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Ordre de travail

La page de l’ordre de travail de l’application mobile affiche un ordre de travail : un conteneur ou un chargement d’un dossier. Elle contient les mêmes informations que la page Ordre de travail de la version pour ordinateur, présentées sous forme d’onglets pour un petit écran. Sur votre téléphone ou votre tablette, vous pouvez enregistrer des événements, renseigner des champs de données, modifier des remarques, ajouter des documents, des photos et des signatures, suspendre des alertes de KPI (indicateurs clés de performance) et publier des commentaires.

Pour ouvrir un ordre de travail :

Certaines opérations ne peuvent se faire que dans TrakIT sur un ordinateur : le menu des tâches (comme Modify Header, la clôture, l’annulation, la duplication ou la suppression de l’ordre de travail, ou la création d’un PDF), les drapeaux, le partage, Actions, l’onglet Forms, l’ajout ou la confirmation d’articles, l’ajout ou le retrait d’actifs, la liste des lieux, la modification des détails d’un document, l’envoi de documents par e-mail, la gestion de la liste de contrôle des documents, les mesures, les commentaires vocaux et les exports.

  • La flèche à gauche (Back to Job) vous ramène au dossier de l’ordre de travail.
  • Le titre affiche Work Order et le numéro de l’ordre de travail. L’icône placée avant indique la priorité de l’ordre de travail.
  • Sous le titre : le nom que votre installation donne à la référence du dossier, la référence du dossier, qui ouvre aussi le dossier, et entre parenthèses le nombre d’ordres de travail du dossier qui ne sont pas annulés.
  • À droite, le statut : Active en vert, Abandoned en rouge, ou Cancelled ou Closed en gris. Pour un ordre de travail clôturé ou annulé, la ligne en dessous indique quand il a été clôturé ou annulé et, pour un ordre de travail annulé, le motif. Voir Statuts des ordres de travail.
Icône de priorité Priorité
Carré rouge avec un point d’exclamation 1 - Critical
Carré orange avec une flèche vers le haut 2 - High
Carré vert 3 - Normal
Carré bleu avec une flèche vers le bas 4 - Low
Carré gris avec une flèche vers le bas 5 - Very Low
Icône de pause grise 6 - On Hold

Le premier onglet est Header. Les autres onglets dépendent du workflow : un administrateur les choisit pour chaque workflow. Ils apparaissent dans cet ordre : Events, Data, Items, Documents, KPIs, Comments, Photos et Yard Moves, puis Audit Log si votre rôle peut consulter le journal d’audit. Yard Moves nécessite aussi Read dans la section Yard Moves. Faites glisser la barre des onglets latéralement pour voir tous les onglets.

La plupart des onglets affichent un nombre, par exemple Events (12). Documents affiche une icône orange lorsqu’il n’y a aucun document. KPIs affiche une icône rouge lorsqu’une alerte de KPI est active, une icône orange lorsque des alertes sont suspendues, et une icône grise sinon.

La page s’ouvre sur Events, ou sur le premier onglet si le workflow n’a pas d’onglet Events. Chaque onglet se charge la première fois que vous le sélectionnez, puis reste tel quel, sauf après vos propres modifications. Pour voir les modifications que d’autres personnes ont faites depuis que vous avez ouvert l’ordre de travail, rechargez la page.

Si votre rôle ne peut pas voir ce que contient un onglet, l’onglet affiche Permission denied: suivi de ce qui manque, par exemple Permission denied: view documents.

L’onglet Header affiche les détails de l’ordre de travail, ses remarques et, si le workflow les utilise, ses actifs et ses ordres de travail liés. Seules les remarques peuvent être modifiées ici.

