Comptabilisation automatique

Lorsqu’une société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation ou l’approbation de ses documents comptabilise automatiquement des écritures comptables. Cette page explique quelle écriture chaque document comptabilise, quand, et ce qui se passe lorsque le document change par la suite.

TrakIT ne comptabilise automatiquement que pour une société dont le système financier est TrakIT et qui a un plan comptable : consultez Configurer la comptabilité. Chaque comptabilisation nécessite un exercice ouvert qui couvre la date du document, ainsi que les comptes par défaut qu’elle utilise. S’il manque quelque chose, le document n’est ni finalisé ni approuvé, et le message indique ce qu’il faut corriger : consultez En cas d’échec de la comptabilisation.

Ce qui est comptabilisé, et quand

Document	Comptabilisé lorsque	Date de l’écriture	Titre de l’écriture
Facture, note de débit ou avoir	Vous sélectionnez Finalize. Un avoir créé avec Reverse Invoice est comptabilisé immédiatement.	La date du document	Invoice: (également pour une note de débit) ou Credit Note: suivi du numéro
Facture fournisseur	Vous sélectionnez Finalise	La date de la facture fournisseur	Bill: suivi du numéro
Encaissement ou paiement	Vous sélectionnez Finalise	La date de transaction	Receipt: ou Payment: suivi de la référence
Écriture interne	Vous sélectionnez Approve	La date de l’écriture interne	Internal Posting: suivi du numéro
Ajustements d’une facture, d’un avoir ou d’une facture fournisseur	Vous finalisez le document	La date du document	Adjustments: suivi du document
Passage en pertes d’une facture	Vous passez la facture en pertes	La date de passage en pertes	Write-Off: Invoice suivi du numéro

L’approbation d’une facture, la validation d’une facture fournisseur et l’approbation d’un encaissement ou d’un paiement ne comptabilisent rien. Il en va de même des devis, des estimations, de Mark as Paid, de l’annulation ou de la suppression d’un document en brouillon.

La personne qui finalise ou approuve le document est indiquée comme celle qui a exécuté l’écriture. Les écritures que TrakIT comptabilise en arrière-plan, et les écritures d’ajustement, affichent System.

TrakIT comptabilise aussi les soldes d’ouverture, la réévaluation des devises et l’écriture de clôture d’un exercice lorsque vous les lancez.

Factures, notes de débit et avoirs

Ligne	Compte	Sens	Montant
Créances clients	Default AR Account	Débit	Le total de la facture, diminué de la taxe retenue.
Produits	Le compte comptable associé à la rubrique de chaque ligne, ou le Default Income Account	Crédit	Les lignes de la facture hors taxe, additionnées par compte.
Taxe sur les ventes	Sales Tax Account	Crédit	La taxe de la facture, sans la taxe dont la facture est exonérée.
Taxe retenue	Withheld Tax Account	Débit	La taxe que le client retient, lorsque la facture comporte une retenue à la source.

Toutes les lignes de la facture sont créditées de cette façon, débours compris : associez une rubrique à un autre compte comptable pour envoyer ses lignes ailleurs (consultez Configurer la comptabilité).

Avant la comptabilisation, TrakIT additionne à nouveau les lignes et compare le résultat avec le total de la facture. Un écart d’arrondi de quelques centimes va sur la plus grande ligne de produits. Un écart plus important bloque la comptabilisation, afin que la comptabilité ne soit jamais en désaccord avec la facture imprimée.

Une note de débit est comptabilisée comme une facture. Un avoir comptabilise la même écriture avec ses montants négatifs, ce qui donne l’image inverse d’une facture : il crédite les créances clients et débite les produits et la taxe. Une retenue à la source sur un avoir est créditée à la taxe retenue et réduit d’autant le crédit aux créances clients.

Factures fournisseurs

Ligne	Compte	Sens	Montant
Charges	Le compte comptable associé à la rubrique de chaque ligne, ou le Default Expense Account	Débit	Les lignes de la facture fournisseur hors taxe, additionnées par compte.
Taxe sur les achats	Purchase Tax Account	Débit	La taxe de la facture fournisseur.
Taxe retenue	Withholding Tax Payable	Crédit	La taxe que vous retenez au fournisseur, lorsque la facture fournisseur comporte une retenue à la source.
Dettes fournisseurs	Default AP Account	Crédit	Le total de la facture fournisseur, diminué de la taxe retenue.

