Rôles et autorisations

Cette page liste toutes les autorisations que vous pouvez donner à un rôle, section par section, et ce que permet chacune. Elle sert de référence à la section Qui peut utiliser cette page de chaque page d’aide. Pour créer des rôles, choisir leurs autorisations et les attribuer à des utilisateurs, voir Gestion des rôles. Lorsque vos rôles n’autorisent pas une page ou une action, TrakIT affiche Authorization Failed : voir Accès refusé.

Fonctionnement des rôles

Un rôle est un ensemble nommé d’autorisations. Les utilisateurs reçoivent des rôles, et leurs rôles déterminent ce qu’ils peuvent faire.

• Les rôles s’additionnent. Un utilisateur interne peut avoir plusieurs rôles, et peut faire tout ce que permet l’un d’eux. Retirer une autorisation à un rôle ne la retire pas à un utilisateur qui l’a par un autre rôle.
• Les modifications s’appliquent immédiatement. Une modification d’un rôle, ou des rôles d’un utilisateur, s’applique dès la prochaine page que l’utilisateur ouvre. Il n’a pas besoin de se reconnecter.
• Pas de rôle, pas d’autorisations. Un utilisateur qui n’a aucun rôle ne peut utiliser que les pages qui ne nécessitent aucune autorisation, comme Mes rapports et Mes formations.

Rôles globaux et rôles de société

• Un rôle global est destiné à toutes les sociétés. Un rôle de société appartient à une seule société, choisie à la création du rôle ; elle ne peut pas être modifiée ensuite. La page de gestion des rôles affiche la société entre parenthèses après le nom du rôle.
• Un rôle de société ne peut être attribué qu’aux utilisateurs dont c’est la propre société. Si la société d’un utilisateur change, TrakIT lui retire les rôles des autres sociétés.
• Les autorisations d’un rôle de société ne sont pas limitées à sa société : elles s’appliquent partout où l’utilisateur travaille, comme celles d’un rôle global. Les sociétés dont un utilisateur voit les enregistrements dépendent de ses sociétés : voir Company Assignment.
• Un rôle global et un rôle de société peuvent porter le même nom, mais un utilisateur ne peut avoir que l’un des deux.

Sections et actions

Les autorisations sont regroupées en sections, comme Invoices, et les sections en groupes, comme Finance, comme dans l’onglet Role Customisation. Chaque autorisation est une action de sa section. Cette page suit les mêmes groupes et les mêmes sections.

La plupart des sections ont ces quatre actions :

Action	Permet généralement de
Read	Ouvrir les pages et les enregistrements de la section. La plupart des autres actions de la section en ont besoin.
Create	Ajouter des enregistrements. Dans certaines sections, également modifier les brouillons.
Update	Modifier des enregistrements.
Delete	Supprimer des enregistrements.

Certaines sections omettent certaines de ces actions, ou leur donnent un autre libellé, comme View Dashboards pour Read dans Dashboards. La plupart des sections ont aussi des actions qui leur sont propres, comme Export, Approve ou Finalise. Ce que permet une action dépend de sa section : voir sa ligne ci-dessous.

Certaines actions en nécessitent une autre. Activer une action dans la gestion des rôles active aussi l’action dont elle a besoin, et désactiver une action désactive celles qui en ont besoin. La plupart des actions nécessitent Read ; les tableaux ci-dessous indiquent quand une action en nécessite une autre.

Quelques actions ne sont utilisées par aucune page : les donner à un rôle n’a donc aucun effet. Leurs lignes indiquent Rien.

Ce qui limite aussi un utilisateur

Une autorisation indique ce qu’un utilisateur peut faire. D’autres paramètres déterminent sur quels enregistrements il peut le faire, et ce qu’il voit :

• Workflows. Les dossiers et les ordres de travail, et la plupart de leurs données financières, documents et rapports, sont limités aux workflows auxquels l’utilisateur a accès : voir Workflow Access sur la fiche de l’utilisateur.
• Sociétés. Les utilisateurs voient les enregistrements de leur propre société et des sociétés auxquelles ils ont accès : voir Company Assignment.
• Filtres personnalisés. Les filtres personnalisés d’un rôle peuvent limiter davantage les enregistrements que voient ses utilisateurs. Un utilisateur ne voit que les enregistrements qui passent les filtres de tous ses rôles. Voir Filtres personnalisés.
• Accès aux workflows d’un rôle. Dans chaque workflow, chaque événement et chaque champ de données est Hidden, View Only ou View & Update pour un rôle. View & Update s’en remet à View Events & Data et Update Events & Data dans Work Orders. Un utilisateur qui a plusieurs rôles obtient l’accès le plus large que l’un d’eux donne. Voir l’onglet Workflow Access.
• Accès aux menus. Un rôle interne peut masquer des menus de premier niveau. Un menu n’est masqué que lorsque tous les rôles de l’utilisateur le masquent, et masquer un menu ne retire aucune autorisation. Voir Menu Access.
• Propriétaires. Certains éléments sont modifiés par leur propriétaire plutôt que par une autorisation : par exemple les tableaux de bord, les groupes d’utilisateurs, les demandes et les rapports.

Certaines fonctions peuvent vérifier une autorisation de n’importe quelle section. Les sources de données d’un tableau de bord peuvent chacune nécessiter une autorisation, et certaines notifications nécessitent des autorisations de l’utilisateur auquel elles sont destinées.

Administrateurs système

Un administrateur système est un utilisateur marqué comme tel sur sa fiche. Seul le support TrakIT fait d’un utilisateur un administrateur système : voir Qui configure TrakIT.

• Un administrateur système a toutes les autorisations de toutes les sections internes, et n’a besoin d’aucun rôle.
• Il voit tous les menus, tous les workflows et toutes les sociétés, et ni les filtres personnalisés ni l’accès aux workflows ne le limitent.
• Beaucoup de pages ont des parties que seuls les administrateurs système peuvent utiliser, comme l’ajout de devises dans les tables de référence financières. La section Qui peut utiliser cette page de chaque page l’indique.
• Certaines pages vérifient que vous êtes administrateur système plutôt qu’une autorisation, si bien qu’aucun rôle ne peut y donner accès : Gestion des rôles, Sociétés, Société, Champs de données, Groupes de workflows, Intégrations, Journal des interfaces, Journal des actions des événements et des données, Journal des actions des utilisateurs, et les pages décrites dans Pages SysAdmin, sauf Liens de partage.
• Les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir la page d’un employé : voir Employee Master.

Support TrakIT

Les utilisateurs du support TrakIT sont des administrateurs système. Le support TrakIT gère aussi ce que personne d’autre ne peut modifier avec des rôles :

• les rôles restreints : seul le support TrakIT peut en modifier un, l’attribuer à des utilisateurs ou le leur retirer ;
• les sections marquées Access Restricted, comme Employee Master : seul le support TrakIT peut modifier leurs autorisations sur un rôle ;
• la page par défaut d’un rôle ;
• l’attribution à un utilisateur d’un rôle d’une autre société que la sienne, ou son retrait.

Voir Gestion des rôles pour la façon dont ces éléments apparaissent sur la page.

Sections

Chaque section ci-dessous a un tableau de ses actions, dans l’ordre où la gestion des rôles les liste :

• Action : le libellé de l’action dans la gestion des rôles.
• Permet de : ce que l’action permet à un utilisateur de faire.
• Pages d’aide : les pages d’aide dont la section Qui peut utiliser cette page nomme l’action.

Groupe	Sections
Admin	Chat, Finance Masters, Form Definitions, Masters, Message Log, User Groups, User Management, WorkFlow Definitions
CRM	Leads
Finance	Bills, Exchange Rates, Financial Reports, Internal Posting, Invoices, Job Finance, Journal Entries, Payments, Quotations, Rate Management, Receipts
HR	Employee Attendance, Employee Master, Employee Training, Leave Management
Operations	Activities, Bulk Updates, Container Master List, Delay Tracking, Work Orders, Yard Moves
Reports	Advanced Reports, Interactive Reports, Query Reports, Report Queue, WorkFlow Reports
System	Asset Management, BroadCast Messages, Chart of Accounts, Charts, Country Holidays, Dashboards, Documents, Email Notifications, Entity Management, Geo Data & Locations, Geo Distance, News, Request Management
Warehousing	Item Master, Warehouse Transactions
Portal	Dashboard, Documents, Invoices, Jobs & Work Orders, Profile, Reports, Transporter Work Orders, Vendor Bills

Groupe Admin

Chat

La barre de messagerie se trouve sur les pages TrakIT pour ordinateur, et non dans l’application mobile.

