Facture

La page Invoice affiche une facture, une note de débit ou un avoir : son en-tête, les postes facturés, et des onglets pour ses données, ses encaissements, ses fichiers, ses commentaires et son journal des actions. C’est aussi là que vous l’approuvez, générez son PDF, l’envoyez et enregistrez ce qui se passe ensuite : paiement, passage en pertes ou contre-passation.

Pour ouvrir une facture, sélectionnez son numéro sur la page Factures, dans l’onglet Invoices de la page financière d’un dossier, ou partout où TrakIT l’affiche. Elle s’ouvre dans un nouvel onglet. Le titre affiche le type et le numéro, par exemple Invoice INV-2026-0042.

Les notes de débit fonctionnent comme les factures, avec leur propre numérotation et leurs propres modèles de PDF, mais elles ne peuvent être ni passées en pertes ni contre-passées. Les avoirs présentent quelques différences, décrites dans Avoirs.

Statuts

Statut	Signification
Draft	En cours de préparation. Vous pouvez modifier ses postes et ses paramètres. Son numéro est un numéro pro forma, comme PF00123-1, et sa date passe à la date du jour à chaque ouverture, sauf si elle a été antidatée.
Approved	Elle a son numéro définitif, dans la numérotation de votre société pour son type, et son PDF définitif, sauf si elle a été approuvée depuis la liste des factures. Ses postes et ses paramètres ne peuvent plus changer. Si son total est supérieur à zéro, les utilisateurs externes de l’entité la voient dans le portail.
Finalised	Confirmée après l’approbation. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation la comptabilise.
Cancelled	Annulée alors qu’elle était un brouillon.
Reversed	Un avoir a été émis contre la facture.
Written Off	Son solde restant dû a été passé en pertes comme irrécouvrable.

Les utilisateurs abonnés aux notifications de factures reçoivent un e-mail lorsqu’une facture est créée, approuvée, finalisée, annulée ou contre-passée, lorsqu’une facture pro forma est générée, et pour certaines autres modifications. Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles qui bloquent une action avec un message, et ses propres actions qui s’exécutent lorsqu’une facture change de statut.

Le haut de la page

• Job ID renvoie à la page financière du dossier de la facture. Il n’apparaît pas sur une facture qui ne concerne pas un seul dossier.
• L’icône de partage (Share Invoice Link) partage ou copie le lien vers la facture. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
• Les étiquettes qualifient la facture. Pour en ajouter une, saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Vous pouvez modifier les étiquettes jusqu’à ce que la facture soit finalisée, si votre rôle peut créer des factures, générer leurs factures pro forma ou les approuver.
• Actions exécute une action que votre société a paramétrée pour les factures, s’il en existe une. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions ne peuvent pas être annulées.

En-tête

Champ	Affiche
Date	La date de la facture. En gris sur un brouillon, avec une note indiquant qu’elle est fixée à l’approbation.
Currency	La devise de la facture.
Type d’entité, par exemple Customer	L’entité facturée. Sélectionnez l’icône d’information pour voir ses détails.
Company	La société qui émet la facture.
Created By	Qui l’a créée, et quand.
Approved By, Finalised By	Qui l’a approuvée et finalisée, et quand, ou [ Pending ]. Une facture annulée affiche Cancelled By à la place.
Credit Period, Due Date	Le nombre de jours accordés pour le paiement, et la date d’échéance qui en résulte. Non affichés sur les avoirs.
Profit Center	Le centre de profit, s’il est défini.
Status	Le statut.
Synced	Quand la facture a été envoyée à votre système comptable externe, si votre société en utilise un.
Show Rate/Qty, Show Quantity Units, Show SubTotals	La façon dont les postes sont affichés, sur la page et dans le PDF. Voir Modifier la facture.
Pro-Forma Count	Le nombre de factures pro forma générées.
Tax Exemption	Les taxes dont la facture est exonérée, le cas échéant.
E-Invoice Code	Le code de facturation électronique, si la facture en a un.
Remarks	Les remarques de la facture.

Sous l’en-tête, sauf si la facture est annulée :

Champ	Affiche
Invoice PDF	Des icônes pour télécharger, afficher et imprimer le PDF définitif, une fois la facture approuvée et pourvue d’un PDF, si votre rôle peut prévisualiser les factures. Le libellé reprend le type, par exemple Credit Note PDF.
Received	Le total des encaissements approuvés pour la facture. Returned sur un avoir.
Outstanding	Le montant à recevoir, moins ce qui a été reçu et l’éventuelle retenue à la source : en orange tant qu’un montant reste dû, en vert sinon. Il affiche 0 avec (Marked Paid) ou (Written Off).
Tax Deduction	La taxe retenue par le client, si elle est définie.
X-Rate	Le taux de change de la devise du dossier vers la devise de la facture, lorsqu’elles diffèrent : le taux, les deux devises et la façon dont sa date a été choisie. ?? Missing/Outdated signifie qu’aucun taux n’a été trouvé ; voir Taux de change. Lorsque les devises sont identiques mais que les postes ont des montants dans une autre devise, le taux calculé à partir de ces montants est affiché avec (Derived).

