Définitions de workflows

La page Workflow Definitions liste les workflows. Un workflow décrit un type de dossier du début à la fin : ses événements et ses champs de données, ses documents, ses formulaires, sa finance, ses KPI (indicateurs clés de performance) et l’apparence de ses ordres de travail. À partir d’ici, vous ouvrez un workflow pour le configurer, créez un workflow, exportez la liste et comparez deux workflows.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Workflow Definitions.

Vous voyez les workflows auxquels vous avez accès ; les administrateurs système les voient tous. Les utilisateurs obtiennent l’accès aux workflows par les zones géographiques de Geo Data qui leur sont affectées, ou un par un sur leur page utilisateur : voir Utilisateur.

Onglets des groupes de workflows

Si les workflows que vous pouvez voir appartiennent à plusieurs groupes de workflows, un onglet apparaît pour chacun de ces groupes, plus All. La liste n’affiche que les workflows du groupe sélectionné. TrakIT ouvre la page sur le groupe que vous avez utilisé en dernier.

Les groupes de workflows sont configurés dans Admin > Masters > Workflow Groups : voir Groupes de workflows.

Trouver un workflow

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page. Reset les efface et sélectionne toutes les sociétés et tous les utilisateurs responsables.

Filtre	Trouve
Code / Name	Les workflows dont le nom ou le code contient le texte.
Type	Les workflows Import, Export, Round-Trip ou Non-Shipment, ou – All Types –.
Status	Active Only ou Inactive Only, ou – Any –.
Show Archived	Liste aussi les workflows archivés, qui sont masqués sinon.
Company	Les sociétés responsables à inclure. La liste propose les sociétés responsables d’au moins un workflow. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
User Responsible	Les responsables à inclure. La liste propose les utilisateurs responsables d’au moins un workflow. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.

La liste

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple Workflows - 12 Found. La liste affiche 50 workflows par page, triés par nom. Sélectionnez l’intitulé Workflow Name, Code ou Type pour trier selon cette colonne.

Les workflows inactifs sont affichés en rouge, et les workflows archivés en gris. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le workflow.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro du workflow dans TrakIT.
Workflow Name, Code	Le nom et le code du workflow.
Group	Le groupe de workflows.
Type	Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment.
Geo Assigned	Les deux zones géographiques de Geo Data auxquelles le workflow est affecté, séparées par un point-virgule.
Company	La société responsable.
Responsible	Le responsable, ou [ No User ] en rouge.
Currency	La devise de base du workflow.
Assets	Y si les actifs sont activés pour le workflow.
Services	Le nombre de services que le workflow autorise. Vide s’il n’y en a aucun.
Total WO	Le nombre d’ordres de travail du workflow.
Active WO	Le nombre d’entre eux qui sont actifs ou abandonnés.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger dans un fichier Excel les workflows qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient les mêmes informations que la liste, avec les deux zones géographiques dans des colonnes séparées, et le pays de la société responsable en plus. Export apparaît lorsque la liste n’est pas vide.

Créer un workflow

1. Sélectionnez Create.
2. Renseignez les paramètres du workflow et sélectionnez Create : voir Paramètres du workflow.
3. Sélectionnez le nouveau workflow dans la liste, et complétez-le dans ses onglets : ses événements et ses champs de données, ses postes, ses KPI, ses documents, ses formulaires et le reste. Voir Workflow, et Concevoir un workflow pour l’ordre à suivre.

Pour partir d’un workflow que vous avez déjà, ouvrez-le plutôt et dupliquez-le : voir Dupliquer un workflow. Pour l’ordre dans lequel configurer les workflows d’une nouvelle société, voir Configurer une société.

Comparer des workflows

Compare ouvre Comparer des workflows, qui affiche deux workflows côte à côte.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section WorkFlow Definitions :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, voir les workflows auxquels vous avez accès et utiliser Compare.
Create	Créer un workflow avec Create.
Export	Exporter la liste.

Les administrateurs système voient tous les workflows.