Gestion des actifs

La page Asset Management liste vos actifs : les camions, les remorques, les équipements et les autres biens qu’utilisent vos ordres de travail. Depuis cette page, vous trouvez un actif, vous voyez où se trouvent vos actifs équipés d’un GPS, vous exportez la liste, vous mettez à jour de nombreux actifs à la fois à partir d’un fichier Excel et vous ajoutez un actif.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Asset Management.

Chaque actif s’ouvre sur la page Actif, où vous le modifiez, le liez à d’autres actifs, ajoutez ses fichiers et consultez ses positions. Les actifs sont ajoutés aux ordres de travail sur la page Ordre de travail, et la carte des actifs montre où se trouvent les actifs des ordres de travail ouverts.

Vous voyez les actifs qui appartiennent à une société à laquelle vous avez accès, en tant que société principale ou société supplémentaire. Les administrateurs système voient tous les actifs. Vous pouvez aussi trouver un actif depuis n’importe quelle page avec la recherche rapide.

Types d’actifs

Les onglets en haut de la page contiennent chacun un type d’actif, par exemple Truck ou Trailer. Sélectionnez un onglet pour lister les actifs de ce type. TrakIT mémorise l’onglet sur lequel vous étiez, et mémorise la plupart des filtres séparément pour chaque type ; Companies, Tags et Multi-Value Search sont communs à tous les onglets.

Le support TrakIT configure les types d’actifs : si les actifs du type disposent du GPS, à quels types d’actifs ils peuvent être liés, quels genres d’entités peuvent les posséder, et s’ils peuvent être ajoutés aux ordres de travail. Un administrateur configure les catégories de chaque type, sous Master Tables, et les champs d’actif qui enregistrent ses détails, sous Data Field Definitions.

Si aucun type d’actif n’est configuré, la page n’a ni onglets ni boutons Add Asset, Import ou Export.

Trouver un actif

Sélectionnez l’onglet du type d’actif.
Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple 125 Found. Reset efface les filtres et règle Status sur — All —. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve
Asset Category	Les actifs d’une catégorie du type.
Asset Name	N’importe quelle partie du nom de l’actif.
Asset Serial	N’importe quelle partie du numéro de série.
Responsible	N’importe quelle partie du nom du responsable de l’actif.
Asset Owner	N’importe quelle partie du nom de l’entité propriétaire de l’actif.
Asset Data	Les actifs dont un champ d’actif a une valeur qui contient le texte.
Status	Active Only (par défaut), InActive Only, — All —, ou un statut, comme Under Repair ou Sold. Un actif est actif lorsque son statut est In Service ou In Storage.
GPS Vendor	Les actifs suivis par un fournisseur GPS. Uniquement pour les types d’actifs avec GPS.
Self Owned	Uniquement les actifs que votre société possède, qui n’ont pas d’entité propriétaire.
Created By	Les utilisateurs qui ont ajouté les actifs. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Companies	Les actifs dont la société principale ou une société supplémentaire fait partie des sociétés sélectionnées. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Multi-Value Search	Choisissez ID, Name ou Serial, puis saisissez jusqu’à 100 valeurs séparées par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne. Trouve les actifs qui correspondent exactement à l’une des valeurs.
Tags	Les actifs qui portent les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les actifs sans étiquette.

