été réinitialisé et envoyé. La réinitialisation déconnecte l’utilisateur partout : dans les navigateurs web, dans l’application TrakIT distincte et dans les connexions via l’API. L’utilisateur se connecte avec le nouveau mot de passe et le change : voir Demander à un administrateur de le réinitialiser et les règles de mot de passe.

L’utilisateur doit avoir une adresse e-mail (User must have an email address for password reset email to be sent). Les utilisateurs peuvent aussi réinitialiser eux-mêmes un mot de passe oublié, avec Lost Password? sur la page de connexion.

Vider le cache

Les administrateurs système peuvent sélectionner Tasks > Clear Cache pour supprimer les paramètres que TrakIT mémorise pour l’utilisateur, comme ses filtres et les derniers choix qu’il a faits sur chaque page. TrakIT indique combien ont été supprimés : les pages de l’utilisateur reviennent à leurs paramètres par défaut.

Supprimer un utilisateur

Sélectionnez Tasks > Delete User. Le titre devient Delete User, et les détails de l’utilisateur apparaissent en grisé.
Sélectionnez Delete.

L’utilisateur est supprimé immédiatement, avec ses zones géographiques, son accès aux workflows, ses rôles, ses liens avec des entités, son journal des sessions, ses appareils, ses paramètres de notification, sa présence parmi les destinataires des rapports et ses appartenances à des groupes d’utilisateurs, et vous revenez à la liste. Cancel conserve l’utilisateur.

Un utilisateur ne peut pas être supprimé tant que :

il est propriétaire d’un groupe d’utilisateurs : TrakIT nomme les groupes. Transférez d’abord chacun d’eux à un autre membre, sur la page Groupe d’utilisateurs ;
d’autres enregistrements de TrakIT y font encore référence (Unable to delete user with references).

Pour empêcher quelqu’un d’utiliser TrakIT, verrouillez plutôt l’utilisateur.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Access Control, Linked Entities, User Data, User Files, Session Log, Action Log et Devices. Ils n’apparaissent que lorsque vous consultez l’utilisateur, pas lorsque vous le modifiez.

Onglet Access Control

L’onglet Access Control définit ce à quoi l’utilisateur a accès. Pour un administrateur système, il indique seulement que l’utilisateur est administrateur système, avec un accès complet et sans restriction.

L’onglet d’un utilisateur interne comporte six encadrés : Geo Data Assignment, Workflow Access, Company Assignment, Roles, Menu Access et User Level Filters. L’onglet d’un utilisateur externe comporte Company Assignment, Portal Role et User Level Filters.

Vous ne pouvez pas modifier vos propres accès : sur votre propre fiche, les boutons et les icônes qui permettent de les modifier ne sont pas affichés.

Geo Data Assignment

Utilisateurs internes uniquement. Geo Data Assignment liste les zones géographiques de l’arborescence Geo Data auxquelles l’utilisateur est affecté, avec leur code et leur nom, ou No Geo Data Assigned. Un utilisateur affecté à une zone géographique a accès à tous les workflows actifs dont l’origine ou la destination est cette zone géographique ou une zone géographique qu’elle contient.

Pour retirer une zone géographique, sélectionnez l’icône moins sur sa ligne (Un-assign Geo Data), puis confirmez. TrakIT affiche Geo Data was unassigned.

Add Geo Data

Sélectionnez l’icône plus à côté de Geo Data Assignment (Add Geo Data).
Dans Select Geo Data, tapez le nom de la zone géographique et choisissez-la.
Sélectionnez Assign.

TrakIT indique que la zone géographique a été affectée à l’utilisateur.

Message	Signification
Please select Geo Data to assign	Choisissez une zone géographique dans la liste.
The user is already assigned to Geo Data within the selected Geo Data.	L’utilisateur est affecté à une zone géographique située sous celle-ci. Retirez-la d’abord.
The user is already assigned to a higher Geo Data to which the selected Geo Data belongs.	L’utilisateur a déjà accès à cette zone géographique par une zone géographique supérieure.
You do not have permission to assign this Geo Data	Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne pouvez affecter que des zones géographiques comprises dans les vôtres.

Workflow Access

Utilisateurs internes uniquement. Workflow Access liste les workflows auxquels l’utilisateur a accès, avec leur code et leur nom, ou No Workflows Accessible. Les workflows inactifs sont grisés. L’utilisateur ne voit que les dossiers et les ordres de travail de ces workflows.