Le premier encadré liste les champs de l’ordre de travail :

  • Workflow et Responsible Person.
  • Les champs d’en-tête que le workflow affiche, sous les noms que le workflow leur donne : par exemple le client, le chargeur, le réceptionnaire et le transporteur, le numéro de conteneur, le type de chargement, le numéro de scellé, la taille, le poids et le volume, le type de dossier, les pays et les incoterms. Voir Les champs d’en-tête. Invalid à côté du numéro de conteneur signifie que le numéro n’est pas valide pour le workflow.
  • Created By, avec la date de création de l’ordre de travail, et Last Event, le dernier événement avec sa date. Si le workflow affiche le client, Customer Status indique le dernier événement que le client peut voir.
  • Location List : les lieux où se rend l’ordre de travail, dans l’ordre, si le workflow utilise des listes de lieux. [ No locations added ] signifie que la liste est vide. Pour modifier la liste, utilisez la liste des lieux de la version pour ordinateur.
  • Services : les services de l’ordre de travail.
  • Quotation : le devis lié au dossier, s’il y en a un.

Si le workflow affiche certains événements ou champs de données dans l’en-tête, l’encadré Data Display les liste avec leurs valeurs. Il omet les champs que votre rôle ne peut pas voir.

Trois encadrés affichent Internal Remarks, Remarks For Customer et Remarks For Job, ou None. Ils fonctionnent comme sur la version pour ordinateur : voir Remarques.

Pour modifier des remarques :

  1. Sélectionnez le crayon à côté de Internal Remarks, Remarks For Customer ou Remarks For Job.
  2. Saisissez les remarques.
  3. Pour les remarques internes et les remarques pour le client, si le dossier a plusieurs ordres de travail, sélectionnez Apply to Job pour écrire les mêmes remarques sur tous les ordres de travail du dossier. Cela remplace leurs remarques.
  4. Sélectionnez Save.

Les remarques pour le dossier sont partagées par tous ses ordres de travail. Le crayon apparaît si votre rôle a Update Remarks et que l’ordre de travail est actif ou abandonné. Contrairement à la version pour ordinateur, l’application mobile n’envoie les nouvelles remarques par e-mail à personne.

Si le workflow utilise des actifs, l’encadré Assets liste les actifs de l’ordre de travail, comme des camions, des remorques ou des équipements, par type et par nom, ou indique No Assets. Sans l’autorisation View Assets, il indique You do not have the permission to view work order assets. Pour ajouter ou retirer des actifs, utilisez la version pour ordinateur : voir Actifs.

Si l’ordre de travail a été créé à partir d’un autre, ou si d’autres ordres de travail ont été créés à partir de lui, l’encadré Linked Work Orders les affiche :

  • Parent : l’ordre de travail à partir duquel celui-ci a été créé.
  • Child Work Orders : les ordres de travail créés à partir de celui-ci, avec leur numéro de conteneur ou leur ID de chargement. Il omet les ordres de travail auxquels vous n’avez pas accès.

Sélectionnez un ordre de travail pour l’ouvrir. Voir Ordres de travail liés et enfants.

L’onglet Events liste les événements de l’ordre de travail : les étapes du workflow, chacune enregistrée avec une date et une heure. Pour savoir ce que sont les événements et comment TrakIT les contrôle, voir l’onglet Events de la version pour ordinateur.

Chaque événement est une carte avec son nom, sa valeur, ses remarques, et la personne qui l’a modifié en dernier et quand.

  • La première carte, WO Created, indique quand l’ordre de travail a été créé et par qui. Pour un ordre de travail clôturé ou annulé, la dernière carte, WO Closed ou WO Cancelled, indique quand et par qui, ou Auto-closed si TrakIT l’a clôturé.
  • Une étoile signifie que l’événement est obligatoire. Un événement en italique avec * est donné à titre d’information uniquement.
  • Une icône d’éclair signifie que l’événement déclenche des actions.
  • Un petit carré de couleur avant le nom indique la couleur de fond du champ, s’il en a une.
  • Une icône de cadenas signifie que vous pouvez voir l’événement mais pas le modifier.
  • Activez Show descriptions pour afficher la description de chaque événement sous son nom. TrakIT mémorise ce réglage sur votre appareil.

Pour enregistrer un événement, sélectionnez sa carte : voir Enregistrer un événement ou modifier un champ de données.

Read only en haut signifie que vous ne pouvez modifier aucun événement de cet ordre de travail : votre rôle n’a pas Update Events & Data, ou l’ordre de travail est clôturé ou annulé. Le workflow peut aussi mettre certains événements en lecture seule, ou les masquer, pour votre rôle.

