Mes congés

La page My Leaves vous permet de demander un congé et de suivre vos propres demandes. Elle affiche vos demandes, votre solde de congés pour l’année, et un calendrier de vos congés et des jours fériés de votre société.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > My Leaves.

La page affiche trois onglets : My Applications, Balance et Calendar. Elle s’ouvre sur My Applications. Vous n’y voyez jamais que vos propres demandes et votre propre solde. Pour le fonctionnement des types de congé, des politiques et des soldes, voir Congés.

Demander un congé

1. Dans l’onglet My Applications, sélectionnez Apply for Leave.
2. Dans Apply for Leave, remplissez les champs ci-dessous.
3. Vérifiez l’aperçu sous les champs.
4. Sélectionnez Submit Application.

Pour conserver la demande sans l’envoyer, sélectionnez plutôt Save as Draft (voir Brouillons).

Champ	Ce qu’il faut saisir
Leave Type	Le genre de congé. La liste contient les types de congé actifs de votre société. Les types non rémunérés affichent (Unpaid) après leur nom.
Start Date	Le premier jour de votre congé.
First half only	Affiché sous Start Date lorsque le type de congé autorise les demi-journées. Cochez-le si vous travaillez la première moitié du jour de début : le jour de début compte alors pour une demi-journée.
End Date	Le dernier jour de votre congé. Il ne peut pas être antérieur à la date de début.
Second half only	Affiché sous End Date lorsque le type de congé autorise les demi-journées. Cochez-le si vous travaillez la seconde moitié du jour de fin : le jour de fin compte alors pour une demi-journée.
Contact During Leave	Facultatif. Un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où l’on peut vous joindre, jusqu’à 60 caractères.
Reason	Facultatif. Une courte note pour votre responsable, jusqu’à 500 caractères.

Décompte des jours

TrakIT compte chaque jour entre la date de début et la date de fin, sauf :

• les samedis et les dimanches ;
• les jours fériés du pays de votre société, tels que définis sur la page Country Holidays.

Une demi-journée à la date de début ou de fin compte pour 0,5. Le total est affiché dans la colonne Days et déduit de votre solde une fois le congé approuvé.

L’aperçu

Dès que vous avez choisi un type de congé et les deux dates, la boîte de dialogue affiche un aperçu : le nombre de jours et votre solde après ce congé, pour l’année où le congé commence. Un aperçu vert signifie que la demande respecte les règles ; un aperçu orange liste ce qui ne va pas, en rouge :

Avertissement	Signification
This leave type is not available for your profile	Le type de congé est réservé aux employés d’un seul sexe.
Minimum n day(s) of service required before this leave type can be used	Depuis votre date d’entrée, vous n’avez pas encore travaillé assez longtemps pour utiliser ce type de congé.
The selected range has no working days	Chaque jour que vous avez choisi est un jour de week-end ou un jour férié.
Cannot exceed n consecutive day(s) for this leave type	Une seule demande de ce type ne peut pas compter plus de jours. Choisissez moins de jours.
This overlaps an existing pending or approved application	Vous avez déjà un congé sur certains de ces jours.
An attachment is required for type beyond n day(s) - add one before submitting	Ce type de congé exige une pièce justificative, comme un certificat médical, pour ce nombre de jours. Voir Pièces jointes.
Insufficient balance - n day(s) available	Il ne vous reste pas assez de jours de ce type de congé rémunéré, et sa politique n’autorise pas de solde négatif. n est votre solde pour l’année où le congé commence.

Lorsque la politique du type de congé n’exige pas d’approbation, l’aperçu ajoute auto-approved, no manager sign-off required.

Vous pouvez quand même sélectionner Submit Application malgré des avertissements : TrakIT vérifie de nouveau les règles lorsque vous soumettez la demande, et s’arrête avec le même message si l’une d’elles n’est pas respectée. L’avertissement sur la pièce jointe fait exception : il n’empêche pas la soumission.

Votre solde ne diminue que lorsque le congé est approuvé. Les jours de vos demandes encore en attente ne sont pas retirés du solde : ils n’apparaissent donc pas non plus dans l’aperçu.

