Rapports de workflow

Un rapport de workflow est un fichier des ordres de travail d’un workflow, avec les colonnes que vous choisissez, que TrakIT envoie par e-mail selon une planification. Il peut être destiné à un client, et porter sur les ordres de travail de ce client, ou à vos propres utilisateurs, et porter sur tous les ordres de travail ouverts du workflow. La page Workflow Reports liste ces rapports ; c’est là que vous en créez un nouveau.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Reports > Workflow. Pour comparer les sortes de rapports, voir Choisir la sorte de rapport.

Chaque rapport est configuré sur sa propre page, Rapport de workflow :

Un rapport appartient à un workflow, et compte une ligne par ordre de travail (By Work Order) ou une ligne par dossier (By Job).
Ses champs sont les colonnes du fichier.
Ses abonnements clients envoient à un client les ordres de travail de ce client, et ses abonnements utilisateurs envoient à vos propres utilisateurs tous les ordres de travail ouverts du workflow. Chaque abonnement a son propre format, sa propre planification et ses propres destinataires.
L’utilisateur qui a créé le rapport en est le propriétaire. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent le modifier.

Onglets des groupes de workflows

Si vos workflows sont organisés en plusieurs groupes de workflows, un onglet apparaît pour chaque groupe, plus All. La liste et le filtre Workflows n’affichent que les workflows du groupe sélectionné.

Trouver un rapport

Si la page affiche des onglets, sélectionnez le groupe de workflows dans lequel rechercher, ou All.
Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple Reports Found - 12. TrakIT mémorise vos filtres et le groupe de workflows pour la prochaine fois que vous ouvrez la page. Reset efface les filtres et sélectionne de nouveau tous les workflows et toutes les étiquettes.

Filtre	Trouve
Workflows	Les rapports des workflows sélectionnés. La liste contient les workflows auxquels vous avez accès, actifs ou non. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Report Name	N’importe quelle partie du nom du rapport.
Report Type	Les rapports By Work Order ou By Job, ou – Any Type –.
Report Owner	N’importe quelle partie du nom du propriétaire.
Show Accessible Only	Seulement les rapports dont vous êtes le propriétaire, ou qui ont un abonnement auquel on vous a donné accès. Cela ne change rien pour les administrateurs système.
Subscription Title	Les rapports qui ont un abonnement client dont le nom du client contient le texte, ou un abonnement utilisateur dont le titre le contient.
Modified By	Les rapports modifiés en dernier par l’utilisateur, ou dont un abonnement a été modifié en dernier par lui. Saisissez n’importe quelle partie du nom ou de l’identifiant utilisateur.
Recipients	Les rapports qui ont un abonnement envoyé à un destinataire correspondant : n’importe quelle partie d’une adresse e-mail, du nom ou de l’adresse e-mail d’un utilisateur, ou du nom ou du code d’un groupe d’utilisateurs.
Scheduled (UTC)	Les rapports qui ont un abonnement planifié pour partir à cette heure, de 0 à 23, en UTC. — pour n’importe quelle heure.
Tags	Les rapports qui ont les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les rapports sans étiquette. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.

La liste

La liste affiche 20 rapports par page, triés par workflow puis par nom de rapport. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le rapport.

Colonne	Affiche
Workflow	Le workflow du rapport.
Report Name	Le nom du rapport. Il forme aussi le début de l’objet des e-mails envoyés aux clients.
Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport.
Report Type	By Work Order ou By Job.
Fields	Le nombre de champs (colonnes) du rapport.
Customers	Le nombre de ses abonnements clients.
Users	Le nombre de ses abonnements utilisateurs.
Last Changed By	La personne qui a modifié le rapport en dernier, et quand.

Les rapports inactifs apparaissent dans une couleur plus claire. Vous ne les voyez que si vous en êtes le propriétaire, ou si vous êtes administrateur système. Un rapport affiché en gris est un rapport dont vous n’êtes pas le propriétaire et auquel vous n’avez pas accès : vous pouvez l’ouvrir pour voir comment il est configuré, et demander à son propriétaire l’accès à un abonnement (voir Accès utilisateur).

Vous ne voyez que les rapports des workflows auxquels vous avez accès. Les rapports des workflows archivés ne sont pas listés.

Créer un rapport de workflow

Sélectionnez Create.
Dans Create New Workflow Report, remplissez les champs ci-dessous.
Sélectionnez Create.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Workflow	Le workflow dont le rapport liste les ordres de travail : l’un des workflows actifs auxquels vous avez accès. Obligatoire.
Report Name	Jusqu’à 50 caractères. Obligatoire. Il figure dans l’objet des e-mails envoyés aux clients.
File History	Si TrakIT conserve une copie des fichiers générés dans l’onglet History du rapport : No History, Sent Only ou Sent or Previewed. Vous pouvez le modifier par la suite.
Report Type	By Work Order : une ligne par ordre de travail. By Job : une ligne par dossier, avec des totaux comme le nombre d’ordres de travail ou d’EVP. Il ne peut pas être modifié par la suite.
Active	Coché par défaut. Un rapport inactif n’est pas envoyé, et seuls son propriétaire et les administrateurs système le voient.
Restricted	Non utilisé : TrakIT n’enregistre pas cette option ; elle ne masque donc pas le rapport aux autres utilisateurs. Pour contrôler qui peut générer un abonnement, utilisez l’accès utilisateur.

TrakIT affiche Report was created successfully et ajoute le rapport à la liste, avec vous comme propriétaire. Un nouveau rapport n’a ni champ ni abonnement : ouvrez-le, puis ajoutez ses champs et ses abonnements.

Pour créer un rapport semblable à un rapport existant, ouvrez ce rapport et dupliquez-le : voir Dupliquer ou supprimer le rapport.

Messages

Message	Que faire
Report Name contains possible html tags or disallowed text	Retirez les signes `<` du nom, et ne le commencez pas par `=`, `+` ou `@`.
Subscription filter contains possible html tags or disallowed text, et de même pour Recipients, Report Name, Report Owner et Modified By	Retirez les signes `<` du filtre, et ne le commencez pas par `=`, `+` ou `@`.
Permission Denied	Votre rôle ne peut pas créer de rapports de workflow.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
WorkFlow Reports	Read	Ouvrir la page et voir les rapports des workflows auxquels vous avez accès.
WorkFlow Reports	Create	Créer des rapports, avec Create.

Les administrateurs système voient les rapports de tous les workflows, actifs et inactifs.