Action	Permet de	Pages d’aide
Chat with Support	Discuter avec le support TrakIT dans une fenêtre de messagerie en direct sur les pages TrakIT, si la messagerie du support est activée pour votre installation.	Messagerie
Internal Chat	Voir la barre de messagerie et utiliser TrakIT Chat, et recevoir des notifications par la messagerie.	Messagerie, Notifications

Finance Masters

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les tables de référence financières, voir tous les onglets, et ouvrir les rubriques pour voir leurs détails.	Tables de référence financières
Create	Utiliser Create Sub Account et Duplicate Account. Nécessite aussi Update.	Tables de référence financières
Update	Voir Select Action dans la fenêtre contextuelle de la rubrique, et utiliser Modify Account et Move Account.	Tables de référence financières
Delete	Utiliser Delete Account. Nécessite aussi Update.	Tables de référence financières
Open/Close Financial Year	Créer et clôturer des exercices.	Tables de référence financières
Create/Modify Taxes	Ajouter des taxes à un pays et les modifier.	Tables de référence financières

Form Definitions

Cette section n’a que ses deux actions propres.

Action	Permet de	Pages d’aide
View Form History	Ouvrir l’historique des formulaires des workflows auxquels vous avez accès. Le téléchargement des documents nécessite aussi Preview/Download Internal Document ou Preview/Download External Document dans Work Orders.	Historique des formulaires
View Form Definitions	Ouvrir les définitions de formulaires et les formulaires, et voir leur aperçu, leurs paramètres, leurs workflows, leur accès, leur en-tête et leur pied de page. La création et la modification des formulaires sont réservées aux administrateurs système.	Formulaire, Définitions de formulaires

Masters

Cette section a Read et une action qui lui est propre.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les tables de référence, voir toutes les tables et exporter les types de chargement. La modification des tables est réservée aux administrateurs système.	Tables de référence
View Warehouses & Yards	Ouvrir les entrepôts et les parcs, et voir les zones et les emplacements de stockage des entrepôts, ainsi que les zones et les positions des parcs. Leur modification est réservée aux administrateurs système.	Entrepôts et parcs

Message Log

Cette section n’a que Read.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le journal des messages et ses quatre onglets, et ouvrir les e-mails, pour vos sociétés et vos workflows.	Journal des messages

User Groups

Cette section n’a que Create.

Action	Permet de	Pages d’aide
Create	Créer des groupes d’utilisateurs avec New Group. Tout utilisateur interne peut voir les groupes qui lui sont ouverts, les rejoindre et les quitter ; la gestion d’un groupe est réservée à son propriétaire et aux administrateurs système.	Groupes d’utilisateurs

User Management

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des utilisateurs et les pages des utilisateurs, et voir leurs détails, leurs entités liées, leurs données et leurs fichiers. Également nécessaire pour trouver des utilisateurs dans Quick Search.	Recherche rapide, Utilisateur, Gestion des utilisateurs
Create	Créer des utilisateurs.	Gestion des utilisateurs
Update	Modifier des utilisateurs avec Modify User, Menu Access, User Level Filters, Add Entity et Actions, et ajouter, modifier et supprimer leurs fichiers.	Utilisateur
Delete	Supprimer des utilisateurs.	Utilisateur
Export	Exporter la liste des utilisateurs.	Gestion des utilisateurs
Lock User	Verrouiller et déverrouiller des utilisateurs. Nécessite Update.	Utilisateur
Reset Password	Réinitialiser le mot de passe des utilisateurs. Nécessite Update.	Utilisateur
Change Email	Modifier l’Email d’un utilisateur dans Modify User. Nécessite Update.	Utilisateur
Assign/Remove User Roles	Voir et modifier les Roles ou le Portal Role d’un utilisateur, et lui attribuer et lui retirer des workflows. Nécessite Update. La modification des rôles dans la page de gestion des rôles elle-même est réservée aux administrateurs système.	Gestion des rôles, Utilisateur
Unlink Entity	Retirer les liens d’un utilisateur avec des entités. Nécessite Update.	Utilisateur
View Session & Action Log	Voir les onglets Session Log et Action Log d’un utilisateur.	Utilisateur
View Devices & Locations	Voir l’onglet Devices d’un utilisateur.	Utilisateur
Update User Data	Modifier les champs User Data d’un utilisateur.	Utilisateur

WorkFlow Definitions

La plupart des pages de workflow nécessitent aussi l’accès au workflow, sauf si vous êtes administrateur système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des workflows et les workflows auxquels vous avez accès, avec leurs définitions d’événements et de données, et comparer des workflows avec Compare.	Comparer des workflows, Définitions d’événements et de données, Workflow, Définitions de workflows
Create	Créer des workflows.	Définitions de workflows, Paramètres du workflow
Update	Modifier la configuration d’un workflow dans tous ses onglets et ses paramètres, et créer, modifier et supprimer ses événements et ses champs de données, leurs actions et leurs délais d’échéance.	Définitions d’événements et de données, Workflow, Paramètres du workflow
Delete	Supprimer des workflows.	Workflow, Paramètres du workflow
Export	Exporter la liste des workflows, ainsi que les événements, les champs de données et les KPI d’un workflow.	Workflow, Définitions de workflows
Duplicate	Dupliquer des workflows. Nécessite Create.	Workflow

Groupe CRM

Leads

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des prospects, les prospects et les contacts des prospects, et exporter les prospects.	Contacts, Prospect, Prospects
Create	Créer des prospects.	Prospect, Prospects
Update	Modifier les prospects, leurs contacts, leurs fichiers et leurs champs de données, publier des commentaires et changer leur statut, et convertir des prospects en entités, ce qui nécessite aussi Create dans Entity Management.	Contacts, Prospect
Delete	Supprimer les contacts et les fichiers d’un prospect.	Contacts, Prospect
Change Stage	Changer le statut d’un prospect avec Change Status. Nécessite Update.	Prospect

Groupe Finance

Bills

Cette section n’a pas d’Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des factures fournisseurs et les factures fournisseurs, voir leurs onglets, et télécharger et prévisualiser leurs fichiers. Également l’onglet Bills d’un dossier financier, les factures fournisseurs dans Quick Search et les notifications de factures fournisseurs.	Facture fournisseur, Factures fournisseurs, Dossier financier, Notifications, Recherche rapide
Create	Ajouter des factures fournisseurs, y compris depuis les montants réels d’un dossier, et les modifier : Modify, affecter des postes, ajouter des ajustements, accepter les factures fournisseurs soumises, ajouter des fichiers, modifier les champs de données et exécuter des Actions.	Postes, Facture fournisseur, Factures fournisseurs, Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Delete	Supprimer les factures fournisseurs qui ne sont pas validées, et leurs fichiers. Modifier et supprimer des ajustements, avec Create.	Facture fournisseur
Export	Exporter la liste des factures fournisseurs et les postes d’une facture fournisseur.	Facture fournisseur, Factures fournisseurs
Validate	Valider des factures fournisseurs, une par une ou plusieurs à la fois avec Tasks, et restaurer les factures fournisseurs rejetées.	Facture fournisseur, Factures fournisseurs, Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Finalise	Finaliser des factures fournisseurs, une par une ou plusieurs à la fois avec Tasks.	Facture fournisseur, Factures fournisseurs
Unvalidate	Annuler la validation de factures fournisseurs. Nécessite Validate.	Facture fournisseur
Reset	Réinitialiser des factures fournisseurs finalisées. Nécessite Validate.	Facture fournisseur
Reject	Rejeter des factures fournisseurs.	Facture fournisseur
Clear Sync Ref	Effacer la référence de synchronisation d’une facture fournisseur avec votre système comptable externe. Nécessite Unvalidate.	Facture fournisseur, Factures fournisseurs
Set X-Rate Date	Choisir une date de taux de change Custom. Nécessite Validate.	Facture fournisseur

