Entreposage : réceptionner et sortir des articles

Ce guide suit le stock à travers un entrepôt : vous réceptionnez des articles sur un ordre de travail, TrakIT les place dans des emplacements de stockage, et vous les sortez du stock sur un autre ordre de travail. Il couvre aussi le déplacement et l’ajustement du stock hors des ordres de travail, le suivi des niveaux de stock et la correction des erreurs. Il s’adresse aux utilisateurs des opérations et au personnel de l’entrepôt.

Il suppose que l’entreposage est configuré : l’entrepôt avec ses zones et ses emplacements de stockage, les articles, et un workflow dont les ordres de travail déplacent du stock. Si ce n’est pas le cas, commencez par Configurer l’entreposage. Pour les éléments de base et comment le stock est compté, voir Entrepôts.

Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de ce guide sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

L’exemple suivi tout au long du guide est un dossier d’import de référence EXBL2610045, pour le client Example Trading Co : 200 cartons de carrelage arrivent dans le conteneur ABCU1234560. Le paramètre Warehouse Operation du workflow vaut Both. L’ordre de travail 30101 réceptionne les cartons dans l’entrepôt WH1, zone A, emplacement de stockage A-01-2. Une semaine plus tard, l’ordre de travail 30102 du même dossier livre 50 cartons au client.

1. Vérifier que vous pouvez travailler avec les articles

Chaque étape demande une autorisation. Un administrateur système les donne dans Gestion des rôles :

Étape	Section	Autorisation
Ajouter des articles à un ordre de travail	Work Orders	Add Item
Modifier ou supprimer des articles qui ne sont pas confirmés	Work Orders	Delete Item
Confirmer des articles	Work Orders	Commit Items
Annuler une confirmation	Work Orders	Cancel Items
Ouvrir les articles et le fichier des articles	Item Master	Read
Voir le stock et les transactions	Warehouse Transactions	Read
Déplacer ou ajuster le stock d’un article	Warehouse Transactions	Move Stock, Adjust Stock

Donnez aussi Read dans Item Master aux rôles qui ajoutent des articles aux ordres de travail. Les utilisateurs autres que les administrateurs système ne voient que les entrepôts de leurs sociétés. Voir Rôles et autorisations.

2. Ajouter les articles que vous réceptionnez

Lorsque les cartons sont attendus, enregistrez-les sur l’ordre de travail de réception. Rien ne change encore dans le stock : l’ajout d’articles planifie le mouvement.

Ouvrez l’ordre de travail 30101 et sélectionnez l’onglet Items.
Au-dessus de la liste, choisissez l’entrepôt, WH1, et le sens, Inbound. Le sens ne peut être choisi que dans un workflow réglé sur Both ; sinon, il est fixe.
Sélectionnez Add Item et remplissez la fenêtre contextuelle : Area, Item, Storage Owner, l’emplacement de stockage sous Select Storage, Quantity, et si utile Total Weight, Total Volume, Reference et Remarks. Voir Ajouter un article.
Sélectionnez Save.

Ce qui détermine les choix :

Item liste les articles des types d’articles que le workflow autorise (son onglet Warehouses & Yards), ou tous les articles s’il les autorise tous.
Storage Owner détermine les emplacements de stockage listés : Not Owned liste ceux qui ne sont réservés à personne, Owned By client ceux qui sont réservés au client de l’ordre de travail. Chaque emplacement de stockage affiche son stock de l’article et son âge moyen.
Pour un article avec numéros de série, vous saisissez le numéro de série dans Serial No au lieu d’une quantité : une ligne par unité.
Un article dont un champ de données obligatoire n’a pas de valeur ne peut pas être ajouté. Remplissez d’abord le champ sur l’article.

Dès que l’ordre de travail a des articles, l’entrepôt et le sens sont verrouillés. Le premier article enregistre aussi l’entrepôt sur l’ordre de travail. L’onglet Work Orders de l’article liste désormais l’ordre de travail, mais le stock de l’article ne change pas et il n’y a encore aucune transaction.

Tant que vous n’avez pas confirmé, vous pouvez modifier un article avec son icône de crayon ou le retirer avec sa croix. Les deux demandent Delete Item.

3. Confirmer les articles réceptionnés

Lorsque les cartons sont en place dans A-01-2, confirmez-les :

Dans l’onglet Items, sélectionnez Commit Inbound.

TrakIT vérifie d’abord tout l’ordre de travail. Si une vérification échoue, rien n’est confirmé et une Commit Error indique pourquoi :

chaque article a un emplacement de stockage et une quantité ;
l’événement Commit Requirement du workflow, s’il en a un, a une valeur autre que TBA ;
les articles tiennent dans leurs emplacements de stockage : TrakIT additionne tous les articles destinés au même emplacement de stockage, plus le stock qui s’y trouve déjà, et compare le total à sa Capacity ;
les validations personnalisées que le support TrakIT peut configurer pour Commit Items réussissent. Voir Validations et actions.