Si la facture a été envoyée à un système comptable externe, sa référence et la date d’envoi apparaissent en dessous, ou l’erreur en rouge. [Clear] efface la référence afin que la facture soit renvoyée.

Actions sur la facture

Les boutons sous Select Action dépendent du statut de la facture et de vos autorisations.

Bouton	Effet
Pro-Forma	Génère une facture pro forma d’un brouillon.
Request Approval	Demande aux approbateurs d’approuver un brouillon. Voir Demander l’approbation. Affiché à la place du bouton Approve si vous ne pouvez pas approuver.
Approve	Approuve la facture et génère son PDF définitif.
Finalize	Finalise une facture approuvée.
Un-Approve	Ramène une facture approuvée à l’état de brouillon, quand elle n’est ni finalisée ni envoyée à un système comptable externe.
Duplicate	Crée un nouveau brouillon à partir de la facture. Voir Dupliquer une facture.
Email…	Envoie par e-mail le PDF définitif d’une facture approuvée.
Generate Doc	Génère un autre document à partir de la facture.
Mark as Paid, Mark as Unpaid	Marque une facture approuvée comme payée, ou annule ce marquage.
Cancel, Delete	Annule ou supprime un brouillon.
Reverse Invoice	Contre-passe une facture de dossier finalisée au moyen d’un avoir.
Write Off, Remove Write-Off	Passe en pertes le solde restant dû, ou annule ce passage en pertes.
Modify	Modifie les paramètres de la facture, sur un brouillon.

Les administrateurs système voient aussi Recreate PDF, sur une facture approuvée. Ce bouton ouvre la fenêtre contextuelle Generate avec les modèles de son type, et remplace le PDF définitif par un nouveau, ou le génère pour une facture approuvée sans PDF. Le numéro et la date ne changent pas, et rien n’est envoyé par e-mail.

Onglet Accounts

L’onglet Accounts liste les postes que la facture porte : les postes de produits, et les débours (coûts payés pour le compte du client). La page s’ouvre sur cet onglet.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne le poste, sur un brouillon. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
Serial	Le numéro de ligne.
Appr	Indique si le poste nécessite une approbation. Pointez sur le voyant pour voir Approval not required, Waiting for Approval ou Approved.
Job	Sur une facture qui ne concerne pas un seul dossier : la page financière du dossier de chaque poste.
Item	Le nom, le détail et le code du poste, son nom local et ses remarques externes. Un crayon apparaît sur les postes ad hoc d’un brouillon.
WO	L’ordre de travail du poste, avec une icône d’avertissement orange s’il a été annulé.
Applies	La façon dont la quantité est comptée, par exemple per WO. Uniquement lorsque Show Quantity Units est activé.
Qty, Rate	La quantité et le tarif dans la devise de la facture. Uniquement lorsque Show Rate/Qty est activé. [Missing] signifie que le taux de change est manquant. Lorsque le poste a un montant dans une autre devise, celui-ci est affiché en petit et en gris en dessous.
Amount	Le montant dans la devise de la facture.
Tax Name, Tax Amount	Les taxes du poste et leurs montants, lorsque la facture comporte des taxes. [Exempt] pour une taxe dont la facture est exonérée.

Votre société peut ajouter d’autres colonnes, par exemple des informations sur les ordres de travail. Si votre société affiche les totaux de ligne, une facture avec des taxes reçoit une colonne Total + Tax, et lorsque Show SubTotals est activé, un sous-total suit chaque type de poste. Les postes d’un groupe de postes sont listés sous le nom du groupe : ils sont fusionnés dans le groupe sur le PDF.

Sous les postes :

• Subtotals : les totaux des montants et des taxes, lorsque la facture comporte des taxes.
• GRAND TOTAL : les montants plus les taxes, arrondis si votre société arrondit les totaux des factures.
• Adjustments : voir Ajustements.
• Total Receivable Amount : le total général moins les ajustements, avec en dessous le montant en lettres.

Lorsque vous ouvrez un brouillon, TrakIT retire tout poste dont l’entité n’est pas celle de la facture, et indique combien il en a retiré.

Sur un brouillon, ces boutons apparaissent au-dessus de la liste si votre rôle peut créer des factures :

• Refresh met à jour le taux de change, les totaux et les ajustements, par exemple après une modification des postes dans le dossier.
• Allocate ajoute des postes en attente de facturation. Voir Sélectionner les postes à ajouter.
• Add Account ajoute un poste qui ne fait partie d’aucun dossier. Voir Ajouter un poste ad hoc.

Allocate et Add Account n’apparaissent pas sur un avoir qui fait référence à une facture.