Exchange Rates

Cette section n’a pas d’Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les taux de change et voir les taux.	Taux de change
Create	Ajouter des taux, manuellement ou par chargement.	Taux de change
Delete	Supprimer des taux.	Taux de change
Update Historic	Modifier des taux datés de moins de 29 jours. L’enregistrement de la modification nécessite aussi Create.	Taux de change

Financial Reports

Cette section n’a que Read.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le bilan, le compte de résultat et la balance générale, pour les sociétés auxquelles vous avez accès.	Bilan, Compte de résultat, Balance générale

Internal Posting

Cette section n’a pas d’Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des écritures internes et les écritures internes, et télécharger et prévisualiser leurs fichiers.	Écriture interne, Écritures internes
Create	Ajouter des écritures internes et modifier les brouillons : affecter des lignes, modifier les champs de données et ajouter des fichiers. Également la colonne IPost ID d’une mise à jour groupée dans la liste des postes.	Postes, Écriture interne, Écritures internes
Delete	Supprimer les écritures internes en brouillon et leurs fichiers.	Écriture interne
Export	Exporter la liste des écritures internes.	Écritures internes
Approve	Approuver des écritures internes.	Écriture interne
Finalise	Finaliser des écritures internes approuvées.	Écriture interne
Reset	Réinitialiser des écritures internes approuvées ou finalisées. Nécessite Finalise.	Écriture interne
Clear Sync Ref	Effacer la référence de synchronisation d’une écriture interne avec [Clear]. Nécessite Finalise.	Écriture interne

Invoices

Cette section n’a pas d’Update. Une facture doit appartenir à l’une de vos sociétés.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des factures et les factures. Également l’onglet Invoices d’un dossier financier et d’une entité, les rappels de paiement de l’entité, les factures dans Quick Search, les notifications de factures et certains rapports financiers.	Entité, Dossier financier, Rapports financiers, Rapports interactifs, Facture, Factures, Notifications, Recherche rapide
Create	Créer des factures et des notes de débit, et modifier les brouillons : Modify, Allocate, Add Account, Refresh, les ajustements, Duplicate, Actions, les champs de données et les fichiers. Également la colonne Invoice Number d’une mise à jour groupée dans la liste des postes.	Postes, Dossier financier, Facture, Factures
Delete	Supprimer des brouillons et leurs fichiers, et modifier et supprimer des ajustements.	Facture
Cancel	Annuler des brouillons.	Facture
Export	Exporter la liste des factures.	Factures
Preview	Télécharger, afficher, imprimer et envoyer par e-mail les PDF des factures et les fichiers générés, y compris depuis la liste, et émettre des liens vers le relevé de factures depuis une entité.	Entité, Facture, Factures
Generate Proforma	Générer des factures pro forma. Nécessite Create.	Facture
Generate Invoice Doc	Générer d’autres documents avec Generate Doc. Nécessite Create.	Facture
Approve	Approuver des factures, une par une ou plusieurs à la fois avec Tasks, et définir Tax Exemption dans Modify. Sans cette autorisation, les utilisateurs voient Request Approval. Nécessite Generate Proforma.	Facture, Factures
Un-Approve	Ramener des factures approuvées à l’état de brouillon avec Un-Approve, quand elles ne sont ni finalisées ni envoyées à un système comptable externe. Cela libère le numéro de la facture et peut poser des problèmes avec les factures électroniques : ne l’accordez qu’à peu d’utilisateurs. Les avoirs nécessitent aussi Allow Credit Notes. Nécessite Approve.	Facture
Finalise	Finaliser des factures approuvées, une par une ou plusieurs à la fois avec Tasks. Nécessite Generate Proforma.	Facture, Factures
Change Credit Days	Modifier le Credit Period et la Tax Deduction dans Modify, et le délai de paiement depuis un dossier financier.	Dossier financier, Facture
Allow Credit Notes	Créer des avoirs, et générer leurs factures pro forma, les approuver, les finaliser et les envoyer par e-mail.	Dossier financier, Facture, Factures
Allow Back-dating	Modifier la Date et l’Exchange Rate Date dans Modify, et la Credit Note Date lors d’une contre-passation. Nécessite Approve.	Facture
Reverse Invoice	Contre-passer des factures. Nécessite Approve.	Facture
Mark as Paid/Unpaid	Marquer des factures comme payées ou impayées.	Facture
Write Off	Passer des factures en pertes et annuler des passages en pertes. Nécessite Finalise.	Facture
Clear Sync Ref	Effacer la référence d’une facture dans votre système comptable externe. Nécessite Generate Proforma.	Facture

Job Finance

Cette section n’a ni Create, ni Update, ni Delete. Les pages financières nécessitent aussi l’accès au workflow du dossier.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les dossiers financiers et la finance des ordres de travail, la liste des postes et la finance des workflows, et l’onglet des dossiers financiers des actions groupées. Également les liens financiers sur les ordres de travail, les champs Accounts dans les rapports avancés, les notifications de dossiers financiers, certains rapports financiers, et les produits et la marge brute des principales entités.	Postes, Rapport avancé, Actions groupées, Dossier financier, Finance en attente, Rapports financiers, Rapports interactifs, Notifications, Principales entités, Ordre de travail, Finance de l’ordre de travail, Finance des workflows
Export	Exporter la liste des postes, la finance des workflows, la finance en attente et l’onglet Analyse.	Postes, Dossier financier, Finance en attente, Finance de l’ordre de travail, Finance des workflows
Access Income Accounts	Voir les postes de produits, les totaux des produits et les marges partout où la finance est affichée : dossiers financiers, finance des ordres de travail, listes financières, écritures internes, encaissements et paiements, devis, tarifs, rapports financiers et principales entités.	Postes, Documents financiers, Dossier financier, Finance en attente, Rapports financiers, Rapports interactifs, Écriture interne, Devis, Gestion des tarifs, Encaissement ou paiement, Principales entités, Finance de l’ordre de travail, Finance des workflows
Initialize Accounts	Initialiser les estimations.	Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Add Account	Utiliser Add Account… et Actions, et, sur les montants réels, Quick Edit, Duplicate Accounts et Delete Accounts. Également nécessaire pour appliquer des tarifs aux estimations avec Get Rates.	Dossier financier, Gestion des tarifs, Finance de l’ordre de travail
Read Estimates	Voir les estimations, et les chiffres des estimations de Job Profitability.	Dossier financier, Rapports financiers, Rapports interactifs, Finance de l’ordre de travail
Update Estimates	Modifier les estimations et utiliser les tâches des estimations, changer la devise financière, et utiliser Export dans le récapitulatif des postes. Nécessite Initialize Accounts.	Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Request Estimate Approval	Demander l’approbation des estimations, et annuler la demande.	Dossier financier, Finance des workflows
Read Actuals	Voir les montants réels. Également nécessaire pour la finance en attente, certains rapports financiers, et les produits et la marge brute des principales entités.	Dossier financier, Finance en attente, Rapports financiers, Rapports interactifs, Principales entités, Finance de l’ordre de travail
Approve Estimate	Approuver et rejeter des estimations et approuver des postes, sur les dossiers financiers, la finance des ordres de travail, la liste des postes et la finance des workflows. Nécessite Access Income Accounts.	Postes, Dossier financier, Finance de l’ordre de travail, Finance des workflows
Update Rev/Exp	Définir la date de constatation d’un dossier.	Dossier financier
Reverse Approval	Annuler l’approbation d’estimations approuvées avec Reverse Approved. Nécessite Approve Estimate.	Dossier financier
Update Actuals	Modifier les montants réels, et utiliser Assign Entity, Set Amount/Tax, Create Bill et Refresh Quantity. Également Assign Entity, Assign Bill, Set/Remove Tax et Delete dans la liste des postes, et sa mise à jour groupée.	Postes, Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Modify Taxes	Ajouter, retirer et réinitialiser les taxes d’un poste. Nécessite Update Actuals.	Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Close Job	Clôturer des dossiers financiers et rejeter des demandes de clôture, y compris depuis la finance des workflows et les actions groupées.	Actions groupées, Dossier financier, Finance des workflows
Cancel Job	Annuler des dossiers financiers, y compris avec les actions groupées.	Actions groupées, Dossier financier
Re-open Job	Rouvrir des dossiers financiers, y compris avec les actions groupées.	Actions groupées, Dossier financier
Upload Document	Ajouter, modifier, annuler et restaurer les documents d’un dossier financier.	Dossier financier
View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log des dossiers financiers et de la finance des ordres de travail.	Dossier financier, Finance de l’ordre de travail
Request Closing	Demander la clôture d’un dossier financier et annuler la demande, y compris depuis la finance des workflows.	Dossier financier, Finance des workflows
View All Documents	Ouvrir les documents financiers et exporter leur liste, et joindre les documents financiers d’un dossier aux e-mails.	Documents financiers, Facture

