Mettre à jour TrakIT par e-mail

Vous pouvez mettre à jour TrakIT sans vous connecter, en envoyant un e-mail à la propre boîte aux lettres de TrakIT. C’est pratique au port, dans un dépôt ou sur la route : transférez un bon à délivrer vers l’ordre de travail, enregistrez que des conteneurs ont été déchargés, ou envoyez un fichier de mise à jour groupée depuis votre téléphone. TrakIT lit la boîte aux lettres, fait ce que demande l’objet et répond avec le résultat.

Ce guide s’adresse aux utilisateurs qui envoient ces e-mails, et aux administrateurs système qui configurent la boîte aux lettres. Il suit un e-mail depuis la boîte aux lettres jusqu’à la réponse. Les exemples utilisent la boîte aux lettres trakit@example.com, le dossier EXBL2610045 et les conteneurs ABCU1234560 et ABCU2345677.

1. Trouver la boîte aux lettres de TrakIT

Chaque installation de TrakIT a sa propre boîte aux lettres. Un administrateur système connecte une boîte Gmail ou Office 365 sur la page Boîte de réception OAuth, ou le support TrakIT en configure une pour votre installation. Demandez son adresse à votre administrateur système. L’onglet Feeds d’une grille tarifaire l’affiche aussi, si TrakIT la connaît.

Toutes les 5 minutes, TrakIT lit les nouveaux e-mails, en garde une copie dans l’onglet Emails Received du journal des messages, les retire de la boîte aux lettres, traite ceux dont l’objet est une commande, et répond. Comptez jusqu’à 10 minutes pour la réponse. Comme TrakIT vide la boîte aux lettres, celle-ci doit servir uniquement à TrakIT.

2. Envoyer depuis votre adresse TrakIT

TrakIT ne sait qui vous êtes que par l’adresse depuis laquelle vous écrivez. Ce doit être l’Email de votre utilisateur TrakIT (voir Utilisateur), et votre utilisateur ne doit pas être verrouillé. Sinon, TrakIT répond à une commande par Sender email address ‘…’ not recognized. User cannot be authenticated. et ne fait rien d’autre.

TrakIT agit alors en votre nom, avec vos accès :

L’ordre de travail ou le dossier doit être l’un de ceux que vous pouvez ouvrir dans TrakIT : son workflow doit faire partie des vôtres.
Chaque commande nécessite les autorisations listées dans Qui peut faire quoi.

La réponse est envoyée à l’adresse de votre utilisateur, avec l’objet Email Response. Elle commence par Your email was processed. Please see the result below:, suivi du résultat de votre commande.

3. Rédiger l’objet

L’objet indique à TrakIT ce qu’il doit faire. Il doit commencer par la commande :

Objet	Ce que fait TrakIT	Voir
`TrakIT Upload` et une référence	Ajoute les fichiers joints à l’ordre de travail ou au dossier.	Charger des documents
`TrakIT Save` et une référence	Enregistre le texte de l’e-mail sur l’ordre de travail.	Conserver un e-mail
`TrakIT Update`, sans fichier `.xlsx` joint	Enregistre un événement sur les ordres de travail listés dans l’e-mail.	Enregistrer des événements
`TrakIT Update`, avec des fichiers `.xlsx` joints	Applique les fichiers comme des mises à jour groupées.	Envoyer un fichier de mise à jour groupée
`TrakIT Rates` et le code d’une grille tarifaire	Lit les tarifs joints dans la grille tarifaire.	Envoyer des tarifs à une grille tarifaire
`TrakIT Exchange Rates`	Ajoute les taux de change des fichiers `.xlsx` joints.	Envoyer des taux de change

Les majuscules et les minuscules n’ont pas d’importance, et les espaces en trop sont ignorés.
TrakIT ignore FW: au début de l’objet, mais pas Fwd: ni RE:. Quand vous transférez un e-mail ou y répondez, remplacez tout l’objet par la commande.
La référence est l’ID de l’ordre de travail, le numéro du conteneur ou l’ID de chargement ; TrakIT Upload accepte aussi la référence du dossier. Écrivez-la juste après la commande, avec un espace, et sans espace ni virgule à l’intérieur.
Un numéro de conteneur ou un ID de chargement peut figurer sur plusieurs ordres de travail au fil du temps. TrakIT prend le plus récent. Pour choisir un autre ordre de travail, indiquez son ID.

Un e-mail dont l’objet n’est pas une commande ne reçoit pas de réponse. Dans l’onglet Emails Received, il affiche Subject not recognized.

4. Charger des documents

Le transitaire vous envoie le bon à délivrer du conteneur ABCU1234560. Pour le classer sur l’ordre de travail :

Transférez l’e-mail, ou rédigez-en un nouveau, à trakit@example.com, avec les documents en pièces jointes.
Saisissez l’objet TrakIT Upload ABCU1234560.
Envoyez-le.

