Dossier

La page Job affiche l’un de vos dossiers : une expédition que la société gère pour vous. Elle liste les ordres de travail du dossier (ses conteneurs ou ses chargements), les documents que la société partage avec vous, et les commentaires que vous échangez avec la société au sujet du dossier.

Pour ouvrir un dossier, sélectionnez sa ligne sur la page Dossiers. Un lien vers un dossier dans un e-mail de TrakIT l’ouvre aussi ici, une fois que vous vous êtes connecté.

Le haut de la page

• La flèche en haut à gauche (Back to Jobs) revient à la liste des dossiers.
• Le titre est la référence du dossier, par exemple le numéro du connaissement, sous le mot Job.
• En dessous, un encadré affiche des détails du dossier : son chargeur et son réceptionnaire, sous les libellés que la société leur donne, comme Shipper et Receiver, et son Workflow : le type de service que la société fournit pour le dossier, par exemple Sea Import. Un détail sans valeur est omis, de même que le chargeur ou le réceptionnaire lorsque la société ne l’affiche pas aux utilisateurs externes pour ce workflow.

Sous l’encadré se trouvent les onglets. Work Orders est toujours présent et s’ouvre en premier ; Documents et Comments apparaissent si votre rôle les autorise.

Onglet Work Orders

L’onglet Work Orders liste les ordres de travail du dossier, tous sur une seule page. Un ordre de travail est un conteneur ou un chargement du dossier, suivi à chacune des étapes du dossier. Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’ordre de travail, avec ses événements, ses détails et ses documents.

Les colonnes sont définies par la société : les vôtres peuvent donc être différentes. Elles comprennent souvent Container, Size, Weight, Commodity, Workflow, Work Order (le numéro de l’ordre de travail) et Status, la dernière étape atteinte par l’ordre de travail que la société montre à ses clients, sous le nom qu’elle lui donne. Une colonne dont le titre contient le mot Status affiche sa valeur sous forme de badge de couleur. La société peut aussi ajouter des colonnes pour les dates des événements et les valeurs des champs de données ; une telle colonne est vide lorsque la société ne montre pas cet événement ou ce champ aux clients pour le workflow du dossier.

No work orders apparaît lorsqu’aucun des ordres de travail du dossier ne vous est accessible.

Choisir les colonnes des ordres de travail

Si votre rôle le permet, un lien Columns apparaît au-dessus de la liste des ordres de travail.

1. Sélectionnez Columns. La fenêtre contextuelle Work Order Columns liste les colonnes qui vous sont proposées.
2. Cochez les colonnes à afficher et décochez celles à masquer. Une colonne marquée Always shown ne peut pas être masquée.
3. Pour déplacer une colonne, sélectionnez la flèche vers le haut (Move up) ou la flèche vers le bas (Move down) sur sa ligne. La colonne en haut de la fenêtre contextuelle est la première colonne de la liste.
4. Sélectionnez Save.

Votre choix s’applique à l’onglet Work Orders de tous les dossiers, et TrakIT le conserve pour vos prochaines visites. Reset to Default revient aux colonnes définies par la société, et Cancel ferme la fenêtre contextuelle sans rien modifier. Comme sur la page Dossiers, une fois que vous avez enregistré votre propre choix, les modifications que la société apporte ensuite à ses colonnes ne vous parviennent qu’après Reset to Default.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les documents que la société partage avec vous sur ce dossier : ceux du dossier dans son ensemble, marqués Job, et ceux de chacun de ses ordres de travail. Ils sont classés par ordre alphabétique de titre.

Colonne	Affiche
Title	Le titre du document, avec une icône indiquant le type de fichier. Job marque un document de l’ensemble du dossier plutôt que d’un seul ordre de travail.
File Name	Le nom du fichier.
Size	La taille du fichier, en Ko.
(icônes)	L’icône de téléchargement (Download) enregistre le fichier. L’icône en forme d’œil (Preview) ouvre un PDF, une image ou un fichier texte dans un nouvel onglet du navigateur ; les autres types de fichier sont téléchargés.

No Documents Available signifie que la société n’a encore partagé aucun document sur ce dossier.

Charger un document

Si votre rôle le permet, vous pouvez ajouter un document au dossier, par exemple une liste de colisage ou un bon de livraison signé.

1. Dans l’onglet Documents, sélectionnez Upload.
2. Dans Upload Document, indiquez le Document Title :
   • si la société a configuré une liste de titres de documents pour ce type de dossier, choisissez-en un ;
   • sinon, tapez un titre de 100 caractères au maximum.
3. Dans File, choisissez le fichier. Il peut faire jusqu’à 20 Mo.
4. Sélectionnez Upload.

Upload est disponible dès que vous avez indiqué un titre et choisi un fichier. Lorsque le fichier est enregistré, la fenêtre contextuelle se ferme et le document apparaît dans la liste.

Le document appartient au dossier dans son ensemble : il est marqué Job, et il apparaît aussi dans l’onglet Documents de chacun des ordres de travail du dossier. La personne chargée du dossier au sein de la société est prévenue par e-mail. Vous ne pouvez ni renommer ni supprimer un document une fois qu’il est chargé ; pour en faire modifier ou retirer un, adressez-vous à votre contact au sein de la société.