Journal Entries

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des écritures comptables, les écritures comptables et les soldes d’ouverture. Également ouvrir une écriture comptable depuis un compte comptable.	Plan comptable, Écritures comptables, Écriture comptable, Compte comptable, Soldes d’ouverture
Create	Comptabiliser des écritures comptables et des soldes d’ouverture, et lancer la réévaluation des devises.	Plan comptable, Écritures comptables, Écriture comptable, Soldes d’ouverture
Update	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Delete	Rien : aucune page ne la vérifie.	-

Payments

Cette section n’a pas d’Update. La section Receipts a les mêmes actions pour les encaissements.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir l’onglet Payments de la page Encaissements et paiements et les paiements, et voir leurs onglets. Également les notifications de paiements.	Notifications, Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Create	Ajouter des paiements, y compris depuis une facture fournisseur, et modifier les brouillons : ajouter et retirer des factures fournisseurs, ajouter et modifier des ajustements, et modifier les champs de données.	Facture fournisseur, Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Delete	Supprimer les paiements en brouillon.	Encaissement ou paiement
Upload File	Ajouter, modifier et supprimer les documents et les photos d’un paiement.	Encaissement ou paiement
Download File	Télécharger et prévisualiser les documents d’un paiement, et voir ses photos.	Encaissement ou paiement
Approve	Approuver des paiements, un par un ou plusieurs à la fois avec Tasks. Nécessite Create.	Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Reset	Réinitialiser des paiements. Nécessite Approve.	Encaissement ou paiement
Export	Exporter la liste des paiements.	Encaissements et paiements
Finalise	Finaliser des paiements, un par un ou plusieurs à la fois avec Tasks. Nécessite Create.	Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Generate	Générer des bons de paiement.	Encaissement ou paiement

Quotations

Cette section n’a pas d’Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des devis, les devis et le statut des devis. Également l’onglet Quotations d’une entité et les notifications de devis.	Entité, Notifications, Devis, Statut des devis, Liste des devis
Create	Créer des devis, y compris depuis un dossier financier et une entité, et les modifier : en-tête, titre, données du workflow, postes et documents, Duplicate, Request Approval et Actions. Également nécessaire pour appliquer des tarifs avec Get Rates.	Entité, Dossier financier, Devis, Liste des devis, Gestion des tarifs
Delete	Supprimer des devis en brouillon.	Devis
Export	Exporter la liste des devis et la liste du statut des devis.	Statut des devis, Liste des devis
Approve	Approuver des devis.	Devis
Generate	Générer des devis.	Devis
Finalise	Finaliser des devis, et utiliser Ops Assigned et Un-Finalise.	Devis
Reject	Rejeter des devis.	Devis
Revise	Réviser des devis et modifier leurs postes, leurs données et leurs documents, et appliquer des tarifs avec Get Rates.	Devis, Gestion des tarifs
Cancel	Annuler des devis et les restaurer.	Devis
Create Template	Créer des modèles et modifier leurs postes, leurs données et leurs documents. Nécessite Create.	Devis, Liste des devis
Finalise Template	Finaliser des modèles. Nécessite Create.	Devis
UnFinalise Template	Annuler la finalisation de modèles et modifier leurs postes, leurs données et leurs documents. Nécessite Create.	Devis
Cancel Template	Annuler des modèles et les restaurer. Nécessite Create.	Devis

Rate Management

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la gestion des tarifs, ses onglets Rate cards et Reports, et les grilles tarifaires des sociétés auxquelles vous avez accès.	Grille tarifaire, Gestion des tarifs
Create	Créer des grilles tarifaires et les copier.	Grille tarifaire, Gestion des tarifs
Update	Modifier les détails, les conditions générales et les notes d’une grille, ouvrir, modifier et abandonner des brouillons, et désactiver et réactiver des grilles.	Grille tarifaire
Delete	Supprimer les grilles qui n’ont jamais été publiées. Ne fonctionne qu’avec Update également.	Grille tarifaire
Publish	Publier et retirer des versions. Nécessite Update.	Grille tarifaire
Import	Charger des fichiers de tarifs, et envoyer des tarifs par e-mail ou SFTP. Nécessite Update.	Grille tarifaire
Export	Télécharger les fichiers Excel et CSV, le modèle vierge et les fiches tarifaires.	Grille tarifaire
View Buy Rates	Voir, créer et modifier des grilles d’achat, et voir les coûts et les fournisseurs dans Find rates, Get Rates et les rapports.	Grille tarifaire, Gestion des tarifs
Global Cards	Créer et modifier des grilles pour toutes les sociétés, et des règles de marge pour toutes les sociétés. Nécessite Update.	Grille tarifaire, Gestion des tarifs
Margin Rules	Voir l’onglet Margin rules, et ajouter, modifier et supprimer des règles de marge.	Gestion des tarifs
Get Rates	Voir l’onglet Find rates, et utiliser Get Rates sur les devis et les dossiers financiers.	Dossier financier, Devis, Gestion des tarifs

Receipts

Cette section n’a pas d’Update. La section Payments a les mêmes actions pour les paiements.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir l’onglet Receipts de la page Encaissements et paiements et les encaissements, et voir leurs onglets. Également les notifications d’encaissements.	Notifications, Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Create	Ajouter des encaissements, y compris depuis l’onglet Payments Received d’une facture, et modifier les brouillons : ajouter et retirer des factures, ajouter et modifier des ajustements, et modifier les champs de données.	Facture, Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Delete	Supprimer les encaissements en brouillon.	Encaissement ou paiement
Upload File	Ajouter, modifier et supprimer les documents et les photos d’un encaissement.	Encaissement ou paiement
Download File	Télécharger et prévisualiser les documents d’un encaissement, et voir ses photos.	Encaissement ou paiement
Approve	Approuver des encaissements, un par un, plusieurs à la fois avec Tasks, ou depuis une facture. Nécessite Create.	Facture, Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Reset	Réinitialiser des encaissements. Nécessite Approve.	Encaissement ou paiement
Export	Exporter la liste des encaissements.	Encaissements et paiements
Finalise	Finaliser des encaissements, un par un ou plusieurs à la fois avec Tasks. Nécessite Create.	Encaissement ou paiement, Encaissements et paiements
Generate	Générer des bons d’encaissement.	Encaissement ou paiement

Groupe HR

Employee Attendance

Cette section n’a ni Create ni Delete.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les présences des sociétés auxquelles vous avez accès, et les exporter.	Présences
Update	Démarrer, actualiser et modifier les présences du jour.	Présences
Update Past	Avec Update, démarrer, actualiser et modifier les présences des jours précédents.	Présences

Employee Master

Cette section est marquée Access Restricted : seul le support TrakIT peut la modifier sur un rôle, et les administrateurs système la voient grisée. Les administrateurs système peuvent utiliser le fichier des employés, mais ne peuvent pas ouvrir la page d’un employé.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le fichier des employés et les pages des employés, et télécharger, prévisualiser et imprimer leurs fichiers.	Employé, Fichier des employés
Create	Ajouter des employés.	Fichier des employés
Update	Modifier les employés, leur statut, leur photo, leurs étiquettes et leurs champs de données, et ajouter, modifier, annuler et supprimer leurs fichiers.	Employé, Fichier des employés
Export	Exporter la liste des employés.	Fichier des employés

Employee Training

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la conformité des formations, les fiches de formation et le fichier des formations, et télécharger les certificats. Les affectations de formation nécessitent aussi Assign.	Formation, Affectations de formation, Conformité des formations, Fichier des formations, Fiches de formation
Create	Rien : les pages de formation ne l’utilisent pas.	-
Update	Affecter des formations et modifier les dates limites, ajouter et modifier des formations, et marquer des formations comme terminées, les approuver, en dispenser les employés et les réinitialiser.	Formation, Affectations de formation, Fichier des formations, Fiches de formation
Delete	Retirer des affectations et supprimer des formations.	Formation, Affectations de formation, Fichier des formations
Assign	Avec Read, ouvrir les affectations de formation.	Formation, Affectations de formation