Pour retirer un workflow, sélectionnez l’icône moins sur sa ligne (Remove Access to Workflow), puis confirmez dans Unassign Workflow. TrakIT affiche Workflow unassigned successfully. Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne pouvez retirer que des workflows auxquels vous avez vous-même accès.

Assign Workflow

Sélectionnez l’icône plus à côté de Workflow Access (Assign Workflow).
Sous Select Workflow, cochez les workflows à ajouter. Tapez dans Search pour réduire la liste ; l’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Sélectionnez Assign.

TrakIT affiche Selected Workflow(s) successfully assigned to user. La liste propose les workflows actifs que l’utilisateur n’a pas encore ; sauf si vous êtes administrateur système, uniquement ceux auxquels vous avez vous-même accès. S’il n’y en a aucun, TrakIT affiche There are no more workflows available to assign.

Un workflow ajouté ici reste jusqu’à ce qu’il soit retiré, que les zones géographiques de l’utilisateur changent, ou que l’origine ou la destination du workflow soit modifiée : TrakIT donne alors le workflow aux utilisateurs dont les zones géographiques couvrent sa nouvelle origine ou sa nouvelle destination, et à personne d’autre.

Company Assignment

Company Assignment liste les sociétés. La société de l’utilisateur est cochée et grisée en haut ; cochez les autres sociétés auxquelles l’utilisateur doit avoir accès, puis sélectionnez Update. TrakIT affiche Company assignment updated successfully.

Seuls les administrateurs système peuvent la modifier : pour les autres, l’encadré est grisé et affiche Company assignment can be performed by SysAdmins only. Les sociétés d’un utilisateur déterminent les sociétés dont il voit les enregistrements, et les utilisateurs de ces sociétés qui apparaissent pour lui dans la liste des utilisateurs.

TrakIT refuse de retirer une société à un utilisateur interne lié à une entité qui ne serait alors activée dans aucune des sociétés de l’utilisateur. Il nomme la société et indique qu’elle is linked to Entity users, suivi des codes des entités.

Roles ou Portal Role

Les rôles déterminent ce qu’un utilisateur peut faire. Pour ce que permet chaque rôle, voir Gestion des rôles ; pour ce que permet chaque autorisation, voir Rôles et autorisations. L’encadré apparaît si votre rôle peut attribuer des rôles.

Roles, pour un utilisateur interne : cochez les rôles de l’utilisateur. La liste propose les rôles internes de la société de l’utilisateur et les rôles sans société ; un rôle d’une société affiche le nom de la société entre parenthèses. Les rôles de l’utilisateur sont listés en premier. Les rôles restreints sont grisés : seul le support TrakIT peut les attribuer ou les retirer.
Portal Role, pour un utilisateur externe : choisissez l’unique rôle du portail de l’utilisateur, ou [No Role]. Un rôle du portail détermine ce que l’utilisateur peut faire dans le portail et les graphiques qu’affiche sa page d’accueil : voir Graphiques du portail. Si le rôle de l’utilisateur est restreint, la liste est grisée.

Sélectionnez ensuite Update. TrakIT affiche Role saved successfully. Sur votre propre fiche, l’encadré affiche You cannot change your own roles. Vous pouvez aussi attribuer des rôles aux utilisateurs depuis User Role Assignment, sur la page Gestion des rôles.

Message	Signification
Cannot have same role name more than once	Deux des rôles cochés portent le même nom, pour des sociétés différentes. Gardez-en un.
A portal user can hold only one role. Remove the current role before assigning another.	Un utilisateur externe a au plus un rôle.

Utilisateurs internes uniquement. Menu Access liste les menus de premier niveau en deux parties : Desktop, le menu de TrakIT dans un navigateur web, et PWA, la barre latérale de l’application web mobile. Un menu coché est affiché à l’utilisateur ; décochez-le pour le masquer.

Cochez les menus à afficher, et décochez ceux à masquer.
Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Menu access updated.

Un menu marqué (hidden by role) est grisé : tous les rôles de l’utilisateur le masquent. Modifiez-le dans l’accès aux menus des rôles. Le paramètre propre à un utilisateur peut masquer plus de menus que ses rôles, jamais moins.
(no Desktop access) ou (no PWA access) à côté d’une partie signifie que l’utilisateur ne peut pas s’y connecter, et ne voit donc pas ce menu : voir Accès des utilisateurs.
Chaque partie doit avoir au moins un menu coché (At least one Desktop menu item must be ticked, At least one PWA menu item must be ticked). Pour tenir un utilisateur à l’écart de la PWA, retirez-lui plutôt son accès à la PWA.