La liste

La liste affiche 20 actifs par page, triés par nom. Sélectionnez Status, Name ou Serial dans l’en-tête pour trier selon cette colonne ; sélectionnez-le à nouveau pour inverser l’ordre. Les actifs inactifs apparaissent en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’actif.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de l’actif dans TrakIT.
Status	Le statut de l’actif.
Category, Name, Serial	La catégorie, le nom et le numéro de série de l’actif.
Champs d’actif	Les champs d’actif qu’un administrateur a choisi d’afficher dans la liste, une colonne chacun.
Owned By	L’entité propriétaire de l’actif, avec un lien vers l’entité, ou Self Owned.
Value	La valeur de l’actif, ou - si aucune n’est enregistrée.
Primary Company, Secondary Companies	La société à laquelle appartient l’actif, et les autres sociétés avec lesquelles il est partagé.
Linked To	L’actif auquel celui-ci est lié, sous la forme de son type et de son nom, par exemple le camion d’une remorque.
Linked Assets	Les actifs liés à celui-ci.
GPS Vendor, User Loc Source, Last Location	Uniquement pour les types d’actifs avec GPS : le fournisseur de suivi, l’utilisateur défini comme source de position de l’actif, et l’adresse de la dernière position, avec le temps écoulé depuis son signalement. Le voyant est vert lorsque la position date de moins d’1 heure, orange lorsqu’elle date de moins de 12 heures, et rouge sinon.
Responsible	Le responsable de l’actif.
Added By, Updated By	La personne qui a ajouté l’actif et celle qui l’a modifié en dernier, et il y a combien de temps.

Voir les actifs sur une carte

Pour un type d’actif avec GPS, une icône de repère (View Map) apparaît à côté du nombre de résultats. Sélectionnez-la pour ouvrir Asset Locations : une carte de la dernière position signalée de chaque actif trouvé qui en a une. Chaque actif est une flèche orientée dans son sens de déplacement, de la même couleur que le voyant de la liste. Sélectionnez une flèche pour afficher Asset Name, le numéro de série (Source), l’heure de la position (Time), ainsi que Speed et Direction si le traceur les a envoyées.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les actifs qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient une ligne par actif avec :

Asset ID, Asset Serial, Category, Asset Name (un lien vers l’actif), Owned By et Value ;
Primary Company, Secondary Companies, Linked To et Linked Assets ;
pour les types d’actifs avec GPS, GPS Vendor, User Location Source, Last Location et Last Location Time ;
Responsible, Added By, Added, Updated By et Updated ;
Active (Yes ou No), Status, Acquired, In Service, Retired et Remarks ;
une colonne pour chaque champ d’actif du type.

L’export est aussi le point de départ pour importer des modifications.

Ajouter un actif

Sélectionnez l’onglet du type d’actif.
Sélectionnez Add Asset.
Remplissez le formulaire et sélectionnez Create.

Le formulaire est décrit sur la page Actif. Le nouvel actif s’ouvre une fois créé.

Importer des actifs

Import ajoute et met à jour des actifs du type d’actif de l’onglet sélectionné à partir d’un fichier Excel. Seules les cellules que vous colorez en jaune sont lues : vous pouvez donc exporter la liste, modifier certaines valeurs et importer le même fichier.

Sélectionnez l’onglet du type d’actif, et exportez la liste.
Ouvrez le fichier dans Excel et modifiez les valeurs nécessaires. Donnez à chaque cellule modifiée la couleur de remplissage jaune standard.
Pour ajouter des actifs, ajoutez des lignes avec un Asset ID vide, et colorez leurs cellules en jaune.
Enregistrez le fichier au format Excel (.xlsx).
Sélectionnez Import. La fenêtre contextuelle Import Assets s’ouvre.
Sélectionnez le fichier sous MS-Excel File Upload.
Sélectionnez Upload.

TrakIT affiche File upload successful. You will receive import results by email. Il importe le fichier en arrière-plan et vous envoie par e-mail le résultat de chaque ligne. Le fichier doit être un fichier .xlsx de 1 Mo au plus. Une seule importation ou mise à jour groupée peut s’exécuter à la fois ; si une autre est en cours, TrakIT vous l’indique et vous pouvez réessayer plus tard.

