Groupes d'utilisateurs
Un groupe d’utilisateurs est un ensemble nommé d’utilisateurs internes d’une société, comme une équipe, un service ou les personnes qui s’occupent d’un client. Partout où TrakIT envoie quelque chose à des utilisateurs, comme un rapport, un rappel ou l’e-mail d’une action d’événement, vous pouvez choisir un groupe au lieu de nommer chaque personne. Lorsque des personnes rejoignent ou quittent l’équipe, vous modifiez le groupe une seule fois, et tout ce qui lui est envoyé suit.
La page User Groups liste les groupes que vous pouvez voir. Depuis cette page, vous créez un groupe, en ouvrez un, demandez à rejoindre un groupe ou le quittez, et exportez les membres.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > User Groups. Chaque groupe s’ouvre sur la page Groupe d’utilisateurs.
Fonctionnement des groupes
Section intitulée « Fonctionnement des groupes »- Un groupe appartient à une société. Seuls les utilisateurs internes dont la société est celle du groupe, et qui ne sont pas verrouillés, peuvent être ajoutés comme membres. Les utilisateurs externes ne peuvent pas être membres.
- Chaque groupe a un propriétaire, qui est toujours membre. Le propriétaire et les administrateurs système gèrent le groupe : ses paramètres, ses membres, ses demandes d’adhésion, sa propriété et son archivage.
- Un groupe a un Code qui lui est propre et qui ne change jamais. Les actions des événements et
des données désignent le groupe par ce code, sous la forme
[G-CODE]. - Le Type (Operational, Project, Department ou Notification-only) est un simple libellé, qui permet de filtrer la liste. Il ne change pas le fonctionnement du groupe.
Visibilité
Section intitulée « Visibilité »La Visibility de chaque groupe détermine qui le voit :
| Visibilité | Qui le voit |
|---|---|
| Visible | Tous les utilisateurs internes. Les utilisateurs dont la société est celle du groupe peuvent demander à le rejoindre. |
| Private | Uniquement ses membres. Les utilisateurs ne le rejoignent que lorsque le propriétaire les ajoute. |
| Hidden | Uniquement le propriétaire et les administrateurs système. Les membres ne voient que son nom dans leur propre liste, et peuvent le quitter. |
Les administrateurs système voient tous les groupes.
Ce que reçoit un groupe
Section intitulée « Ce que reçoit un groupe »Le paramètre Email Recipients d’un groupe détermine où vont ses e-mails :
| Destinataires des e-mails | Un e-mail envoyé au groupe va à |
|---|---|
| Group Email + Member Emails | L’Email du groupe, s’il en a un, et tous les membres. |
| Group Email Only | Uniquement l’Email du groupe, par exemple une boîte aux lettres partagée ou une liste de diffusion. |
| Member Emails Only | Tous les membres. L’Email du groupe n’est donné qu’à titre d’information. |
Les messages dans la messagerie, les notifications de l’application et les SMS vont toujours aux membres. Un SMS n’atteint que les membres qui peuvent en recevoir, avec Enable SMS activé et un numéro de mobile sur leur fiche utilisateur.
TrakIT n’envoie qu’aux membres qui sont des utilisateurs internes, non verrouillés, et toujours dans la société du groupe. Un membre qui est passé dans une autre société ou qui a été verrouillé reste dans le groupe, signalé sur sa page, mais ne reçoit rien. Un groupe archivé ne reçoit rien du tout.