Sélectionner les postes à ajouter

Allocate liste les postes qui peuvent figurer sur la facture : les postes réels de produits et de débours de l’entité de la facture, dans la société de la facture, qui ne figurent pas encore sur une facture ou une écriture interne. Pour la facture d’un dossier, seuls les postes de ce dossier sont listés ; pour une facture qui ne concerne pas un seul dossier, ce sont les postes de tous les dossiers.

1. Sélectionnez Allocate.
2. Pour restreindre la liste, saisissez du texte dans Account Name/Code, WO / Container / Manifest et, pour une facture qui ne concerne pas un seul dossier, dans la référence du dossier et Workflow Serial. Votre société a peut-être aussi ajouté un filtre sur un champ de données : saisissez la valeur et sélectionnez l’icône de recherche.
3. Sélectionnez les postes à ajouter, ou sélectionnez une ligne. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tout ou rien parmi les postes affichés. Selected les compte.
4. Sélectionnez Add.

Les postes sont regroupés en Income Accounts et Disbursement Accounts. Pour chacun, la liste affiche son groupe de postes, Applies, le dossier, le WO avec son ID de conteneur ou de chargement, l’Entity Type, le Rate, la Quantity, le Total, et qui l’a mis à jour en dernier. TrakIT actualise ensuite le taux de change et les totaux.

Ajouter un poste ad hoc

Add Account ajoute un poste qui n’appartient qu’à la facture, et non à un dossier. Ce bouton apparaît si Use Ad-hoc Accounts est activé dans les paramètres financiers de votre société.

1. Sélectionnez Add Account.
2. Dans Account Type, choisissez Income ou Disbursement.
3. Choisissez l’Account Master : la rubrique, parmi celles paramétrées pour la société.
4. Saisissez un Account Detail si nécessaire, jusqu’à 50 caractères.
5. Choisissez l’Account Group, si votre société utilise des groupes.
6. Dans Applies, choisissez comment le poste s’applique : per TD, per WO, per m3, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’ ou Manual. per TD nécessite une quantité de 1.
7. Saisissez le Rate et la Quantity.
8. Saisissez des Internal Remarks (jusqu’à 500 caractères) et des External Remarks (jusqu’à 300 caractères), si nécessaire. Les remarques externes apparaissent sous le nom du poste.
9. Sélectionnez Add.

Les postes qui nécessitent une approbation ne peuvent pas être ajoutés de cette façon.

Pour modifier un poste ad hoc, sélectionnez son crayon dans la colonne Item. Dans Update Account, vous pouvez modifier son groupe de postes, Applies, son tarif, sa quantité et ses remarques, ainsi que ses taxes :

• Pour ajouter une taxe, sélectionnez Add Tax…, choisissez la taxe et sélectionnez Add. La liste propose les taxes du pays de la société pour ce type de poste.
• Pour retirer une taxe, sélectionnez la croix à côté.
• Pour supprimer le poste, sélectionnez la croix en bas à gauche, puis Yes.

Sélectionnez Save pour conserver les autres modifications.

Retirer des postes

1. Sélectionnez la case à cocher de chaque poste à retirer.
2. Sélectionnez Unallocate, puis confirmez.

Les postes d’un dossier retournent au dossier, pour être facturés de nouveau. Les postes ad hoc sont supprimés. Retirer des postes d’un avoir qui fait référence à une facture les supprime : voir Avoirs.

Ajustements

Les ajustements réduisent le montant à recevoir, par exemple une remise. Les types d’ajustement sont paramétrés pour votre société. Ils peuvent être ajoutés tant que la facture est un brouillon, jusqu’à 5 par facture.

1. Sélectionnez l’icône plus à côté d’Adjustments (Add Adjustments).
2. Dans Adjustment Details, choisissez l’Adjustment.
3. Saisissez l’Amount ou, pour un type en pourcentage, le Percent. Un type en pourcentage est d’abord réglé sur son pourcentage habituel.
4. Saisissez des Remarks si nécessaire.
5. Sélectionnez Save.

Un ajustement réduit toujours le total, quel que soit le signe saisi. Un pourcentage s’applique, selon son type, au total des postes, au total des taxes, ou aux postes qui ont un code donné. Pour modifier ou supprimer un ajustement, sélectionnez son crayon ; l’icône de suppression se trouve en bas à gauche d’Adjustment Details.

Modifier la facture

Modify modifie les paramètres d’un brouillon.