Leave Management

Pour demander un congé, l’utilisateur doit aussi être configuré comme employé, avec un Manager sur sa fiche employé.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir My Leaves et voir vos propres demandes, votre solde et votre calendrier.	Mes congés
Create	Demander un congé et enregistrer des brouillons.	Mes congés
Update	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Delete	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Approve/Reject Leave	Ouvrir l’approbation des congés, approuver et refuser les demandes qui vous attendent, et ajouter et terminer vos propres délégations. Toute personne qui approuve des congés en a besoin.	Approbation des congés
View Team Leave	Établir les rapports de congés pour vos collaborateurs directs.	Rapports de congés
Adjust Balance	Établir tous les rapports de congés pour les employés de vos sociétés, et contrôler et confirmer des fichiers de soldes d’ouverture dans la configuration des congés, qui s’ouvre avec Configure Leave Policy.	Configuration des congés, Rapports de congés
Configure Leave Policy	Ouvrir la configuration des congés et configurer les types de congé, les versions de politique, les niveaux d’approbation et les périodes de paie, et établir tous les rapports de congés, pour vos sociétés.	Configuration des congés, Rapports de congés

Groupe Operations

Activities

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des activités et les activités, et télécharger, prévisualiser et imprimer leurs fichiers. Également l’onglet Activities d’un actif.	Activités, Activités (application mobile), Activité, Activité (application mobile), Actif
Create	Créer des activités, y compris avec Add Activity sur les entités, les actifs et les prospects.	Activités, Activités (application mobile), Actif, Entité, Prospect
Update	Modifier les activités et leur statut, ajouter et modifier des fichiers, et publier des commentaires.	Activité, Activité (application mobile)
Delete	Supprimer les activités que vous avez créées.	Activité, Activité (application mobile)
Export Activities	Exporter la liste des activités.	Activités

Bulk Updates

Cette section n’a ni Read, ni Update, ni Delete.

Action	Permet de	Pages d’aide
Create	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Upload	Ouvrir la création groupée et la mise à jour groupée, et charger des fichiers. Les modifications nécessitent aussi des autorisations dans Work Orders.	Création groupée, Mise à jour groupée
Ignore Event Sequence	Utiliser Ignore Event Sequence dans la création groupée et la mise à jour groupée. Nécessite Upload.	Création groupée, Mise à jour groupée
Overwrite Existing Data	Utiliser Overwrite Existing Data dans la mise à jour groupée. Nécessite Upload.	Mise à jour groupée
Overwrite With Blanks	Utiliser Overwrite With Blanks dans la mise à jour groupée. Nécessite Upload.	Mise à jour groupée

Container Master List

Cette section n’a que Read et Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des conteneurs, voir les conteneurs et leurs mouvements, et les exporter. Également exporter les mouvements de conteneurs d’un camion dans les camions du parc.	Liste des conteneurs, Camions du parc
Update	Modifier le code de type et la catégorie par défaut d’un conteneur, et le bloquer ou le débloquer.	Liste des conteneurs

Delay Tracking

Cette section n’a pas de Create.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le suivi des retards.	Suivi des retards
Update	Modifier des conteneurs.	Suivi des retards
Delete	Supprimer des conteneurs.	Suivi des retards
Export	Exporter la liste.	Suivi des retards

Work Orders

Toute page d’ordre de travail nécessite aussi l’accès au workflow de l’ordre de travail. L’accès aux workflows dans la gestion des rôles peut masquer des événements et des champs de données pour un rôle ou les mettre en lecture seule.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des dossiers, les dossiers et les ordres de travail, et l’onglet des ordres de travail des actions groupées. Également les ordres de travail des entités, des actifs, des lieux et des articles, les ordres de travail dans Quick Search, les notifications de dossiers, et la carte des actifs.	Actif, Carte des actifs, Actions groupées, Entité, Événements et données, Article, Dossier, Dossier (application mobile), Dossiers, Dossiers (application mobile), Lieu, Notifications, Recherche rapide, Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Create	Créer des dossiers et des ordres de travail, y compris avec la création groupée et avec Create Job sur un devis.	Création groupée, Créer un dossier, Dossiers, Devis
Update	Modifier un ordre de travail avec Modify Header, la liste des lieux et Actions, modifier les entités et le type de chargement des ordres de travail d’un dossier, et modifier des champs d’en-tête avec la création groupée et la mise à jour groupée.	Création groupée, Mise à jour groupée, Modifier un ordre de travail, Dossier, Ordre de travail
Delete	Supprimer des ordres de travail.	Ordre de travail
Export	Exporter la liste des dossiers, les ordres de travail d’un dossier, les articles d’un ordre de travail, et les ordres de travail des entités et des actifs. Sur la page des documents, Download Zip… et Export.	Actif, Documents, Entité, Dossier, Dossiers, Ordre de travail
Duplicate	Dupliquer des ordres de travail. Nécessite Update.	Ordre de travail
Close/Cancel	Clôturer et annuler des ordres de travail, y compris depuis un dossier et avec les actions groupées. Nécessite Update.	Actions groupées, Dossier, Ordre de travail
Re-open	Rouvrir des ordres de travail, y compris depuis un dossier et avec les actions groupées. Nécessite Update.	Actions groupées, Dossier, Ordre de travail
Reset	Réinitialiser des ordres de travail, y compris avec les actions groupées. Sur un dossier, également nécessaire pour modifier les services. Nécessite Update.	Actions groupées, Dossier, Ordre de travail
View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log des dossiers et des ordres de travail.	Dossier, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Change référence du dossier	Modifier la référence du dossier de l’ordre de travail, ou déplacer des ordres de travail vers un autre dossier. Le libellé se termine par le nom que votre installation donne à la référence du dossier, par exemple Change Transport Document. Nécessite Update.	Ordre de travail
Change Services	Modifier les services d’un ordre de travail. Nécessite Update.	Ordre de travail
Change Workflow	Déplacer un ordre de travail vers un autre workflow. Nécessite Update.	Ordre de travail
View Assets	Voir les actifs d’un ordre de travail, et la carte des actifs.	Carte des actifs, Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Assign Asset	Affecter des actifs à des ordres de travail. Nécessite View Assets.	Ordre de travail
Remove Asset	Retirer des actifs des ordres de travail. Nécessite Assign Asset.	Ordre de travail
View Events & Data	Voir les événements et les données des ordres de travail, la page des événements et des données, et les événements du calendrier des événements. Un rôle en a aussi besoin avant de pouvoir recevoir un accès aux workflows.	Calendrier des événements, Événements et données, Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Update Events & Data	Modifier les événements et les données sur les ordres de travail et sur la page des événements et des données, saisir les données du dossier lors de la création d’un dossier, utiliser Track now sur un dossier, et modifier les événements et les données avec la création groupée et la mise à jour groupée.	Création groupée, Mise à jour groupée, Opérations sur la marchandise (application mobile), Créer un dossier, Événements et données, Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Dossier, Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Export Events & Data	Exporter les événements et les données.	Événements et données, Ordre de travail
Update Remarks	Modifier les remarques d’un ordre de travail.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Add Item	Ajouter des articles aux ordres de travail.	Ordre de travail
AI PDF Extraction	Voir AI PDF Extraction… lors de la création d’un dossier, si votre société l’a configuré. Nécessite Create.	Créer un dossier
Delete Item	Modifier et supprimer des articles. Nécessite Add Item.	Ordre de travail
Commit Items	Confirmer des articles. Nécessite Add Item.	Ordre de travail
Cancel Items	Annuler des articles. Nécessite Add Item.	Ordre de travail
View Document List	Voir les documents des dossiers et des ordres de travail, et ouvrir la page des documents.	Documents, Dossier, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Upload Document	Ajouter des documents aux ordres de travail et aux dossiers. Nécessite View Document List.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Allow External Access to Document	Choisir Allow Access dans External Access lors de l’ajout de documents, pour que les utilisateurs externes puissent les voir. Nécessite View Document List.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Allow Shared Document	Choisir la référence du dossier dans Select Document Scope lors de l’ajout de documents, pour les ajouter à l’ensemble du dossier. Nécessite View Document List.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Allow Rename Document Title	Modifier les détails d’un document avec Modify. Nécessite View Document List.	Ordre de travail
Preview/Download Internal Document	Télécharger et prévisualiser les documents que les utilisateurs externes ne peuvent pas voir, sur les ordres de travail, les dossiers, la page des documents et l’historique des formulaires. Nécessite View Document List.	Documents, Historique des formulaires, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Preview/Download External Document	Télécharger et prévisualiser les documents que les utilisateurs externes peuvent voir, aux mêmes endroits. Nécessite View Document List.	Documents, Historique des formulaires, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Cancel Document	Annuler des documents. Nécessite Upload Document.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Reinstate Document	Rétablir des documents annulés. Nécessite Upload Document.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Delete Document	Supprimer des documents. Nécessite Upload Document.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
View Document Checklist	Voir la liste de contrôle des documents.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Update Document Checklist	Mettre à jour la liste de contrôle des documents. Nécessite View Document Checklist.	Ordre de travail
Email Documents	Envoyer par e-mail les documents des dossiers et des ordres de travail, depuis l’ordre de travail et la page des documents, et les joindre aux e-mails des factures.	Documents, Facture, Ordre de travail
View KPIs	Voir les KPI et les alertes KPI d’un ordre de travail.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
KPI Snooze	Suspendre des alertes KPI.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Generate Form	Générer des documents à partir de formulaires sur les ordres de travail et les dossiers.	Définitions de formulaires, Ordre de travail
Add Comments	Publier des commentaires sur les dossiers et les ordres de travail, et ajouter ou retirer leurs destinataires.	Dossier, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Update Comments	Changer le statut d’un commentaire.	Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
View Comments	Voir les commentaires des dossiers et des ordres de travail, et l’onglet Comments d’un dossier financier.	Dossier financier, Dossier, Dossier (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Delete Comment	Supprimer vos propres commentaires dans les 30 minutes qui suivent leur publication, sur les dossiers et les ordres de travail et sur les autres pages qui ont des commentaires, comme les factures, les factures fournisseurs, les devis, les entités et les demandes. Nécessite Add Comments.	Facture fournisseur, Entité, Facture, Dossier (application mobile), Devis, Demande, Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
View Measurement	Voir les mesures d’un ordre de travail.	Ordre de travail
Add Measurement	Ajouter des mesures.	Ordre de travail
Delete Measurement	Supprimer des mesures.	Ordre de travail
View Event Calendar	Ouvrir le calendrier des événements. Ses événements nécessitent aussi View Events & Data.	Calendrier des événements
PDF Create	Créer un PDF de l’ordre de travail.	Ordre de travail
Change Yard Position	Voir Yard Position sur un ordre de travail qui a un numéro de conteneur, lorsque le workflow affiche la position dans le parc, et l’ouvrir.	-
View Photos	Voir les photos d’un ordre de travail.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Add Photos	Ajouter des photos.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)
Delete Photos	Supprimer des photos, avec Add Photos.	Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile)