Où un groupe peut être destinataire
Section intitulée « Où un groupe peut être destinataire »Vous pouvez choisir un groupe partout où ces destinataires sont définis :
| Où | Comment choisir le groupe |
|---|---|
| Les actions des événements et des données, dans Définitions d’événements et de données : Send Email, Send Documents, Send Chat Message, Send App Notification et Send Message | Dans Recipient List, choisissez le groupe dans + Add a user group, ou tapez son code sous la forme [G-CODE]. |
| Les abonnements des rapports de workflow, des rapports avancés et des rapports de requête | Dans Set Recipients, tapez une partie du nom du groupe et choisissez-le dans la liste, dans To:, Cc: ou Bcc:. Voir Choisir les destinataires. |
| Add Recipients dans les abonnements du rapport avancé | Tapez le code du groupe sous la forme [G-CODE]. |
| Les rappels des champs de date des entités et des actifs, sous Admin > Masters > Data Fields | Choisissez le groupe parmi les utilisateurs à qui envoyer le rappel. |
| Les déclencheurs de périmètre virtuel d’un lieu | Dans Select Users or Groups to notify, tapez une partie du nom du groupe et choisissez-le. |
| Le paramètre Tell d’une grille tarifaire, dans Gestion des tarifs | Choisissez le groupe prévenu lorsque les tarifs de la grille sont sur le point d’expirer et lorsque de nouveaux tarifs arrivent. Voir Grille tarifaire. |
Dans les listes, un groupe affiche sa société, et la plupart des listes le signalent par un symbole de personnes (👥). Les listes proposent les groupes actifs que vous pouvez voir, y compris les groupes masqués dont vous êtes membre. TrakIT refuse un groupe archivé ou que vous ne pouvez pas voir (User group … is archived, No user group has the code …). Un groupe déjà présent dans une liste y reste s’il est archivé par la suite, ou si vous ne pouvez plus le voir.
La page du groupe indique à son propriétaire combien de rapports, de rappels, d’actions des événements et des données et de déclencheurs de périmètre virtuel désignent le groupe.
Trouver un groupe
Section intitulée « Trouver un groupe »- Sélectionnez un onglet :
- My Groups : les groupes actifs dont vous êtes membre.
- All Groups : tous les groupes actifs que vous pouvez voir.
- Archived : les groupes archivés que vous pouvez voir.
- Pour réduire la liste, tapez une partie du nom, du code ou de la description d’un groupe dans Name, Code or Description et appuyez sur Entrée, ou choisissez un Group Type ou une Company. Company apparaît lorsque les groupes que vous pouvez voir appartiennent à plusieurs sociétés.
TrakIT mémorise l’onglet pour la prochaine fois que vous ouvrez la page. Si la page s’ouvre sur My Groups et que vous n’êtes dans aucun groupe, elle affiche All Groups à la place.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Icône | L’icône du groupe, ou le symbole du type du groupe. |
| Group | Le nom du groupe, son code et sa description. Sélectionnez le nom pour ouvrir le groupe. Pour le propriétaire et les administrateurs système, un nombre comme 2 requests indique combien de demandes d’adhésion sont en attente. |
| Company | La société du groupe. |
| Type | Operational, Project, Department ou Notification-only. |
| Visibility | Visible, Private ou Hidden. |
| Owner | Le propriétaire du groupe. |
| Members | Le nombre de ses membres. |
| You | Owner, Member ou Requested. Pour un groupe archivé, également la date de son archivage. |
Sur un groupe masqué dont vous êtes membre mais que vous ne gérez pas, la ligne n’affiche que son nom, et vous ne pouvez pas l’ouvrir.
Créer un groupe
Section intitulée « Créer un groupe »- Sélectionnez New Group.
- Dans New User Group, remplissez les champs ci-dessous.
- Sélectionnez Create.
La page du nouveau groupe s’ouvre. Vous en êtes le propriétaire et le premier membre : ajoutez les autres avec Add Members.