Ensuite, TrakIT :

crée une transaction InBound pour chaque ligne d’article, avec la source WO, à son emplacement de stockage. Le stock appartient au client de l’ordre de travail, ici Example Trading Co, et conserve la référence et les remarques de la ligne ;
remplit l’événement Warehouse Commit Event du workflow, s’il en a un, avec la date et l’heure, et la remarque Inbound Items Committed ;
enregistre la confirmation dans l’onglet Audit Log de l’ordre de travail.

Après la confirmation :

Add Item disparaît, les articles ne peuvent plus être modifiés, et Cancel Inbound apparaît ;
l’ordre de travail ne peut être ni annulé ni supprimé tant que la confirmation n’est pas annulée.

Un ordre de travail dont les articles ont des emplacements de stockage mais ne sont pas confirmés ne peut pas être clôturé : TrakIT affiche Items not committed. Confirmez les articles, ou retirez-les, avant de le clôturer. Une fois l’ordre de travail clôturé ou annulé, ses articles ne peuvent plus être ajoutés, confirmés ni annulés.

4. Suivre le stock

Chaque mouvement confirmé apparaît à plusieurs endroits :

Où	Ce que vous voyez après la confirmation de l’ordre de travail 30101
Fichier des articles (Operations > Warehouses > Item Masters)	Le Stock du carrelage est de 200, coloré selon les niveaux bas et haut de l’article. Filtrez par Warehouse, Area ou Storage pour voir le stock à un endroit.
L’onglet In Stock de l’article	200 dans `WH1`, zone `A`, emplacement de stockage `A-01-2`, avec l’âge moyen en jours.
L’onglet Transaction History de l’article	Une transaction InBound de +200, source WO, ordre de travail 30101, client Example Trading Co.
Transactions d’entrepôt (Operations > Warehouses > Transactions)	La même transaction, parmi celles de tous les articles. Utilisez Multi-Value Search avec Work Order ID pour lister les transactions d’un ordre de travail.
Le rapport de stock	Le stock initial, les entrées, les sorties et le stock final du mois pour chaque article.

Les niveaux de stock ne servent qu’à colorer les chiffres. TrakIT ne bloque rien lorsque le stock est bas ou haut.

5. Sortir les articles du stock sur un autre ordre de travail

L’ordre de travail 30102 livre 50 cartons. Dans son onglet Items :

Choisissez l’entrepôt, WH1, et le sens, Outbound.
Sélectionnez Add Item, choisissez la zone dans Area et l’article dans Item. Seuls les articles en stock dans cette zone sont listés.

Sous Select Source, choisissez d’où prélever le stock :

Source	Prélève le stock	Utilisez-la pour
By Storage	Dans un emplacement de stockage, quel que soit le propriétaire du stock qui s’y trouve.	Prélever par emplacement.
By Transaction	Sur une transaction d’entrée antérieure. Same Job Only ne liste que le stock reçu sur ce dossier, ici par l’ordre de travail 30101.	Livrer exactement ce qu’un ordre de travail a reçu.
By Customer	Dans un emplacement de stockage, uniquement le stock du client de l’ordre de travail.	Séparer le stock des clients dans des emplacements partagés.

Saisissez la quantité dans Quantity. Elle ne peut pas dépasser le stock disponible à la source.
Sélectionnez Save, puis Commit Outbound lorsque les cartons partent.

L’ajout d’un article en sortie ne réserve pas le stock. Tant qu’il n’est pas confirmé, un autre ordre de travail peut prévoir de prélever le même stock. Sous By Transaction, la colonne Alloc. indique la quantité que des articles pas encore confirmés prévoient déjà de prélever sur chaque transaction. Si le stock est parti au moment où vous confirmez, TrakIT refuse la confirmation.

Lorsque vous confirmez, TrakIT prélève le stock en commençant par le plus ancien (premier entré, premier sorti) à la source choisie, et vérifie que l’emplacement de stockage autorise les sorties de stock (son Operation Allowed). Il crée une transaction OutBound pour chaque transaction d’entrée sur laquelle il prélève. Chacune indique le client et la référence du stock, et dans Inbound WO, l’ordre de travail qui l’a reçu. Si une ligne ne peut pas être confirmée, aucune ne l’est.

Comme pour une confirmation d’entrée, TrakIT remplit l’événement de confirmation (remarque Outbound Items Committed) et enregistre la confirmation dans le journal d’audit. Dans l’exemple, le fichier des articles affiche maintenant 150 cartons, et l’historique des transactions affiche -50 avec Inbound WO 30101.

