Journal des messages

La page Message Log affiche ce que TrakIT a envoyé et reçu : les e-mails qu’il a envoyés, avec la raison de l’échec le cas échéant, les e-mails arrivés dans sa boîte aux lettres, les adresses auxquelles il n’envoie plus d’e-mails, et les messages texte et messages instantanés qu’il a envoyés par les canaux de messagerie.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Logs > Message Log.

La page comporte quatre onglets. Elle s’ouvre sur Emails Sent. Chaque onglet a sa propre adresse : vous pouvez donc ajouter aux favoris celui que vous utilisez le plus.

Emails Sent : les e-mails que TrakIT a envoyés.
Emails Received : les e-mails arrivés dans la boîte aux lettres que lit TrakIT.
Emails Excluded : les adresses auxquelles TrakIT n’envoie plus d’e-mails.
Messages Sent : les messages SMS, WhatsApp et instantanés.

Trouver un message

Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez les filtres dont vous avez besoin. Chaque onglet a ses propres filtres, listés ci-dessous. Un filtre de texte trouve n’importe quelle partie du texte.
Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple 125 Found. La liste affiche 20 lignes par page. Les heures sont dans votre fuseau horaire.

Onglet Emails Sent

L’onglet Emails Sent liste les e-mails que TrakIT a envoyés, les plus récents en premier : les notifications, les rapports, les documents, les e-mails que les utilisateurs ont envoyés depuis TrakIT, etc. Quelques e-mails système, comme les codes de connexion, ne sont pas journalisés. Les mots de passe et les liens de changement de mot de passe contenus dans un e-mail s’affichent sous forme d’astérisques.

Colonne	Affiche
Sent	Le moment où l’e-mail a été envoyé. Si l’envoi a échoué, [FAILED] en dessous, et la ligne est en rouge.
Sent By	L’utilisateur qui l’a envoyé, ou System pour un e-mail que TrakIT a envoyé de lui-même.
Subject & Recipients	L’objet, avec les destinataires en dessous.
Attached Files	Les noms et les tailles des fichiers joints.
Company	La société pour laquelle l’e-mail a été envoyé.

Les e-mails envoyés uniquement au support TrakIT sont affichés en gris et ne peuvent pas être ouverts.

Filtre	Trouve
Sender	Le nom de l’utilisateur qui l’a envoyé. `System` trouve les e-mails que TrakIT a envoyés de lui-même.
Recipients	N’importe quelle partie de l’adresse d’un destinataire.
Subject	N’importe quelle partie de l’objet.
Message Content	N’importe quelle partie du contenu de l’e-mail.
Status	Show Failed Only : uniquement les e-mails dont l’envoi a échoué.

Ouvrir un e-mail envoyé

Sélectionnez un e-mail dans la liste. La fenêtre Sent Mail # s’ouvre, avec le numéro de l’e-mail, et affiche l’e-mail tel qu’il a été envoyé, avec son modèle et son logo. Pour un e-mail en échec, Failure Reason en dessous indique pourquoi. Sélectionnez Close pour fermer la fenêtre.

Lorsqu’un e-mail échoue

TrakIT envoie les e-mails par les serveurs SMTP configurés sur la page Intégrations.

Si le serveur est injoignable ou refuse l’e-mail temporairement, TrakIT conserve l’e-mail et réessaie toutes les 15 minutes, jusqu’à 5 tentatives au total, pendant 24 heures au maximum. Failure Reason se termine par la tentative, par exemple [Attempt 2]. Lorsqu’une nouvelle tentative aboutit, l’heure de l’e-mail devient celle à laquelle il est parti et il n’est plus marqué en échec.
Si le serveur a refusé certains destinataires mais a livré l’e-mail aux autres, la raison commence par Sent to the other recipients - refused: et l’e-mail n’est pas renvoyé.
Si Outgoing Email est désactivé dans les paramètres de l’application, ou si le serveur SMTP n’est pas actif, l’e-mail est journalisé comme en échec et n’est pas renvoyé.

