Glossaire et FAQ de la comptabilité

Cette page explique les termes comptables utilisés dans TrakIT et répond aux questions fréquentes. Pour une vue d’ensemble du module, consultez Comptabilité. Pour les termes généraux de TrakIT, consultez le Glossaire ; pour les questions sur le reste de TrakIT, consultez la FAQ générale.

Glossaire

Terme	Signification
Rubrique	Un type de frais, comme le fret ou la manutention, utilisé sur les devis, les dossiers financiers, les factures, les factures fournisseurs et les écritures internes. Elle peut être associée à un compte comptable, qui reçoit alors ses écritures. À ne pas confondre avec un compte comptable.
Dettes fournisseurs	Ce que la société doit à ses fournisseurs. Les factures fournisseurs créditent le Default AP Account ; les paiements le débitent.
Créances clients	Ce que les clients doivent à la société. Les factures débitent le Default AR Account ; les encaissements le créditent.
Devise de base	La devise dans laquelle la comptabilité d’une société est tenue : sa Default Currency.
Taux de comptabilisation	Le taux de change auquel une facture ou une facture fournisseur est comptabilisée. Ses ajustements et son passage en pertes, ainsi que les encaissements et les paiements qui la soldent, utilisent le même taux pour elle.
Plan comptable	La liste des comptes comptables d’une société, répartis en cinq catégories (Assets, Equity, Liabilities, Revenue et Expense), elles-mêmes divisées en groupes.
Compte enfant	Un compte comptable qui reçoit des écritures. Il se trouve toujours sous un compte parent.
Écriture de clôture	L’écriture Year-End Closing comptabilisée lors de la clôture d’un exercice. Elle ramène à zéro les comptes de produits et de charges et porte le résultat au report à nouveau.
Débit, crédit	Les deux sens d’une écriture comptable : chaque ligne d’écriture est soit un débit, soit un crédit. Les débits augmentent l’actif et les charges ; les crédits augmentent le passif, les capitaux propres et les produits. Dans chaque écriture, les débits sont égaux aux crédits.
Comptes par défaut	Les comptes comptables qu’utilise la comptabilisation automatique, choisis sous Auto-Posting Default Accounts sur la page du plan comptable.
Devise du document	La devise d’une facture, d’une facture fournisseur, d’un encaissement, d’un paiement, d’une écriture interne ou d’une écriture comptable.
Comptabilité en partie double	L’enregistrement de chaque montant deux fois, au débit d’un compte et au crédit d’un autre, afin que la comptabilité soit toujours équilibrée.
Finaliser	L’étape qui confirme une facture, une facture fournisseur, un encaissement ou un paiement. Dans une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT, elle comptabilise aussi le document.
Exercice	Une période comptable d’une société, généralement d’un an. Chaque écriture comptable appartient à un exercice. Consultez Exercices.
Compte en devise étrangère	Un compte enfant tenu dans une devise autre que la devise de base, comme un compte bancaire en dollars américains. Il conserve à la fois son solde en devise et sa contre-valeur en devise de base.
Réévaluation des devises	La conversion, au taux de change d’une date choisie, des soldes détenus dans d’autres devises, et la comptabilisation de la différence en gain ou perte latent.
Écriture comptable	Un enregistrement dans la comptabilité : deux lignes ou plus sur des comptes comptables, dont les débits sont égaux aux crédits. Le journal est la liste de toutes les écritures.
Compte comptable	Un compte du plan comptable, comme un compte bancaire, les créances clients ou les produits de fret.
Soldes d’ouverture	Les soldes qu’avaient les comptes lorsque la société a commencé à tenir sa comptabilité dans TrakIT, comptabilisés le premier jour de son premier exercice.
Compte parent	Un compte comptable qui regroupe d’autres comptes et affiche leur total. Aucune écriture ne peut y être comptabilisée. Il est signalé par une icône de répertoire.
Comptabiliser	Enregistrer dans la comptabilité sous forme d’écriture comptable.
Écart de change réalisé	Le gain ou la perte constaté lorsqu’un encaissement ou un paiement en devise étrangère solde des factures ou des factures fournisseurs comptabilisées à un autre taux.
Report à nouveau	Le compte de capitaux propres qui reçoit le bénéfice ou la perte de chaque exercice lors de sa clôture. Il a le Special Code RE.
Contre-passation	Une écriture qui reprend les lignes d’une écriture antérieure avec les débits et les crédits inversés, et qui l’annule. TrakIT en comptabilise une lorsqu’un document comptabilisé est réinitialisé.
Taux de règlement	Le taux de change de la table à la date de transaction d’un encaissement ou d’un paiement.
Code spécial	Un code qui marque un compte dont TrakIT a besoin. Le seul est RE, pour le report à nouveau.
Écart de change latent	Le gain ou la perte résultant de la conversion à un taux ultérieur des soldes dans d’autres devises, comptabilisé par la réévaluation des devises.
Taxe retenue	La taxe qu’un client déduit d’une facture et verse à l’administration fiscale pour vous. Elle va sur le Withheld Tax Account.
Retenue à la source à payer	La taxe que vous déduisez d’une facture fournisseur et que vous devez à l’administration fiscale. Elle va sur le compte Withholding Tax Payable.
Passage en pertes	Le fait de passer en pertes le montant restant dû d’une facture qui ne sera pas payée, sur un compte que vous choisissez.

