Comptabilité multidevise
Une société tient sa comptabilité dans une seule devise, sa devise de base, mais ses factures, factures fournisseurs, encaissements, paiements et comptes bancaires peuvent être dans d’autres devises. Cette page explique comment TrakIT convertit ces montants, conserve les montants dans la devise d’origine, et comptabilise les écarts de change.
Devise de base et devise du document
Section intitulée « Devise de base et devise du document »La devise de base est la Default Currency de la société, définie par un administrateur système. Chaque écriture comptable est équilibrée dans la devise de base, et la balance générale, le bilan et le compte de résultat sont tous dans la devise de base. La devise de base ne peut plus changer dès que la société a un exercice ouvert ou quoi que ce soit de comptabilisé dans sa comptabilité.
Un document peut être dans une autre devise : c’est la devise du document. Lorsqu’il est comptabilisé, son écriture comptable est aussi dans la devise du document. Chaque ligne conserve les deux montants : le montant dans la devise du document et sa contre-valeur dans la devise de base. L’écriture comptable affiche les deux.
Quel taux de change une comptabilisation utilise
Section intitulée « Quel taux de change une comptabilisation utilise »| Comptabilisation | Taux de change |
|---|---|
| Facture, note de débit, avoir, facture fournisseur, et leurs ajustements et passages en pertes | Le taux de change figurant sur le document lui-même, son taux de comptabilisation. |
| Encaissement ou paiement | La table des taux de change, à la date de transaction. |
| Écriture interne | La table des taux de change, à la date de l’écriture interne. |
| Réévaluation des devises | La table des taux de change, à la date de réévaluation. |
| Écriture comptabilisée à la main | L’Exchange Rate que vous saisissez sur l’écriture. Si votre société prend ses taux dans la table, TrakIT le renseigne à partir de la table et vous pouvez le modifier de 1 % au plus. |
À partir de la table des taux de change, TrakIT prend le taux le plus récent à la date ou avant celle-ci, entre la devise de base et l’autre devise, dans un sens ou dans l’autre. Si votre société a un réglage Max Exchange Rate Age, les taux plus anciens ne sont pas utilisés. S’il n’existe aucun taux utilisable, rien n’est comptabilisé et le document ne peut pas être finalisé : TrakIT ne devine jamais un taux.
Comptes en devise étrangère
Section intitulée « Comptes en devise étrangère »Un compte enfant du plan comptable peut être tenu dans une devise étrangère, par exemple un compte bancaire en dollars américains. Vous choisissez sa Currency lorsque vous le créez, et elle ne peut plus changer par la suite.
Un tel compte conserve deux soldes : le montant dans sa devise et sa contre-valeur dans la devise de base. La page du plan comptable affiche les deux, tout comme la page du compte lui-même.
Règles des comptes en devise étrangère :
- Seules les écritures dans la devise du compte peuvent y être comptabilisées, si bien que son montant en devise est toujours enregistré. Les soldes d’ouverture, la réévaluation des devises et la clôture de l’exercice sont les exceptions : ils sont comptabilisés dans la devise de base et enregistrent aussi le montant en devise.
- Une écriture comptabilisée à la main dans la devise de base, ou dans une autre devise étrangère, ne peut pas l’utiliser.
- Il ne peut pas être un compte par défaut, le compte de report à nouveau ou un compte de passage en pertes.
- Il peut être le compte de banque ou de caisse d’un mode de paiement. Le mode ne peut alors être utilisé que pour les encaissements et les paiements dans cette devise.
Les comptes dans la devise de base, comme les comptes de créances clients, de dettes fournisseurs, de produits et de charges, peuvent recevoir des écritures dans n’importe quelle devise. Ils enregistrent la contre-valeur en devise de base, et conservent le montant du document à côté.
Écarts de change réalisés
Section intitulée « Écarts de change réalisés »Un encaissement en devise étrangère solde des factures qui ont été comptabilisées à leurs propres taux de change. Le temps que l’argent arrive, le taux a généralement évolué ; l’argent vaut donc plus ou moins dans la devise de base que la créance qu’il solde. La différence est un gain ou une perte de change réalisé.
Lorsqu’un encaissement ou un paiement en devise étrangère est finalisé, TrakIT comptabilise :
- le compte de banque ou de caisse à la contre-valeur de l’argent à la date de transaction, d’après la table des taux de change ;
- les créances clients ou les dettes fournisseurs à la contre-valeur à laquelle chaque facture ou facture fournisseur affectée a été comptabilisée ;
- la partie non affectée à une facture ou à une facture fournisseur à la contre-valeur de la date de transaction, de sorte qu’elle ne génère ni gain ni perte tant qu’elle n’est pas affectée ;
- la différence sur le FX Gain/Loss Account, sous forme de ligne dans la devise de base uniquement.