1. Sélectionnez Modify.
2. Modifiez les champs nécessaires, décrits ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Champ	Notes
Date	Uniquement si votre rôle peut antidater les factures et si votre société autorise l’antidatage. La date peut remonter du nombre de jours autorisé par votre société, mais pas avant le début du mois précédent, ni dans le futur. Après un jour du mois défini par votre société, elle ne peut plus remonter dans le mois précédent. Une facture antidatée conserve sa date ; sinon, un brouillon passe à la date du jour à chaque ouverture.
Currency	L’une des devises de la société. Elle ne peut plus changer une fois qu’un paiement a été reçu. La changer renseigne de nouveau le délai de paiement de l’entité pour cette devise.
Profit Center	Le centre de profit, le cas échéant.
Credit Period	En jours, de 0 à 999. Uniquement si votre rôle peut modifier le délai de paiement. Pas sur les avoirs.
Ref. Invoice Number	Avoirs uniquement : la facture créditée. Il ne peut être saisi qu’une seule fois. Voir Avoirs.
Remarks	Jusqu’à 2 000 caractères.
Exchange Rate Date	La date du taux de change utilisé : Document Date (la date de la facture), Last Proforma (la date de la dernière facture pro forma, s’il y en a une) ou Custom. Custom est réservé aux administrateurs système : une date des 30 derniers jours, pas dans le futur. Uniquement si votre rôle peut antidater les factures.
Tax Deduction	Une taxe retenue par le client, comme une retenue à la source. Elle ne peut pas être négative. Uniquement si votre rôle peut modifier le délai de paiement. À l’approbation, elle ne peut pas dépasser la moitié du montant de la facture, ni être définie sur une facture négative.
Show Rate/Quantity, Show Quantity Unit, Show Subtotals	Indiquent si le tarif et la quantité, la façon dont chaque quantité est comptée, et les sous-totaux apparaissent sur la page et dans le PDF. Les nouvelles factures reprennent les valeurs par défaut de votre société.
Tax Exemption	Les taxes de la facture dont elle est exonérée. Les taxes exonérées ne sont pas facturées. Uniquement si votre rôle peut approuver les factures. Les nouvelles factures reprennent les exonérations de l’entité pour la société.

TrakIT met ensuite à jour le taux de change et les totaux.

Générer une facture pro forma

Une facture pro forma est un PDF du brouillon que vous pouvez envoyer avant l’approbation. Vous pouvez en générer autant que nécessaire.

1. Sélectionnez Pro-Forma.
2. Dans Generate Pro-Forma Invoice, choisissez le modèle et vérifiez l’aperçu. Voir La fenêtre Generate.
3. Choisissez les destinataires, si vous voulez l’envoyer par e-mail.
4. Sélectionnez Generate.

Chaque facture pro forma reçoit le numéro pro forma suivant, qui devient le numéro du brouillon, et est ajoutée à Generated Files dans l’onglet Files. La fenêtre contextuelle vous avertit si des factures pro forma ont déjà été générées.

Avant la génération, TrakIT vérifie que la facture a des postes, que le taux de change est disponible, que les champs de données obligatoires de la facture sont renseignés, que l’entité est active (et approuvée, si son type nécessite une approbation), que la retenue à la source ne dépasse pas la moitié du montant de la facture, et qu’un modèle est paramétré. Des postes peuvent encore être en attente d’approbation.

Demander l’approbation

Si vous ne pouvez pas approuver les factures, Request Approval en fait la demande à ceux qui le peuvent.

1. Sélectionnez Request Approval.
2. Dans Request For Approval, saisissez des Remarks si nécessaire.
3. Sélectionnez Request.

TrakIT vérifie d’abord la facture comme pour l’approbation, puis envoie un e-mail aux utilisateurs abonnés aux demandes d’approbation des factures de la société. S’il n’y en a aucun, il le signale.

Approuver une facture

L’approbation donne à la facture son numéro et son PDF définitifs.

1. Sélectionnez Approve.
2. Dans Generate Final Invoice, choisissez le modèle, vérifiez l’aperçu et choisissez les destinataires, comme décrit dans La fenêtre Generate.
3. Sélectionnez Generate.

TrakIT attribue à la facture le numéro suivant dans la numérotation de votre société pour son type et sa date, conserve sa date, génère le PDF définitif et l’ajoute à l’onglet Files. Il envoie le PDF par e-mail aux destinataires que vous avez choisis. La facture ne peut ensuite plus être modifiée.

Si le PDF ne peut pas être enregistré, l’approbation n’a pas lieu et rien ne change. L’exception est une facture électronique : une fois acceptée par l’administration fiscale, elle ne peut plus être annulée, donc TrakIT conserve l’approbation, affiche un avertissement et envoie un e-mail aux SysAdmins et au Support (en cci). Ouvrez la facture et utilisez Recreate PDF. Il affiche la facture électronique que l’administration détient déjà et ne la soumet pas une seconde fois. Il en va de même pour Generate Doc et pour un avoir créé en contre-passant une facture.

Pour approuver plusieurs brouillons à la fois, sans générer leurs PDF, utilisez Tasks dans la liste des Factures.

