Geo Data

La page Geo Data contient l’arborescence des zones géographiques avec lesquelles TrakIT travaille : Global au sommet, puis les régions, les clusters, les pays, les États, les secteurs et les villes, et sous chaque ville ses lieux, comme les ports, les parcs, les entrepôts, les bureaux et les sites des clients. Vous y ajoutez, renommez, déplacez et supprimez ces zones géographiques, et vous choisissez quels utilisateurs ont accès à quelle partie de l’arborescence.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Geo Data. Les liens vers une zone géographique ailleurs dans TrakIT, comme Belongs To sur un lieu, ouvrent la page sur cette zone géographique.

La configuration de Geo Data est la première étape de la configuration de TrakIT : les sociétés, les workflows et les lieux en dépendent tous. Voir Configurer TrakIT.

Organisation de l’arborescence

Chaque zone géographique a un type, et chaque type ne peut se trouver que sous certains types :

Type	Peut se trouver sous	Peut contenir
Global	Rien : il n’y en a qu’un, au sommet.	Les régions
Region	Global	Les clusters et les pays
Cluster	Une région	Les pays
Country	Une région ou un cluster	Les États, les secteurs et les villes
State	Un pays	Les secteurs et les villes
Area	Un pays ou un État	Les villes
City	Un pays, un État ou un secteur	Les lieux
Location	Une ville	Rien

Les clusters, les États et les secteurs sont facultatifs : utilisez-les uniquement si vous en avez besoin pour regrouper des zones géographiques. Un pays ne peut pas se trouver dans un autre pays.

Ce à quoi TrakIT utilise l’arborescence :

chaque société appartient à l’un de ses pays ;
chaque workflow est affecté à deux de ses zones géographiques ;
les utilisateurs obtiennent l’accès aux workflows par les zones géographiques auxquelles ils sont affectés (voir Users With Access) ;
les endroits par lesquels passe un ordre de travail, les entrepôts et les parcs sont des lieux. La liste des lieux les répertorie tous.

Chaque zone géographique a un code, unique dans toute l’arborescence. Le code d’un pays est son code ISO à 2 lettres, par exemple KE, et le code d’une ville est son code à 3 lettres, par exemple MBA.

Trouver une zone géographique

L’arborescence se trouve à gauche de la page et la zone géographique sélectionnée à droite.

Sélectionnez la flèche à côté d’une zone géographique pour afficher ou masquer les zones géographiques qu’elle contient. Une zone géographique qui ne contient rien n’a pas de flèche.
Sélectionnez une zone géographique pour l’afficher à droite. La ligne est mise en surbrillance.
Dans Search code or name, saisissez au moins 2 caractères d’un code, d’un nom ou d’un nom local. Jusqu’à 50 zones géographiques correspondantes sont listées, chacune avec son type et la zone géographique sous laquelle elle se trouve. Choisissez-en une, ou utilisez les touches fléchées et Entrée, pour déplier l’arborescence jusqu’à elle et la sélectionner.

Les pays affichent leur drapeau. Un lieu affiche un repère plein si sa position est définie. Une zone géographique désactivée, comme un lieu inactif, est barrée.

La barre d’adresse suit la zone géographique sélectionnée : vous pouvez donc l’ajouter à vos favoris ou envoyer le lien à une personne qui a accès à cette page.

La zone géographique sélectionnée

Le chemin de Global à la zone géographique sélectionnée s’affiche en haut. Sélectionnez une zone géographique de ce chemin pour y remonter.

En dessous figurent le code et le nom de la zone géographique, son statut (Active ou Disabled) et ses détails :

Champ	Affiche
Type	Le type de zone géographique.
Local Name	Le nom dans la langue locale, s’il a été saisi.
Belongs To	La zone géographique sous laquelle elle se trouve. Sélectionnez-la pour y aller.
Country	Pour les États, les secteurs, les villes et les lieux : le pays où ils se trouvent.
Created, Last Updated	Quand, et par qui.

Un lieu affiche aussi son Location Type, ses Coordinates (sélectionnez [Copy] pour les copier en degrés décimaux), le rayon de son Geofence en mètres, son Owner et ses adresses, ainsi qu’une carte de sa position. Sélectionnez la carte pour ouvrir la position dans Google Maps. Si la carte ne peut pas être affichée, la page propose Open in Google Maps à la place. Sélectionnez Open Location Details pour ouvrir la page Lieu.

Les icônes à côté du statut agissent sur la zone géographique sélectionnée :

Icône	Action
Crayon (Modify)	Modifier son code et ses noms : voir Modifier une zone géographique.
Flèches (Move)	La placer sous une autre zone géographique : voir Déplacer une zone géographique.
Corbeille (Delete)	La supprimer : voir Supprimer une zone géographique.
Excel (Export this branch)	La télécharger avec tout ce qu’elle contient : voir Exporter.

Vous ne voyez que les icônes que votre rôle autorise. Global ne peut être ni modifié, ni déplacé, ni supprimé, et les régions ne peuvent pas être déplacées.

La liste sous une zone géographique

Sous les détails, chaque zone géographique, sauf un lieu, affiche la liste des zones géographiques qu’elle contient, avec pour titre leur type et leur nombre, par exemple Country List (12) ou State/City List (30).

