Formulaire

La page Form affiche un formulaire : un modèle que TrakIT remplit pour produire un document. Elle affiche les paramètres du formulaire en haut et, en dessous, des onglets pour son aperçu, les workflows qui l’utilisent, qui peut l’utiliser, et son en-tête et son pied de page. Les administrateurs système y modifient aussi le formulaire, et rédigent son code HTML dans l’éditeur de formulaire.

Pour ouvrir un formulaire, sélectionnez-le sur la page Définitions de formulaires. Le titre de la page est Form Detail. ◄ Forms List vous ramène à la liste, et Switch Form: ouvre un autre formulaire.

Pour les sortes de formulaires et l’endroit où chacune est utilisée, voir Définitions de formulaires.

Le haut de la page

L’encadré du haut affiche le nom du formulaire, son code entre parenthèses et sa description. Les libellés en haut à droite indiquent :

• Active, ou Disabled pour un formulaire qui n’est pas actif. Un formulaire désactivé n’est proposé nulle part.
• Pour un formulaire financier, son sous-type, comme Invoice.
• La langue du formulaire, comme EN.
• Global pour un formulaire d’ordre de travail ou de dossier disponible dans tous les workflows.
• No Re-Generate, External Access et Live Signature lorsque ces paramètres sont activés. Voir Champs du formulaire.

L’icône de bulle de dialogue (Change Log) ouvre le journal des modifications du formulaire : des notes sur les modifications apportées au formulaire, que les administrateurs système peuvent ajouter.

Champ	Affiche
Orientation	Portrait ou Landscape.
Page Size	Le format de papier, comme A4.
Margins	Les marges de la page, ou Default.
Gen Count	Le nombre de fois où le formulaire a été généré. Les aperçus et les PDF de test ne sont pas comptés.
Yard, Move Types Linked	Formulaires de parc uniquement : le parc, et le nombre de types de mouvement auxquels le formulaire est lié.
Message Template, External Document Name, File Name Syntax	Affichés lorsqu’ils sont définis.
Custom Filter	Formulaires de dossier uniquement, en rouge : une limite sur les ordres de travail que comprend le formulaire, configurée par le support TrakIT.

WO Data Reference affiche le champ de données que remplit le formulaire, s’il en a un. La ligne du bas indique quand le formulaire a été modifié pour la dernière fois, et par qui.

Les administrateurs système voient trois icônes en bas à droite :

Icône	Ce qu’elle fait
Plus (Clone Form)	Copie le formulaire.
Crayon (Modify)	Modifie les paramètres du formulaire.
Corbeille	Supprime le formulaire.

Créer un formulaire

1. Sur la page Définitions de formulaires, sélectionnez l’onglet de la sorte de formulaire, comme For Finance.
2. Sélectionnez Create. La page Create New Form s’ouvre.
3. Remplissez les champs du formulaire. Form Name est obligatoire, de même que Yard pour un formulaire de parc.
4. Sélectionnez Create.

Le nouveau formulaire s’ouvre. Son format de page est A4, et son contenu se limite à son nom, sous forme de titre : rédigez le contenu dans l’éditeur de formulaire. Rendez ensuite le formulaire disponible : ajoutez un formulaire d’ordre de travail ou de dossier à ses workflows (ou rendez-le global), et cochez les sociétés d’un formulaire financier dans l’onglet User Access. Pour toute la démarche, de la création d’un formulaire à son premier document, voir Configurer les modèles de documents.

Cancel revient à la liste sans rien créer. La sorte de formulaire ne peut plus être modifiée une fois le formulaire créé.

Modifier un formulaire

1. Sélectionnez le crayon (Modify) en bas à droite des détails.
2. Modifiez les champs du formulaire.
3. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Form saved successfully. Cancel revient en arrière sans enregistrer.

Activer Is Global retire le formulaire des workflows auxquels il avait été ajouté, avec les paramètres que chaque workflow avait pour lui : il est alors disponible dans tous les workflows. Si vous désactivez à nouveau Is Global, ajoutez de nouveau le formulaire à ses workflows.