6. Déplacer du stock entre emplacements de stockage

Pour déplacer du stock sans ordre de travail, par exemple de A-01-2 vers B-03-1, utilisez Move Stock sur la page de l’article. Il faut l’autorisation Move Stock.

Un déplacement crée au moins deux transactions, avec la source Move : une transaction OutBound à l’ancien emplacement, prélevée en commençant par le stock le plus ancien, et une transaction InBound au nouvel emplacement. À la destination, le stock conserve son client, sa référence et son âge, mais sa transaction n’a pas d’ordre de travail. Le stock déplacé n’est donc plus listé sous Same Job Only : sortez-le avec By Storage ou By Customer.

Déplacer du stock qu’un ordre de travail a reçu compte comme une sortie : la confirmation d’entrée de cet ordre de travail ne peut plus être annulée (voir l’étape 8).

7. Compter et ajuster le stock

Après un inventaire, corrigez l’écart avec Adjust Stock sur la page de l’article : Add Stock ou Remove Stock, avec des remarques d’au moins 10 caractères. Chaque ajustement est une transaction avec la source Adjustment, et le stock retiré est prélevé en commençant par le plus ancien. Il faut l’autorisation Adjust Stock.

Pour charger le stock d’un entrepôt qui commence à utiliser TrakIT, un administrateur système utilise plutôt Initialize Stock dans le fichier des articles.

8. Corriger les erreurs

Les transactions ne sont jamais supprimées. Annuler une transaction la marque comme annulée (en rouge dans les listes) et restitue son stock, et le filtre Cancelled de la page Transactions d’entrepôt la retrouve.

Situation	Que faire
Un article est erroné et pas encore confirmé	Modifiez-le avec son icône de crayon, ou retirez-le avec sa croix.
Une confirmation d’entrée est erronée	Sélectionnez Cancel Inbound. TrakIT annule toutes les transactions d’entrée de l’ordre de travail et leur stock. Corrigez les articles, puis confirmez de nouveau.
Une confirmation de sortie est erronée	Sélectionnez Cancel Outbound. TrakIT annule les transactions de sortie et restitue leurs quantités aux transactions d’entrée dont elles provenaient. Corrigez les articles, puis confirmez de nouveau.
Cancel Inbound n’est pas affiché	Une partie du stock reçu a été sortie depuis, par une confirmation de sortie, un déplacement ou un ajustement. Annulez d’abord les confirmations de sortie qui l’ont prélevée. Pour un déplacement ou un ajustement, corrigez le stock avec Adjust Stock.
L’ordre de travail doit être annulé	Annulez d’abord sa confirmation, puis annulez l’ordre de travail.
La dernière transaction d’un article est erronée	Un administrateur système peut utiliser Cancel Last Transaction dans l’onglet Transaction History de l’article. Un déplacement demande une annulation pour chacune de ses transactions.

L’annulation d’une confirmation demande Cancel Items. Elle n’efface pas l’événement de confirmation : la confirmation suivante le remplit de nouveau avec la nouvelle date et la nouvelle heure.

Dépannage

Message	Que faire
No warehouses available. Warehouse selection is required to add Items.	Les entrepôts du workflow doivent avoir une zone, le type Warehouse, et l’une de vos sociétés sous Company Access. Voir Configurer l’entreposage.
Quantity cannot exceed available stock (n)	Saisissez au plus la quantité indiquée, ou choisissez une autre source.
Items with Storage location or Quantity missing	Ouvrez chaque article avec son icône de crayon et complétez-le.
Required event ‘code’ is not completed	Enregistrez l’événement qu’exige la condition de confirmation du workflow dans l’onglet Events, puis confirmez.
One or more storage locations is exceeding capacity with this commit	Placez certains articles dans un autre emplacement de stockage, ou demandez à un administrateur d’augmenter la Capacity.
Stock available is less than quantity requested, Not enough quantity available at storage location	Un autre ordre de travail, un déplacement ou un ajustement a prélevé le stock avant vous. Vérifiez l’onglet In Stock de l’article et modifiez l’article.
Storage operation not allowed	L’emplacement de stockage n’autorise pas les entrées ou les sorties de stock. Choisissez-en un autre, ou demandez à un administrateur de modifier son Operation Allowed.
No items to commit	Les articles sont déjà confirmés.
Items not committed	Lors de la clôture : confirmez les articles, ou retirez-les.
Cannot cancel Work Order with committed items, A work order with items committed to a warehouse cannot be deleted	Annulez d’abord la confirmation.

Pour aller plus loin

Ordre de travail : l’onglet Items en détail.
Article et Fichier des articles : les articles, le stock, les déplacements et les ajustements.
Transactions d’entrepôt : chaque mouvement, avec des filtres et l’export.
Gérer un parc : les conteneurs dans un parc à conteneurs, que TrakIT tient à part des articles d’entrepôt.