Configurer l'entreposage

TrakIT conserve le stock dans des entrepôts. Un entrepôt est divisé en zones, et chaque zone en emplacements de stockage. Les articles entrent et sortent sur des ordres de travail : un workflow qui utilise des entrepôts permet à ses ordres de travail de recevoir du stock, d’en envoyer, ou les deux. Pour savoir comment le stock est compté et déplacé, voir Entrepôts.

Cette page liste la configuration dans l’ordre qui fonctionne. Avant de commencer, la société elle-même doit être configurée : voir Configurer une société.

Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

1. Créer l’entrepôt

Chaque entrepôt a besoin d’un lieu dans Geo Data. Si son lieu n’y figure pas encore, ajoutez-le d’abord dans System > Location List.

1. Sélectionnez Admin > Masters > Warehouses & Yards.
2. Sous la liste des entrepôts et des parcs, sélectionnez Add.
3. Saisissez un Code (10 caractères au maximum) et un Name (50 au maximum).
4. Dans Type, choisissez Warehouse. Le type ne peut pas être modifié par la suite.
5. Saisissez l’Address et la Size en mètres carrés.
6. Choisissez la Location.
7. Sous Company Access, cochez les sociétés qui utilisent l’entrepôt.
8. Sélectionnez Create.

L’accès des sociétés compte : un workflow ne peut recevoir que les entrepôts de sa société, et sur un ordre de travail, les utilisateurs autres que les administrateurs système ne peuvent choisir que les entrepôts de leurs sociétés.

Les parcs à conteneurs se configurent sur la même page, avec le type Container Yard. Ils s’utilisent depuis le menu Yards, pour les mouvements de parc et l’inventaire du parc, pas pour les articles. Voir Gérer un parc.

2. Ajouter des zones et des emplacements de stockage

Sélectionnez l’entrepôt dans la liste : ses zones apparaissent à côté. Un entrepôt doit avoir au moins une zone pour que les ordres de travail puissent l’utiliser.

Pour ajouter une zone :

1. Sous les zones, sélectionnez Add.
2. Saisissez un Code (10 caractères au maximum) et un Name (30 au maximum).
3. Dans Storage Coordinates, choisissez combien de coordonnées désignent un emplacement de stockage dans cette zone, par exemple Three, et nommez chacune dans Coordinate-1, Coordinate-2 et Coordinate-3, par exemple Row, Bay et Level.
4. Sélectionnez Save.

Sélectionnez la zone pour voir ses emplacements de stockage. Pour en ajouter un :

1. Sous les emplacements de stockage, sélectionnez Add.
2. Saisissez une valeur pour chaque coordonnée, par exemple A, 01 et 2.
3. Si l’emplacement de stockage est réservé à un client, choisissez-le dans Owner.
4. Dans Operation Allowed, choisissez si le stock peut entrer et sortir (In/Out), seulement entrer (In Only), seulement sortir (Out Only) ou ni l’un ni l’autre (None).
5. Saisissez la Capacity s’il y a une limite, et d’éventuelles Remarks.
6. Sélectionnez Add.

Pour ajouter plusieurs emplacements de stockage à la fois, sélectionnez Add multiple using comma separator et saisissez plusieurs valeurs, séparées par des virgules, dans chaque coordonnée. TrakIT ajoute toutes les combinaisons : A,B avec 01,02 et 1,2 ajoute huit emplacements de stockage.

La consultation de cette page demande View Warehouses & Yards dans la section Masters. L’ajout et la modification des entrepôts, des zones et des emplacements de stockage sont réservés aux administrateurs système.

3. Obtenir les types d’articles

Chaque article appartient à un type d’article, et le fichier des articles liste un type à la fois. Un type d’article peut aussi numéroter ses articles automatiquement. Les types d’articles sont configurés par le support TrakIT : demandez-lui les types dont vous avez besoin.

4. Ajouter les articles

1. Sélectionnez Operations > Warehouses > Item Masters.
2. Choisissez le type d’article.
3. Sélectionnez Add Item pour ajouter un article, ou Import pour en ajouter plusieurs à partir d’un fichier Excel.

Si l’entrepôt contient déjà du stock quand il commence à utiliser TrakIT, un administrateur système peut charger le stock initial avec Initialize Stock. Voir Fichier des articles et Article.