L’onglet Data liste les champs de données de l’ordre de travail, comme des numéros de référence, des noms ou des montants, et fonctionne comme l’onglet Events. Sélectionnez la carte d’un champ pour le modifier.

Les champs calculés sont déterminés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Pour un lieu ou une entité, si vous pouvez aussi utiliser TrakIT sur un ordinateur, View ouvre le lieu ou l’entité dans la version pour ordinateur, dans un nouvel onglet.

Enregistrer un événement ou modifier un champ de données

Section intitulée « Enregistrer un événement ou modifier un champ de données »
  1. Dans l’onglet Events ou Data, sélectionnez la carte de l’événement ou du champ de données. L’éditeur s’ouvre, avec la description du champ en haut.
  2. Saisissez la valeur. Ce que vous saisissez dépend du champ : voir le tableau ci-dessous.
  3. Dans Remarks, saisissez des remarques si nécessaire, ou choisissez-les dans la liste si le workflow en propose une. Remarks required if Value entered signifie que vous devez saisir des remarques avec une valeur.
  4. Si le dossier a plusieurs ordres de travail, sélectionnez Apply to Job pour enregistrer la même valeur sur tous les ordres de travail ouverts du dossier. Cette option est déjà sélectionnée pour les champs qui s’appliquent à tout le dossier.
  5. Sélectionnez Save.
Champ Ce que vous saisissez
Événement La date et l’heure sous Date and Time : les deux sont nécessaires. La date peut remonter jusqu’à 2 ans en arrière, ou à n’importe quelle date passée pour un événement donné à titre d’information, et ne peut pas être postérieure à aujourd’hui. Now renseigne la date et l’heure actuelles.
Date La date sous Date. Une case d’heure apparaît si le champ a déjà une valeur, ou après que vous avez sélectionné Now.
Lieu ou entité Tapez au moins 2 caractères sous Value et choisissez dans la liste. La croix dans la case la vide.
Endroit Commencez à taper une adresse sous Place et choisissez l’une des suggestions : un endroit que vous tapez sans le choisir n’est pas enregistré. Open on map affiche l’endroit enregistré sur Google Maps.
Liste Choisissez la valeur sous Value, ou plusieurs valeurs si le champ le permet. Certaines listes vous permettent de taper une valeur qui n’y figure pas.
Lien Une adresse web sous Link. Open l’ouvre.
Nombre ou montant Un nombre sous Value.
Texte Du texte sous Value.

Pour un événement ou une date, NA enregistre la valeur sans objet et TBA la valeur à communiquer, sauf si le champ ne les autorise pas. Clear vide la date.

Les heures sont exprimées dans le fuseau horaire de votre utilisateur TrakIT, et Now prend l’heure de votre téléphone ou de votre tablette : gardez donc sur votre appareil le même fuseau horaire que dans TrakIT. Voir Le fuseau horaire de votre appareil.

TrakIT contrôle la valeur comme sur la version pour ordinateur, par exemple les événements doivent être enregistrés dans l’ordre : voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée. Si la valeur est refusée, le motif s’affiche dans l’éditeur et rien n’est enregistré. Si quelqu’un d’autre a enregistré le champ après que vous avez ouvert l’onglet, TrakIT l’indique, recharge l’onglet avec sa valeur et vous demande de fermer l’éditeur et de réessayer.

Lorsque l’enregistrement complète les événements et les données obligatoires de l’ordre de travail, l’ordre de travail se clôture automatiquement : TrakIT affiche Saved successfully and Work Order Closed et les cartes passent en lecture seule. Voir l’onglet Events de la version pour ordinateur pour la règle.

Tant que l’éditeur est ouvert, si vous quittez la page, votre navigateur vous demande de confirmer, car la modification n’est pas encore enregistrée.

L’onglet Items liste les articles d’entrepôt de l’ordre de travail, en lecture seule. Les articles sont ajoutés, modifiés et confirmés sur la version pour ordinateur : voir Onglet Items.

Chaque article affiche son nom et son code, la quantité et l’unité, le poids en kg et le volume en m³, son numéro de série et son code SH, la zone et l’emplacement de stockage si le workflow utilise des entrepôts, sa référence et ses remarques, et la personne qui l’a modifié en dernier et quand. Une référence en gris est celle de la transaction d’entrepôt, affichée lorsque l’article n’a pas de référence propre. Le poids et le volume totaux figurent en bas.