Avant l’ouverture de la fenêtre contextuelle, et de nouveau lorsque vous sélectionnez Generate, TrakIT vérifie que :

• la facture a des postes, et qu’aucun n’est en attente d’approbation ni sur un ordre de travail annulé ;
• le taux de change est disponible ;
• les champs de données obligatoires de la facture, et les champs de données obligatoires de l’entité, sont renseignés (voir l’onglet Data) ;
• l’entité est active, et approuvée si son type nécessite une approbation ;
• la retenue à la source ne dépasse pas la moitié du montant de la facture ;
• un modèle est paramétré pour la société et le type de la facture.

La fenêtre Generate

La même fenêtre contextuelle est utilisée pour les factures pro forma, l’approbation, les autres documents et l’e-mail.

• Select Template : les modèles paramétrés pour la société et le type. S’il y en a plusieurs, choisissez-en un ; l’aperçu affiche alors le document, avec le numéro qu’il recevra.
• Les champs dans lesquels vous pouvez écrire apparaissent dans l’aperçu. Sélectionnez Final Preview pour voir le document tel qu’il sera généré, et Edit Again pour revenir en arrière. Si le modèle nécessite une signature, signez dans le cadre de l’aperçu et sélectionnez Confirm.
• Select Email Recipient(s) :
  • Les adresses e-mail General, Finance et Management de l’entité. Cochez les catégories auxquelles envoyer l’e-mail. Si aucune n’est cochée, l’entité ne reçoit pas d’e-mail. [No email available] signifie qu’elle n’a pas d’adresse.
  • Myself (cc) : vous met en copie.
  • Email to others: sélectionnez-le, puis saisissez d’autres adresses, séparées par des virgules, des points-virgules ou des retours à la ligne. TrakIT les mémorise pour la prochaine fois.
• Attach Supporting Docs : d’autres documents à joindre à l’e-mail, regroupés en Invoice Docs, Job Finance Docs, Job Ops Docs et Account WO Docs. Un panneau de sens interdit marque les documents que vous n’êtes pas autorisé à envoyer. Selected et Size comptent les documents que vous avez cochés : ensemble, ils peuvent atteindre 20 Mo.

Si vous joignez des pièces justificatives, choisissez au moins un destinataire.

Finaliser une facture

1. Sélectionnez Finalize.
2. Sélectionnez Yes.

Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation comptabilise la facture, à la date de la facture : voir Comptabilisation automatique. Elle échoue si aucun exercice ouvert ne couvre la date de la facture, ou si les comptes par défaut de la société ne sont pas paramétrés. Les champs de données et les étiquettes d’une facture finalisée ne peuvent plus être modifiés.

Envoyer la facture par e-mail

Email… envoie le PDF définitif d’une facture approuvée. Ce bouton n’apparaît pas tant que la facture n’a pas de PDF définitif.

1. Sélectionnez Email….
2. Dans Send Email, choisissez les destinataires et les éventuelles pièces justificatives, comme dans La fenêtre Generate.
3. Sélectionnez Send.

Générer un document

Generate Doc crée un autre document à partir de la facture, avec les modèles Invoice Document paramétrés pour votre société, par exemple une lettre d’accompagnement ou un contrat. Il ne change pas le statut de la facture.

1. Sélectionnez Generate Doc.
2. Dans Generate Document, choisissez le modèle, vérifiez l’aperçu et choisissez les destinataires.
3. Sélectionnez Generate.

Le document est ajouté à Generated Files dans l’onglet Files.

Dupliquer une facture

Duplicate apparaît si Use Ad-hoc Accounts est activé pour votre société.

1. Sélectionnez Duplicate.
2. Confirmez.

TrakIT crée un brouillon pour la même entité, la même société, le même type, la même devise et le même dossier, daté du jour, avec le même délai de paiement, les mêmes remarques, le même centre de profit, la même retenue à la source et la même option de date du taux de change, ainsi que les mêmes paramètres Show Quantity Units et Show SubTotals. Il copie les postes ad hoc de la facture sans leurs taxes. Les postes des dossiers ne sont pas copiés. Le nouveau brouillon s’ouvre à la place de la facture.

Marquer comme payée

Mark as Paid enregistre qu’une facture approuvée a été payée, par exemple lorsque le paiement n’est pas enregistré dans TrakIT. Son montant restant dû affiche alors 0 avec (Marked Paid). Sélectionnez Mark as Unpaid pour annuler ce marquage. Les deux vous demandent de confirmer. Marquer une facture comme payée ne comptabilise rien.

Annulation, suppression et autres confirmations

Certaines actions vous demandent de confirmer dans une fenêtre contextuelle Confirm Action : sélectionnez Yes pour continuer.