Chaque fichier joint devient un document, avec pour titre son nom de fichier sans l’extension. L’endroit où il est classé dépend de l’objet :

Objet	Les documents sont ajoutés à
`TrakIT Upload ABCU1234560`	Tout le dossier de l’ordre de travail, sous For Job sur ses ordres de travail.
`TrakIT Upload ABCU1234560 Noshare`	Cet ordre de travail uniquement, sous For this Work Order only.
`TrakIT Upload EXBL2610045`	Le dossier qui a cette référence. Noshare est refusé pour un dossier : Cannot upload document for Job with ‘NoShare’ keyword.

Les documents apparaissent ensuite dans l’onglet Documents de l’ordre de travail, comme si vous les y aviez ajoutés :

Ils sont internes : les utilisateurs externes, comme le client, ne les voient pas.
Ils ne sont limités à aucun rôle : tout utilisateur qui peut voir les documents de l’ordre de travail peut les ouvrir. Pour un document sensible, utilisez plutôt Add Documents sur l’ordre de travail, et choisissez son Role Access.
Si la liste de contrôle des documents du workflow a une File Name Expression qui correspond au nom d’un fichier, TrakIT lie le document à cet élément de la liste de contrôle.
Les mêmes limites s’appliquent que sur la page : chaque fichier peut atteindre 20 Mo et doit être d’un type de fichier autorisé sur votre installation, et un fichier qui a les mêmes titre, nom et taille qu’un document existant est refusé. Votre service de messagerie peut limiter la taille de l’e-mail entier.

Les images de votre signature arrivent aussi en pièces jointes. TrakIT ignore les petites images dont le nom commence par image0, mais les autres sont chargées : retirez les images de votre signature avant d’envoyer.

La réponse liste chaque fichier avec Success! et l’ordre de travail, ou la raison pour laquelle il n’a pas été ajouté.

5. Conserver un e-mail ou un fil de discussion

Pour conserver avec l’ordre de travail une conversation sur une expédition :

Transférez le dernier e-mail du fil de discussion à trakit@example.com.
Remplacez l’objet par TrakIT Save et l’ID de l’ordre de travail, le numéro du conteneur ou l’ID de chargement, par exemple TrakIT Save ABCU1234560.
Envoyez-le.

TrakIT enregistre le texte de l’e-mail, y compris les messages précédents qui y sont cités, dans un fichier texte nommé Email_Upload_ suivi de l’ID de l’ordre de travail, avec pour titre Saved Email Content. Comme pour un chargement, il est ajouté à tout le dossier, ou à l’ordre de travail uniquement quand vous ajoutez Noshare après la référence. La référence du dossier ne peut pas être utilisée ici.

Seul le texte est enregistré, pas les pièces jointes : envoyez-les avec TrakIT Upload. Avec certaines configurations de boîte aux lettres, TrakIT ne garde que les 8 000 premiers caractères du texte d’un e-mail. La réponse indique Email content uploaded successfully.

6. Enregistrer des événements

Au port, les conteneurs ABCU1234560 et ABCU2345677 viennent d’être déchargés. Pour l’enregistrer :

Rédigez un nouvel e-mail à trakit@example.com, avec l’objet TrakIT Update et sans pièce jointe.
Sur la première ligne du corps, écrivez le nom de l’événement tel que l’ordre de travail l’affiche : le nom et l’éventuel Specific Info / Suffix, par exemple Discharged ou Arrived at Border.
Sur chacune des lignes suivantes, écrivez un numéro de conteneur, un ID de chargement ou un ID d’ordre de travail :
```
Discharged
ABCU1234560
ABCU2345677
```
Retirez votre signature, puis envoyez.

Pour chaque ligne, TrakIT trouve le dernier ordre de travail qui a ce conteneur ou cet ID de chargement (ou l’ordre de travail qui a cet ID) et qui comporte l’événement, et remplit l’événement avec la date et l’heure d’arrivée de votre e-mail, avec la remarque Updated via email. Il enregistre la modification dans le journal d’audit de l’ordre de travail et met à jour le statut de l’ordre de travail.

TrakIT ne remplit que les événements vides ou à TBA : il n’écrase jamais une date. Il ne modifie pas les champs de données, ni les ordres de travail clôturés ou annulés. L’événement doit aussi être un événement que vous pouvez mettre à jour : votre rôle doit avoir Update Events & Data, et l’événement ne doit pas être Hidden ou View Only pour vos rôles dans l’onglet Workflow Access. Les autres contrôles de l’événement s’appliquent toujours, comme l’ordre chronologique : si l’un d’eux refuse la date, la réponse en donne la raison.

Comment TrakIT lit les lignes qui suivent la première :

Les lignes vides et une ligne END sont ignorées.
TrakIT s’arrête à la première ligne qui contient un caractère autre que des lettres, des chiffres, - et _, espace compris, comme Best regards, Regards, ou une adresse e-mail.
Tout autre mot seul sur sa ligne, comme Thanks, est lu comme un numéro de conteneur et signalé comme introuvable.