Masquer un menu ne fait que le retirer du menu. L’utilisateur peut toujours ouvrir une page pour laquelle il a l’autorisation, par exemple depuis un lien.

User Level Filters

User Level Filters liste les filtres que le support TrakIT a configurés pour votre installation afin de limiter ce que voit un utilisateur, par exemple les ordres de travail, les entités, les utilisateurs, les factures ou les factures fournisseurs qu’il peut trouver. Cochez les filtres qui s’appliquent à cet utilisateur, puis sélectionnez Update. TrakIT affiche Custom Filters Updated. No filters available signifie qu’il n’y en a aucun pour ce type d’utilisateur.

Les filtres s’appliquent ensemble, avec ceux définis pour les rôles de l’utilisateur (voir Filtres personnalisés) et pour sa société. Les listes limitées par ces filtres affichent Custom Filters Active. Ils ne s’appliquent pas aux administrateurs système. Pour faire ajouter un filtre, contactez le support TrakIT.

Onglet Linked Entities

L’onglet Linked Entities liste les entités auxquelles l’utilisateur est lié, avec leur code, leur nom et leur pays, et affiche No entities linked s’il n’y en a aucune.

Pour un utilisateur externe, les liens déterminent ce à quoi il a accès dans le portail. La colonne Relationship indique comment l’utilisateur est lié :

Customer : les dossiers dont l’entité est le client.
Transporter : les ordres de travail dont l’entité est le transporteur routier ou le transporteur routier de retour.

Un utilisateur peut être lié à une entité des deux façons ; chaque lien est alors une ligne distincte. Les enregistrements de l’entité dans son ensemble, comme ses factures, sont accessibles par un lien de l’un ou l’autre type, si le rôle du portail de l’utilisateur les autorise.

Pour retirer un lien, sélectionnez la croix au bout de sa ligne (Remove Entity), puis confirmez. TrakIT affiche Entity was unlinked. Seul ce lien est retiré. Retirer un lien nécessite Unlink Entity dans la section User Management et Link/Unlink User dans la section Entity Management.

Vous pouvez aussi lier des utilisateurs depuis l’entité, dans son onglet Linked Users.

Link Entity

Sélectionnez Add Entity.
Dans Link Entity, choisissez le type d’entité dans Entity Type, par exemple le type client.
Dans le champ suivant, dont le libellé est le type, tapez le nom de l’entité et choisissez-la. La liste propose les entités de ce type dans les sociétés de l’utilisateur. Pour un utilisateur externe, sauf si vous êtes administrateur système, elle propose aussi celles des sociétés auxquelles vous avez accès.
Pour un utilisateur externe, choisissez dans Linked As comment l’utilisateur est lié : Customer ou Transporter.
Sélectionnez Add.

Message	Signification
Please select Entity	Choisissez une entité dans la liste.
Please select how the user is linked	Choisissez une valeur dans Linked As.
User is already linked to this entity as suivi de la relation	Le lien existe déjà.
Permission Denied	Votre rôle a aussi besoin de Link/Unlink User dans la section Entity Management.

Onglet User Data

L’onglet User Data liste les champs de données de l’utilisateur : des champs supplémentaires que votre société a configurés pour les utilisateurs internes ou pour les utilisateurs externes, sous Admin > Masters > Data Fields. Les champs configurés pour être affichés sont aussi des colonnes de la liste des utilisateurs, et l’export de la liste les contient tous.

Saisissez Value et Remarks pour les champs nécessaires.
Sélectionnez Save.

Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont calculés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Les champs inactifs apparaissent en rouge. Vous pouvez modifier les champs si votre rôle peut mettre à jour les données des utilisateurs. Les données d’un administrateur système ne peuvent être modifiées que par le support TrakIT.

Onglet User Files

L’onglet User Files contient des fichiers concernant l’utilisateur, comme un accord signé ou la copie d’une pièce d’identité, avec leur titre, leur nom de fichier, leur type, leur statut, leur date d’expiration (en rouge une fois passée), leur taille et la personne qui les a chargés. Les fichiers annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez les icônes d’une ligne pour télécharger, prévisualiser ou imprimer un fichier.

Pour ajouter des fichiers, si votre rôle peut mettre à jour les utilisateurs :

Sélectionnez Add Files.
Saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire. Sans titre, chaque fichier prend son nom de fichier comme titre.
Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence aussitôt.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types listés dans la fenêtre contextuelle. Pour modifier les détails d’un fichier, sélectionnez son crayon (Modify Document), apportez les modifications et sélectionnez Update. Dans la même fenêtre contextuelle, vous pouvez annuler le fichier avec Cancel Document, ou le supprimer avec la croix en bas à gauche.

