Suppression complète du dossier

La page Delete Full Job supprime définitivement un dossier entier : le dossier, tous ses ordres de travail et tout ce qui a été enregistré sur eux, ainsi que ses données financières. Rien ne peut être récupéré ensuite. Utilisez-la uniquement pour un dossier qui n’aurait jamais dû exister, comme un dossier créé par erreur ; pour arrêter de travailler sur un dossier, clôturez ou annulez plutôt ses ordres de travail (voir Clôturer, annuler ou rouvrir).

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > SysAdmin Pages > Delete Full Job. Seuls les administrateurs système peuvent l’ouvrir. Le titre de la page utilise le nom court de la référence du dossier dans votre installation, par exemple Delete Full T/D.

Supprimer un dossier

Il vous faut le Job ID du dossier, affiché sur la page du dossier, et sa référence.

1. Dans Enter ID, saisissez l’ID du dossier.
2. Dans la zone suivante, saisissez la référence du dossier exactement comme elle figure sur le dossier. Le libellé utilise le nom que lui donne votre installation, par exemple Enter Transport Document. TrakIT la convertit en majuscules.
3. Dans Requested By, saisissez le nom de la personne qui a demandé la suppression.
4. Dans Reason for Deletion, saisissez pourquoi le dossier est supprimé, en 10 caractères au moins.
5. Lisez la liste de ce qui sera supprimé, puis cochez I have read, understood and confirm to delete.
6. Sélectionnez Delete.

Il n’y a pas d’autre confirmation : dès que vous sélectionnez Delete avec la case cochée, TrakIT vérifie le dossier et le supprime. Il indique The deletion was completed successfully et vide le formulaire.

Ce que TrakIT vérifie d’abord

Avant de supprimer quoi que ce soit, TrakIT vérifie que :

• les quatre zones sont remplies, l’ID est un nombre et le motif compte au moins 10 caractères ;
• un dossier avec cet ID existe, et sa référence est celle que vous avez saisie ;
• aucun des postes du dossier ne figure sur une facture fournisseur validée ;
• aucun des postes du dossier ne figure sur une facture approuvée qui ne porte pas sur un seul dossier, comme une facture couvrant plusieurs dossiers ;
• aucun des postes du dossier ne figure sur une écriture interne approuvée.

Le dossier est supprimé en une seule étape : si quelque chose échoue en cours de route, rien n’est supprimé. Des enregistrements ailleurs dans TrakIT qui pointent encore vers le dossier ou vers ses ordres de travail bloquent aussi la suppression, par exemple un encaissement ou un paiement affecté à l’une des factures du dossier, une facture fournisseur ou un devis lié au dossier, des mesures sur l’un de ses ordres de travail, ou le conteneur d’un ordre de travail encore présent dans un parc. Supprimez-les ou déplacez-les d’abord.

Ce qui est supprimé

• Les ordres de travail du dossier, avec leurs événements et leurs données, leurs KPI, leurs services, leurs articles, leurs distances, leurs affectations d’actifs, leurs documents chargés et leurs formulaires générés, le journal des actions d’événements et de données exécutées sur eux, et leurs conteneurs de la liste de suivi des retards.
• Les documents propres au dossier et sa liste de contrôle des documents.
• Le journal d’audit opérationnel de ses ordres de travail et le journal d’audit financier du dossier.
• Les commentaires sur le dossier et sur sa page financière.
• Les estimations et les montants réels du dossier, pour toutes les sociétés, avec leurs taxes.
• Les factures, les notes de débit et les avoirs du dossier, quel que soit leur statut, et ses documents financiers.
• Le dossier lui-même.

Les mouvements de parc des ordres de travail sont conservés, mais ne pointent plus vers un ordre de travail.

Certains enregistrements sont conservés, mais perdent ce qui appartenait au dossier :

• Une facture fournisseur non validée conserve ses autres lignes ; les postes du dossier qui y figurent sont supprimés.
• Une facture qui ne porte pas sur un seul dossier, ou une écriture interne, qui n’est pas encore approuvée conserve ses autres lignes ; les postes du dossier qui y figurent sont supprimés.

TrakIT ne contre-passe pas les écritures comptables déjà comptabilisées pour les factures du dossier. Consultez votre équipe financière avant de supprimer un dossier dont les factures sont finalisées.

Ce qui est conservé comme trace

• La suppression est écrite dans le journal des actions des utilisateurs, sous Delete Full Shipment, à votre nom. Ses données indiquent l’ID du dossier, sa référence, qui a demandé la suppression et le motif.
• TrakIT envoie un e-mail à tous les administrateurs système, y compris le support TrakIT, avec l’objet Full Job Deletion - suivi de la référence du dossier. L’e-mail indique qui a supprimé le dossier, qui l’a demandé et pourquoi.

Messages

Message	Que faire
All fields are required. Please check.	Remplissez les quatre zones.
ID must be numeric	Saisissez l’ID du dossier, un nombre, et non la référence du dossier.
Reason for deletion must be at least 10 characters	Donnez un motif plus détaillé.
Transport Document contains html tags or disallowed text, Reason for deletion contains html tags or disallowed text, Requested By contains html tags or disallowed text	Retirez les caractères spéciaux, comme <, ou =, + ou @ au début.
Please select confirmation before deletion	Cochez I have read, understood and confirm to delete.
Could not load ID	Aucun dossier n’a cet ID. Vérifiez l’ID du dossier.
Le libellé de votre référence du dossier suivi de does not match, par exemple Transport Document does not match	La référence du dossier que vous avez saisie n’est pas celle de cet ID de dossier.
One or more validated bills found	Certains des postes du dossier figurent sur une facture fournisseur validée. Commencez par annuler la validation de la facture fournisseur ou par en retirer les postes.
One or more approved invoices found	Certains des postes du dossier figurent sur une facture approuvée qui couvre plus que ce dossier.
One or more approved IPosts found	Certains des postes du dossier figurent sur une écriture interne approuvée.
The database could not complete this request. The error has been logged.	D’autres enregistrements pointent encore vers le dossier ou ses ordres de travail, comme décrit ci-dessus. Rien n’a été supprimé.

Qui peut utiliser cette page

Seuls les administrateurs système peuvent utiliser cette page. Elle vérifie que vous en êtes un, plutôt qu’une autorisation de vos rôles : les autres utilisateurs qui l’ouvrent voient Authorization Failed.