Yard Moves

Les mouvements des parcs des sociétés auxquelles vous n’avez pas accès s’ouvrent en lecture seule, sauf si vous êtes administrateur système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les mouvements de parc, les mouvements, la planification du parc, l’inventaire du parc, le stock du parc, les camions du parc et l’application pour appareils mobiles. Également l’onglet Yard Moves d’un ordre de travail.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Application pour appareils mobiles, Mouvement d’équipement (application mobile), Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Ordre de travail, Ordre de travail (application mobile), Inventaire du parc, Mouvement de parc, Mouvements de parc, Opérations du parc (application mobile), Planification du parc, Stock du parc, Camions du parc
Create	Voir Import/Update dans l’inventaire du parc, supprimer des mouvements planifiés, et générer des documents de parc dans l’application pour appareils mobiles, à la main ou automatiquement.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Application pour appareils mobiles, Mouvement d’équipement (application mobile), Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Inventaire du parc, Mouvement de parc, Opérations du parc (application mobile)
Update	Modifier des mouvements, lier et délier des ordres de travail, modifier leurs photos, leurs fichiers et leurs champs de données, et utiliser Bulk Update. Également modifier les zones et les positions avec Import dans la planification du parc, enregistrer les départs de camions dans les camions du parc, et supprimer des mouvements planifiés.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Mouvement d’équipement (application mobile), Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Inventaire du parc, Mouvement de parc, Mouvements de parc, Opérations du parc (application mobile), Planification du parc, Camions du parc
Delete	Supprimer des mouvements effectués et planifiés.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Mouvement de parc
Export	Exporter les mouvements de parc, l’historique d’un mouvement, la planification du parc et l’inventaire du parc.	Inventaire du parc, Mouvement de parc, Mouvements de parc, Planification du parc
Gate Operations	Voir l’onglet Gate Moves des mouvements de parc et de la planification du parc, et les types de mouvement de l’onglet Gate dans l’application pour appareils mobiles.	Application pour appareils mobiles, Mouvements de parc, Opérations du parc (application mobile), Planification du parc
Equipment Moves	Voir l’onglet Equipment Moves des mouvements de parc et de la planification du parc, et les types de mouvement de l’onglet Equipment dans l’application pour appareils mobiles.	Application pour appareils mobiles, Mouvement d’équipement (application mobile), Mouvements de parc, Opérations du parc (application mobile), Planification du parc
Cargo Operations	Voir l’onglet Cargo Ops des mouvements de parc et de la planification du parc, et les types de mouvement de l’onglet Cargo dans l’application pour appareils mobiles. Avec aussi Gate Operations et Equipment Moves, également – All Moves – dans les mouvements de parc.	Application pour appareils mobiles, Mouvements de parc, Opérations du parc (application mobile), Planification du parc
Plan Moves	Enregistrer des mouvements comme planifiés dans l’application pour appareils mobiles, avec Create ou Update, et supprimer des mouvements planifiés.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Application pour appareils mobiles, Mouvement d’équipement (application mobile), Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Mouvement de parc, Opérations du parc (application mobile)
Execute Moves	Effectuer des mouvements dans l’application pour appareils mobiles, avec Create ou Update, et supprimer des mouvements planifiés.	Opérations sur la marchandise (application mobile), Application pour appareils mobiles, Mouvement d’équipement (application mobile), Entrée au parc (application mobile), Sortie du parc (application mobile), Entrée / sortie ferroviaire (application mobile), Mouvement de parc, Opérations du parc (application mobile)
Backdate Move	Modifier Executed des mouvements effectués, un par un ou avec Bulk Update. Nécessite Execute Moves.	Mouvement de parc, Mouvements de parc
Cancel Move	Annuler des mouvements effectués. Nécessite Execute Moves.	Mouvement de parc

Groupe Reports

Advanced Reports

Cette section n’a pas d’Update : la modification d’un rapport est réservée à son propriétaire et aux administrateurs système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les rapports avancés et les rapports, prévisualiser les abonnements auxquels on vous a donné accès, et demander l’accès aux autres.	Rapport avancé, Rapports avancés
Create	Créer des rapports, et copier les rapports dont vous êtes propriétaire.	Rapport avancé, Rapports avancés
Delete	Supprimer les rapports dont vous êtes propriétaire.	Rapport avancé, Rapports avancés

Interactive Reports

Cette section n’a que Generate Report.