Champs du formulaire

Ces champs servent à créer et à modifier un formulaire. Ceux qui apparaissent dépendent de la sorte de formulaire.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Form Name	Jusqu’à 50 caractères. Obligatoire. Deux formulaires de la même sorte ne peuvent pas avoir le même nom. Les caractères spéciaux comme <, >, # ou @ sont refusés.
Form Code	Facultatif. Un code de 50 lettres, chiffres, traits d’union et traits de soulignement au maximum, unique parmi tous les formulaires. Les espaces sont supprimés et les lettres sont mises en majuscules.
Orientation	Portrait ou Landscape.
Page Size	Affiché pour information. Il ne peut pas être modifié : les nouveaux formulaires sont au format A4.
Page Numbers	L’endroit où imprimer le numéro de page, comme Bottom Right, ou Do not show. Les numéros de page se présentent, par exemple, sous la forme Page 1 of 3.
Description	Jusqu’à 500 caractères, sans balises HTML.
Margins	Vide pour la marge par défaut de 10 points de chaque côté, ou jusqu’à quatre nombres entiers de points, de 0 à 1 000, séparés par des virgules : une valeur pour tous les côtés ; deux pour le haut et le bas, puis la gauche et la droite ; trois pour le haut, puis la gauche et la droite, puis le bas ; quatre pour le haut, la droite, le bas et la gauche.
Language	La langue des titres et des mots traduits du formulaire.
Message Template	Facultatif. Pour un formulaire financier, le modèle de message utilisé comme corps de l’e-mail lorsqu’une facture ou un devis produit à partir du formulaire est envoyé par e-mail. Les modèles de message sont configurés sous Message Templates dans les tables de référence.
External Document Name	Facultatif, jusqu’à 100 caractères. Le nom du document pour les personnes extérieures à votre société. Un document de facture produit à partir du formulaire le prend comme titre, et File Name Syntax peut l’utiliser.
File Name Syntax	Facultatif. La façon de nommer le PDF, à partir des codes du tableau ci-dessous et de votre propre texte. Sans cela, TrakIT nomme le fichier lui-même. Ne tapez pas .pdf : TrakIT l’ajoute.
Disable Copy	Activé pour empêcher la copie du texte du PDF.
Default Footer	Activé pour imprimer le pied de page standard de TrakIT, qui indique qui a généré le document et quand. Il ne peut pas être activé tant que le formulaire a un pied de page personnalisé.
Active	Désactivé pour désactiver le formulaire. Un formulaire désactivé n’est proposé nulle part.

Les formulaires d’ordre de travail et de dossier ont aussi ces champs :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Is Global	Activé pour rendre le formulaire disponible dans tous les workflows.
WO Data Ref.	Facultatif. Le code d’un champ de données de l’ordre de travail : lorsque le formulaire est généré, TrakIT y place le numéro de référence du formulaire, sur chaque ordre de travail couvert par le formulaire. Lettres et chiffres uniquement.
Prevent Re-generation	Activé pour que le formulaire ne puisse être généré qu’une seule fois pour un ordre de travail, ou pour un dossier : il ne peut être généré à nouveau qu’après l’annulation du document précédent.
Default External Access	Activé pour que les documents générés à partir du formulaire soient visibles par défaut des utilisateurs externes. L’utilisateur qui génère le formulaire peut toujours modifier ce réglage ; les documents joints par une action de workflow l’utilisent tel quel.
Entity Filter	Formulaires de dossier uniquement. Pour générer le formulaire pour une entité du dossier, choisissez la sorte d’entité, comme le transporteur routier : l’utilisateur doit alors choisir l’entité sous Filter dans l’onglet Forms de l’ordre de travail.

Les formulaires financiers ont aussi ces champs :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Sub Type	Ce à quoi sert le formulaire : Invoice, Debit Note, Credit Note, Quotation, Receipt Voucher, Payment Voucher, Invoice Document ou Bill. Obligatoire.
Pro-forma/Final	Pour les factures, les notes de débit et les avoirs : Both Allowed, Proforma Only ou Final Only.
Table Display	Si le tableau des postes affiche Both Names, l’Account Name Only ou le Local Name Only.
Display Alt Currency	Activé pour afficher la devise alternative de chaque ligne.
Split Income/Disb.	Activé pour regrouper séparément les postes de produits et les postes de débours.
Require Live Signature	Activé si le document doit être signé dans l’aperçu avant que son PDF puisse être généré. Le contenu doit alors avoir exactement une zone de signature : voir Référence du code.
Hide Grand Total in Words	Pour les factures et les avoirs : activé pour omettre le total en lettres.
Account Display	Ce qu’affiche chaque ligne de poste : As Per Company Default, Account + Detail, Account Only ou Detail Only. Html Template utilise une mise en page que configure le support TrakIT.

