Groupe d'utilisateurs

La page User group affiche un groupe d’utilisateurs : ses paramètres, ses membres, les demandes d’adhésion et ce qui a été fait sur le groupe. Le propriétaire du groupe et les administrateurs système gèrent le groupe ici : ils modifient ses paramètres, ajoutent et retirent des membres, statuent sur les demandes d’adhésion, confient le groupe à un autre propriétaire et l’archivent.

Pour ouvrir un groupe, sélectionnez son nom sur la page Groupes d’utilisateurs. Le titre est le nom du groupe, après son icône. ◄ Back to User Groups vous ramène à la liste.

Vous pouvez ouvrir un groupe visible, et un groupe privé dont vous êtes membre. Un groupe masqué ne s’ouvre que pour son propriétaire et les administrateurs système : ses autres membres peuvent seulement le quitter, depuis la liste.

Les détails du groupe

Champ	Affiche
Code	Le code du groupe, et le jeton que les actions des événements et des données utilisent pour le désigner dans leurs listes de destinataires, par exemple [G-OPS].
Company	La société du groupe. Seuls ses utilisateurs peuvent être membres.
Type	Operational, Project, Department ou Notification-only.
Visibility	Visible, Private ou Hidden : voir Visibilité.
Owner	Le propriétaire du groupe, avec You si c’est vous.
Email	L’adresse e-mail propre au groupe, ou -.
Email Recipients	Où vont les e-mails du groupe : voir Ce que reçoit un groupe.
Created	La date de création du groupe.
Description	La description, ou -.

Pour le propriétaire et les administrateurs système, une note au-dessus des détails indique où le groupe est désigné comme destinataire, par exemple Named as a recipient in 2 reports, 1 event/data action. Elle compte les abonnements aux rapports, les rappels, les actions des événements et des données et les déclencheurs de périmètre virtuel : voir Où un groupe peut être destinataire.

Les boutons sous les détails dépendent de qui vous êtes :

Bouton	Qui le voit	Ce qu’il fait
Edit	Le propriétaire, les administrateurs système	Modifie les paramètres du groupe.
Transfer Ownership	Le propriétaire, les administrateurs système	Confie le groupe à un autre membre.
Archive, Reactivate	Le propriétaire, les administrateurs système	Archive le groupe, ou le rend de nouveau actif.
Request to Join	Les utilisateurs de la société du groupe, sur un groupe visible dont ils ne font pas partie	Demande au propriétaire de vous ajouter.
Withdraw Request	Les utilisateurs dont une demande est en attente	Retire votre demande.
Leave	Les membres autres que le propriétaire	Vous retire du groupe, après confirmation.

Modifier le groupe

Sélectionnez Edit.
Dans Edit User Group, modifiez Name, Type, Visibility, Email, Email Recipients ou Description. Ils prennent les mêmes valeurs que lorsque vous créez un groupe.
Sélectionnez Save.

TrakIT affiche The group was saved. Le Code et la Company ne peuvent pas être modifiés : les actions des événements et des données désignent le groupe par son code, et ses membres appartiennent à sa société.

Si quelqu’un d’autre a modifié le groupe pendant que vous le modifiiez, TrakIT affiche The group was changed meanwhile. Reload the page and try again.

Icône du groupe

Le propriétaire et les administrateurs système peuvent donner au groupe une image, affichée dans la liste et sur cette page. Sans image, le groupe affiche le symbole de son type.

Sélectionnez l’icône du groupe, ou le symbole de son type, à côté du nom dans le titre.
Dans Group Icon, faites glisser une image sur la zone, ou sélectionnez Select File. Elle doit être au format PNG, JPEG ou GIF, faire au moins 128 × 128 pixels et au plus 20 Mo.
Faites glisser le cercle sur la partie de l’image à afficher, et redimensionnez-le avec la poignée en bas à droite.
Sélectionnez Crop & Save.

Pour revenir au symbole du type, ouvrez Group Icon et sélectionnez Remove Group Icon, puis confirmez.

Onglet Members

L’onglet Members liste les membres du groupe, avec leur nombre dans le nom de l’onglet. Le propriétaire est signalé par Owner.

Colonne	Affiche
Member	Le nom et l’identifiant utilisateur de l’utilisateur.
Email	L’adresse e-mail de l’utilisateur.
Company	La société de l’utilisateur.
Added	Quand l’utilisateur a été ajouté, et par qui.
Status	Active, ou la raison pour laquelle l’utilisateur ne reçoit rien du groupe : Locked - not sent to, Now in suivi d’une autre société et de - not sent to, External user - not sent to ou User no longer exists.

Les membres qui ne reçoivent rien sont grisés, et une note au-dessus de la liste indique combien ils sont.

Sélectionnez Export pour télécharger les membres sous forme de fichier Excel, avec leur identifiant utilisateur, leur nom, leur e-mail, leur société, leur rôle dans le groupe (Owner ou Member), quand et par qui ils ont été ajoutés, et leur statut.

Ajouter des membres

Sélectionnez Add Members.
Dans Add Members, cochez les utilisateurs à ajouter. Tapez un nom, un identifiant utilisateur ou une adresse e-mail dans le champ de recherche pour réduire la liste.
Sélectionnez Add.

