Rapports sur les données et les utilisateurs

Le groupe Data & Users de la page Interactive Reports comporte trois rapports sur la tenue à jour de TrakIT :

• Data Quality : combien d’entrées d’événements et de données sur les ordres de travail sont à NA, à TBA ou vides, et avec quel retard les événements sont saisis.
• Event Update Delay : combien de jours s’écoulent entre un événement et sa saisie, par workflow, par événement et par utilisateur.
• User Engagement : ce que chaque utilisateur a créé et saisi, et combien de temps il est resté connecté.

Pour en établir un, sélectionnez Reports > Interactive, choisissez-le sous Data & Users, définissez les filtres et sélectionnez Run report. Le graphique, le tableau, les listes derrière les chiffres et l’export Excel fonctionnent comme pour tous les rapports interactifs.

Les retards sont comptés en jours entiers, de la date de l’événement au moment de sa saisie. Un événement daté après le moment de sa saisie compte comme un retard négatif. Une entrée modifiée par la suite compte à partir de sa dernière modification.

Data Quality

Data Quality montre comment les événements et les éléments de données sont renseignés sur les ordres de travail créés au cours d’une période : combien d’entrées sont à NA, à TBA ou vides, et combien de temps les événements ont mis à être saisis. Utilisez-le pour trouver les workflows et les champs souvent laissés à NA ou à TBA, ou saisis en retard.

Un ordre de travail a une entrée pour chacun de ses événements et éléments de données dès sa création, qu’elle soit renseignée ou non. Le rapport compte ces entrées : Total events et Total items incluent donc les événements et les éléments de données pas encore renseignés, et les pourcentages sont des parts de l’ensemble. Un élément de données pas encore renseigné compte comme Empty ; un événement pas encore renseigné ne compte que dans Total events. Pour trouver les ordres de travail dont des événements obligatoires sont encore vides ou à TBA, utilisez Special Conditions sur la page Dossiers.

Filtres

Filtre	Trouve
Workflows	Les ordres de travail de ces workflows.
Clients	Les ordres de travail des dossiers de ces clients.
WO created	Les ordres de travail créés entre les deux dates.
Work order status	Les ordres de travail qui ont ces statuts. Le filtre est initialisé sur Active, Abandoned et Closed.

Chiffres

Chiffre	Affiche
Events	Le nombre d’entrées d’événements, renseignées ou non.
Events NA %, Events TBA %	La part des entrées d’événements à NA ou à TBA.
Update delay (days)	Le retard moyen des événements saisis avec une date, hors événements donnés à titre d’information.
Data items	Le nombre d’entrées d’éléments de données, renseignées ou non.
Data empty %	La part des entrées d’éléments de données sans valeur.

Onglet Events

Une ligne par workflow, qui s’ouvre sur une ligne par événement.

Colonne	Affiche
Total events	Le nombre d’entrées de l’événement sur les ordres de travail, renseignées ou non : une pour chaque ordre de travail qui a l’événement.
NA, NA %	Les entrées à NA, et leur part du total.
TBA, TBA %	Les entrées à TBA, et leur part du total.
Update delay (days)	Le nombre moyen de jours entre la date de l’événement et sa saisie, sur les entrées qui ont une date.

Un événement donné à titre d’information est marqué * et affiché dans une autre couleur. Sa propre ligne affiche son retard de mise à jour, mais la ligne de son workflow et le total ne le prennent pas en compte dans les leurs. Il compte néanmoins dans Total events, NA et TBA.

Onglet Data items

Une ligne par workflow, qui s’ouvre sur une ligne par élément de données.

Colonne	Affiche
Total items	Le nombre d’entrées de l’élément de données sur les ordres de travail, renseignées ou non : une pour chaque ordre de travail qui a l’élément de données.
Empty, Empty %	Les entrées encore sans valeur, et leur part du total.
NA, NA %	Les entrées à NA, et leur part du total.
TBA, TBA %	Les entrées à TBA, et leur part du total.

Graphique et listes

Le graphique suit l’onglet sélectionné. Il affiche, pour les 15 workflows qui ont le plus d’entrées, la part des entrées à NA et à TBA et, pour les éléments de données, également celle des entrées vides.

Sélectionnez un décompte (Total events, NA, TBA, Total items ou Empty), ou une barre du graphique, pour lister les ordres de travail qui ont ces entrées. Depuis une ligne d’événement ou d’élément de données, la liste ajoute l’entrée de l’ordre de travail :

Colonne	Affiche
Value	La valeur saisie, comme une date, NA ou TBA.
Updated	Le moment de sa dernière saisie ou modification.
Updated by	L’identifiant utilisateur de la personne qui l’a saisie ou modifiée.

Pour corriger les entrées, ouvrez l’ordre de travail depuis la liste, ou utilisez la page Événements et données, qui peut trouver les valeurs vides, NA ou TBA.

Event Update Delay

Event Update Delay montre avec quelle rapidité les événements sont saisis : combien de jours s’écoulent entre la date d’un événement et le moment où il est saisi dans TrakIT, pour chaque workflow, événement et utilisateur. Utilisez-le pour trouver les événements, et les personnes, mis à jour en retard.

Il compte les événements qui ont une date pour valeur et qui ont été saisis entre les deux dates : les événements à NA ou à TBA, ou vides, sont exclus. Seules les entrées faites par un utilisateur TrakIT comptent ; les entrées enregistrées sans utilisateur sont exclues.