Onglet Session Log

L’onglet Session Log liste les connexions de l’utilisateur, de la plus récente à la plus ancienne, 20 par page.

Colonne	Affiche
Session Start	Le moment où l’utilisateur s’est connecté.
Browser/Device	La façon dont l’utilisateur s’est connecté : pour un navigateur web, le navigateur et sa version ; pour l’application TrakIT distincte, l’appareil. Les sessions API et IA sont signalées comme telles.
IP Address, IP Location	L’endroit d’où l’utilisateur s’est connecté, ainsi que la ville et le pays de cette adresse.
Last Access	Le moment où l’utilisateur a utilisé TrakIT pour la dernière fois au cours de cette session, en vert dans les 10 dernières minutes.
Duration	Le temps écoulé entre Session Start et Last Access.

Pour des chiffres de connexion portant sur plusieurs utilisateurs, les administrateurs système utilisent Statistiques des utilisateurs.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce que l’utilisateur a fait dans TrakIT et quand, du plus récent au plus ancien, comme les enregistrements qu’il a créés et modifiés. Les modifications que d’autres ont apportées à la fiche de cet utilisateur apparaissent dans les journaux de ces utilisateurs.

Utilisez Search pour trouver une action ou une valeur, et Show Page Loads pour inclure les pages que l’utilisateur a ouvertes.
Ref et Ref ID indiquent sur quel enregistrement portait l’action. Sélectionnez l’ID pour ouvrir l’enregistrement, par exemple un ordre de travail, une entité ou une facture.
Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel.

La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre société. Les administrateurs système peuvent rechercher les actions de tous les utilisateurs dans le Journal des actions des utilisateurs.

Onglet Devices

L’onglet Devices liste les téléphones et les tablettes sur lesquels l’utilisateur s’est connecté à l’application TrakIT distincte, du plus récent au plus ancien. Les appareils sur lesquels l’utilisateur s’est déconnecté sont grisés.

Colonne	Affiche
Device ID	L’ID de l’appareil.
First Login, Last Access	Le moment où l’utilisateur s’est connecté pour la première fois sur l’appareil, et celui où il y a utilisé l’application pour la dernière fois.
Device Type, Device Name	Le type d’appareil et son nom.
FCM Token	Yes si l’appareil peut recevoir les notifications de l’application TrakIT.
Log Out	Le moment où l’utilisateur s’est déconnecté sur l’appareil.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section User Management pour ouvrir un utilisateur. Vous pouvez ouvrir les utilisateurs que vous montre la liste Users : les utilisateurs de vos sociétés, et les utilisateurs sans société. Les comptes propres au support TrakIT ne s’ouvrent que pour le support TrakIT. Cela s’applique que vous ouvriez l’utilisateur depuis la liste, depuis un lien ou par son adresse e-mail.

Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section User Management :

Autorisation	Vous permet de
Read	Voir les détails, les entités liées et les données de l’utilisateur, et télécharger et prévisualiser ses fichiers.
Update	Utiliser Modify User, Menu Access, User Level Filters, Add Entity et Actions, et ajouter, modifier et supprimer les fichiers de l’utilisateur.
Delete	Supprimer des utilisateurs.
Lock User	Verrouiller et déverrouiller des utilisateurs.
Reset Password	Réinitialiser des mots de passe.
Change Email	Modifier le champ Email dans Modify User.
Assign/Remove User Roles	Voir et modifier Roles ou Portal Role, et affecter et retirer des workflows.
Unlink Entity	Retirer des liens avec des entités.
View Session & Action Log	Voir les onglets Session Log et Action Log.
View Devices & Locations	Voir l’onglet Devices.
Update User Data	Modifier les champs de User Data.

Autres sections :

Geo Data & Locations : Assign User pour ajouter des zones géographiques, et aussi UnAssign User pour les retirer.
Entity Management : Link/Unlink User pour ajouter et retirer des liens avec des entités.

Seuls les administrateurs système peuvent modifier Company Assignment et utiliser Clear Cache. Seul le support TrakIT peut modifier, verrouiller, réinitialiser ou supprimer un administrateur système, et définir depuis cette page où un utilisateur peut se connecter ; les administrateurs système le font dans Accès des utilisateurs.