Si le chargement est refusé, la fenêtre contextuelle reste ouverte avec ce que vous avez saisi, et le motif apparaît en haut de la page :

Message	Que faire
Select a file to upload	Choisissez un fichier qui n’est pas vide.
Document Title is required	Donnez un titre au document.
Select a Document Title from the list	Choisissez l’un des titres proposés par la liste.
Document Title cannot exceed 100 characters	Raccourcissez le titre.
Document Title contains possible html tag	Ne commencez pas le titre par =, + ou @, et ne placez pas < juste avant une lettre.
File size cannot exceed 20 MB	Réduisez la taille du fichier, ou divisez-le en plusieurs documents.
File name cannot exceed 100 characters	Renommez le fichier sur votre appareil avec un nom plus court, puis chargez-le de nouveau.
File type must be one of these: suivi d’une liste	Seuls les types de fichiers listés sont acceptés depuis le portail. Enregistrez le fichier dans l’un de ces types, par exemple en PDF.
Cannot upload this file type	Ce type de fichier n’est pas accepté. Enregistrez le fichier dans un autre format, par exemple en PDF.
Document with same title, file name and size already exists	Le même fichier figure déjà sur le dossier sous ce titre.

La société peut aussi appliquer ses propres contrôles aux documents ; si l’un d’eux refuse le fichier, son message s’affiche de la même façon.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient la conversation sur le dossier entre vous et la société : les commentaires que la société a rendus visibles pour vous, et ceux publiés depuis le portail, par vous ou par d’autres utilisateurs liés au client du dossier. Les commentaires les plus récents apparaissent en premier. Chacun indique qui l’a publié et quand, dans votre fuseau horaire.

Les commentaires appartiennent au dossier dans son ensemble. Les pages des ordres de travail n’ont pas de commentaires.

Si votre rôle ne permet pas de publier, l’onglet affiche Your role does not allow posting comments. No Comments Available signifie qu’il n’y a encore aucun commentaire.

Ajouter un commentaire

1. Dans l’onglet Comments, sélectionnez Add.
2. Dans Add Comment, tapez votre commentaire, de 2 000 caractères au maximum.
3. Sélectionnez Post.

Le commentaire apparaît en haut de l’onglet. S’il ne peut pas être publié, la fenêtre contextuelle reste ouverte avec votre texte et le motif apparaît en haut de la page. Cancel ferme la fenêtre contextuelle sans publier.

Qui est informé de votre commentaire :

• Le personnel de la société affecté au dossier : il le voit sur le dossier dans TrakIT, et les personnes qui ont choisi d’être averties des commentaires le reçoivent.
• L’adresse e-mail du client enregistrée par la société, et les autres utilisateurs du portail liés au client, le reçoivent par e-mail.

Supprimer votre commentaire

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire pendant les 30 minutes qui suivent sa publication, si votre rôle le permet. Pendant ce temps, le commentaire affiche une icône de corbeille (Delete Comment).

1. Sélectionnez l’icône de corbeille sur le commentaire.
2. Confirmez avec OK lorsque votre navigateur demande Delete this comment?.

Après 30 minutes, le commentaire ne peut plus être supprimé depuis le portail, et TrakIT affiche You do not have the permission to remove comment si vous essayez. Adressez-vous à votre contact au sein de la société si un commentaire doit être retiré.

Messages

Message	Signification
That job was not found, or you do not have permission to view it.	Le dossier n’existe pas, ou ce n’est pas l’un des vôtres. Back to Jobs revient à la liste.
That job could not be loaded.	TrakIT n’a pas pu être joint, ou a renvoyé une erreur. Sélectionnez Retry.
Not found or not permitted	Un élément que vous avez demandé ne vous est pas accessible, par exemple parce que votre rôle a changé. Rechargez la page.

Si votre session a pris fin, le portail vous ramène à la page de connexion : voir Quand TrakIT vous déconnecte.

Qui peut utiliser cette page

La page nécessite un rôle du portail ayant ces autorisations :

Section	Autorisation	Vous permet de
Jobs & Work Orders	Read	Ouvrir le dossier et son onglet Work Orders.
Jobs & Work Orders	View Comments	Voir l’onglet Comments.
Jobs & Work Orders	Add Comment	Publier des commentaires avec Add.
Jobs & Work Orders	Delete Own Comment	Supprimer vos propres commentaires dans les 30 minutes qui suivent leur publication.
Documents	Preview/Download	Voir l’onglet Documents, et télécharger et prévisualiser ses documents.
Documents	Upload	Charger des documents avec Upload.
Profile	Customise Own Columns	Choisir les colonnes des ordres de travail avec Columns.

Vous ne pouvez ouvrir un dossier que si son client est une entreprise à laquelle vous êtes lié en tant que Customer, et s’il n’est pas exclu par des filtres que la société a définis pour votre compte. Votre contact au sein de la société configure votre rôle et vos liens. Pour les administrateurs, voir Jobs & Work Orders, Documents, Profile et Linked Entities.