Action	Permet de	Pages d’aide
Generate Report	Ouvrir les rapports interactifs et les établir. Les rapports financiers nécessitent aussi des autorisations dans Job Finance et Invoices.	Rapports sur les données et les utilisateurs, Rapports interactifs

Query Reports

Cette section n’a que Read. La création des rapports de requête et la modification de leur requête sont assurées par le support TrakIT.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les rapports de requête et les rapports de la liste. Ce que vous pouvez faire d’autre varie selon que vous êtes propriétaire d’un rapport ou que l’accès vous y a été donné.	Rapport de requête, Rapports de requête

Report Queue

Cette section n’a que Read. Ignorer et remettre en file d’attente des éléments est réservé aux administrateurs système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la file d’attente des rapports et le récapitulatif des abonnements, et les exporter.	File d’attente des rapports, Récapitulatif des abonnements

WorkFlow Reports

Cette section n’a pas d’Update : la modification d’un rapport est réservée à son propriétaire et aux administrateurs système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les rapports de workflow des workflows auxquels vous avez accès, prévisualiser les abonnements auxquels vous avez accès, et demander l’accès aux autres.	Rapport de workflow, Rapports de workflow
Create	Créer des rapports, et modifier et dupliquer les rapports dont vous êtes propriétaire.	Rapport de workflow, Rapports de workflow
Delete	Supprimer les rapports dont vous êtes propriétaire.	Rapport de workflow

Groupe System

Asset Management

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des actifs et les actifs des sociétés auxquelles vous avez accès. Également l’onglet Assets d’une entité, les actifs dans Quick Search, et les notifications d’actifs.	Actif, Gestion des actifs, Entité, Notifications, Recherche rapide
Create	Ajouter des actifs, sur la page ou par import, et ajouter ou retirer des étiquettes.	Actif, Gestion des actifs
Update	Modifier des actifs, les lier et les délier, modifier Per Company, les fichiers et Actions, ajouter ou retirer des étiquettes, et mettre à jour des actifs par import.	Actif, Gestion des actifs
Delete	Supprimer des actifs.	Actif
Update Asset Data	Modifier les valeurs de l’onglet Asset Data, y compris par import. Nécessite Update.	Actif, Gestion des actifs
Export	Exporter la liste des actifs et l’onglet Geofence Logs d’un actif.	Actif, Gestion des actifs
Import	Voir Import dans la liste des actifs et importer des fichiers. Nécessite Create.	Gestion des actifs
View Positions	Voir les positions des actifs : l’onglet Positions d’un actif, View Map, et la carte des actifs.	Actif, Gestion des actifs, Carte des actifs
Add Positions	Ajouter des positions dans l’onglet Positions d’un actif.	Actif
Retire	Réformer des actifs, y compris par import. Nécessite Update.	Actif, Gestion des actifs

BroadCast Messages

Cette section n’a que Read et Create. Le clonage des messages envoyés est réservé aux administrateurs système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les messages de diffusion et les messages, et télécharger et prévisualiser leurs pièces jointes.	Message de diffusion, Messages de diffusion
Create	Créer des messages ; modifier, enregistrer, prévisualiser, envoyer et supprimer des brouillons et leurs pièces jointes ; et renvoyer aux destinataires en échec avec Retry Failed.	Message de diffusion, Messages de diffusion

Chart of Accounts

Vous n’ouvrez et ne créez des comptes que dans les sociétés auxquelles vous avez accès.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le plan comptable et les comptes comptables, et voir leurs soldes.	Plan comptable, Compte comptable
Create	Initialiser le plan comptable, et ajouter des comptes avec Add New et Add….	Plan comptable, Compte comptable
Update	Modifier des comptes, voir et enregistrer les Auto-Posting Default Accounts, et ouvrir Opening Balances.	Plan comptable, Compte comptable, Soldes d’ouverture
Delete	Supprimer des comptes.	Plan comptable, Compte comptable

Charts

Cette section n’a que Create. Elle contrôle la page où les administrateurs système choisissent les graphiques de la page d’accueil du portail.

Action	Permet de	Pages d’aide
Create	Ouvrir les graphiques du portail et voir les graphiques et leurs rôles. L’ajout, la modification et la suppression de graphiques, et l’attribution de rôles, sont réservés aux administrateurs système.	Graphiques du portail

Country Holidays

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les jours fériés par pays, et voir les jours fériés et les jours de week-end.	Jours fériés par pays
Create	Ajouter des jours fériés.	Jours fériés par pays
Update	Modifier des jours fériés.	Jours fériés par pays
Delete	Supprimer des jours fériés.	Jours fériés par pays

Dashboards

Aucune autorisation ne permet de modifier ou de supprimer un tableau de bord : vous modifiez et supprimez les vôtres, et vous modifiez ceux qui sont partagés avec vous avec can edit. Ce qu’affiche un widget nécessite aussi les autorisations de sa source de données.

Action	Permet de	Pages d’aide
View Dashboards	Ouvrir les tableaux de bord dont vous êtes propriétaire ou qui sont partagés avec vous, les filtrer et les actualiser, et modifier ceux qui sont partagés avec vous avec can edit.	Tableaux de bord
Create Dashboards and Widgets	Créer des tableaux de bord, ajouter et dupliquer des widgets, et copier des tableaux de bord avec Copy et Save as my copy.	Tableaux de bord
Share with Users	Partager vos tableaux de bord et vos widgets avec une personne.	Tableaux de bord
Publish to Roles, Companies or Everyone	Partager vos tableaux de bord et vos widgets avec un rôle, une société ou tout le monde, et créer des modèles. Nécessite Share with Users.	Tableaux de bord
Export Data	Utiliser Export CSV dans le menu d’un widget.	Tableaux de bord

Documents

Cette section n’a pas d’Update.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les documents, et les télécharger et les prévisualiser.	Documents
Create	Ajouter et modifier des documents, et créer, renommer et supprimer des répertoires.	Documents
Delete	Supprimer les documents que vous avez ajoutés.	Documents

Email Notifications

Cette section n’a que Update. Certaines notifications nécessitent aussi d’autres autorisations de l’utilisateur auquel elles sont destinées.

Action	Permet de	Pages d’aide
Update	Ouvrir les notifications et modifier vos propres notifications.	Notifications

Entity Management

La modification ou l’approbation d’une entité, l’émission de ses liens et l’envoi de ses rappels de paiement nécessitent aussi l’accès à sa société responsable, sauf si vous êtes administrateur système.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir la liste des entités, les entités et les principales entités. Également les contacts des entités, les informations sur les entités dans les actifs, les entités dans Quick Search, et les notifications d’entités.	Actif, Contacts, Entité, Gestion des entités, Notifications, Recherche rapide, Principales entités
Create	Créer des entités, y compris lors de la création d’un dossier et de la conversion d’un prospect.	Créer un dossier, Gestion des entités, Prospect
Update	Modifier les entités, leurs contacts, leurs types supplémentaires et leurs paramètres par société, voir l’API Key, publier des commentaires et changer leur statut, et mettre à jour des entités par import.	Contacts, Entité
Delete	Supprimer les entités dont la société responsable est la vôtre.	Entité
Approve	Approuver les entités des types qui nécessitent une approbation.	Entité
Export	Exporter la liste des entités, et télécharger le classement des principales entités.	Gestion des entités, Principales entités
Import	Importer des entités avec Import. Nécessite Create.	Gestion des entités
Upload Document	Ajouter des documents aux entités.	Entité
Preview/Download Document	Télécharger et prévisualiser les documents d’une entité.	Entité
Delete Document	Modifier et supprimer les documents d’une entité. Nécessite Update.	Entité
Update Entity Data	Modifier les champs de données d’une entité.	Entité
Link/Unlink User	Lier des utilisateurs à des entités et les retirer, depuis l’entité ou l’utilisateur. Nécessite Update.	Entité, Utilisateur
Add Credit History	Ajouter des entrées de situation de crédit.	Entité
Add/Update Tax Status	Modifier Tax Exempt dans l’onglet Per Company d’une entité.	Entité
Manage Share Links	Ouvrir les liens de partage, et émettre et révoquer les liens que TrakIT donne aux personnes qui ne se connectent pas.	Liens de partage

Geo Data & Locations

Les administrateurs système peuvent affecter et désaffecter des utilisateurs n’importe où dans l’arborescence.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir Geo Data, la liste des lieux, les lieux et le journal des périmètres virtuels, et les fenêtres contextuelles Create New Location et Modify Location partout où elles s’ouvrent. Également l’onglet Locations d’une entité.	Créer un dossier, Entité, Geo Data, Journal des périmètres virtuels, Lieu, Liste des lieux, Ordre de travail
Create	Ajouter des zones géographiques et des lieux, et enregistrer un nouveau lieu dans Create New Location.	Créer un dossier, Entité, Geo Data, Liste des lieux, Ordre de travail
Update	Modifier et déplacer des zones géographiques, modifier des lieux et leurs déclencheurs de périmètre virtuel, et corriger un lieu depuis la liste des lieux d’un ordre de travail.	Geo Data, Lieu, Ordre de travail
Delete	Supprimer des zones géographiques.	Geo Data
Export	Exporter l’arborescence de Geo Data et la liste des lieux.	Geo Data, Liste des lieux
Assign User	Affecter des utilisateurs à des zones géographiques au sein de celles auxquelles vous êtes affecté, y compris depuis la fiche de l’utilisateur.	Geo Data, Utilisateur
UnAssign User	Désaffecter des utilisateurs de zones géographiques au sein de celles auxquelles vous êtes affecté.	Geo Data, Utilisateur
Create Location	Voir Create New… dans la liste des lieux, Create Location sur les ordres de travail, et l’icône plus qui ajoute un lieu lors de la création d’un dossier. L’enregistrement du lieu nécessite aussi Create.	Créer un dossier, Liste des lieux, Ordre de travail
Update Location Data	Modifier les valeurs de l’onglet Data d’un lieu.	Lieu