Action	Quand	Résultat
Delete	Un brouillon sans facture pro forma, sans document généré et sans encaissement.	La facture est supprimée. Les postes des dossiers retournent à leurs dossiers, pour être facturés de nouveau ; les postes ad hoc sont supprimés, de même que les postes d’un avoir qui fait référence à une facture. L’onglet se ferme.
Cancel	Un brouillon sans encaissement.	La facture est conservée avec le statut Cancelled, avec un total de 0. Les postes des dossiers retournent à leurs dossiers ; les postes ad hoc y restent pour mémoire. Ses ajustements sont supprimés. L’onglet se ferme.
Finalize	Une facture approuvée.	Voir Finaliser une facture.
Un-Approve	Une facture approuvée qui n’est ni finalisée ni envoyée à un système comptable externe.	Voir Annuler l’approbation d’une facture.
Mark as Paid, Mark as Unpaid	Une facture approuvée.	Voir Marquer comme payée.
Remove Write-Off	Une facture passée en pertes.	Voir Passer une facture en pertes.

Une fois qu’une facture pro forma a été générée, un brouillon ne peut plus être supprimé : annulez-le plutôt.

Annuler l’approbation d’une facture

Un-Approve ramène une facture approuvée à l’état de brouillon. Il vous faut l’autorisation Un-Approve de la section Invoices (voir Rôles et autorisations). Le bouton n’apparaît que tant que la facture n’est ni finalisée ni envoyée à un système comptable externe.

La fenêtre contextuelle Confirm Action vous avertit avant toute modification, car l’annulation de l’approbation ne peut pas être défaite proprement :

• Le numéro de la facture est libéré et la facture reçoit un numéro pro forma. Quand elle est de nouveau approuvée, elle prend le numéro suivant de la série : son ancien numéro reste donc soit un trou dans la numérotation, soit attribué à une autre facture.
• Le PDF définitif est supprimé. Les copies déjà envoyées au client ne correspondent plus à la facture.
• Le marquage Mark as Paid est effacé.
• Une facture datée du passé passe à la date du jour et ses taux de change sont actualisés, sauf si elle autorise l’antidatage.
• Si la facture a été transmise à l’administration fiscale comme facture électronique, la fenêtre l’indique en rouge. L’annulation de l’approbation n’annule pas la facture électronique auprès de l’administration, et une nouvelle approbation la transmet une deuxième fois, sous son nouveau numéro.

Sélectionnez Yes pour annuler l’approbation. Les utilisateurs abonnés à la notification de facture Un-Approved reçoivent un e-mail.

Passer une facture en pertes

Write Off apure le solde restant dû d’une facture approuvée qui ne sera pas payée. Cette action concerne uniquement les factures, pas les notes de débit ni les avoirs, et pas une facture marquée comme payée ou contre-passée, ni une facture sans montant restant dû.

1. Sélectionnez Write Off.
2. Dans Write Off Invoice, vérifiez l’Outstanding balance.
3. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT :
   • Dans Write off against account, choisissez le compte à imputer, par exemple un compte de charges pour créances irrécouvrables.
   • Vérifiez la Write-off date. Elle est d’abord réglée sur la date du jour.
4. Saisissez des Comments/Reason si nécessaire, jusqu’à 500 caractères.
5. Sélectionnez Write Off.

Le statut de la facture devient Written Off, et son montant restant dû affiche 0 avec (Written Off).

Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la facture doit d’abord être finalisée. TrakIT comptabilise le passage en pertes à la date de passage en pertes, qui ne peut être ni antérieure à la date de la facture, ni dans le futur, ni en dehors d’un exercice ouvert.

Pour annuler un passage en pertes, par exemple lorsque le client finit par payer, sélectionnez Remove Write-Off, puis Yes. La facture a de nouveau un montant restant dû, et tout passage en pertes comptabilisé est contre-passé.

Contre-passer une facture

Reverse Invoice annule une facture finalisée d’un dossier en émettant un avoir pour son montant total. Ce bouton apparaît uniquement pour les factures, si la facture n’a pas encore d’avoir.

1. Sélectionnez Reverse Invoice.
2. Vérifiez la Credit Note Date. Elle est d’abord réglée sur la date du jour. Si votre rôle peut antidater les factures, vous pouvez choisir une date entre la date de la facture et aujourd’hui.
3. Dans Select Template, choisissez le modèle d’avoir. Les modèles qui nécessitent une signature ne sont pas proposés.
4. Saisissez les Comments/Reason. Ils sont obligatoires.
5. Sous Recipients, choisissez à qui envoyer l’avoir par e-mail : les adresses de l’entité, Internal Users (saisissez un nom) et Additional Emails, séparés par des espaces, des virgules ou des points-virgules.
6. Sélectionnez Confirm.

Cette action est irréversible. TrakIT :

1. Crée un avoir qui reprend tous les postes de la facture en montants négatifs, numéroté dans la numérotation des avoirs de votre société pour sa date. Une remise accordée sur la facture réduit l’avoir du même montant. La Tax Deduction de la facture est reprise sur l’avoir : il ne recrédite que ce que le client devait après la taxe qu’il retient.
2. Approuve et finalise l’avoir, génère son PDF et l’envoie par e-mail. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, l’avoir est comptabilisé.
3. Ajoute de nouveau les postes de la facture au dossier, en montants positifs, afin que vous puissiez les facturer de nouveau.