5. Définir l’opération d’entrepôt du workflow

Chaque workflow dont les ordres de travail déplacent du stock doit avoir son opération d’entrepôt définie.

1. Sélectionnez Admin > Workflow Definitions, puis le workflow.

2. Sélectionnez l’icône crayon (Edit Workflow).

3. Sous Operations, choisissez la Warehouse Operation :

   Option	Les ordres de travail du workflow
   None	Ne déplacent pas de stock. Si l’onglet Items est affiché, il liste des articles sans entrepôt.
   Inbound	Reçoivent du stock.
   Outbound	Envoient du stock.
   Both	Reçoivent ou envoient du stock : chaque ordre de travail choisit.

4. Si les articles ne peuvent être confirmés qu’après un événement, choisissez-le dans Commit Requirement. Les articles ne peuvent pas être confirmés tant que l’événement n’a pas une valeur autre que TBA.

5. Pour enregistrer la confirmation sur l’ordre de travail, saisissez le code d’un événement dans Warehouse Commit Event. Quand des articles sont confirmés, TrakIT remplit cet événement avec la date et l’heure.

6. Sélectionnez Save.

La condition de confirmation et l’événement de confirmation sont des événements du workflow : définissez-les donc une fois que le workflow a ses événements. L’événement de confirmation doit être un Required Event qui n’autorise ni NA ni TBA (Allow NA/TBA réglé sur Neither allowed), qui n’est pas Information Only et qui s’applique à All Services.

L’opération d’entrepôt ne peut plus être modifiée dès qu’un ordre de travail du workflow a des articles confirmés qui ne sont pas annulés.

6. Choisir les entrepôts et les types d’articles du workflow

Sur la page du workflow, sélectionnez l’onglet Warehouses & Yards.

• Available Warehouses & Yards liste les entrepôts et les parcs ouverts à la société du workflow. Cochez ceux que ses ordres de travail peuvent utiliser, puis sélectionnez Save. Si aucun n’est coché, les ordres de travail peuvent utiliser n’importe quel entrepôt.
• Available Item Types : cochez les types d’articles que ses ordres de travail peuvent utiliser, puis sélectionnez Save. Si aucun n’est coché, ils peuvent utiliser tous les types d’articles.
• Yard Move Triggers concerne les parcs à conteneurs : sélectionnez Add… et choisissez un Move Type, Full ou Empty, et un Event. Quand un mouvement de ce type est effectué pour un conteneur de l’un des ordres de travail du workflow, TrakIT remplit l’événement avec la date et l’heure du mouvement, si l’événement est vide, NA ou TBA. Avec Overwrite activé, il remplace n’importe quelle valeur.

Pour un parc à conteneurs, c’est aussi le fait de le cocher sous Available Warehouses & Yards qui lie ses mouvements aux ordres de travail du workflow.

7. Afficher l’onglet Items sur les ordres de travail

1. Sur la page du workflow, sélectionnez l’onglet WO Tabs.
2. Cochez Items.
3. Sélectionnez Save.

Les étapes 5 à 7 demandent Update dans la section WorkFlow Definitions.

8. Donner leurs autorisations aux rôles

Dans Admin > Role Management, onglet Role Customisation, donnez aux rôles qui gèrent le stock les autorisations de la section Work Orders (Add Item, Delete Item, Commit Items, Cancel Items) et des sections Item Master et Warehouse Transactions. La page Entrepôts liste ce que permet chaque autorisation.

9. Recevoir et envoyer du stock

Tout est maintenant en place pour déplacer du stock sur les ordres de travail :

1. Sur un ordre de travail du workflow, sélectionnez l’onglet Items.
2. Choisissez l’entrepôt et, pour un workflow réglé sur Both, le sens.
3. Ajoutez les articles avec Add Item. Pour les articles sortants, vous choisissez où les prendre : par emplacement de stockage, par transaction antérieure ou par client.
4. Quand le stock a été déplacé, confirmez les articles : Commit Inbound ou Commit Outbound.

Le stock ne change que lorsque les articles sont confirmés. Chaque mouvement confirmé est listé dans Operations > Warehouses > Transactions : voir Transactions d’entrepôt.

Si l’onglet Items affiche No warehouses available. Warehouse selection is required to add Items., vérifiez que les entrepôts du workflow ont au moins une zone et sont du type Warehouse, et que leur Company Access comprend une société de l’utilisateur.