FAQ

Pourquoi ma facture n’a-t-elle pas créé d’écriture comptable ?

Une facture n’est comptabilisée que lorsque vous sélectionnez Finalize : l’approuver ne la comptabilise pas. Elle n’est en outre comptabilisée que si la société tient sa comptabilité dans TrakIT, c’est-à-dire si son système financier est TrakIT et qu’elle a un plan comptable. Les factures finalisées avant cela ne sont pas comptabilisées à ce moment-là. Consultez Comptabilisation automatique.

Pourquoi ne puis-je pas finaliser un document ?

Lorsque la société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation comptabilise le document. Si la comptabilisation ne peut pas être effectuée, par exemple parce qu’aucun exercice ouvert ne couvre la date du document ou qu’un compte par défaut est manquant, le document n’est pas finalisé et le message en indique la raison. Consultez En cas d’échec de la comptabilisation.

Puis-je modifier ou supprimer une écriture comptable ?

Non. Une écriture comptabilisée ne peut être ni modifiée ni supprimée. Pour corriger une écriture que vous avez comptabilisée à la main, comptabilisez une autre écriture en sens inverse. Pour corriger l’écriture d’un document, réinitialisez le document : TrakIT contre-passe son écriture, et en comptabilise une nouvelle lorsque le document est de nouveau finalisé.

J’ai réinitialisé un document et l’ai finalisé à nouveau. Figure-t-il deux fois dans la comptabilité ?

Non. Le journal affiche l’écriture d’origine, sa contre-passation et la nouvelle écriture. L’écriture d’origine et sa contre-passation s’annulent, si bien que seule la nouvelle écriture compte.

Comment corriger un document d’un exercice clôturé ?

Son écriture ne peut pas être contre-passée, donc le document ne peut pas être réinitialisé. Comptabilisez plutôt une écriture de correction datée dans un exercice ouvert, à la main ou, pour une facture, au moyen d’un avoir daté dans un exercice ouvert.

Pourquoi ne puis-je pas choisir un compte dans une écriture comptable ?

La liste ne propose que les comptes enfants actifs de la société. Les comptes parents ne reçoivent jamais d’écritures. Un compte tenu dans une devise étrangère n’apparaît que dans les écritures dans sa propre devise.

Puis-je changer la devise de base ?

Pas une fois que la société a un exercice ouvert, ou quoi que ce soit de comptabilisé dans sa comptabilité.

Puis-je modifier ou supprimer un exercice ?

Non. Une fois créé, un exercice ne peut être ni modifié ni supprimé, et une fois clôturé, il ne peut pas être rouvert. Vérifiez la date de début avant de créer le premier exercice.

Pourquoi l’exercice ne se clôture-t-il pas ?

Par ordre de probabilité : sa date de fin n’est pas encore passée ; l’exercice suivant n’a pas été créé ; ou aucun compte actif n’a le Special Code RE. Le message vous indique laquelle de ces raisons s’applique. Consultez Exercices.

Le bilan n’est pas équilibré. Que dois-je vérifier ?

Lisez les avertissements affichés en dessous. Si des exercices antérieurs sont encore ouverts, clôturez-les : leur bénéfice n’a pas encore atteint le report à nouveau. Si le grand livre lui-même n’est pas équilibré, vérifiez la balance générale et signalez l’écart à votre administrateur.

Pourquoi le compte de résultat d’un exercice clôturé affiche-t-il encore un bénéfice ?

Le compte de résultat exclut l’écriture de clôture de l’exercice, si bien qu’un exercice clôturé affiche toujours son résultat.

Pourquoi un compte inactif figure-t-il dans la balance générale ?

Il avait un solde à la date du rapport. Un compte ne peut être rendu inactif que lorsque son solde est nul, mais à une date antérieure, il pouvait encore en avoir un.

Mark as Paid modifie-t-il la comptabilité ?

Non. Seul un encaissement réduit ce que le client doit dans la comptabilité.

Les devis ou les estimations ont-ils un effet sur la comptabilité ?

Non. Seuls les factures, factures fournisseurs, encaissements et paiements finalisés, les écritures internes approuvées, les passages en pertes et les écritures comptables arrivent dans la comptabilité. Pour le chemin d’un devis jusqu’aux factures et aux paiements, voir Du devis au paiement.

Un encaissement en euros peut-il payer une facture en dollars américains ?

Non. Un encaissement ou un paiement ne peut être affecté qu’à des factures ou des factures fournisseurs dans sa propre devise.

D’où viennent les écarts de change de mon compte de résultat ?

Les encaissements et les paiements dans d’autres devises comptabilisent des écarts réalisés, et la réévaluation des devises comptabilise des écarts latents. Les deux vont sur le FX Gain/Loss Account. Ouvrez ce compte sur la page du plan comptable pour voir chaque écriture. Consultez Comptabilité multidevise.

Quand dois-je lancer la réévaluation des devises ?

À chaque fin de période sur laquelle vous établissez des rapports, et toujours au dernier jour de l’exercice avant de le clôturer. La relancer dans le même exercice remplace l’exécution précédente.

Qui peut faire quoi ?

Consultez Comptabilité.