Les formulaires de parc ont aussi ces champs :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Yard	Le parc auquel le formulaire est destiné. Obligatoire.
Move Type	Les types de mouvement auxquels le formulaire est destiné.
Auto-Generate	Activé pour générer automatiquement le formulaire lorsqu’un mouvement de l’un de ces types est effectué dans le parc.

File Name Syntax peut utiliser ces codes. Les codes marqués * sont vides, sauf si le formulaire est généré pour un ordre de travail ou un dossier.

Code	Devient
[TITLE]	Le nom du formulaire.
[EXTNAME]	L’External Document Name.
[CODE]	Le Form Code.
[SERIAL]	Le nombre de générations du formulaire, sur quatre chiffres, comme 0042.
[DT]	La date, au format yyyy-MM-dd.
[WOID] *	L’identifiant de l’ordre de travail.
[BOLID] *	L’identifiant du dossier.
[JOB] *	Le numéro du dossier.
[CONTNUM] *	Le numéro du conteneur.
[GENCOUNT] *	Le nombre de fois où le formulaire a été généré pour cet ordre de travail, ou pour ce dossier dans le cas d’un formulaire de dossier, cette fois comprise : 1, 2, 3, etc.

Par exemple, [CODE]-[JOB]-[GENCOUNT] pourrait donner DO-ABC123-2.pdf. Les caractères qui ne peuvent pas figurer dans un nom de fichier sont remplacés par _.

Message	Que faire
Form Name is required, Form Name contains invalid characters	Saisissez un nom sans caractères spéciaux.
Form Template with specified name already exists, Form Template with specificed code already exists	Choisissez un autre nom ou un autre code.
Form Code can only contain alphabets, numbers, dashes and underscores	Supprimez les autres caractères.
Margin value ‘…’ is not a number, Margin value ‘…’ is invalid, A maximum of 4 values can be specified	Corrigez les marges.
Description contains possible html tags or disallowed text	Supprimez les caractères spéciaux de la description.
Yard is required	Choisissez le parc.
File Name Syntax should not contain pdf file extension	Supprimez .pdf.
Cannot enable Default Footer when Custom Footer is set. Remove Custom Footer first.	Supprimez le pied de page personnalisé dans l’onglet Header/Footer, ou laissez Default Footer désactivé.

Cloner un formulaire

1. Sélectionnez l’icône plus (Clone Form) en bas à droite des détails.
2. Dans Confirm Cloning, confirmez.

La copie s’ouvre. Elle s’appelle Copy of suivi du nom du formulaire, et son code se termine par _DUP. Elle a les mêmes paramètres, le même contenu, le même en-tête et le même pied de page, et les mêmes rôles dans l’onglet User Access. Elle n’est ajoutée à aucun workflow, les sociétés d’un formulaire financier n’y sont pas cochées, et son nombre de générations repart à zéro.

Supprimer un formulaire

1. Sélectionnez l’icône de corbeille en bas à droite des détails.
2. Dans Confirm Delete, confirmez.

Le formulaire est supprimé définitivement et vous revenez à la liste. Un formulaire utilisé ne peut pas être supprimé, par exemple un formulaire à partir duquel des documents ont été générés, qui est ajouté à un workflow, choisi comme modèle d’e-mail d’une société ou comme modèle des e-mails de mise à jour de statut d’un workflow, ou qu’utilise un abonnement à un rapport : TrakIT affiche Cannot delete Form in use. Désactivez plutôt Active.

Onglet Form Preview

L’onglet Form Preview affiche le contenu du formulaire sur une page de son format et de son orientation, à 75 %, avec l’en-tête et le pied de page dans des cadres en pointillés. Les codes sont affichés tels qu’ils sont écrits, sans être remplis. Dans les formulaires financiers, les tableaux des postes sont affichés sous forme de tableau d’exemple, et les codes QR pointent vers des liens d’exemple.

L’aperçu est approximatif : le document final dépend des données et des paramètres d’impression.

