Employé

La page Employee affiche un employé : sa photo, ses détails et son statut d’emploi, et des onglets pour ses champs de données, ses fichiers et son journal des actions. C’est aussi là que vous modifiez les détails de l’employé, et que vous enregistrez son départ.

Pour l’ouvrir, sélectionnez l’Employee ID de l’employé sur la page Fichier des employés, ou le nom du Manager sur la page d’un autre employé. Le titre est Employee Details. ◄ Back to Employee Master vous ramène à la liste. Vous pouvez ouvrir les employés des sociétés auxquelles vous avez accès : un responsable d’une autre société ne s’ouvre que si vous avez aussi accès à cette société.

Un employé est un utilisateur TrakIT. Son User ID, son prénom et son nom, son Email et son numéro de mobile sont ceux de sa fiche utilisateur : modifier ici le prénom, le nom ou le numéro de mobile les modifie donc aussi pour l’utilisateur. L’adresse e-mail ne peut être modifiée que sous Admin > User Management.

Le haut de la page

• Les étiquettes qualifient l’employé. Pour en ajouter une, saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Vous pouvez modifier les étiquettes si votre rôle peut mettre à jour les employés. Vous pouvez rechercher des employés par étiquette sur la page Fichier des employés.
• Le voyant devant le matricule et le nom de l’employé est vert (Employee Online) lorsque l’employé est en ligne dans TrakIT en ce moment, et éteint (Employee Offline) sinon.
• Les détails ont un fond rouge pâle une fois que l’employé a quitté la société.

Détails

Champ	Affiche
Photo	La photo de l’employé. Voir Photo.
User ID	L’identifiant utilisateur TrakIT de l’employé.
First Name, Last Name	Le prénom et le nom de l’employé.
Email	L’adresse e-mail. Sélectionnez-la pour rédiger un e-mail.
Mobile Number	Le numéro de mobile, ou -.
Manager	Le responsable direct de l’employé. Sélectionnez le nom pour ouvrir la page employé du responsable. NA s’il n’y en a pas.
Gender	Male, Female, Other ou [Not Set].
Designation, Department	La fonction et le service de l’employé.
Start Date	La date à laquelle l’employé a été embauché ou a commencé à travailler.
Date of Birth, Blood Group	S’ils ont été saisis, ou -.
Status	Le statut d’emploi.
Last Date	Le dernier jour de travail de l’employé, une fois qu’il a quitté la société.

Si votre rôle peut mettre à jour les employés, Change Status et le crayon (Modify User) apparaissent sous les détails.

Photo

Pour ajouter ou remplacer la photo de l’employé :

1. Sélectionnez Upload sous la photo, ou Change si l’employé en a une.
2. Dans Upload Photo, faites glisser une photo sur la zone sous Select Photo, ou sélectionnez la zone pour en choisir une. Les images JPEG et PNG sont acceptées, une à la fois.
3. Déplacez et redimensionnez le carré sur la partie de la photo à conserver. Il ne peut pas être plus petit que 200 × 200 pixels de la photo.
4. Sélectionnez Crop & Save Photo.

TrakIT enregistre le carré, réduit à 600 × 600 pixels s’il est plus grand, affiche Photo uploaded successfully, et montre la nouvelle photo.

Message	Que faire
Invalid Image	Le fichier n’a pas pu être lu comme une image. Vérifiez le fichier, ou enregistrez-le de nouveau au format JPEG ou PNG.
An error occurred while processing the photo	La photo n’a pas été enregistrée. Réessayez, en gardant un carré d’au moins 200 × 200 pixels.

Pour retirer la photo, sélectionnez Remove en dessous, puis confirmez. TrakIT affiche Photo removed successfully.