Colonne	Affiche
Type	Le type de chaque zone géographique.
Code	Son code, avec le drapeau pour un pays.
Name	Son nom.
Repère	Sous une ville uniquement : une coche si la position du lieu est définie.

Les zones géographiques désactivées sont affichées en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir cette zone géographique. Pour trouver une ligne, saisissez une partie de son code ou de son nom dans Search.

L’icône plus à côté du titre ajoute une zone géographique sous celle qui est sélectionnée : voir Ajouter une zone géographique.

Ajouter une zone géographique

Sélectionnez la zone géographique sous laquelle l’ajouter.
Sélectionnez l’icône plus à côté du titre de la liste (par exemple Add Region sur Global).
Dans Add Under nom, choisissez le type dans Type, si plusieurs types peuvent s’y trouver.
Saisissez le code dans Code : jusqu’à 10 lettres, chiffres, traits d’union (-) ou traits de soulignement (_). TrakIT le met en majuscules. Pour un pays, utilisez le code ISO à 2 lettres ; pour une ville, le code à 3 lettres.
Saisissez le nom dans Name, jusqu’à 100 caractères, et si nécessaire un nom local dans Local Name.
Sélectionnez Save.

TrakIT sélectionne ensuite la nouvelle zone géographique, pour que vous puissiez ajouter les zones géographiques qu’elle contiendra.

Ajouter un lieu

Les lieux s’ajoutent avec l’éditeur de lieux, et non avec la boîte de dialogue Add Under : sélectionnez une ville, puis l’icône plus à côté de sa liste. La fenêtre contextuelle Create New Location s’ouvre avec la ville déjà renseignée. Pour ses champs, voir Modifier le lieu.

Vous pouvez aussi ajouter un lieu depuis la liste des lieux, où vous choisissez le pays et la ville dans la fenêtre contextuelle.

Modifier une zone géographique

Sélectionnez la zone géographique.
Sélectionnez l’icône de crayon (Modify).
Dans Modify type, modifiez Code, Name ou Local Name.
Sélectionnez Save.

Lorsque vous renommez une zone géographique, TrakIT met aussi à jour le nom dans les champs de données de type lieu des ordres de travail ouverts qui y font référence.

Vous ne pouvez pas modifier le code d’un pays tant qu’il est utilisé, par exemple par des entités ou des workflows.

Pour un lieu, le crayon ouvre la fenêtre contextuelle Modify Location : voir Modifier le lieu.

Déplacer une zone géographique

Pour placer une zone géographique, avec tout ce qu’elle contient, sous une autre zone géographique :

Sélectionnez la zone géographique.
Sélectionnez l’icône de flèches (Move).
Dans Move nom, Currently Under indique où elle se trouve actuellement. Dans Move Under, choisissez le type de zone géographique sous lequel la déplacer, s’il y en a plusieurs.
Dans Select type, choisissez la zone géographique. La liste affiche toutes les zones géographiques de ce type, avec leur code et leur nom.
Pour un lieu, sélectionnez Clear Location & Geofence (if any) si la position et le périmètre virtuel du lieu ne sont plus valables là où il va.
Sélectionnez Move.

Vous pouvez aussi faire glisser une zone géographique de l’arborescence sur sa nouvelle zone parente. Les zones géographiques sous lesquelles elle peut aller sont entourées lorsque vous les survolez en la faisant glisser. Confirmez le déplacement dans Move Geo Data. Un glisser-déposer n’efface jamais la position d’un lieu.

Supprimer une zone géographique

Sélectionnez la zone géographique.
Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete).
Confirmez dans Delete Geo Data. La suppression est irréversible.

Vous ne pouvez supprimer qu’une zone géographique qui ne contient rien : supprimez ou déplacez d’abord les zones géographiques qu’elle contient. Vous ne pouvez pas non plus supprimer une zone géographique utilisée ailleurs dans TrakIT : par exemple le pays d’une société ou d’une entité, une zone géographique à laquelle un workflow est affecté, un lieu qui figure dans la liste des lieux d’un ordre de travail ou qui a des distances, ou une zone géographique à laquelle des utilisateurs sont affectés (désaffectez-les d’abord).

Users With Access

Pour Global, les régions, les clusters et les pays, le tableau Users With Access liste les utilisateurs qui ont accès à la zone géographique sélectionnée : ceux qui y sont affectés, et ceux qui sont affectés à une zone géographique supérieure, puisque l’accès à une zone géographique comprend tout ce qu’elle contient. Les utilisateurs verrouillés et les administrateurs système ne sont pas listés.

Colonne	Affiche
Name	L’utilisateur. Sélectionnez le nom pour ouvrir la fiche utilisateur.
Company	La société de l’utilisateur.
Assigned To	La zone géographique à laquelle l’utilisateur est affecté. S’il s’agit d’une zone géographique supérieure, sélectionnez-la pour y aller.

Pour trouver un utilisateur, saisissez une partie du nom, de la société ou de la zone géographique dans Search.