Comment le fichier est lu

TrakIT lit la première feuille visible. Sa première ligne contient les intitulés des colonnes, qui doivent être les mêmes que dans l’export : la première colonne doit être Asset ID, et il doit y avoir une colonne Primary Company.
Seules les cellules jaunes sont lues, ainsi que l’ID d’actif et les sociétés de leurs lignes. Une ligne sans cellule jaune est ignorée.
Les colonnes des champs d’actif sont associées aux champs d’actif d’après le nom du champ.
Seules les colonnes listées ci-dessous peuvent être modifiées. Linked Assets en particulier ne le peut pas : pour lier des actifs, renseignez Linked To sur l’actif qui est lié. Les colonnes comme Added By, Updated By ou Last Location sont données à titre d’information.
Status prend un nom de statut comme In Service ou Sold. L’ancienne colonne Active est toujours lue : No fait passer un actif actif au statut Awaiting Disposal, et Yes fait passer un actif inactif au statut In Service.
Sauf si vous êtes administrateur système, Owned By n’est rapproché que des entités que vous voyez dans Gestion des entités, et Linked To que des actifs de vos sociétés, en tant que société principale ou société supplémentaire. Tout autre nom est signalé comme introuvable dans l’e-mail (Owned By does not exist ou Owned By not found, et Linked To not matched!), et le propriétaire ou le lien n’est pas renseigné.

Ajouter des actifs depuis le fichier

Une ligne dont l’Asset ID est vide ajoute un actif, si votre rôle peut créer des actifs :

Il est ajouté à la société indiquée dans Primary Company, qui doit être une société à laquelle vous avez accès.
Asset Name et Category sont obligatoires, et la catégorie doit exister pour le type d’actif. Donnez à chaque actif son propre Asset Serial.
Un nom d’actif qui contient un < directement suivi d’une lettre, ou qui commence par =, + ou @, est refusé : la ligne n’est pas ajoutée, et l’e-mail indique Asset Name contains possible html tag.
Owned By (le nom de l’entité, ou Self Owned), Linked To (le nom ou le numéro de série d’un actif d’un type auquel ce type peut être lié), Value, Status, GPS Vendor, Responsible (un utilisateur actif de la société, par identifiant utilisateur ou nom complet), Remarks et les champs d’actif sont utilisés s’ils sont en jaune. Sans responsable, c’est vous qui devenez responsable de l’actif.
Seuls les administrateurs système peuvent renseigner Secondary Companies.
Aucune position ne peut être ajoutée pour un nouvel actif.

Mettre à jour des actifs depuis le fichier

Une ligne avec un Asset ID met à jour cet actif, si votre rôle peut mettre à jour des actifs et que vous avez accès à l’actif. Seules les cellules jaunes le modifient :

Asset Serial, Asset Name, Category, Owned By, Linked To (vide, il délie l’actif), Value, Status, GPS Vendor, Responsible et Remarks.
Acquired, In Service et Retired : des dates. Une cellule jaune vide efface la date.
Primary Company et Secondary Companies : uniquement pour les administrateurs système.
Les champs d’actif, si votre rôle peut mettre à jour les données d’actif.
Une position : ajoutez une colonne LocTime avec l’heure de la position dans votre fuseau horaire, et soit des colonnes Latitude et Longitude, soit une colonne Address. L’heure ne peut pas être dans le futur, et la position doit passer les mêmes contrôles qu’une position ajoutée sur la page de l’actif.

Les mêmes contrôles s’appliquent que lorsque vous modifiez un actif sur sa page. Si vous définissez un statut qui signifie que l’actif a quitté la flotte, comme Sold, et que l’actif n’a pas de date de réforme, la date du jour est utilisée. Donner un tel statut à un actif encore dans la flotte nécessite l’autorisation Retire : sinon la ligne échoue avec Asset update failed: You do not have the permission to retire asset.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Asset Management	Read	Ouvrir la page et voir les actifs des sociétés auxquelles vous avez accès.
Asset Management	Create	Ajouter des actifs, sur la page ou par importation.
Asset Management	Update	Mettre à jour des actifs par importation.
Asset Management	Retire	Donner, par importation, à un actif encore dans la flotte un statut qui lui fait quitter la flotte.
Asset Management	Update Asset Data	Modifier des champs d’actif par importation.
Asset Management	Import	Voir Import et importer des fichiers.
Asset Management	Export	Voir Export et exporter la liste.
Asset Management	View Positions	Voir View Map pour les types d’actifs avec GPS.