Événements et données

La page Events & Data liste les événements et les champs de données des ordres de travail ouverts, une ligne par champ et par ordre de travail. Utilisez-la pour trouver des valeurs dans de nombreux ordres de travail, pour voir quels événements sont en retard, et pour mettre à jour de nombreuses valeurs à la fois sans ouvrir chaque ordre de travail.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Events & Data.

La page n’affiche que les ordres de travail actifs et abandonnés, un groupe de workflows à la fois : sélectionnez un onglet en haut de la page pour changer de groupe. TrakIT ouvre la page sur le groupe que vous avez utilisé en dernier.

Trouver des événements et des données

Définissez les filtres.
Sélectionnez Search.

La liste s’ouvre avec les filtres que vous avez utilisés en dernier. Reset efface les filtres et sélectionne tous les rôles propriétaires ; il conserve votre sélection de workflows.

Filtre	Trouve
Event/Data Name	Les champs dont le nom contient le texte.
Event/Data Code	Les champs qui ont exactement ce code.
Value Type	Les valeurs Empty Only, Non-Empty Only, NA Only ou TBA Only.
Value	Les valeurs qui contiennent le texte. Ce filtre apparaît avec – Any Value – et Non-Empty Only.
Event Date	Les valeurs d’événement et de date comprises entre les dates From et To. La flèche propose des périodes comme This Month.
Référence du dossier	Les dossiers dont la référence contient le texte. Le libellé est défini pour votre société, par exemple Transport Document.
Work Order ID	Un ordre de travail.
Container	Les ordres de travail dont le numéro de conteneur contient le texte.
Customer, Shipper/Receiver	Les dossiers dont le nom du client, du chargeur ou du réceptionnaire contient le texte.
Workflows	Les workflows à inclure. Si tous sont sélectionnés, tous vos workflows sont inclus.
Owner Roles	Les champs dont les rôles sélectionnés sont propriétaires. Sélectionnez My Roles pour ne sélectionner que vos rôles.
Event/Data Type	Events Only ou Data Only.
Event/Data Due Date	Les champs arrivés à échéance : Overdue, Overdue + Due within 2 days ou Overdue + Due within 5 days.
Other Data Value	Les ordres de travail qui ont un événement ou un champ de données avec exactement cette valeur.

Si un administrateur a limité les ordres de travail que vous pouvez voir, le panneau des filtres affiche [ User Filter Active ] ou Custom Filters Active.

Nombre de lignes

La liste affiche les valeurs les plus récentes en premier, jusqu’au nombre que vous choisissez dans Display First … Rows Only : 50, 100, 200 ou 500. Pour que les recherches restent rapides, la liste n’a ni pages, ni total, ni tri ; (Found N only) apparaît lorsqu’il y a moins de lignes que la limite.

La liste

Colonne	Affiche
Workflow, Customer	Le workflow et le client de l’ordre de travail.
Référence du dossier	Le dossier. Sélectionnez-le pour ouvrir le dossier.
Workorder ID	L’ordre de travail. Sélectionnez-le pour ouvrir l’ordre de travail. Un ! rouge signifie qu’il est abandonné.
Container	Le numéro de conteneur.
Event/Data	Le nom et la description du champ, dans la couleur du champ. Une étoile signifie que le champ est obligatoire ; * après le nom signifie qu’il est donné à titre d’information.
Code	Le code du champ.
Owner Role	Le rôle responsable du champ.
Due By	L’échéance d’un champ vide ou TBA, et l’événement à partir duquel elle est calculée. Elle est en rouge en cas de retard.
Date/Value	La valeur, que vous pouvez modifier si vous y êtes autorisé.
Remarks	Les remarques.
Apply To Job	Y si le champ s’applique à l’ensemble du dossier.
Updated By	La personne qui a modifié la valeur en dernier, et il y a combien de temps. Sélectionnez le temps écoulé pour voir la date.

Le rôle propriétaire, les délais d’échéance et les personnes qui peuvent voir ou modifier chaque champ sont définis dans le workflow.