Modifier les détails de l’employé

1. Sélectionnez le crayon (Modify User). Le titre devient Update Employee.
2. Modifiez les champs nécessaires, décrits ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Employee updated successfully. Cancel revient en arrière sans enregistrer. L’onglet Action Log enregistre chaque champ modifié.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Employee ID	Un matricule unique composé de lettres et de chiffres, de 20 caractères au maximum. TrakIT supprime les espaces et l’enregistre en majuscules. Obligatoire.
First Name, Last Name	Jusqu’à 50 caractères chacun. Obligatoires.
Designation	L’intitulé du poste de l’employé. Obligatoire.
Department	Le service de l’employé, ou — pour aucun.
Manager	Le responsable direct de l’employé : un utilisateur de la société de l’employé qui n’est pas verrouillé et ne l’a pas quittée. — Select User — pour aucun.
Gender	Male, Female ou Other, ou —.
Mobile	Le numéro de mobile avec l’indicatif du pays et un signe plus, jusqu’à 15 caractères.
Blood Group	Le groupe sanguin, ou — s’il n’est pas connu.
Date of Birth	Facultatif. L’employé doit avoir entre 16 et 80 ans, et être né au moins 16 ans avant la date d’entrée.
Start Date	La date à laquelle l’employé a été embauché ou a commencé à travailler. Elle ne peut pas être dans le futur, ni remonter à plus de 40 ans. Obligatoire.

Un administrateur système configure les fonctions et les services sous Admin > Masters > Master Tables.

Lorsque vous choisissez un nouveau responsable, les demandes de congé de l’employé qui attendent encore l’approbation de son responsable passent au nouveau responsable. Voir Approbation des congés.

Message	Que faire
Employee ID is required, First Name is required, Last Name is required, Designation is required	Renseignez le champ.
Name contains invalid characters, Mobile Number is invalid	Retirez les balises HTML, et ne commencez pas un nom par =, + ou @. Un numéro de portable peut commencer par + si la suite ne contient que des chiffres, des espaces, des parenthèses, des points et des tirets.
Specified Employee ID is already in use	Un autre employé a ce matricule : choisissez-en un autre.
The Start Date specified is not valid, The Date of Birth specified is not valid	Choisissez la date dans le calendrier.
Start Date cannot be in the future, Hire Date cannot be older than 40 years	Vérifiez la date d’entrée.
Date of Birth is out of valid range (16-100 years ago), Date of Birth indicates employee is older than 80 years., Date of Birth must be at least 16 years before Start Date	Vérifiez la date de naissance et la date d’entrée.

Changer le statut

Le statut enregistre la manière dont l’employé travaille pour la société, et la date de son départ.

1. Sélectionnez Change Status. La fenêtre contextuelle s’ouvre sur le statut actuel de l’employé.
2. Dans Select Status, choisissez le nouveau statut.
3. Pour Resigned, Terminated ou Retired, saisissez le Last Day of Work. Il ne peut être ni antérieur à la date d’entrée, ni dans le futur.
4. Sélectionnez Save.

Choisir tout autre statut efface le dernier jour de travail, par exemple lorsqu’un employé qui avait quitté la société revient.

Message	Que faire
Please select status	Choisissez un statut.
Please enter a valid date	Choisissez le dernier jour de travail dans le calendrier.
Last Date cannot be before Start Date, Last Date cannot be in the future	Vérifiez le dernier jour de travail.

Statuts

Statut	Notes
On Probation, Full-Time, Part-Time, Temporary, Contract, Intern, Consultant, Volunteer	Le type d’emploi.
Freelance	Affiché comme Freelancer dans les détails et sur la page du fichier des employés.
On Leave	En congé de longue durée. Lorsque les présences d’un jour sont démarrées, l’employé commence avec On Leave au lieu de Present.
Suspended	Suspendu de ses fonctions.
Resigned, Terminated, Retired	L’employé a quitté la société, à la date du Last Day of Work.

Une fois qu’un employé a quitté la société :

• la page Fichier des employés ne le liste, en rouge, qu’avec Show Ex-Employees ;
• la page Présences ne le liste plus pour les jours qui suivent son dernier jour ;
• il n’est plus proposé comme responsable.