| Champ | Ce qu’il faut saisir |
|---|---|
| Name | Un nom pour le groupe, jusqu’à 100 caractères, unique dans sa société. Obligatoire. Il ne peut pas contenir ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. |
| Code | 2 à 20 lettres, chiffres ou traits de soulignement, unique dans toutes les sociétés. Obligatoire. Les lettres sont mises en majuscules. Il ne peut pas être modifié ensuite. |
| Company | La société du groupe. C’est votre propre société ; un administrateur système peut choisir n’importe quelle société. Elle ne peut pas être modifiée ensuite. |
| Owner | Affiché lorsqu’un administrateur système crée un groupe dans une autre société que la sienne : le propriétaire du groupe, un utilisateur de cette société. |
| Type | Operational, Project, Department ou Notification-only. |
| Facultatif : une adresse e-mail pour le groupe, comme une boîte aux lettres partagée ou une liste de diffusion. | |
| Email Recipients | Où vont les e-mails du groupe : voir Ce que reçoit un groupe. Group Email Only nécessite un Email. |
| Visibility | Visible, Private ou Hidden : voir Visibilité. |
| Description | Facultatif, jusqu’à 500 caractères. |
| Message | Que faire |
|---|---|
| Code must be 2 to 20 letters, digits or underscores | Modifiez le code. |
| The code … is already used by another group | Choisissez un autre code. |
| A group named … already exists in this company | Choisissez un autre nom. |
| Name contains characters that are not allowed | Retirez les symboles du nom. |
| Enter the group’s email address, or choose another Email Recipients option | Saisissez un Email, ou choisissez une autre valeur dans Email Recipients. |
| Choose the group’s owner: a user whose primary company is suivi de la société | Choisissez dans Owner un utilisateur de la société du groupe. |
Lorsqu’un administrateur système désigne quelqu’un d’autre comme propriétaire, celui-ci reçoit un e-mail et un message dans la messagerie, You own a new user group.
Rejoindre ou quitter un groupe
Section intitulée « Rejoindre ou quitter un groupe »Pour rejoindre un groupe visible de votre propre société :
- Sélectionnez Request to Join sur la ligne du groupe.
- Ajoutez une Note pour le propriétaire, si vous le souhaitez, jusqu’à 300 caractères.
- Sélectionnez Send Request.
Votre demande est envoyée au propriétaire du groupe par e-mail et par message dans la messagerie ; si le propriétaire ne peut pas recevoir d’e-mail, elle va aux administrateurs système. La colonne You affiche alors Requested. Vous devenez membre lorsque le propriétaire l’approuve, et vous êtes informé par e-mail dans les deux cas. Pour retirer la demande, sélectionnez Withdraw Request.
Pour rejoindre un groupe privé ou masqué, demandez à son propriétaire de vous ajouter.
Pour quitter un groupe, sélectionnez Leave sur sa ligne, puis confirmez. Vous ne recevez plus ce qui est envoyé au groupe ; pour rejoindre de nouveau un groupe privé ou masqué, son propriétaire doit vous ajouter à nouveau. Le propriétaire est prévenu par message dans la messagerie. Le propriétaire ne peut pas quitter le groupe : il transfère d’abord la propriété à un autre membre, ou archive le groupe s’il en est le seul membre.
Exporter les membres
Section intitulée « Exporter les membres »Sélectionnez Export pour télécharger, sous forme de fichier Excel, les membres de chaque groupe de l’onglet, avec les filtres que vous avez appliqués. Chaque ligne contient le nom, le code, la société, le type, la visibilité et le statut du groupe, puis l’identifiant utilisateur, le nom, l’e-mail et la société du membre, son rôle dans le groupe (Owner ou Member), quand et par qui il a été ajouté, et son statut : Active, ou la raison pour laquelle il ne reçoit rien. Les groupes que vous ne pouvez pas ouvrir sont exclus.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Tous les utilisateurs internes peuvent ouvrir la page, voir les groupes qu’ils sont autorisés à voir, et demander à rejoindre des groupes et les quitter. Les utilisateurs externes ne peuvent pas l’utiliser.
| Section | Autorisation | Vous permet de |
|---|---|---|
| User Groups | Create | Créer des groupes avec New Group. |
Les administrateurs système peuvent créer des groupes dans n’importe quelle société et gérer tous les groupes. Tout le reste, sur un groupe, est réservé à son propriétaire et aux administrateurs système : voir Groupe d’utilisateurs.