Le dossier ne doit être ni clôturé ni en attente de clôture. La facture affiche ensuite l’avoir sous son en-tête, et son statut devient Reversed.

Avoirs

Un avoir annule tout ou partie de ce qui a été facturé. Il est créé depuis la page Factures, depuis l’onglet Invoices d’un dossier, ou en contre-passant une facture. La création des avoirs, ainsi que leur génération, leur approbation, leur finalisation et leur envoi par e-mail, nécessitent l’autorisation Allow Credit Notes.

Sur un avoir :

• Les montants sont affichés en chiffres positifs : le montant crédité.
• Il n’y a ni délai de paiement ni date d’échéance. Received devient Returned, et l’onglet Payments Received devient Payments Made.
• Il ne peut être ni passé en pertes ni contre-passé.

Facture de référence

Un avoir peut faire référence à la facture qu’il crédite : son Ref. Invoice Number. Vous le saisissez lors de la création de l’avoir, ou plus tard dans Modify s’il n’en a pas. La facture doit être de la même société et de la même entité, et du même dossier pour l’avoir d’un dossier. Elle doit être finalisée, et pas déjà entièrement créditée.

Lorsque vous saisissez la référence, TrakIT copie tous les postes de la facture sur l’avoir, avec des montants négatifs. Pour ne créditer qu’une partie de la facture :

• Retirez les postes que vous ne voulez pas créditer, avec Unallocate. Si vous les retirez tous, la référence est effacée.
• Diminuez la quantité ou le tarif d’un poste : pour un poste de dossier, sur la page financière du dossier, dans ses montants réels ; pour un poste ad hoc, avec son crayon.

Le poste d’un avoir ne peut jamais créditer plus que la ligne de facture dont il provient : son tarif ne peut pas être supérieur, et sa quantité et son montant ne peuvent pas dépasser ce que les avoirs précédents ont laissé. TrakIT le vérifie lorsque vous modifiez le poste, et de nouveau à l’approbation.

La facture et l’avoir s’affichent mutuellement sous leurs en-têtes. Sur la facture, chaque avoir est listé avec sa date, son statut, et Full s’il la crédite en totalité ou Partial sinon, avec le montant.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données de la facture : des champs supplémentaires que votre société a paramétrés pour les factures. Une étoile signale un champ obligatoire : il doit être renseigné avant que la facture puisse être approuvée ou qu’une facture pro forma puisse être générée.

Pour modifier des valeurs, saisissez la Value et les Remarks, puis sélectionnez Save. Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont calculés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez modifier les champs de données si votre rôle peut créer des factures, jusqu’à ce que la facture soit finalisée.

Onglet Payments Received

L’onglet Payments Received liste les encaissements qui règlent la facture. Il s’appelle Payments Made sur un avoir.

Colonne	Affiche
Reference Number	La référence de l’encaissement. Sélectionnez-la pour ouvrir l’encaissement.
Sequence Number	Le numéro de l’encaissement dans TrakIT, s’il en a un.
Payment Mode, Trans. Date	Comment et quand le paiement a été effectué.
Status	Pointez sur le voyant pour voir Approved, Ready to approve ou Amount not matching with total.
Amount	Le montant affecté à cette facture.
Created By, Approved By	Qui a créé et approuvé l’encaissement, et quand.

Seuls les encaissements approuvés comptent dans Received. Si votre rôle peut approuver les encaissements, un bouton Approve apparaît sur un encaissement qui n’est pas encore approuvé.

Ajouter un encaissement

Add Receipt enregistre un paiement pour cette seule facture. Ce bouton apparaît sur une facture approuvée qui n’est pas marquée comme payée et qui a encore un montant restant dû. Pour enregistrer un seul paiement pour plusieurs factures, utilisez Encaissements et paiements.

1. Sélectionnez Add Receipt.
2. Saisissez la Reference : la référence du paiement, en lettres et chiffres uniquement.
3. Choisissez le Transaction Mode, par exemple un virement bancaire. Les modes sont paramétrés pour votre société.
4. Vérifiez la Transaction Date. Elle est d’abord réglée sur la date du jour et ne peut pas être dans le futur.
5. Vérifiez l’Amount. Il est d’abord réglé sur le montant restant dû, et ne peut pas le dépasser.
6. Saisissez des Remarks si nécessaire, jusqu’à 250 caractères.
7. Sélectionnez Add Receipt.

L’encaissement est créé prêt à être approuvé. Il compte dans Received une fois approuvé. La référence ne doit pas être déjà utilisée pour l’entité, et les champs de données obligatoires de l’entité doivent être renseignés.