Enregistrer le départ d’un employé ne l’empêche pas de se connecter à TrakIT. Pour cela, verrouillez son utilisateur sous Admin > User Management.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Data, Files et Action Log. La page s’ouvre sur Data. Les onglets sont masqués pendant que vous modifiez les détails de l’employé.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données de l’employé : des champs supplémentaires que votre société a configurés pour les employés, par exemple un numéro d’identité ou un contact d’urgence. Un administrateur système les configure sous Admin > Masters > Data Fields, dans l’onglet Employees, et peut réserver un champ à certaines sociétés ; l’onglet affiche ceux de la société de l’employé.

Colonne	Affiche
Field	Le nom du champ. Une étoile signale un champ obligatoire. Les champs qui ne sont plus utilisés apparaissent en rouge, et seulement s’ils ont une valeur.
Code	Le code du champ.
Value	La valeur.
Remarks	Les remarques sur la valeur.
Updated By	La personne qui a modifié la valeur en dernier, et quand. System pour les valeurs déterminées par TrakIT.

Pour modifier des valeurs, si votre rôle peut mettre à jour les employés :

1. Saisissez la Value et les Remarks de chaque champ à modifier. Selon le champ, vous tapez la valeur, choisissez une date, choisissez une ou plusieurs valeurs dans une liste, choisissez une entité (tapez une partie de son nom) ou choisissez un lieu.
2. Sélectionnez Save.

TrakIT marque chaque ligne enregistrée, ou indique pourquoi elle n’a pas été enregistrée, par exemple Value must be numeric ou Value not from list. Il affiche ensuite Data fields updated successfully, One or more errors were found when saving ou No changes were made to the data. Les remarques peuvent compter jusqu’à 5 000 caractères.

Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont déterminés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés.

Onglet Files

L’onglet Files contient les fichiers de l’employé, comme un contrat, la copie d’une pièce d’identité ou des certificats, 10 par page, avec leur titre, leur nom de fichier, leur type, leur statut, leur date d’expiration (en rouge à partir de la date d’expiration), leur taille et la personne qui les a chargés. Les fichiers annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez les icônes pour télécharger, prévisualiser ou imprimer un fichier ; l’impression est proposée pour les fichiers PDF et les images.

Pour ajouter des fichiers, si votre rôle peut mettre à jour les employés :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Dans Upload Files, saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire. Sans titre, chaque fichier prend son nom de fichier comme titre.
3. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence aussitôt.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types listés dans la fenêtre contextuelle (Allowed Files). Pour modifier les détails d’un fichier, sélectionnez son crayon (Modify Document), apportez les modifications dans Modify File et sélectionnez Update. Dans la même fenêtre contextuelle, vous pouvez annuler le fichier avec Cancel Document, ou le supprimer avec la croix en bas à gauche, puis confirmer. Certains fichiers que TrakIT a ajoutés lui-même sont verrouillés et ne peuvent pas être supprimés.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur l’employé et quand : son ajout comme employé, les modifications de ses détails (avec chaque champ modifié), les changements de statut, les photos chargées et retirées, les étiquettes, et les fichiers ajoutés, modifiés et supprimés. Utilisez Search pour trouver un utilisateur, une action ou une valeur, et Show Page Loads pour inclure les consultations de page. Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel. La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Master :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, et télécharger, prévisualiser et imprimer les fichiers de l’employé.
Update	Modifier les détails et le statut de l’employé, charger et retirer la photo, modifier les étiquettes et les champs de données, et ajouter, modifier, annuler et supprimer des fichiers.

Seul le support TrakIT peut donner à un rôle les autorisations de la section Employee Master. Les mêmes autorisations contrôlent la page Fichier des employés. Dans les deux cas, vous n’atteignez que les employés des sociétés auxquelles vous avez accès.

Les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir cette page.