Toutes les 3 heures, TrakIT envoie aux administrateurs système un e-mail Unsuccessful Email Summary qui liste les e-mails en échec pendant cette période, et indique pour chacun s’il fait encore l’objet de nouvelles tentatives.

Onglet Emails Received

L’onglet Emails Received liste les e-mails arrivés dans la boîte aux lettres que lit TrakIT, les plus récents en premier. Cette boîte aux lettres est une boîte Gmail ou Office 365 connectée sur la page Boîte de réception OAuth, ou une boîte configurée par le support TrakIT. TrakIT la lit toutes les 5 minutes.

TrakIT traite les e-mails dont l’objet commence par une commande TrakIT, comme trakit rates pour envoyer des tarifs à une grille tarifaire, lorsqu’ils proviennent de l’adresse d’un utilisateur TrakIT actif. Il répond alors à l’expéditeur par un e-mail Email Response. Un e-mail contenant une commande, envoyé depuis une adresse qui n’est pas celle d’un utilisateur TrakIT, reçoit une réponse indiquant que l’expéditeur ne peut pas être authentifié.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de l’e-mail dans TrakIT.
Received	Le moment où il est arrivé.
From	L’adresse de l’expéditeur.
User	L’utilisateur TrakIT qui a cette adresse, s’il y en a un.
Subject	L’objet.
Attached Files	Les noms des fichiers joints. TrakIT ne conserve les fichiers eux-mêmes que jusqu’à ce qu’il ait traité l’e-mail.

Filtre	Trouve
Name	Le nom de l’utilisateur TrakIT qui l’a envoyé.
Email	N’importe quelle partie de l’adresse de l’expéditeur.
Subject	N’importe quelle partie de l’objet.
Message Content	N’importe quelle partie du texte de l’e-mail.

Sélectionnez un e-mail pour l’ouvrir. La fenêtre POP Mail # affiche le texte de l’e-mail à gauche et la réponse de TrakIT à droite, ou Subject not recognized et No response sent si TrakIT n’a pas répondu.

Onglet Emails Excluded

L’onglet Emails Excluded liste les adresses auxquelles TrakIT n’envoie plus d’e-mails, triées par adresse. Lorsqu’une adresse est exclue :

TrakIT la retire de chaque e-mail qu’il envoie, qu’elle figure parmi les destinataires principaux, en copie (Cc) ou en copie cachée (Cci). Last Used indique la dernière fois que TrakIT l’a retirée. S’il ne reste aucun destinataire, l’e-mail n’est pas envoyé, et TrakIT indique No recipients found. Please check if emails are excluded.
Les champs d’adresse e-mail la refusent. Lorsque quelqu’un saisit l’adresse, par exemple comme e-mail d’une entité, e-mail d’un utilisateur, destinataire d’un rapport, destinataire d’une action d’événement et de données, ou adresse à laquelle une facture ou un document est envoyé, TrakIT indique Email … is excluded.

Les messages texte et les messages instantanés ne sont pas concernés.

Les adresses arrivent dans la liste de trois façons :

Le destinataire se désabonne. Le modèle d’e-mail standard de TrakIT se termine par un lien Unsubscribe. Dans les 7 jours qui suivent l’e-mail, le destinataire peut le suivre, saisir son adresse et choisir un motif. TrakIT ajoute l’adresse en tant que Recipient Request, avec le motif dans Details, la retire des listes de destinataires des actions d’événements et de données et des rapports, et envoie un e-mail aux administrateurs système (Email Unsubscribed). L’adresse d’un utilisateur TrakIT ne peut pas être désabonnée de cette façon.
L’adresse est rejetée. Sur les installations dont le service d’e-mail signale les rejets à TrakIT, une adresse à laquelle rien ne peut jamais être livré est ajoutée en tant que Hard Bounce. Les administrateurs système reçoivent un e-mail Emails Excluded - Hard Bounce, qui liste les entités et les listes de destinataires qui utilisent l’adresse.
Un administrateur système l’ajoute. Voir Ajouter des adresses à exclure.