Filtres

Filtre	Trouve
Workflows	Les événements de ces workflows.
Clients	Les événements des ordres de travail des dossiers de ces clients.
Event entered	Les événements saisis, ou modifiés en dernier, entre les deux dates.

Le rapport n’a pas de filtre Work order status : il couvre les ordres de travail de tous les statuts.

Chiffres et tableau

Les chiffres en haut sont Events entered, Average delay (days) et Maximum delay (days), pour l’ensemble des workflows.

Le tableau a une ligne par workflow, qui s’ouvre sur une ligne par événement, puis sur une ligne par utilisateur qui l’a saisi.

Colonne	Affiche
Events	Le nombre d’entrées d’événements.
Average delay (days)	Le nombre moyen de jours entre la date de l’événement et sa saisie.
Maximum delay (days)	Le plus long de ces retards.

Un événement donné à titre d’information est marqué * et affiché dans une autre couleur. Ses lignes affichent ses propres chiffres, mais la ligne de son workflow, le total et les chiffres du haut ne le prennent pas en compte.

Graphique et listes

Le graphique affiche le retard moyen des 15 workflows les plus lents. Sélectionnez une barre, ou un chiffre de Events, pour lister les ordres de travail qui se trouvent derrière. Depuis une ligne d’événement ou d’utilisateur, la liste ajoute la dernière entrée de l’événement sur l’ordre de travail au cours de la période (par cet utilisateur, depuis une ligne d’utilisateur), et commence par le plus long retard :

Colonne	Affiche
Event date	La date de l’événement.
Entered	Le moment de sa saisie ou de sa dernière modification.
Delay (days)	Les jours entre les deux.
Entered by	L’identifiant utilisateur de la personne qui l’a saisi.

User Engagement

User Engagement montre comment chaque utilisateur travaille dans TrakIT au cours d’une période : les ordres de travail qu’il a créés, les événements et les données qu’il a saisis, avec quelle rapidité il a saisi les événements, et combien de temps il est resté connecté.

Filtres

Filtre	Trouve
Companies	Les utilisateurs de ces sociétés. None ticked means all companies. La liste contient vos propres sociétés (toutes les sociétés pour un administrateur système).
Dates	La période : les ordres de travail créés, les entrées faites et les sessions commencées entre les deux dates.
Include locked users	Sous Users : lister aussi les utilisateurs dont le compte est verrouillé. Sans cette option, les utilisateurs verrouillés sont exclus.

Un utilisateur est listé quand il a agi au cours de la période : il a créé, ou été le dernier à mettre à jour, l’un des ordres de travail créés pendant celle-ci, il a saisi un événement ou un élément de données, ou il s’est connecté. Les utilisateurs du support TrakIT ne sont pas listés.

Sauf si vous êtes administrateur système, le rapport ne liste que les utilisateurs de vos propres sociétés, et ne compte que leur travail dans les workflows auxquels vous avez accès : les ordres de travail, événements et données des autres workflows sont exclus. Time logged in n’est lié à aucun workflow et compte toujours en entier. Une note sous le tableau le rappelle.

Chiffres et tableau

Les chiffres en haut sont Active users (les utilisateurs listés), WOs created, Events updated, Data updated et Time logged in.

Le tableau a une ligne par utilisateur, sous User, avec une ligne Total pour les décomptes et le temps.

Colonne	Affiche
User	Le nom de l’utilisateur.
User ID	L’identifiant de l’utilisateur.
Company	La société de l’utilisateur.
Roles	Les rôles de l’utilisateur. * après un rôle signifie qu’il appartient à une société.
WOs created	Parmi les ordres de travail créés au cours de la période, ceux que l’utilisateur a créés.
WOs updated	Parmi les ordres de travail créés au cours de la période, ceux que l’utilisateur a été le dernier à mettre à jour.
Events updated	Les entrées d’événements que l’utilisateur a faites ou modifiées en dernier au cours de la période, hors événements donnés à titre d’information.
Data updated	Les entrées d’éléments de données que l’utilisateur a faites ou modifiées en dernier au cours de la période.
Average days to update	Le nombre moyen de jours entre la date de chaque événement et sa saisie par l’utilisateur, sur les événements avec une date qu’il a saisis au cours de la période, hors événements donnés à titre d’information.
Time logged in	La durée totale des sessions de l’utilisateur commencées au cours de la période, chacune de la connexion à la dernière activité, en heures et minutes, par exemple 12h 5m. L’export Excel l’exprime en heures.

Une entrée compte pour l’utilisateur qui y a apporté la dernière modification : quand quelqu’un modifie une entrée par la suite, elle compte pour lui à la place.

Graphique

Le graphique affiche les événements et les données mis à jour par les 15 utilisateurs les plus actifs. Ce rapport n’a pas de listes derrière ses chiffres : rien n’y est souligné.

Qui peut utiliser ces rapports

Votre rôle doit avoir Generate Report dans la section Interactive Reports. Data Quality et Event Update Delay couvrent les workflows auxquels vous avez accès, et User Engagement les utilisateurs de vos sociétés et leur travail dans ces workflows ; les administrateurs système voient tous les workflows et toutes les sociétés. Voir Qui peut utiliser cette page.