• Open Editor ouvre l’éditeur de formulaire. Administrateurs système uniquement.
• ? (Code Reference) ouvre la référence du code.

L’éditeur de formulaire

L’éditeur de formulaire est l’endroit où un administrateur système rédige le HTML du formulaire. Le titre de la page devient Form Editor. Le code est à gauche, sous HTML Code, et Form Preview, à droite, affiche le résultat une seconde après que vous avez cessé de taper.

1. Dans l’onglet Form Preview, sélectionnez Open Editor.
2. Rédigez ou modifiez le HTML. Size: modifie la taille du texte du code.
3. Sélectionnez Save.
4. Sélectionnez Close Editor pour revenir au formulaire.

TrakIT affiche Form saved successfully. Si vous fermez l’éditeur avec des modifications non enregistrées, TrakIT vous demande d’abord de confirmer. L’éditeur applique une coloration syntaxique au HTML et renvoie les longues lignes à la ligne, et passe en couleurs sombres lorsque TrakIT est en mode sombre.

TrakIT contrôle le HTML lorsque vous enregistrez, et refuse un HTML incorrect avec Validation Error et la ligne de l’erreur, par exemple une balise qui n’est pas fermée. Un formulaire de dossier doit aussi contenir ##WOID##, comme data-id d’un élément de son bloc répété : sinon, TrakIT affiche No ##WOID## attribute found.

Test PDF

Test PDF enregistre le formulaire, puis le télécharge sous forme de PDF, avec ses marges, son en-tête, son pied de page et ses numéros de page. Les codes ne sont pas remplis. Un PDF de test ne compte pas comme une génération.

Référence du code

Le bouton ? (Code Reference), dans l’onglet Form Preview et dans l’éditeur, ouvre la fenêtre contextuelle Form Code Reference. Elle liste les codes que peut utiliser cette sorte de formulaire, avec pour chacun le Code, une Description et un Example. Le titre indique la sorte de formulaire et, pour un formulaire financier, son sous-type.

Un formulaire est du HTML. Là où le HTML contient un code, TrakIT y place la valeur lorsqu’il génère le document. Les codes suivent quelques formes. La Référence des codes de formulaire liste chaque code et les sortes de formulaires où il fonctionne.

Forme	Donne	Exemple
%%%0,COLUMN;, %%%1,CODE;, %%%2,CODE;	Un champ d’en-tête de l’ordre de travail, par le nom de sa colonne dans la base de données (voir Référence des codes de formulaire), ou une date d’événement ou un champ de données, par son code. Ajoutez un format après | pour les dates et les nombres.	%%%0,TRANSNAME;, %%%1,LDTRK|dd MMM;, %%%2,QTY|#,##0;
%%%5,...;, %%%8,...;, %%%9,...;	Les détails des actifs de l’ordre de travail, de l’utilisateur qui génère le formulaire et des entités de l’ordre de travail.	%%%8,OFFICENAME;
##NAME##	Une valeur, comme ##REFNO## (le numéro de référence unique du formulaire), ##FORMSEQ## (son numéro de génération), ##DATE## ou ##USERNAME##. Les formulaires financiers, de devis, de bons, de factures fournisseurs et de parc ont les leurs, comme ##INVNUM## ou ##MOVEID##.	##REFNO##
%%%LOOP; … %%%END;	Un bloc répété pour chaque ordre de travail d’un dossier.
%%%ITEMSTART; … %%%ITEMEND;	Un bloc répété pour chaque article de l’ordre de travail.
%%%ROWST; … %%%ROWEND;	Formulaires de rapport : un bloc répété pour chaque ligne du rapport, avec %%% et le code du champ pour chaque valeur.
[ED:CODE:NAME]	Le nom d’un événement ou d’un champ de données du workflow.	[ED:DEL:NAME]
{{WORDS:...}}, {{TRANS-C:...}}	Un nombre en lettres, et un mot traduit dans la langue du formulaire.
##QRWO##	L’adresse d’une image de code QR qui renvoie à l’ordre de travail, à utiliser dans une balise <img>.
##QRINV##	L’adresse d’une image de code QR qui renvoie à la facture dans le portail externe, à utiliser dans une balise <img>.
%%%6,QRNAV;	Un code QR qu’un téléphone peut scanner pour ouvrir l’itinéraire Google Maps vers le dernier lieu de l’ordre de travail (le dernier de sa liste des lieux). Si ce lieu n’a ni latitude ni longitude, un carré gris de la même taille affiche le message « No position available », traduit dans la langue du formulaire. Ajoutez une taille en pixels après |, de 40 à 400 (100 par défaut).	%%%6,QRNAV|120;

