Contacts

La page Contacts réunit dans une seule liste les personnes avec qui vous traitez chez vos prospects et vos entités. Pour l’ouvrir, sélectionnez CRM > Contacts.

Les contacts s’ajoutent dans l’onglet Contacts d’un prospect ou d’une entité. Lorsqu’un prospect est converti en entité, ses contacts sont copiés dans l’entité : la même personne est alors listée deux fois, une fois comme contact de prospect et une fois comme contact d’entité.

Trouver un contact

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve
Name / Email / Phone	Les contacts dont le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone contient le texte.
Type	Lead Contacts ou Entity Contacts, ou — All Types —.
Primary Only	Uniquement les contacts principaux.

La liste

Au-dessus de la liste, la page indique combien de contacts correspondent, par exemple 40 Found. La liste affiche 25 contacts par page, les plus récemment modifiés en premier. Sélectionnez Name, Designation, Phone, Email, ID Number, Parent ou Changed dans l’en-tête pour trier selon cette colonne. Les contacts supprimés ne sont pas listés.

Vous voyez les contacts des prospects dont la société responsable est l’une de vos sociétés. Si votre rôle a Read dans la section Entity Management, vous voyez aussi les contacts des entités dont la société responsable est l’une des vôtres, ou qui sont configurées pour l’une de vos sociétés dans leur onglet Per Company. Les administrateurs système voient tous les contacts.

Colonne	Affiche
Name, Designation	Le nom de la personne et sa fonction.
Phone, Email	Comment la joindre.
ID Number	Un numéro d’identité, s’il a été saisi.
Primary	Une coche verte pour un contact principal.
Type	Lead ou Entity : à qui appartient le contact.
Parent	Le prospect ou l’entité, avec son code. Sélectionnez-le pour ouvrir le prospect ou l’entité.
Changed	Il y a combien de temps le contact a été modifié pour la dernière fois.

Modifier un contact

Sélectionnez la ligne d’un contact pour l’ouvrir. Un contact que vous pouvez modifier s’ouvre en Edit Contact ; tout autre contact s’ouvre en View Contact, sans Save ni Delete Contact :

• un contact de prospect peut être modifié si votre rôle peut mettre à jour les prospects, et supprimé s’il peut supprimer des prospects, tant que le prospect n’est pas converti en entité ;
• un contact d’entité peut être modifié et supprimé si votre rôle peut mettre à jour les entités et si la société responsable de l’entité est l’une de vos sociétés.

Pour modifier un contact :

1. Sélectionnez la ligne du contact.
2. Edit Contact indique à qui appartient le contact, par exemple Lead: suivi du code du prospect et du nom de son entreprise. Modifiez le Name (obligatoire, jusqu’à 100 caractères), Designation, Phone, Email, ID Number ou Social / LinkedIn URL. TrakIT ajoute https:// à une adresse web qui ne commence pas ainsi.
3. Cochez ou décochez Primary Contact.
4. Sélectionnez Save.

Pour supprimer un contact, sélectionnez sa ligne, puis la croix (Delete Contact) en bas à gauche. Le contact est supprimé immédiatement.

Vous ne pouvez pas ajouter de contacts sur cette page : ajoutez-les sur le prospect ou l’entité.

Message	Que faire
Contact Name is required	Saisissez le nom.
Social URL is not valid	Corrigez l’adresse web.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Leads pour ouvrir la page. Ces autorisations décident de ce que vous pouvez voir et modifier :

Section	Autorisation	Vous permet de
Leads	Read	Ouvrir la page et voir les contacts de prospects.
Leads	Update	Modifier les contacts de prospects.
Leads	Delete	Supprimer les contacts de prospects.
Entity Management	Read	Voir les contacts d’entités.
Entity Management	Update	Modifier et supprimer les contacts d’entités.