Si la société n’a pas de Purchase Tax Account, la taxe de chaque ligne va sur le compte de charges de cette ligne. L’arrondi va sur la plus grande ligne de charges, de sorte que la charge correspond toujours au total validé de la facture fournisseur.

Ajustements

Les ajustements, comme les remises, réduisent ce que doit le client ou le fournisseur. Chaque facture, avoir ou facture fournisseur a une seule écriture d’ajustement, pour le total de ses ajustements, comptabilisée lorsque le document est finalisé :

Document	Débit	Crédit
Facture	Discounts & Allowances	Default AR Account
Avoir	Default AR Account	Discounts & Allowances
Facture fournisseur	Default AP Account	Default Expense Account

Si les ajustements d’un document changent alors qu’il est en comptabilité, TrakIT contre-passe l’écriture d’ajustement et en comptabilise une nouvelle pour le nouveau total, datée du jour de la modification.

Les ajustements d’un encaissement ou d’un paiement figurent sur son bon, mais ne sont pas comptabilisés.

Passages en pertes

Lorsque vous passez en pertes une facture dans une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT, la facture doit être finalisée, et vous choisissez le compte sur lequel passer le solde en pertes ainsi que la date de passage en pertes. TrakIT comptabilise :

Ligne	Compte	Sens	Montant
Passage en pertes	Le compte que vous choisissez : tout compte enfant actif dans la devise de la société, sauf le Default AR Account	Débit	Le montant restant dû.
Créances clients	Default AR Account	Crédit	Le montant restant dû.

Remove Write-Off contre-passe l’écriture.

Encaissements et paiements

Document	Débit	Crédit
Encaissement	Le compte de banque ou de caisse du mode de paiement de l’encaissement	Default AR Account
Paiement	Default AP Account	Le compte de banque ou de caisse du mode de paiement du paiement

Le compte du mode de paiement est défini dans l’onglet Payment Methods de Finance Masters. Un encaissement ou un paiement dans une autre devise peut aussi comptabiliser un écart de change réalisé sur le FX Gain/Loss Account : consultez Comptabilité multidevise.

Dans une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT, vous pouvez finaliser un encaissement ou un paiement avant qu’il soit entièrement affecté à des factures ou à des factures fournisseurs. Le montant total est comptabilisé ; la partie non affectée reste sur le compte de créances clients ou de dettes fournisseurs. Lorsque vous ajoutez ensuite des factures ou des factures fournisseurs à l’encaissement ou au paiement finalisé, TrakIT contre-passe son écriture et en comptabilise une nouvelle à partir des affectations actuelles.

Écritures internes

Une écriture interne transfère des montants entre rubriques au sein de la société, et la somme de ses lignes est nulle. Lorsqu’elle est approuvée :

• ses lignes de produits sont créditées, et ses autres lignes débitées ;
• chaque ligne va sur le compte comptable associé à sa rubrique, ou sinon sur le Default Income Account pour les lignes de produits et sur le Default Expense Account pour les autres.

Les lignes qui aboutissent sur le même compte sont additionnées. Si tout s’annule au sein des mêmes comptes, rien n’est comptabilisé. Toutes les lignes doivent être dans une seule devise.

Lorsqu’un document change après sa comptabilisation

Une écriture comptabilisée n’est jamais modifiée. TrakIT la contre-passe, et comptabilise une nouvelle écriture si le document est de nouveau finalisé ou approuvé. L’écriture d’origine et la contre-passation restent toutes deux dans le journal.