L’onglet Documents liste les documents de l’ordre de travail et de son dossier : d’abord ceux de tout le dossier, sous For Job, puis ceux de cet ordre de travail uniquement, sous For this Work Order only.

Chaque document affiche son titre, le nom et la taille du fichier, les éléments de la liste de contrôle auxquels il est lié, et la personne qui l’a chargé et quand. (external) après le nom signifie qu’un utilisateur externe l’a chargé.

  • Ext signifie que les utilisateurs externes, comme le client, peuvent le voir.
  • Les documents Cancelled sont estompés.
  • Les documents Fixed ne peuvent pas être supprimés.
  • View ouvre le document dans une nouvelle fenêtre, et l’icône de téléchargement le télécharge. Ils sont absents si votre rôle ne peut pas ouvrir le document, par exemple un document réservé à des rôles que vous n’avez pas.
  1. Sélectionnez Add Document.
  2. Choisissez la provenance du document :
    • Upload File : n’importe quel fichier de votre téléphone ou de votre tablette.
    • Upload from Gallery : des photos et des vidéos de votre galerie.
    • Take a Photo : prend une photo avec l’appareil photo. Si votre navigateur ne peut pas afficher l’appareil photo dans la page, l’appareil photo de votre téléphone s’ouvre à la place.
    • Upload Signature : voir Ajouter une signature.
  3. Dans Upload Document, vérifiez le Title. Il reprend au départ le nom du fichier. Lorsque vous chargez plusieurs fichiers à la fois, chacun prend pour titre son nom de fichier.
  4. Pour ajouter le document à tout le dossier, afin qu’il apparaisse sur chaque ordre de travail du dossier, sélectionnez Share with Job.
  5. Pour permettre aux utilisateurs externes, comme le client, de le voir, sélectionnez External Access.
  6. Sous Document Checklist, sélectionnez les éléments de la liste de contrôle auxquels correspond le document, le cas échéant, puis choisissez leur nouveau statut : Have Original, Have Copy, Have Draft, Have Telex, Need Stamp, Paid, Partial ou Requires Validation. TrakIT propose d’abord le statut que vous avez utilisé en dernier.
  7. Sélectionnez Upload.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo et doit être d’un type autorisé par votre installation. Si vous ne choisissez pas d’éléments de la liste de contrôle, TrakIT lie le document aux éléments dont le masque de nom correspond au nom du fichier. Lorsque Take a Photo affiche l’appareil photo dans la page, la photo est intitulée Img suivi de la date et de l’heure.

Sur un ordre de travail clôturé ou annulé, vous ne pouvez ajouter que des documents pour tout le dossier : Share with Job est déjà sélectionné, et Add Document n’apparaît que si votre rôle a Allow Shared Document. Share with Job ne peut pas être sélectionné si votre rôle n’a pas Allow Shared Document, ni External Access s’il n’a pas Allow External Access to Document.

Pour modifier les détails d’un document, envoyer des documents par e-mail, ou mettre à jour la liste de contrôle des documents ou en demander les documents, utilisez la version pour ordinateur.

Vous pouvez faire signer quelqu’un sur l’écran, par exemple pour confirmer une livraison, et ajouter la signature comme document.

  1. Sélectionnez Add Document, puis Upload Signature.
  2. Signez dans le pavé de signature avec votre doigt ou un stylet. Clear vide le pavé.
  3. Sélectionnez Use Signature.
  4. Dans Upload Document, choisissez les options comme pour tout document : voir Ajouter un document.
  5. Sélectionnez Upload.

La signature est enregistrée sous forme d’image PNG intitulée Signature.

  • Pour annuler un document, sélectionnez Cancel sur celui-ci, puis Yes. L’annulation retire aussi son accès externe et ses liens avec la liste de contrôle. Pour rendre de nouveau actif un document annulé, sélectionnez Reinstate, puis Yes.
  • Pour supprimer un document, sélectionnez l’icône de suppression sur celui-ci, puis Yes. Cette opération est irréversible. Si quelqu’un d’autre a chargé le document, cette personne reçoit un e-mail. L’icône de suppression n’apparaît pas pour les documents fixes, ni si le workflow empêche la suppression des documents.