Les formulaires financiers ont aussi des codes pour le tableau des postes, comme ##INVTABLE##. Un formulaire financier avec Require Live Signature a besoin d’une zone de signature, <div class="LiveSign"></div>, que l’utilisateur signe dans l’aperçu. L’en-tête et le pied de page peuvent aussi contenir des codes, mais ils ne sont remplis que dans les formulaires d’ordre de travail, de dossier, de facture et de facture fournisseur ; dans les autres formulaires, placez les codes dans le contenu.

Onglet Workflows

L’onglet Workflows apparaît sur les formulaires d’ordre de travail et de dossier qui ne sont pas globaux. Il liste les workflows auxquels le formulaire a été ajouté, 20 par page, avec leur Workflow Code et leur Workflow Name. Les workflows inactifs sont grisés. Sélectionnez un nom pour ouvrir le workflow.

Un formulaire est ajouté à un workflow, et retiré de celui-ci, dans l’onglet Forms du workflow. Vous pouvez aussi y définir, par exemple, un événement que TrakIT enregistre lorsque le formulaire est généré.

Onglet User Access

L’onglet User Access indique qui peut utiliser le formulaire. Il n’apparaît pas sur les formulaires de rapport.

Pour les formulaires d’ordre de travail et de dossier, Select Roles liste les rôles internes. Seuls les utilisateurs qui ont un rôle coché peuvent générer le formulaire : les autres ne le voient pas dans Select Form, ou voient You do not have permission to generate this form. Les administrateurs système peuvent toujours le générer.

1. Cochez les rôles qui peuvent utiliser le formulaire. L’icône de coche (Select All/None) sélectionne tout ou rien.
2. Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Roles updated successfully. Au moins un rôle doit être coché (At least one Role must be selected). Lorsque tous sont cochés, le formulaire est ouvert à tous les rôles, y compris ceux qui sont ajoutés par la suite.

Select Companies

Pour les formulaires financiers, l’onglet affiche plutôt Select Companies. Un formulaire financier n’est proposé que pour les factures, devis, bons et factures fournisseurs des sociétés cochées ici.

1. Cochez les sociétés qui utilisent le formulaire.
2. Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Companies updated successfully.

Onglet Header/Footer

L’onglet Header/Footer contient l’en-tête et le pied de page personnalisés du formulaire : du HTML imprimé en haut et en bas de chaque page du PDF.

En-tête et pied de page personnalisés

1. Rédigez le HTML dans Custom Header ou Custom Footer, jusqu’à 1 000 caractères chacun.
2. Saisissez sa hauteur dans Height:, en points.
3. Sélectionnez Update en dessous.

TrakIT affiche Custom Header updated successfully ou Custom Footer updated successfully. La zone Preview sous chaque champ affiche l’en-tête ou le pied de page enregistré. Pour supprimer un en-tête ou un pied de page, videz son champ et sélectionnez Update.

• Un pied de page personnalisé remplace le pied de page par défaut de TrakIT : en définir un désactive Default Footer. Le supprimer ne réactive pas le pied de page par défaut : modifiez le formulaire pour cela.
• Le HTML est contrôlé comme dans l’éditeur (Validation Error). Height must be a number signifie que la hauteur n’est pas un nombre.
• La zone de signature d’un formulaire financier ne peut pas se trouver dans l’en-tête ni dans le pied de page.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir View Form Definitions dans la section Form Definitions pour ouvrir un formulaire et voir son aperçu, ses paramètres, ses workflows, ses accès, son en-tête et son pied de page.

La création, le clonage, la modification et la suppression de formulaires, l’éditeur de formulaire, et la modification des rôles, des sociétés, de l’en-tête et du pied de page d’un formulaire sont réservés aux administrateurs système. Les formulaires d’e-mail, et certains paramètres comme le Custom Filter d’un formulaire de dossier ou les formulaires construits sous forme de pages serveur, sont gérés par le support TrakIT.