Par exemple, une société dont la devise de base est l’EUR facture USD 1 100,00 lorsque 1 EUR = 1,10 USD. La facture comptabilise EUR 1 000,00 en créances clients. Le client paie USD 1 100,00 un mois plus tard, lorsque 1 EUR = 1,00 USD :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque USD | EUR 1 100,00 (USD 1 100,00) | |
| Créances clients | EUR 1 000,00 (USD 1 100,00) | |
| Gain/perte de change | EUR 100,00 |
Un encaissement ou un paiement ne peut être affecté qu’à des factures ou des factures fournisseurs dans sa propre devise. La société a besoin d’un FX Gain/Loss Account avant son premier encaissement ou paiement présentant un écart.
Écarts de change latents : la réévaluation des devises
Section intitulée « Écarts de change latents : la réévaluation des devises »Entre les règlements, les soldes que vous détenez dans d’autres devises restent dans la comptabilité aux taux des jours où ils ont été comptabilisés. La réévaluation des devises les convertit à nouveau au taux d’une date que vous choisissez, généralement la fin d’un mois ou de l’exercice, et comptabilise la différence sur le FX Gain/Loss Account en tant que gain ou perte latent.
Pour la lancer, sélectionnez FX Revaluation sur la page Écritures comptables, choisissez la date et sélectionnez Revalue. Elle nécessite l’autorisation Create sur Journal Entries et un exercice ouvert.
TrakIT réévalue :
- chaque compte actif en devise étrangère de l’actif, du passif et des capitaux propres ;
- les montants dans chaque autre devise sur le Default AR Account et le Default AP Account, qui proviennent des factures, factures fournisseurs, encaissements et paiements dans cette devise.
Les comptes de produits et de charges ne sont jamais réévalués : ils restent aux taux des jours où ils ont été comptabilisés. Les comptes bancaires en devise de base ne sont pas non plus réévalués : leur argent est déjà dans la devise de base.
Par exemple, un compte bancaire en dollars américains détient USD 5 000,00, comptabilisés à EUR 4 500,00. Au 31 décembre, 1 EUR = 1,25 USD, donc les USD 5 000,00 valent EUR 4 000,00. La réévaluation crédite le compte bancaire et débite le compte de gain/perte de change de EUR 500,00. Le compte bancaire détient toujours USD 5 000,00.
Chaque exercice a une seule réévaluation en vigueur : la relancer remplace la précédente du même exercice à partir de la nouvelle date, de sorte que les rapports aux dates antérieures ne changent pas. Les réévaluations des exercices clôturés restent telles qu’elles étaient.
Lancez la réévaluation à chaque fin de période sur laquelle vous établissez des rapports, et toujours au dernier jour de l’exercice avant de le clôturer.
Fin d’exercice
Section intitulée « Fin d’exercice »La clôture d’un exercice ramène à zéro chaque compte de produits et de charges, dans la devise de base et, pour un compte tenu dans une devise étrangère, également dans sa devise. Les comptes de bilan, y compris les comptes bancaires en devise étrangère, reportent leurs soldes sur l’exercice suivant.
Arrondis
Section intitulée « Arrondis »TrakIT convertit chaque ligne séparément et l’arrondit. Pour que chaque écriture reste équilibrée dans la devise de base :
- sur une facture, une facture fournisseur, un encaissement ou un paiement, la ligne de créances clients ou de dettes fournisseurs prend la valeur qui équilibre l’écriture ;
- sur une écriture comptabilisée à la main, un écart d’arrondi va sur la plus grande ligne. Si l’écart est supérieur à deux des plus petites unités de la devise de base par ligne (0,02 par ligne pour une devise à deux décimales), l’écriture est refusée : vérifiez le taux de change.
Conseils
Section intitulée « Conseils »- Tenez à jour la table des taux de change : un taux manquant bloque les comptabilisations.
- Choisissez le FX Gain/Loss Account avant le premier encaissement ou paiement dans une autre devise.
- De petits écarts de change sur presque chaque encaissement et paiement dans une autre devise sont normaux.
- Pour retrouver tous les écarts de change, ouvrez le compte de gain/perte de change sur la page du plan comptable : son onglet Journal Entries liste chaque écriture.