Après avoir soumis la demande

• Si le type de congé exige une approbation, la demande passe au statut Pending (Leave application submitted for approval) et votre responsable reçoit un e-mail. Votre responsable est le Manager indiqué sur votre fiche employé. Selon la configuration de votre société, d’autres approbateurs peuvent suivre ; voir Approbation des congés.
• S’il n’exige pas d’approbation, la demande passe immédiatement au statut Approved (Leave application approved), et les jours sont retirés de votre solde. Si TrakIT ne peut pas mettre à jour votre solde, la demande est envoyée à votre responsable pour approbation à la place.

Lorsque le dernier approbateur approuve votre demande, ou qu’un approbateur la rejette, vous recevez un e-mail. Les congés approuvés apparaissent aussi dans les présences de ces jours sous On Leave ou Half Day Leave.

Brouillons

Un brouillon conserve votre demande sans l’envoyer à personne. Save as Draft ne demande qu’un type de congé et les deux dates ; aucune des règles de l’aperçu n’est vérifiée. Les brouillons apparaissent comme Draft dans l’onglet My Applications, avec leur nombre de jours.

Pour terminer un brouillon :

1. Dans l’onglet My Applications, sélectionnez le crayon (Edit) sur la ligne du brouillon.
2. Dans Edit Draft, modifiez ce qui doit l’être. L’aperçu s’affiche de nouveau.
3. Sélectionnez Submit Application pour l’envoyer, ou Save as Draft pour le conserver comme brouillon.

Pour ajouter une pièce justificative avant de soumettre la demande, enregistrez-la d’abord comme brouillon, puis ajoutez le document depuis ses détails.

Onglet My Applications

L’onglet liste vos demandes qui commencent dans l’année en cours, de la date de début la plus récente à la plus ancienne.

Colonne	Affiche
Type	Le type de congé.
Dates	Les dates de début et de fin.
Days	Les jours que compte le congé (voir Décompte des jours).
Status	L’état d’avancement de la demande. Voir ci-dessous.
(icônes)	Le crayon (Edit) pour un brouillon, l’œil (Details) pour ouvrir les détails de la demande, et la croix rouge (Cancel) pour l’annuler.

Statut	Signification
Draft	Enregistrée, pas soumise. Vous pouvez encore la modifier.
Pending	En attente d’une décision. Elle reste Pending jusqu’à ce que le dernier approbateur ait statué.
Approved	Approuvée. Les jours ont été retirés de votre solde.
Rejected	Rejetée par un approbateur. Le motif figure dans les notes de la demande.
Cancelled	Retirée avec Cancel.

Vous ne pouvez pas modifier une demande en attente ou approuvée. Pour en modifier une, annulez-la et refaites une demande.

TrakIT peut aussi ajouter une demande de lui-même : lorsque vous avez été marqué Absent un jour sans congé approuvé, il enregistre pour ce jour une journée approuvée de congé non rémunéré (voir Présences).

Détails de la demande

Sélectionnez l’œil (Details) sur la ligne d’une demande pour ouvrir la boîte de dialogue Leave Application. Elle affiche le type de congé, les dates, le nombre de jours, le statut et le motif. Sélectionnez Close pour la fermer.

Pièces jointes

Attachments liste les documents ajoutés à la demande. Sélectionnez un nom de fichier pour l’ouvrir dans un nouvel onglet. Un document ne s’ouvre que pour une personne connectée à TrakIT : vous, les personnes qui approuvent ou ont approuvé la demande, votre responsable et les RH.

Pour ajouter un document, comme un certificat médical, sélectionnez le fichier dans Add Attachment. Il est chargé immédiatement (Attachment added). Certains types de fichiers, comme les programmes, ne peuvent pas être chargés (Cannot upload this file type).

Pour retirer un document, sélectionnez l’icône de corbeille à côté de celui-ci et confirmez.

Vous seul pouvez ajouter et retirer les documents de votre demande.

Notes

Notes liste les notes de la demande, de la plus ancienne à la plus récente, avec leur auteur et leur date. TrakIT ajoute lui-même une note lorsqu’un approbateur approuve ou rejette la demande (avec ses commentaires), lorsque la demande est transmise par escalade à un autre approbateur, et lorsqu’elle est annulée. Ces notes affichent System comme auteur.

Pour ajouter une note, saisissez-la dans Add Note et sélectionnez Post Note. Une note s’affiche telle que vous l’avez saisie, retours à la ligne compris : le HTML qu’elle contient apparaît sous forme de texte.