TrakIT indique combien de membres ont été ajoutés, et pourquoi un utilisateur ne l’a pas été. La liste propose les utilisateurs internes dont la société est celle du groupe, qui ne sont pas verrouillés et ne sont pas encore membres. Chaque nouveau membre reçoit un message dans la messagerie lui indiquant qu’il a été ajouté. Ajouter un utilisateur qui avait demandé à rejoindre le groupe efface aussi sa demande.

Retirer un membre

Sélectionnez la croix au bout de la ligne du membre (Remove from the group), puis confirmez dans Remove Member. L’utilisateur reçoit un message dans la messagerie. Le propriétaire ne peut pas être retiré : transférez d’abord le groupe à un autre membre.

Transférer la propriété

Sélectionnez Transfer Ownership.
Dans Transfer Ownership, choisissez le membre qui sera propriétaire du groupe. La liste propose les membres qui reçoivent encore ce qui est envoyé au groupe.
Sélectionnez Transfer, puis confirmez.

Le nouveau propriétaire gère désormais le groupe, et reçoit un e-mail et un message dans la messagerie. Si vous étiez le propriétaire, vous restez membre : vous pouvez alors quitter le groupe. Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne le gérez plus. Lorsqu’un administrateur système transfère un groupe, l’ancien propriétaire reçoit un message dans la messagerie.

Pour désigner comme propriétaire une personne qui n’est pas encore membre, ajoutez-la d’abord.

Onglet Requests

Le propriétaire et les administrateurs système voient l’onglet Requests, avec le nombre de demandes d’adhésion en attente. Chaque demande affiche l’utilisateur, son e-mail et sa société, la Note qu’il a ajoutée et la date de sa demande.

Sélectionnez Approve pour faire de l’utilisateur un membre. TrakIT vérifie que l’utilisateur peut encore l’être : sinon, refusez la demande.
Sélectionnez Decline, puis confirmez, pour la refuser.

L’utilisateur est informé par e-mail et par message dans la messagerie dans les deux cas. Archiver le groupe abandonne les demandes en attente.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur le groupe, du plus récent au plus ancien : sa création, ses modifications et ses changements de nom, les membres ajoutés, retirés ou partis, les demandes d’adhésion et les décisions prises, les changements de propriétaire et d’icône du groupe, l’archivage et la réactivation, et les exports de ses membres. Chaque entrée affiche l’heure (Time), son auteur (By), l’action (Action) et son détail (Detail). L’onglet affiche les 500 dernières entrées.

Archiver ou réactiver

Archivez un groupe dont vous n’avez plus besoin :

Sélectionnez Archive.
Lisez la confirmation, Archive Group : elle indique où le groupe est désigné comme destinataire, et combien de demandes d’adhésion seront abandonnées.
Sélectionnez Yes.

Un groupe archivé n’atteint personne : les rapports, les rappels, les actions des événements et des données et les déclencheurs de périmètre virtuel qui le désignent cessent de lui envoyer quoi que ce soit, mais le gardent dans leurs listes. Le groupe passe dans l’onglet Archived de la liste, sa page indique quand et par qui il a été archivé, et il ne peut pas être modifié. Les membres peuvent toujours le quitter.

Pour l’utiliser de nouveau, sélectionnez Reactivate. Le groupe envoie de nouveau à ses membres.

Demander à rejoindre le groupe

Sur un groupe visible de votre propre société :

Sélectionnez Request to Join.
Ajoutez une Note pour le propriétaire, si vous le souhaitez, jusqu’à 300 caractères.
Sélectionnez Send Request.

La demande va au propriétaire, qui statue dessus dans l’onglet Requests. Pour la retirer, sélectionnez Withdraw Request, puis confirmez.

Pour quitter un groupe, sélectionnez Leave, puis confirmez. Si le groupe est privé ou masqué, vous revenez à la liste, et seul son propriétaire ou un administrateur système peut vous ajouter de nouveau. Le propriétaire ne peut pas quitter le groupe : il transfère d’abord le groupe, ou l’archive s’il en est le seul membre.

Qui peut utiliser cette page

Tous les utilisateurs internes peuvent ouvrir les groupes qu’ils sont autorisés à voir, demander à les rejoindre et les quitter. Gérer un groupe ne nécessite aucune autorisation dans un rôle : c’est ouvert au propriétaire du groupe et aux administrateurs système.

Qui	Peut
Tout utilisateur interne	Ouvrir les groupes visibles et les groupes privés dont il fait partie, voir les membres et le journal des actions, exporter les membres, demander à rejoindre un groupe et le quitter.
Le propriétaire du groupe	Tout ce qui précède, ainsi que modifier le groupe, changer son icône, ajouter et retirer des membres, statuer sur les demandes, transférer la propriété, et archiver ou réactiver le groupe.
Les administrateurs système	Tout ce que peut faire le propriétaire, sur tous les groupes.

Un utilisateur propriétaire d’un groupe ne peut pas être supprimé tant que le groupe n’a pas d’autre propriétaire : voir Supprimer un utilisateur.