Balance générale

Le rapport Trial Balance liste le solde de chaque compte comptable d’une société à une date, sous forme de débit ou de crédit, avec des totaux par groupe de comptes et pour l’ensemble de la société. Utilisez-le pour revoir les comptes en fin de mois, pour les rapprocher, pour vérifier vos soldes d’ouverture et avant de clôturer un exercice.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Trial Balance.

Établir le rapport

1. Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société. TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois.
2. Choisissez l’exercice. Le rapport s’ouvre sur l’exercice ouvert qui inclut la date du jour, ou sur le dernier exercice ouvert s’il n’y en a pas.
3. Vérifiez la date dans la zone à côté de l’exercice. Elle est initialisée au dernier jour de l’exercice, et doit être comprise dans celui-ci : une date en dehors de l’exercice est ramenée au dernier jour de l’exercice.

Le rapport se met à jour dès que vous modifiez l’un de ces éléments. Tous les montants sont dans la devise de base de la société, affichée sous l’exercice.

Ce qu’affiche le rapport

Les comptes sont regroupés par catégorie, dans cet ordre : actif, passif, capitaux propres, produits et charges. Au sein d’une catégorie, ils sont regroupés par groupe de comptes, dans l’ordre des codes de groupe, et listés par code de compte. Chaque compte affiche son code, son nom et son solde sous Debit ou Credit.

• Tous les comptes qui peuvent recevoir des écritures sont listés. Les comptes de regroupement, qui servent uniquement à regrouper des sous-comptes, ne le sont pas : leurs sous-comptes sont listés à la place.
• Les comptes inactifs ne sont listés que s’ils ont encore un solde à la date ; ainsi, aucun solde n’est jamais omis.
• Les comptes sans solde sont en gris, avec un tiret.
• Chaque groupe se termine par un Sub-total de ses débits et de ses crédits.
• TOTAL, en bas, additionne tous les débits et tous les crédits.

Si les deux totaux diffèrent, une ligne rouge sous ceux-ci affiche la Difference et indique que la balance générale n’est pas équilibrée. Chaque écriture comptable est équilibrée lorsqu’elle est comptabilisée ; cela indique donc un problème dans les données : signalez-le à votre administrateur TrakIT.

Comment les montants sont calculés

Le solde d’un compte est la somme de toutes ses lignes d’écriture datées au plus tard de la date, depuis la première écriture de la comptabilité : pas seulement les écritures de l’exercice sélectionné. Un solde débiteur est affiché sous Debit, un solde créditeur sous Credit.

L’écriture de clôture d’un exercice clôturé est datée du dernier jour de l’exercice. Elle transfère les produits et les charges de l’exercice au compte de report à nouveau. Ainsi :

• au dernier jour d’un exercice clôturé, les comptes de produits et de charges n’affichent aucun solde, et le bénéfice ou la perte de l’exercice se trouve dans le report à nouveau. Pour voir les produits et les charges de l’exercice, utilisez le compte de résultat.
• dans un exercice ultérieur, les comptes de produits et de charges n’affichent que l’activité depuis la fin du dernier exercice clôturé. Les produits et les charges d’un exercice antérieur encore ouvert sont toujours inclus.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’autorisation Read dans la section Financial Reports. La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès.