Conformité des formations

Le Training Compliance Dashboard montre où en sont les employés d’une société dans les formations qui leur sont affectées : les totaux de toute la société, la conformité de chaque formation, les employés en retard et les certificats qui expirent bientôt. La page est en lecture seule : pour agir sur la formation d’un employé, utilisez la page Fiches de formation.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Training > Compliance.

Pour savoir comment s’articulent les formations, les affectations et les fiches de formation des employés, et ce que signifie chaque statut, voir Formation.

Choisir la société et la période d’expiration

Les listes en haut de la page déterminent ce que compte le tableau de bord :

• La société : les sociétés auxquelles vous avez accès. Elle s’ouvre sur votre propre société.
• Expiring within : 30 days, 60 days ou 90 days. Elle définit la période de l’encadré Expiring et de la liste Expiring Certificates, et s’ouvre sur 30 days.

La page se met à jour dès que vous modifiez l’une ou l’autre.

Quels employés sont comptés

Le tableau de bord compte les fiches de formation des employés actuels de la société : les utilisateurs rattachés à la société sélectionnée, qui sont configurés comme employés dans le Fichier des employés, et dont le Status d’employé n’est pas Terminated, Resigned ou Retired (voir Employé). Un employé qui a accès à plusieurs sociétés n’est compté que dans sa propre société.

Les encadrés récapitulatifs

Encadré	Compte
Active Trainings	Les formations actives que la société peut utiliser : les siennes, celles configurées pour toutes les sociétés, et celles que d’autres sociétés ont marquées comme Shared. Voir Fichier des formations.
Total Assigned	Toutes les fiches de formation des employés, quel que soit leur statut.
Completed	Les fiches qui sont Completed.
Pending	Les fiches qui sont Pending ou In Progress.
Overdue	Les fiches qui sont Pending ou In Progress et dont la date limite est passée.
Expiring	Les fiches dont le certificat expire entre aujourd’hui et la fin de la période Expiring within.
Pending Approval	Les fiches qui sont In Progress, avec un justificatif chargé, et pas encore approuvées.
Overall Compliance	Completed en pourcentage de Total Assigned, arrondi à l’entier.

Un encadré dont le nombre est 0 est estompé.

Total Assigned comprend aussi les fiches qui sont Waived, Failed ou Expired. La somme de Completed et de Pending ne lui est donc pas égale, et ces fiches font baisser l’Overall Compliance.

Conformité par formation

Le tableau Compliance by Training a une ligne pour chaque formation active que la société peut utiliser et qui a au moins une fiche pour les employés actuels de la société. Les formations obligatoires viennent en premier, puis les formations dont la conformité est la plus faible, puis les autres, par titre.

Colonne	Affiche
Code, Training, Category	Le code, le titre et la catégorie de la formation.
Mandatory	Une coche verte pour une formation obligatoire, - pour les autres.
Assigned	Le nombre de fiches de la formation, quel que soit leur statut.
Completed	Les fiches qui sont Completed, en vert.
Pending	Les fiches qui sont Pending ou In Progress.
Overdue	Les fiches qui sont Pending ou In Progress et dont la date limite est passée, en rouge s’il y en a.
Waived	Les fiches qui sont Waived.
Failed	Les fiches qui sont Failed, en rouge s’il y en a.
Compliance %	Completed en pourcentage de Assigned, avec une décimale : en vert à partir de 80 %, en orange de 50 % à moins de 80 %, et en rouge en dessous de 50 %.

Les fiches expirées comptent dans Assigned mais n’ont pas de colonne propre. Le tableau exclut les formations inactives ou supprimées, alors que les encadrés comptent les fiches de toutes les formations ; les totaux du tableau peuvent donc ne pas correspondre aux encadrés.

Employés en retard

La liste Overdue Employees, à gauche, a une ligne pour chaque fiche qui est Pending ou In Progress et dont la date limite est passée, les plus en retard en premier. Toutes les lignes sont en rouge.

Pour voir les employés d’un service, choisissez-le dans la liste à côté du titre. All Departments affiche tout le monde. La liste propose les services qui ont des utilisateurs dans la société sélectionnée, et le choix ne s’applique qu’à cette liste.

Colonne	Affiche
Employee	Le nom de l’employé, avec son service en dessous.
Training	Le code de la formation, avec son titre en dessous.
Days Overdue	Le nombre de jours écoulés depuis la date limite.
Due Date	La date limite de la fiche.

Certificats qui expirent

La liste Expiring Certificates, à droite, a une ligne pour chaque fiche terminée dont le certificat expire dans la période Expiring within, les plus proches de l’expiration en premier. La période est affichée à côté du titre, par exemple (within 30 days).

Colonne	Affiche
Employee	Le nom de l’employé, avec son service en dessous.
Training	Le code de la formation, avec son titre en dessous.
Certificate No.	Le numéro du certificat de l’employé.
Days Left	Le nombre de jours restants avant l’expiration du certificat.
Expiry Date	La date d’expiration du certificat.

Les lignes auxquelles il reste 14 jours ou moins sont en rouge ; les autres sont en orange.

Une fois par jour, TrakIT marque Expired les fiches dont le certificat a expiré et ajoute de nouvelles fiches Pending pour que les employés les renouvellent : voir Formation. Un certificat dont la date d’expiration est passée reste dans cette liste jusqu’à ce que ce contrôle quotidien marque sa fiche Expired.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Employee Training pour ouvrir la page. Vous voyez la formation des employés de toutes les sociétés auxquelles vous avez accès.