Onglet Files

L’onglet Files contient deux listes.

Generated Files liste les PDF que TrakIT a générés pour la facture : ses factures pro forma, son PDF définitif et les autres documents, avec leur titre, leur nom de fichier, leur taille et qui les a générés. Ceux qui sont annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez les icônes pour télécharger un fichier ou en afficher un aperçu, si votre rôle peut prévisualiser les factures.

Other Files liste les fichiers ajoutés manuellement, comme une copie signée, avec leur titre, leur nom de fichier, leur type, leur statut, leur date d’expiration (en rouge une fois expirée), leur taille et qui les a chargés. Les fichiers annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez les icônes pour télécharger, prévisualiser ou imprimer un fichier.

Pour ajouter des fichiers, si votre rôle peut créer des factures et que la facture n’est pas annulée :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire. Sans titre, chaque fichier prend son nom de fichier comme titre.
3. Sélectionnez Available Externally pour marquer les fichiers comme externes. La colonne External affiche alors Yes.
4. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence immédiatement.

Chaque fichier peut atteindre 20 Mo et doit être de l’un des types listés dans la fenêtre contextuelle. Pour modifier les informations d’un fichier, sélectionnez son crayon (Modify Document), apportez les modifications et sélectionnez Update. Vous pouvez aussi l’annuler avec Cancel Document, ou le supprimer avec la croix en bas à gauche, tant que la facture est un brouillon et si votre rôle peut supprimer des factures. Certains fichiers que TrakIT a ajoutés lui-même sont verrouillés et ne peuvent pas être supprimés.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur la facture. Aucune option ne permet de les rendre visibles en dehors de votre société.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires qui ont un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Sélectionnez le statut pour le modifier.
• Sélectionnez l’icône d’agrandissement pour lire un long commentaire en plein écran.

Pour publier un commentaire, sélectionnez Add…, rédigez le commentaire et sélectionnez Post. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux. Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, s’il n’a pas encore été envoyé par e-mail et si votre rôle a l’autorisation Delete Comment dans la section Work Orders.

Comment Recipients liste les utilisateurs informés des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté lorsque vous publiez un commentaire. Un destinataire ne reçoit un e-mail que s’il est abonné aux notifications de commentaires. Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur et sélectionnez Add User : la liste propose les utilisateurs actifs qui ont une adresse e-mail et accès à la société de la facture. Pour en retirer un, sélectionnez la croix rouge à côté de son nom.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur la facture et quand : la création, les modifications (avec chaque champ modifié), les postes ajoutés et retirés, les factures pro forma, l’approbation, etc. Utilisez Search pour trouver un utilisateur, une action ou une valeur, et Show Page Loads pour inclure les consultations de page. Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel. La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Les actions sur la facture d’un dossier sont aussi inscrites dans le journal d’audit financier du dossier.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Invoices pour ouvrir une facture. La facture doit appartenir à votre société ou à une société à laquelle vous avez accès, et un administrateur peut avoir limité les factures que vous pouvez voir. Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section Invoices :

Autorisation	Vous permet de
Create	Modifier un brouillon : Modify, Allocate, Add Account, Refresh et les ajustements. Également Duplicate, Actions, les champs de données et l’ajout de fichiers.
Delete	Supprimer des brouillons, modifier et supprimer des ajustements, et supprimer les fichiers d’un brouillon.
Cancel	Annuler des brouillons.
Generate Proforma	Générer des factures pro forma.
Approve	Approuver des factures, et définir Tax Exemption dans Modify. Sans cette autorisation, vous voyez Request Approval.
Finalise	Finaliser des factures approuvées.
Preview	Télécharger, afficher et imprimer le PDF de la facture et les fichiers générés, envoyer la facture par e-mail, et joindre les fichiers de la facture aux e-mails.
Generate Invoice Doc	Générer d’autres documents avec Generate Doc.
Allow Credit Notes	Créer des avoirs, et générer leurs factures pro forma, les approuver, les finaliser et les envoyer par e-mail.
Allow Back-dating	Modifier la Date et l’Exchange Rate Date dans Modify, et la Credit Note Date lors d’une contre-passation.
Change Credit Days	Modifier le Credit Period et la Tax Deduction dans Modify.
Reverse Invoice	Contre-passer des factures.
Mark as Paid/Unpaid	Marquer des factures comme payées ou impayées.
Write Off	Passer des factures en pertes et annuler des passages en pertes.
Clear Sync Ref	Effacer la référence de votre système comptable externe.

Autres sections :

• Receipts : Create pour ajouter des encaissements, Approve pour les approuver dans l’onglet Payments Received.
• Work Orders : Delete Comment pour supprimer vos propres commentaires, et Email Documents pour joindre les documents d’un dossier ou d’un ordre de travail à un e-mail.
• Job Finance : View All Documents pour joindre les documents financiers du dossier à un e-mail.