L’onglet KPIs liste les KPI de l’ordre de travail : le temps accordé entre des événements et le temps pris. Voir l’onglet KPIs de la version pour ordinateur.

Chaque KPI affiche :

  • Une icône d’alerte : rouge lorsque le KPI dépasse sa cible, orange lorsque l’alerte est suspendue, grise sinon.
  • Son nom, et s’il compte en Business Hours ou en Calendar Hours.
  • Les moments entre lesquels il court. Current signifie qu’il compte jusqu’à maintenant.
  • Target, le temps accordé, et Actual, le temps pris, en rouge en cas de dépassement de la cible. Un jour ouvré compte 8 heures. Closed signifie que le KPI est terminé.
  • Snoozed till, avec la personne qui a suspendu l’alerte, si l’alerte est suspendue.

Si votre rôle a KPI Snooze, un KPI en alerte sur un ordre de travail actif a une case de date et une case d’heure.

  1. Choisissez la date et l’heure jusqu’auxquelles suspendre l’alerte.
  2. Si le dossier a plusieurs ordres de travail, sélectionnez Apply to Job pour suspendre le même KPI sur tous les ordres de travail ouverts du dossier.
  3. Sélectionnez Save.

Pour mettre fin à une suspension, effacez la date et sélectionnez Save. Vous pouvez suspendre une alerte pendant au plus le nombre de jours défini dans Snooze Limit for KPIs dans les paramètres de l’application ; une date plus éloignée donne Date Too Far.

L’onglet Comments contient les commentaires du dossier : les mêmes commentaires apparaissent sur le dossier et sur tous ses ordres de travail. Les plus récents apparaissent en premier, 10 à la fois : sélectionnez Load more pour voir les plus anciens.

Chaque commentaire affiche son texte, la personne qui l’a publié et quand, et son statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. [Visible to Customer] signifie que le client peut le voir dans le portail. Un commentaire vocal apparaît sous la forme Audio comment (play it on the desktop).

  • Pour publier un commentaire, rédigez-le sous Add a comment, sélectionnez Visible to Customer si le client doit le voir, et sélectionnez Post. La publication vous ajoute aux destinataires des commentaires ; voir Qui est informé des nouveaux commentaires.
  • Si votre rôle peut mettre à jour les commentaires, choisissez le statut d’un commentaire dans la liste sur le commentaire. Il est enregistré immédiatement.
  • Pour supprimer votre propre commentaire, sélectionnez son icône de suppression, puis Yes. Vous pouvez supprimer un commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, sauf s’il a déjà été envoyé par e-mail.

Sur le téléphone, les commentaires sont en texte brut ; vous ne pouvez pas enregistrer de commentaire vocal ni modifier les destinataires des commentaires.

L’onglet Photos affiche les photos de l’ordre de travail, avec leurs titres. Sélectionnez une photo pour la voir en taille réelle dans un nouvel onglet.

  • Pour ajouter des photos depuis votre galerie, sélectionnez Add Photos et choisissez une ou plusieurs photos. Elles sont chargées immédiatement.
  • Pour prendre des photos, sélectionnez Take Photo. Sélectionnez Take photo pour chaque prise de vue : chacune est chargée immédiatement, et sa miniature en bas est estompée pendant le chargement, puis entourée de vert, ou de rouge en cas d’échec. Sélectionnez Close lorsque vous avez terminé. Lorsque votre téléphone le permet, des icônes en haut à droite activent le flash et permettent de changer d’appareil photo.

Take Photo n’apparaît que si votre navigateur peut utiliser l’appareil photo dans la page. La première fois, votre navigateur demande l’autorisation d’utiliser l’appareil photo ; si vous refusez, TrakIT affiche Please allow camera permission. Voir Fonctions qui utilisent votre navigateur ou votre appareil.

Chaque photo peut faire jusqu’à 20 Mo. Les photos prennent pour titre la date et l’heure de leur ajout : les photos que vous prenez commencent par Img, et celles de votre galerie par Upl.