La réponse liste chaque ligne avec son résultat.

Résultat	Signification
Success!	L’événement a été rempli.
Event or work order not found	Aucun ordre de travail avec ce conteneur, cet ID de chargement ou cet ID n’a d’événement de ce nom. Vérifiez l’orthographe de la première ligne.
Cannot overwrite current value …	L’événement a déjà une valeur. Modifiez-la sur l’ordre de travail.
Work Order is cancelled, Work Order is closed	Le dernier ordre de travail avec ce conteneur est clôturé ou annulé.
No permission to change	Le workflow de l’ordre de travail ne fait pas partie des vôtres.
[ No data found or processed ]	Aucune ligne n’a pu être lue. Vérifiez que l’événement est sur la première ligne et les conteneurs sur les lignes suivantes.
Invalid Email format	Le corps ne comporte qu’une seule ligne.

7. Envoyer un fichier de mise à jour groupée

Pour modifier de nombreux ordres de travail à la fois, préparez un fichier Excel comme pour la page Mise à jour groupée, avec les cellules modifiées en jaune, et enregistrez-le au format .xlsx. Envoyez-le ensuite en pièce jointe avec l’objet TrakIT Update. Pour ignorer aussi l’ordre des événements, ajoutez IgnoreSequence à l’objet.

TrakIT applique chaque fichier .xlsx comme si Overwrite existing data était sélectionné (voir Options), et la réponse donne les résultats de chaque fichier : Unchanged Values, Successful Updates et les Errors. Quand un fichier .xlsx est joint, le corps de l’e-mail n’est pas lu, et les autres fichiers sont ignorés. Voir aussi Puis-je envoyer une mise à jour groupée par e-mail ?.

Si la réponse n’affiche que Attachment Received: et le nom du fichier, sans résultats, il manque une autorisation à votre rôle : Upload et Overwrite Existing Data dans la section Bulk Updates, et Ignore Event Sequence quand l’objet le demande.

8. Envoyer des tarifs à une grille tarifaire

Si votre société utilise la gestion des tarifs, vous pouvez envoyer les tarifs d’une grille tarifaire par e-mail : joignez le fichier .xlsx ou .csv et utilisez l’objet TrakIT Rates suivi du code de la grille, par exemple TrakIT Rates VR-0012. Ajoutez replace pour supprimer les lignes du brouillon que le fichier ne contient pas. TrakIT n’écrit les tarifs dans le brouillon de la grille que si toutes les lignes sont correctes, et répond avec un classeur qui liste chaque ligne. Voir l’onglet Feeds de la page Grille tarifaire.

9. Envoyer des taux de change

Pour ajouter de nombreux taux de change à la fois, préparez un fichier .xlsx comme pour l’onglet Upload Rates : sur la première feuille, une paire de devises par ligne, avec le code de la devise de base, le code de la devise cible et le taux, et si besoin le taux alternatif et la date du taux. Envoyez-le en pièce jointe avec l’objet TrakIT Exchange Rates. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers.

TrakIT ajoute chaque ligne comme un nouveau taux, avec les mêmes contrôles que sur la page ; une ligne sans date prend la date du jour. La réponse liste chaque fichier et, pour chaque ligne qui comporte des codes de devise, Success ou la raison pour laquelle la ligne n’a pas été ajoutée, par exemple Exchange Rate already exists for the day. Comme sur la page, une ligne d’intitulés apparaît comme une erreur que vous pouvez ignorer. Les fichiers autres que .xlsx sont ignorés ; si aucun n’est joint, la réponse indique No excel files were attached with email.

Qui peut faire quoi

Chaque commande nécessite un expéditeur reconnu comme un utilisateur TrakIT non verrouillé. Au-delà :

Commande	Nécessite
TrakIT Upload, TrakIT Save	L’accès au workflow de l’ordre de travail.
TrakIT Update (événements)	L’accès au workflow de l’ordre de travail, Update Events & Data dans la section Work Orders, et l’accès en mise à jour à l’événement.
TrakIT Update (fichier Excel)	Upload et Overwrite Existing Data dans la section Bulk Updates, plus Ignore Event Sequence pour `IgnoreSequence`, et les autorisations sur les ordres de travail qu’exigent les modifications.
TrakIT Rates	Import dans la section Rate Management.
TrakIT Exchange Rates	Create dans la section Exchange Rates.

Quand rien ne revient

Pas de réponse au bout de 10 minutes. Vérifiez l’objet : il doit commencer par la commande, sans Fwd: ni RE: devant. Vérifiez que vous l’avez envoyé à la bonne boîte aux lettres.
Non reconnu. Envoyez depuis l’adresse de votre utilisateur TrakIT, ou demandez à un administrateur système de la corriger. Un utilisateur verrouillé reçoit la même réponse.
Pour voir ce que TrakIT a reçu et répondu, un utilisateur qui a Read dans la section Message Log peut ouvrir Emails Received et sélectionner l’e-mail : la réponse de TrakIT est à droite.