Un utilisateur affecté à une zone géographique a accès à tous les workflows actifs affectés à cette zone géographique ou à une zone géographique qu’elle contient. TrakIT met à jour les workflows de l’utilisateur dès que vous l’affectez ou le désaffectez. Seuls les utilisateurs dont le champ Workflow Assignment vaut By Geo Data, sur leur fiche utilisateur, peuvent être affectés ici.

Affecter un utilisateur

Sélectionnez la zone géographique : Global, une région, un cluster ou un pays.
Sélectionnez l’icône plus à côté de Users With Access.
Dans Assign User, choisissez l’utilisateur dans Select User. Vous pouvez saisir du texte pour rechercher dans la liste.
Sélectionnez Assign.

Select User liste les utilisateurs internes actifs dont le champ Workflow Assignment vaut By Geo Data, à l’exception des administrateurs système et des utilisateurs déjà affectés à cette zone géographique ou à une zone géographique supérieure. Un utilisateur affecté à une zone géographique située sous celle-ci doit d’abord en être désaffecté.

Seul un utilisateur que Select User propose peut être affecté. Si l’utilisateur ne remplit plus les conditions lorsque vous sélectionnez Assign, par exemple parce que quelqu’un l’a affecté à cette zone géographique entre-temps, TrakIT affiche This user cannot be assigned here.

Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne pouvez affecter des utilisateurs qu’à des zones géographiques comprises dans celles auxquelles vous êtes affecté.

Désaffecter un utilisateur

Sélectionnez l’icône moins sur la ligne de l’utilisateur, puis confirmez dans Unassign User. L’icône n’apparaît que pour les utilisateurs affectés à la zone géographique sélectionnée elle-même : pour retirer un accès qui vient d’une zone géographique supérieure, allez sur cette zone géographique.

Exporter

Export All, sous l’arborescence, télécharge toutes les zones géographiques dans une seule feuille Excel : pour chacune, son ID (un lien vers cette page), son code, son nom, son nom local, son type, ses adresses, son contact, son téléphone, ses instructions, la zone géographique à laquelle elle appartient, son propriétaire, si elle est désactivée, quand et par qui elle a été mise à jour en dernier et, pour les lieux, la latitude et la longitude en degrés décimaux et le périmètre virtuel.
L’icône Excel d’une zone géographique sélectionnée (Export this branch) télécharge cette zone géographique et tout ce qu’elle contient sous forme de liste en retrait : chaque niveau est décalé d’une colonne vers la droite. Les zones géographiques désactivées sont en rouge.

Messages

Message	Que faire
Code must be specified, Name must be specified	Renseignez les deux.
Code must be alphanumeric	N’utilisez dans le code que des lettres, des chiffres, des traits d’union et des traits de soulignement.
Name contains invalid characters	Retirez les caractères spéciaux du nom.
Please specify the 2 character ISO Country Code	Le code d’un pays doit comporter exactement 2 lettres.
Please specify the 3 character ISO City Code	Le code d’une ville doit comporter exactement 3 caractères.
Code ‘…’ is already in use.	Les codes sont uniques dans toute l’arborescence : choisissez-en un autre.
Cannot have a country inside a country	Placez le pays sous une région ou un cluster.
Cannot change Country Code as it is used by entity (ou by workflow)	Le code du pays ne peut pas changer tant qu’il est utilisé.
… has … item(s) under it - delete or move those first	Videz la zone géographique avant de la supprimer.
Cannot delete Geo Data with references	La zone géographique est utilisée ailleurs dans TrakIT : elle ne peut donc pas être supprimée.
The user is already assigned to Geo Data within the selected Geo Data.	Désaffectez d’abord l’utilisateur de la zone géographique située sous celle-ci.
The user is already assigned to a higher Geo Data to which the selected Geo Data belongs.	L’utilisateur a déjà accès par une zone géographique supérieure.
You do not have permission to assign this Geo Data	La zone géographique est en dehors de celles auxquelles vous êtes affecté.
This user cannot be assigned here	L’utilisateur ne fait pas partie de ceux que Select User propose pour cette zone géographique. Ouvrez de nouveau Assign User et choisissez dans la liste.
You do not have permission to view Geo Data	Dans la fenêtre contextuelle Create New Location ou Modify Location : votre rôle doit avoir Read dans la section Geo Data & Locations.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Geo Data & Locations :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, parcourir l’arborescence et y rechercher, et voir les utilisateurs qui ont accès. Nécessaire aussi pour ouvrir les fenêtres contextuelles Create New Location et Modify Location, où que vous les ouvriez.
Create	Ajouter des zones géographiques, et ajouter des lieux sous une ville.
Update	Modifier et déplacer des zones géographiques, et modifier des lieux.
Delete	Supprimer des zones géographiques.
Export	Utiliser Export All et Export this branch.
Assign User	Affecter des utilisateurs à des zones géographiques comprises dans celles auxquelles vous êtes affecté.
UnAssign User	Désaffecter des utilisateurs de zones géographiques comprises dans celles auxquelles vous êtes affecté.

Les administrateurs système peuvent faire tout cela, et peuvent affecter et désaffecter des utilisateurs n’importe où dans l’arborescence.