Geo Distance

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les distances, les voir et les exporter.	Distances
Create	Ajouter et modifier des distances, et les importer.	Distances
Update	Rien : aucune page ne la vérifie. Create ajoute et modifie les distances.	-
Delete	Rien : aucune page ne la vérifie. La suppression des distances est réservée aux administrateurs système.	-

News

Cette section n’a pas d’Update. Les utilisateurs externes ne peuvent pas ouvrir les actualités.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les actualités et lire les articles.	Actualités
Create	Publier des articles pour les sociétés auxquelles vous avez accès.	Actualités
Delete	Supprimer les articles que vous avez publiés.	Actualités

Request Management

Cette section n’a que Create et Submit.

Action	Permet de	Pages d’aide
Create	Créer des demandes avec Create, et modifier vos brouillons. Tout utilisateur interne peut ouvrir la gestion des demandes et les demandes.	Demande, Gestion des demandes
Submit	Rien : le propriétaire d’un brouillon peut le soumettre sans cette autorisation.	-

Groupe Warehousing

Item Master

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir le fichier des articles et les articles.	Article, Fichier des articles
Create	Ajouter des articles, sur la page ou par import.	Article, Fichier des articles
Update	Modifier des articles, sur la page ou par import.	Article, Fichier des articles
Delete	Supprimer des articles.	Article
Export	Voir Export et Stock Report… dans le fichier des articles.	Fichier des articles
Import	Voir Import dans le fichier des articles. Nécessite Create.	Fichier des articles
Update Item Data	Modifier les champs de données d’un article. Nécessite Update.	Article

Warehouse Transactions

Cette section n’a ni Update ni Delete.

Action	Permet de	Pages d’aide
Read	Ouvrir les transactions d’entrepôt, et voir les onglets In Stock et Transaction History d’un article.	Article, Transactions d’entrepôt
Create	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Cancel	Rien : aucune page ne la vérifie.	-
Export	Exporter les transactions d’entrepôt, et les onglets Work Orders et Transaction History d’un article.	Article, Transactions d’entrepôt
Move Stock	Déplacer le stock d’un article avec Move Stock.	Article
Adjust Stock	Ajuster le stock d’un article avec Adjust Stock.	Article

Rôles du portail

Les utilisateurs externes se connectent au portail externe, et ont des rôles External. Dans la gestion des rôles, choisissez External en haut de la page pour voir et modifier ces rôles.

• Un rôle externe n’a que les sections du groupe Portal, ci-dessous. Un rôle interne n’en a aucune, et les autorisations de chaque côté ne s’appliquent jamais aux utilisateurs de l’autre côté.
• Un utilisateur externe a au plus un rôle : son Portal Role, défini sur sa fiche (voir Roles ou Portal Role) ou dans l’onglet User Role Assignment.
• Un utilisateur externe ne voit que les enregistrements des entités auxquelles il est lié. Les dossiers nécessitent un lien en tant que client, et les ordres de travail de transporteur routier un lien en tant que transporteur routier. Voir l’onglet Linked Entities.
• L’accès aux menus et l’accès aux workflows sont réservés aux rôles internes.

Dashboard

Les graphiques que voit chaque rôle sont choisis dans Graphiques du portail.

Action	Permet de
View Dashboard	Voir les graphiques de la page d’accueil du portail qui sont attribués au rôle. La page Graphiques du portail appelle cette autorisation Charts (Read).
Configure Own Dashboard (Future)	Rien pour l’instant : le portail ne la propose pas.

Documents

Les documents nécessitent cette section ainsi que la section du dossier, de l’ordre de travail ou de la facture fournisseur auquel ils appartiennent.

Action	Permet de
Preview/Download	Voir, télécharger et prévisualiser les documents des dossiers, des ordres de travail et des factures fournisseurs que l’utilisateur peut ouvrir.
Upload	Y charger des documents ; sur une facture fournisseur, seulement tant qu’elle est un brouillon ou a été rejetée.
Delete Own Document	Supprimer les fichiers que l’utilisateur a ajoutés à une facture fournisseur, tant qu’elle est un brouillon ou a été rejetée. Nécessite Upload.
Rename Own Document	Renommer les fichiers que l’utilisateur a ajoutés à une facture fournisseur, tant qu’elle est un brouillon ou a été rejetée. Nécessite Upload.

Invoices

Action	Permet de
Read	Voir Invoices dans le menu du portail et l’encadré Outstanding Invoices sur la page d’accueil, et ouvrir les factures des entités auxquelles l’utilisateur est lié.
Export	Rien pour l’instant : le portail ne l’utilise pas.
Download Invoice PDF	Télécharger le PDF d’une facture.
View Payments & Adjustments	Voir les paiements reçus d’une facture et ses ajustements. Sans elle, la facture affiche quand même ce qui a été payé et ce qui reste dû.
View Entity Statement	Rien pour l’instant : les pages du portail n’affichent pas de relevés.

Jobs & Work Orders

Action	Permet de
Read	Voir Jobs dans le menu du portail et l’encadré Jobs sur la page d’accueil, si l’utilisateur est lié à une entité en tant que client, et ouvrir ces dossiers et leurs ordres de travail.
Export	Rien pour l’instant : le portail ne l’utilise pas.
View Events	Voir les événements d’un ordre de travail.
View Data Fields	Voir les champs de données d’un ordre de travail.
View Tracking Map	Voir un ordre de travail suivi sur une carte.
View Comments	Voir les commentaires d’un dossier.
Add Comment	Publier des commentaires sur un dossier. Nécessite View Comments.
Delete Own Comment	Supprimer ses propres commentaires dans les 30 minutes qui suivent leur publication, sauf si le commentaire a été envoyé par e-mail. Nécessite Add Comment.

Profile

Action	Permet de
View Own Profile	Rien à elle seule, mais Update Own Profile et Customise Own Columns la nécessitent.
Update Own Profile	Conserver pour la visite suivante le thème clair ou sombre choisi dans le menu du profil. Sans cette autorisation, le choix ne dure que le temps de la visite. Nécessite View Own Profile.
Customise Own Columns	Choisir les colonnes de la liste des dossiers et des ordres de travail d’un dossier avec Columns. Nécessite View Own Profile.

Reports

Action	Permet de
List Subscribed Reports	Voir Reports dans le menu du portail et les rapports auxquels l’utilisateur est abonné.
Generate/Download	Générer et télécharger ces rapports.

Transporter Work Orders

Les ordres de travail dont un transporteur routier assure le transport, sans dossier au-dessus d’eux.

Action	Permet de
Read	Voir Work Orders dans le menu du portail et l’encadré Open Work Orders sur la page d’accueil, si l’utilisateur est lié à une entité en tant que transporteur routier, et ouvrir les ordres de travail dont il assure le transport.
View Events	Voir les événements d’un ordre de travail.
View Data Fields	Voir les champs de données d’un ordre de travail.
View Tracking Map	Voir un ordre de travail suivi sur une carte.

Vendor Bills

Action	Permet de
Read	Voir Bills dans le menu du portail et l’encadré Bills sur la page d’accueil, et ouvrir les factures fournisseurs des entités auxquelles l’utilisateur est lié, avec leurs lignes et leurs paiements.
Create	Créer des factures fournisseurs.
Update	Modifier des factures fournisseurs en brouillon. Nécessite Create.
Delete	Supprimer des factures fournisseurs en brouillon. Nécessite Create.
Submit Bill	Soumettre des factures fournisseurs en brouillon. Nécessite Create.
Export	Rien pour l’instant : le portail ne l’utilise pas.
View Comments	Voir les commentaires d’une facture fournisseur.
Add Comment	Publier des commentaires sur une facture fournisseur. Nécessite View Comments.