Annuler une demande

1. Dans l’onglet My Applications, sélectionnez la croix rouge (Cancel) sur la ligne de la demande.
2. Confirmez.

Vous pouvez annuler :

• un brouillon ou une demande en attente à tout moment ;
• une demande approuvée seulement avant qu’elle ne commence, c’est-à-dire si sa date de début est postérieure à aujourd’hui.

Lorsque vous annulez une demande en attente, elle quitte la file d’attente de l’approbateur. Lorsque vous annulez une demande approuvée, les jours reviennent à votre solde et ces jours repassent à Present dans les présences. TrakIT ajoute une note indiquant que vous avez annulé la demande.

Périodes de paie clôturées

Lorsque les RH clôturent une période de paie (voir Configuration des congés), les demandes qui se situent entièrement dans cette période sont figées : personne ne peut les modifier, les soumettre, les annuler ni statuer dessus tant que les RH ne rouvrent pas la période. TrakIT affiche alors This application falls inside a closed payroll period. An HR administrator must re-open that period before it can be changed.

Onglet Balance

L’onglet Balance affiche votre solde de chaque type de congé pour l’année en cours, en jours.

Colonne	Affiche
Type	Le type de congé.
Opening	Les jours reportés de l’année dernière.
Accrued	Les jours que vous avez acquis cette année.
Used	Les jours de congés approuvés. L’annulation d’un congé approuvé les restitue.
Adjusted	Les jours ajoutés ou retirés par les RH, par exemple les soldes d’ouverture chargés lors de la configuration des congés.
Closing	Ce qu’il vous reste.

Closing correspond à Opening plus Accrued et Adjusted, moins Used et moins les éventuels jours perdus, que cet onglet n’affiche pas. Un type de congé pour lequel vous n’avez pas encore de solde n’est pas listé. Si vous n’en avez aucun, l’onglet affiche No leave balances found for suivi de l’année.

La façon dont les jours sont acquis, reportés et perdus est expliquée sur la page Congés.

Onglet Calendar

L’onglet Calendar affiche un mois, avec des semaines qui commencent le dimanche. Il s’ouvre sur le mois en cours ; sélectionnez les flèches de part et d’autre du nom du mois pour afficher le mois précédent ou suivant.

Chaque jour affiche :

• les jours fériés du pays de votre société, en rose, avec leur nom ;
• vos congés en attente et approuvés, en vert, avec le type de congé et (Half day) pour une demi-journée.

Les week-ends et les jours fériés compris dans votre congé ne sont pas marqués comme congé, car ils ne comptent pas.

Messages

Message	Que faire
Select a leave type and dates	Renseignez Leave Type, Start Date et End Date.
End date cannot be before start date	Corrigez les dates.
No active policy for this leave type	Le type de congé n’a aucune règle de politique pour votre date de début. Demandez aux RH de le vérifier sur Configuration des congés.
This leave type is no longer active	Choisissez un autre type de congé.
Employee record not found	Vous n’êtes pas configuré comme employé. Demandez aux RH de vous ajouter sur la page Employee Master.
No reporting manager is set for your profile - contact HR	Votre fiche employé n’a pas de Manager. Vous ne pouvez soumettre aucune demande tant que les RH n’en ont pas défini un, même pour un type de congé qui n’exige pas d’approbation.
You must complete n day(s) of service before using this leave type	Vous n’avez pas encore travaillé assez longtemps pour utiliser ce type de congé.
This draft is no longer available to submit	Le brouillon a été soumis ou annulé entre-temps, par exemple dans un autre onglet du navigateur.
This application is already closed	Elle est déjà rejetée ou annulée.
An approved application can only be cancelled before it starts	Le congé a commencé, ou commence aujourd’hui : il ne peut donc plus être annulé.
Unable to cancel - it may already have moved on	La demande a changé entre-temps. Rechargez la page.

Qui peut utiliser cette page

Tous les employés peuvent utiliser cette page pour leurs propres congés si leur rôle le permet. Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Leave Management du groupe HR :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, et voir vos demandes, votre solde et votre calendrier.
Create	Demander un congé et enregistrer des brouillons.

Vous devez aussi être configuré comme employé, avec un Manager sur votre fiche employé. Les responsables approuvent les congés sur la page Approbation des congés ; si vous approuvez vous-même des congés, vous pouvez confier vos approbations à quelqu’un d’autre pendant votre absence (voir Délégations).