Pour supprimer une photo, sélectionnez la croix rouge sur celle-ci, puis Yes.

Les photos peuvent être ajoutées et supprimées tant que l’ordre de travail est actif ou abandonné.

L’onglet Yard Moves liste les mouvements de parc liés à l’ordre de travail, en lecture seule. Chaque mouvement affiche la nature du mouvement, comme Gate In ou In Stack, et son ID de mouvement ; le moment où il a été effectué, ou Planned ; le conteneur et son type ; le sens (Import, Export ou Other) ; Full ou Empty ; le mode (Truck ou Rail) ; la zone et la position ; les services ; les remarques ; la personne qui l’a enregistré ; et le nombre de ses photos. Les mouvements annulés sont estompés, avec une icône d’annulation.

L’onglet Audit Log liste ce qui a été fait sur l’ordre de travail, du plus récent au plus ancien : le type de modification, quand, les détails, et qui l’a faite. Il affiche 50 entrées à la fois : sélectionnez Load more pour voir les plus anciennes.

Les modifications apportées à tout le dossier, comme les événements enregistrés avec Apply to Job, figurent dans le journal d’audit du dossier : voir le dossier. Pour filtrer ou exporter le journal, utilisez l’onglet Audit Log de la version pour ordinateur.

Message Signification
Invalid Resource L’ordre de travail n’existe pas, ou vous n’avez pas accès à son workflow. Voir Dans l’application mobile.
Saved successfully and Work Order Closed Votre enregistrement a complété l’ordre de travail, et TrakIT l’a clôturé.
Event Changed ou Data Changed Quelqu’un d’autre a enregistré le champ après que vous avez ouvert l’onglet. TrakIT recharge l’onglet : fermez l’éditeur et réessayez.
No changes to save La valeur et les remarques sont les mêmes qu’avant.
Time is required Vous avez choisi une date pour un événement, ou une date de suspension, sans heure.
Place must be selected from the list Choisissez l’endroit parmi les suggestions qui s’affichent pendant que vous tapez.
File size cannot exceed 20MB Choisissez un fichier plus petit.
Invalid File Extension Votre installation n’autorise pas ce type de fichier.
Document with same title, file name and size already exists Le document existe déjà.
Work Order is Closed. Sur un ordre de travail clôturé ou annulé, ajoutez le document pour tout le dossier, avec Share with Job.
Date Too Far La date de suspension dépasse la limite de suspension.
Unable to reach the server TrakIT n’a pas pu être joint, par exemple parce que votre téléphone ou votre tablette n’a pas de connexion. Réessayez lorsque la connexion est rétablie.
  • Votre utilisateur doit avoir le mode d’accès PWA : voir Accès des utilisateurs.
  • Votre rôle doit avoir Read dans la section Work Orders, et vous devez avoir accès au workflow de l’ordre de travail : voir Workflow Access. Sans Read, la page affiche Authorization Failed : voir Dans l’application mobile.
  • Les utilisateurs externes qui ouvrent un lien vers un ordre de travail sont dirigés vers l’ordre de travail dans le portail.

Chaque partie de la page nécessite sa propre autorisation dans la section Work Orders :

Pour Autorisations
Remarques Update Remarks
Actifs View Assets
Événements et données View Events & Data pour les voir, Update Events & Data pour les modifier. L’accès aux workflows peut masquer des événements et des champs de données pour votre rôle, ou les mettre en lecture seule.
Documents View Document List, Upload Document (Add Document), Allow Shared Document (Share with Job), Allow External Access to Document (External Access), Preview/Download Internal Document et Preview/Download External Document (View et téléchargement), Cancel Document, Reinstate Document, Delete Document, View Document Checklist (la liste de contrôle lors de l’ajout de documents)
KPI View KPIs, KPI Snooze
Commentaires View Comments, Add Comments, Update Comments (pour modifier le statut d’un commentaire), Delete Comment
Photos View Photos, Add Photos, Delete Photos
Journal d’audit View Audit Log

L’onglet Yard Moves nécessite Read dans la section Yard Moves. Les liens View des lieux et des entités n’apparaissent que si votre utilisateur peut aussi utiliser TrakIT sur un ordinateur.