Activités

Les activités sont des tâches, des appels ou des réunions datés, chacun avec un type, un propriétaire et, si nécessaire, une équipe, un rappel et une récurrence. Une activité peut concerner un client, un actif ou un prospect, ou être générale. La page Activities les liste et en crée de nouvelles.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Activities. Sur un téléphone, voir Activités dans l’application mobile.

Choisir les activités à afficher

La liste en haut de la page détermine ce que la page affiche :

• My Activities Only : les activités dont vous êtes propriétaire.
• All Activities : les activités de tous les utilisateurs de vos sociétés.

TrakIT mémorise votre choix. Le modifier efface les filtres.

En dessous, une case pour chaque statut indique combien de ces activités ont ce statut : Planned, In Progress, Overdue, Completed et Cancelled. Sélectionnez un nombre pour ne lister que les activités ayant ce statut.

Statuts des activités

Statut	Signification
Planned	L’activité n’a pas encore commencé.
In Progress	L’activité a commencé et sa durée n’est pas écoulée.
Overdue	La durée de l’activité est écoulée, ou l’activité a commencé si elle n’a pas de durée, et elle n’est pas marquée comme terminée ou annulée.
Completed	Marquée comme terminée.
Cancelled	Annulée.

Trouver des activités

1. Définissez les filtres.
2. Sélectionnez Search.

TrakIT mémorise vos filtres. Reset les efface et liste les activités planifiées, en cours et en retard.

Filtre	Trouve
Title, Details	Les activités dont le titre ou les détails contiennent le texte.
Status	Les statuts à inclure.
Type	Les types d’activités à inclure.
Owners	Les propriétaires à inclure. Ce filtre apparaît avec All Activities.
For	Les activités concernant un client, un actif ou un prospect dont le nom ou le numéro contient le texte.
Document Status	Has Documents ou No Documents.
Document Title, File Name	Les activités avec un fichier joint dont le titre ou le nom contient le texte.

La liste

La liste affiche 20 activités par page, en commençant par la date de début la plus récente.

Colonne	Affiche
Date/Time	Le moment où l’activité commence, et dans combien de temps.
Title	Le titre, et le début des détails. Sélectionnez le titre pour ouvrir l’activité.
Type, Owner, Team	Le type, le propriétaire et l’équipe affectée.
Recurrence	La fréquence à laquelle l’activité se répète, par exemple Every 2 Weeks.
For	Ce que concerne l’activité. Sélectionnez-le pour ouvrir cet enregistrement.
Duration, Reminder	La durée de l’activité, et combien d’heures avant celle-ci le propriétaire reçoit un rappel.
Status	Le statut.
Docs	Le nombre de fichiers joints.
Created, Updated On	La personne qui a créé l’activité et quand, et la date de sa dernière modification.

Les activités terminées sont affichées en gris, et les activités annulées en rouge.

Pour télécharger toutes les activités qui correspondent à vos filtres sous forme de fichier Excel, sélectionnez Export.

Créer une activité

1. Sélectionnez New Activity.
2. Dans Activity For, choisissez General, Customer, Asset ou Lead, puis choisissez le client, l’actif (par Asset Type, puis Select Asset) ou le prospect.
3. Saisissez le Title et l’Activity Date/Time, et choisissez l’Activity Type.
4. Remplissez les autres champs dont vous avez besoin :
   • Team Assigned : les autres utilisateurs qui participent.
   • Details.
   • Duration.
   • Reminder : combien de temps avant le début envoyer un rappel par e-mail au propriétaire.
   • Owner : [Myself], ou un autre utilisateur de votre société.
   • Recurrence : pour répéter l’activité tous les tant de jours, de semaines ou de mois.
   • Send Calendar Invite : activé par défaut.
5. Sélectionnez Create.

Reminder vaut au départ 1 hr. Pour une activité qui commence dans environ deux heures ou moins, ou dans le passé, choisissez No Reminder ; sinon, TrakIT indique Activity Date/Time is too close for selected Reminder. Une activité dont le début est dans le passé est enregistrée comme terminée.

Les pages des clients, des actifs et des prospects ont aussi un bouton Add Activity qui ouvre le même formulaire, avec l’enregistrement déjà choisi.

Ce que TrakIT envoie

• Invitation de calendrier : lorsque Send Calendar Invite est activé, le créateur et l’équipe reçoivent une invitation intitulée Activity: suivi du titre. S’il n’y a pas de durée, l’invitation dure 10 minutes.
• Rappel : lorsque l’heure du rappel est atteinte, le propriétaire reçoit un e-mail Upcoming Activities qui liste ses activités à venir. Il est envoyé une fois par activité.
• Récurrence : lorsqu’une activité répétée a commencé, TrakIT crée la suivante, avec les mêmes détails, une nouvelle date de début et le statut planifié. Sur une activité que TrakIT a créée de cette façon, View series liste toute la série.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Activities :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page.
Create	Voir New Activity et créer des activités.
Export Activities	Voir Export.