Colonne	Affiche
Email	L’adresse exclue.
Added	Le moment où elle a été ajoutée.
Last Used	La dernière fois que TrakIT l’a retirée d’un e-mail. Vide si cela n’est jamais arrivé.
Reason	Hard Bounce, Soft Bounce, Recipient Request ou User Request.
Details	Pourquoi elle a été ajoutée : le motif donné par le destinataire, le message du service d’e-mail, ou le détail saisi par un administrateur système.

Le filtre Email trouve n’importe quelle partie d’une adresse.

Pour permettre à TrakIT d’écrire de nouveau à une adresse, un administrateur système sélectionne le X au bout de sa ligne. L’adresse est retirée immédiatement, sans confirmation, et TrakIT indique Email removed from Excluded list.

Ajouter des adresses à exclure

Les administrateurs système peuvent ajouter des adresses à la liste.

Dans l’onglet Emails Excluded, sélectionnez Add Emails… sous la liste. La fenêtre Add Emails to Exclude s’ouvre.
Dans Emails:, saisissez les adresses, une par ligne.
Choisissez le motif dans Reason: : Hard Bounce, Soft Bounce, Recipient Request ou User Request.
Dans Detail:, indiquez pourquoi, en 500 caractères au maximum. Ce champ est obligatoire.
Sélectionnez Add. TrakIT indique Emails added successfully.

Les adresses déjà présentes dans la liste sont ignorées. TrakIT indique Please specify some emails to add si Emails: est vide, Detail is required si Detail: l’est, et Email … is invalid pour une adresse qui n’est pas une adresse e-mail valide.

Onglet Messages Sent

L’onglet Messages Sent liste les messages que TrakIT a envoyés, ou s’apprête à envoyer, par ses canaux de messagerie, les plus récents en premier : des messages texte par SMS ou par WhatsApp, et des publications dans Google Space, MS Teams, Telegram ou Discord. Il s’agit notamment des notifications, des actions Send Message des événements et des données, et des codes de connexion envoyés par SMS. TrakIT envoie les messages en attente toutes les minutes.

Colonne	Affiche
Added	Le moment où le message a été mis en file d’attente.
Channel	Le canal de messagerie par lequel il est passé.
Recipient	L’utilisateur TrakIT auquel il était destiné. Pour le moment, cette colonne reste vide : utilisez Mobile.
Mobile	Le numéro auquel il a été envoyé. Vide pour une publication dans un canal partagé.
Message Text	Le message.
Status/Sent	Le moment où il a été envoyé, ou la raison de son échec. Vide tant qu’il attend d’être envoyé.
Work Order	L’ordre de travail que concerne le message ; il ouvre l’ordre de travail. - s’il n’y en a pas.

Les messages en échec sont affichés en rouge. Les lignes ne peuvent pas être ouvertes.

Filtre	Trouve
Mobile	N’importe quelle partie du numéro.
Message Content	N’importe quelle partie du message.
Status	Show Failed Only : uniquement les messages non envoyés, c’est-à-dire ceux en échec et ceux encore en attente.

Durée de conservation du journal

TrakIT supprime les anciennes entrées comme défini sur la page Politique de conservation des données : Email Outbox pour les e-mails envoyés, Email Inbox pour les e-mails reçus, et Message Outbox pour les messages envoyés.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Message Log (du groupe Admin) pour ouvrir la page et voir les quatre onglets.

Les administrateurs système voient tous les e-mails et tous les messages. Les autres utilisateurs voient :

dans l’onglet Emails Sent, les e-mails envoyés pour l’une de leurs sociétés ;
dans l’onglet Emails Received, les e-mails des utilisateurs de leurs sociétés, avec les réponses de TrakIT ;
dans l’onglet Messages Sent, les messages qui concernent des ordres de travail de leurs workflows et, pour les messages sans ordre de travail, ceux adressés aux utilisateurs de leurs sociétés.

Les e-mails envoyés sans société, et les e-mails d’expéditeurs qui ne sont pas des utilisateurs TrakIT, sont réservés aux administrateurs système. L’onglet Emails Excluded affiche la liste complète à tous ceux qui peuvent ouvrir la page.

Seuls les administrateurs système peuvent ajouter des adresses à la liste Emails Excluded et les en retirer.