Mettre à jour des valeurs

Trouvez les champs à mettre à jour.
Modifiez les valeurs dans Date/Value, et les Remarks si nécessaire :
- Pour un événement ou une date, sélectionnez la zone pour ouvrir le sélecteur de date. Sous Quick Select, choisissez Current Date/Time, Not Applicable (NA), To Be Advised (TBA) ou Clear, ou choisissez l’heure et la date. L’icône d’horloge à côté d’un événement le règle sur maintenant.
- Pour un lieu ou une entité, tapez au moins 2 caractères et choisissez dans la liste.
- Pour un champ avec une liste, sélectionnez la zone et choisissez une valeur, ou plusieurs si le champ le permet.
Sélectionnez Save. Lorsque vous faites défiler la page vers le bas, un second bouton Save reste en haut à droite de la page.

TrakIT contrôle et enregistre chaque ligne modifiée séparément, et affiche le résultat dans la ligne : Saved! ou la raison pour laquelle il n’a pas pu enregistrer. Ce que vous avez tapé reste dans les lignes en échec, pour que vous puissiez les corriger et enregistrer à nouveau. Si vous quittez la page, changez d’onglet ou relancez une recherche avant d’enregistrer, TrakIT vous demande de confirmer que vous voulez perdre vos modifications.

Une valeur est enregistrée dans son propre ordre de travail. Les champs de lieu et d’entité qui s’appliquent à l’ensemble du dossier sont enregistrés dans tous les ordres de travail ouverts du dossier.

Les valeurs grisées ne peuvent pas être modifiées : les champs calculés, les champs que votre rôle peut seulement consulter, et toutes les valeurs si votre rôle ne peut pas mettre à jour les événements et les données.

Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée

Raisons courantes, telles qu’elles apparaissent dans la ligne :

Message	Raison
Out of sequence	Des événements antérieurs de l’ordre de travail sont encore vides. Voir la FAQ générale.
Chronological order	Le workflow exige des événements dans l’ordre des dates, et la date est antérieure à un événement précédent ou à la création de l’ordre de travail.
Future Time/Date	L’événement se situe plus de 5 minutes dans le futur.
Allowed Offset: N mins	L’événement est plus éloigné de l’heure actuelle que ce que le champ autorise.
‘NA’ not allowed, ‘TBA’ not allowed	Le champ n’accepte pas NA ou TBA.
Remarks are required	Le champ exige des remarques avec sa valeur.
Value must be numeric, Invalid Date/Time	La valeur n’est pas du bon type.
Value not from list	Le champ n’accepte que les valeurs de sa liste.
Value is not unique	Le champ doit être unique, et un autre ordre de travail a déjà cette valeur.
Empty not accepted	Vous avez effacé un événement, mais des événements ultérieurs sont remplis.
Event Changed, Data Changed	Quelqu’un d’autre a modifié la valeur après que vous avez ouvert la page. Relancez la recherche pour la voir.

Ce qui se passe après l’enregistrement

Les actions du workflow pour les événements et les données mis à jour s’exécutent, et les champs calculés sont recalculés.
Lorsque vous enregistrez un événement et que tous les événements et données obligatoires de l’ordre de travail sont remplis, l’ordre de travail est clôturé.
Les utilisateurs abonnés à un champ reçoivent un e-mail Event/Data Update Notification.
Chaque modification est enregistrée dans le journal d’audit de l’ordre de travail.

Les valeurs enregistrées via l’API d’intégration sont traitées un peu différemment : voir les notes de SaveSeqData.

Exporter

Sélectionnez Export pour télécharger les lignes de la liste sous forme de fichier Excel. Le fichier contient aussi une colonne Responsible avec le responsable de chaque ordre de travail.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Work Orders :

Autorisation	Vous permet de
Read et View Events & Data	Ouvrir la page et voir les valeurs.
Update Events & Data	Modifier les valeurs et voir Save.
Export Events & Data	Voir Export.

Chaque champ peut aussi être masqué, en lecture seule ou modifiable pour chaque rôle, dans le workflow. Vous ne voyez que les groupes de workflows et les workflows auxquels vous avez accès.