Historique des formulaires
La page Form History liste les formulaires d’ordre de travail et de dossier qui ont été générés : depuis l’onglet Forms d’un ordre de travail, ou par une action de workflow. Chaque génération est listée, que son document ait été conservé ou non, avec son numéro de référence, la personne qui l’a générée et quand.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Logs > Form History.
Les documents produits à partir de formulaires financiers, de rapport et de parc ne sont pas listés ici : ils sont conservés avec l’enregistrement à partir duquel ils ont été produits, comme la facture ou le mouvement de parc.
Trouver un formulaire généré
Section intitulée « Trouver un formulaire généré »- Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
- Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
- Sélectionnez Search.
Reset efface les filtres et coche à nouveau tous les workflows.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Select Workflow | Les formulaires générés dans les workflows cochés. La liste contient les workflows auxquels vous avez accès, actifs ou non, tous cochés au départ ; les administrateurs système voient tous les workflows. L’icône de coche sélectionne tout ou rien. |
| Reference No | N’importe quelle partie du numéro de référence du formulaire. |
| Generated By | N’importe quelle partie du nom de l’utilisateur qui a généré le formulaire. |
| Form Title | N’importe quelle partie du titre du document généré. |
| From, To | Les formulaires générés entre les deux dates. La flèche à côté des libellés propose des périodes comme This Month. |
La liste
Section intitulée « La liste »Forms Found donne le nombre de résultats. La liste affiche 20 formulaires générés par page, les plus récents en premier.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| (icônes) | Télécharger et prévisualiser le document, s’il a été conservé et que vous pouvez l’ouvrir. Voir ci-dessous. |
| Ref No | Le numéro de référence unique du formulaire, celui que le formulaire imprime avec ##REFNO##. |
| Workflow | Le workflow de l’ordre de travail. |
| Form Title | Le titre du document. En italique, le nom du formulaire, lorsqu’aucun document n’est conservé : le workflow ne joint pas ce formulaire, ou le document a été supprimé. |
| WO | L’ordre de travail à partir duquel le formulaire a été généré. Sélectionnez-le pour ouvrir l’ordre de travail. |
| Type | WO pour un formulaire d’ordre de travail ; pour un formulaire de dossier, le nom abrégé que votre société donne à la référence du dossier, par exemple T/D. |
| Generated By | L’utilisateur qui l’a généré, ou System. Un formulaire généré par une action de workflow affiche l’utilisateur qui a mis à jour l’événement ou la donnée qui l’a déclenchée. |
| Generated | Il y a combien de temps il a été généré. |
Les icônes de téléchargement et d’aperçu apparaissent lorsque le document existe encore, n’est pas annulé, et que vous pouvez l’ouvrir :
- votre rôle a Preview/Download Internal Document dans la section Work Orders pour un document qui n’est pas visible en externe, ou Preview/Download External Document pour un document qui l’est ;
- et, si le document est limité à certains rôles, vous avez l’un d’eux. Les administrateurs système peuvent ouvrir tous les documents.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Votre rôle doit avoir View Form History dans la section Form Definitions pour ouvrir cette page. Vous voyez les formulaires des workflows auxquels vous avez accès ; les administrateurs système les voient tous.
Le téléchargement et l’aperçu des documents demandent aussi Preview/Download Internal Document ou Preview/Download External Document dans la section Work Orders, comme indiqué ci-dessus.