Vous	TrakIT
Réinitialisez une facture ou un avoir, ou annulez sa finalisation	Contre-passe son écriture, son écriture d’ajustement et son écriture de passage en pertes. Seul le support TrakIT peut le faire, et pas tant que des encaissements y sont affectés.
Sélectionnez Reverse Invoice	Laisse l’écriture de la facture telle quelle et comptabilise l’avoir, daté de la date de l’avoir.
Réinitialisez une facture fournisseur	Contre-passe son écriture et son écriture d’ajustement. Impossible tant que des paiements sont enregistrés pour elle.
Réinitialisez un encaissement ou un paiement	Contre-passe son écriture. Il repasse en brouillon.
Ajoutez des factures ou des factures fournisseurs à un encaissement ou un paiement finalisé	Contre-passe son écriture et en comptabilise une nouvelle.
Réinitialisez une écriture interne	Contre-passe son écriture.
Modifiez les ajustements d’un document comptabilisé	Contre-passe l’écriture d’ajustement et en comptabilise une nouvelle.
Supprimez un passage en pertes	Contre-passe l’écriture de passage en pertes.

Une contre-passation est datée du même jour que l’écriture qu’elle contre-passe, sauf lorsque les ajustements changent : l’écriture d’ajustement est alors contre-passée le jour de la modification. Une contre-passation est impossible lorsque l’écriture se trouve dans un exercice clôturé : le document ne peut alors pas être réinitialisé, et vous le corrigez plutôt par une écriture dans un exercice ouvert.

Documents finalisés auparavant

Un document est comptabilisé lorsqu’il est finalisé ou approuvé. Les documents finalisés avant que la société ne tienne sa comptabilité dans TrakIT ne sont alors pas comptabilisés. Si un administrateur système a activé Invoices et Bills sous Synchronisation Settings dans l’onglet Finance System de la société, TrakIT recherche toutes les 5 minutes les factures, avoirs et factures fournisseurs finalisés qu’il n’a pas encore synchronisés, et les comptabilise. Un document qu’il ne peut pas comptabiliser reçoit le message d’erreur comme référence de synchronisation ; après avoir corrigé la cause, effacez l’erreur pour que TrakIT réessaie (Clear Sync Errors dans les listes des factures et des factures fournisseurs).

Comptabiliser à nouveau le même document ne le comptabilise jamais deux fois : tant que son écriture est en vigueur, TrakIT la laisse telle quelle.

En cas d’échec de la comptabilisation

Le message commence par	Que faire
« No open Financial Year covers… »	Créez l’exercice qui couvre la date, ou vérifiez la date du document. Un exercice clôturé ne peut pas recevoir d’écritures.
« Default AR (DAR) COA account not configured… » et les autres messages concernant un compte par défaut	Choisissez le compte par défaut manquant sur la page du plan comptable.
« Default Income (DINC) COA account not configured and one or more line types have no COA mapping »	Choisissez un Default Income Account, ou associez les rubriques à des comptes comptables.
« This invoice has taxes but no Sales Tax… »	Choisissez un Sales Tax Account.
« This invoice has a tax deduction but no Withheld Tax… »	Choisissez un Withheld Tax Account.
« This bill has a tax deduction but no Withholding Tax Payable… »	Choisissez un compte Withholding Tax Payable.
« Payment method ‘…’ has no COA bank/cash account configured »	Demandez à un administrateur système de définir le COA Account du mode, ou utilisez un mode configuré pour la société.
« Payment method ‘…’ posts to a … account - it can only be used for… »	Le compte bancaire du mode est dans une autre devise : utilisez un mode correspondant à la devise de l’encaissement ou du paiement.
« No exchange rate found for… »	Ajoutez le taux sur la page Taux de change.
« This settlement has a realized exchange difference… »	Choisissez un FX Gain/Loss Account.
« Computed total … does not match the invoice total »	Les lignes de la facture et son total ne concordent pas : vérifiez la facture.
« Mixed-currency internal postings cannot be posted… »	Utilisez des lignes d’une seule devise dans l’écriture interne.
« One or more accounts are invalid, disabled… »	Un compte qu’utilise la comptabilisation a été rendu inactif ou supprimé : vérifiez les comptes par défaut, les comptes comptables des rubriques et le compte du mode de paiement.
« Cannot reverse journal …: its Financial Year is closed »	L’écriture du document se trouve dans un exercice clôturé : corrigez le document par une écriture dans un exercice ouvert.