Approbation des congés

La page Leave Approvals permet aux responsables et aux autres approbateurs de statuer sur les demandes de congé. Elle liste les demandes qui attendent votre décision, affiche les congés de votre équipe dans un calendrier, et vous permet de confier vos approbations à quelqu’un d’autre pendant votre absence.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Leaves > Approval.

Les employés demandent un congé sur la page My Leaves. Pour le fonctionnement des types de congé, des politiques et des soldes, voir Congés.

La file d’attente des approbations

La liste en haut de la page affiche les demandes qui attendent votre décision, de la plus ancienne à la plus récente :

• les demandes des employés dont vous approuvez les congés, au niveau où vous êtes l’approbateur ;
• les demandes qui vous ont été transmises par escalade ;
• les demandes qui attendent une personne qui vous a délégué ses approbations.

Colonne	Affiche
Employee	L’employé qui a fait la demande. Escalated (en rouge) si la demande a été transmise au niveau supérieur ; Delegated to you si vous la voyez en raison d’une délégation.
Type	Le type de congé.
Dates	Le premier et le dernier jour du congé.
Days	Les jours que compte le congé. Les week-ends et les jours fériés ne sont pas comptés (voir Décompte des jours).
Reason	Le motif donné par l’employé, le cas échéant.
Approve, Reject	Ouvrent la boîte de dialogue de décision. Voir Approuver ou rejeter une demande.

Lorsque rien n’est en attente, la page affiche No leave applications are awaiting your decision.

La file d’attente n’affiche pas les documents ni les notes que l’employé a ajoutés à la demande.

Lorsqu’une demande vous parvient en tant qu’approbateur, TrakIT vous envoie un e-mail. À partir du deuxième niveau d’approbation, vous recevez aussi un message dans la messagerie (voir Messagerie).

Approuver ou rejeter une demande

1. Sélectionnez Approve ou Reject sur la ligne de la demande.
2. Dans Approve Leave ou Reject Leave, vérifiez l’employé, le type de congé, les dates et le nombre de jours.
3. Pour approuver, saisissez vos commentaires dans Comments (facultatif) ; pour rejeter, saisissez le motif dans Reason for Rejection (obligatoire).
4. Sélectionnez Confirm.

Votre décision, avec vos commentaires ou votre motif, est ajoutée aux notes de la demande, où l’employé la voit.

Lorsque vous rejetez la demande, elle passe au statut Rejected (Decision recorded) et l’employé reçoit un e-mail avec votre motif.

Lorsque vous approuvez la demande :

• Si un autre niveau d’approbation s’applique, la demande passe à l’approbateur de ce niveau : TrakIT affiche Approved - forwarded to level n for further approval, et la demande reste Pending pour l’employé.
• Sinon, la demande passe au statut Approved (Decision recorded). TrakIT retire les jours du solde de l’employé, marque les jours dans les présences de l’employé comme On Leave ou Half Day Leave, et envoie un e-mail à l’employé.

Niveaux d’approbation

La règle de politique du type de congé indique si ses demandes exigent une approbation, et combien de niveaux, de 1 à 3.

• Level 1 est toujours le Manager de l’employé, tel qu’indiqué sur sa fiche employé au moment où il a soumis la demande. Si les RH changent le responsable de l’employé, les demandes encore en attente au niveau 1 passent au nouveau responsable.
• Levels 2 and 3 proviennent de la matrice Approval Matrix de la société de l’employé, sur Configuration des congés. Une ligne pour le service de l’employé est utilisée avant une ligne pour toute la société. L’approbateur est un utilisateur désigné, le responsable du responsable de l’employé, ou un utilisateur de la société qui a l’autorisation Configure Leave Policy, selon la ligne.

Après chaque approbation, TrakIT recherche le niveau suivant. Il ignore un niveau lorsque la matrice n’a pas de ligne pour celui-ci, lorsque la demande compte moins de jours que la valeur Min. Days de la ligne, ou lorsqu’aucun approbateur ne peut être trouvé. Lorsqu’il ne reste aucun niveau, la demande est approuvée.

Escalade

Une demande en attente au niveau 2 ou 3 peut être transmise au niveau supérieur, si la ligne de la matrice définit Escalate After. Lorsque l’approbateur n’a pas statué dans ce nombre d’heures après l’arrivée de la demande chez lui, TrakIT la transmet au niveau supérieur, au propre responsable de l’approbateur ou, s’il n’en a pas, à un utilisateur de la société qui a l’autorisation Configure Leave Policy. TrakIT vérifie cela toutes les 30 minutes, et ne transmet une demande au niveau supérieur qu’une seule fois.

L’approbateur et la personne à qui la demande a été transmise par escalade reçoivent tous deux un message dans la messagerie et un e-mail, et une note est ajoutée à la demande. La demande affiche alors Escalated dans leurs deux files d’attente, et l’un comme l’autre peut statuer. La personne à qui elle a été transmise par escalade a besoin de l’autorisation Approve/Reject Leave pour ouvrir cette page.

Le niveau 1 ne fait jamais l’objet d’une escalade.

Calendrier de l’équipe

Sous la file d’attente, Team Calendar affiche un mois, du lundi au dimanche, avec les congés des employés dont vous êtes le Manager. Chaque jour liste l’employé, le type de congé et (Half day) pour une demi-journée. Les congés en attente et approuvés sont affichés ; les week-ends et les jours fériés compris dans un congé ne le sont pas.

Un jour où deux personnes ou plus sont absentes affiche overlap en rouge : vous voyez ainsi, avant de statuer, si trop de membres de votre équipe seraient absents en même temps.

Le calendrier s’ouvre sur le mois en cours. Sélectionnez les flèches (Previous month, Next month) de part et d’autre du nom du mois pour vous déplacer. Il est actualisé après chaque décision.

Le calendrier n’affiche que vos collaborateurs directs, et non les autres employés dont les demandes vous parviennent à un niveau supérieur ou par une délégation.

Délégations

Une délégation confie vos approbations de congés à un autre utilisateur pendant une période, par exemple lorsque vous êtes vous-même en congé. Pendant cette période, les demandes qui vous attendent, y compris celles qui vous ont été transmises par escalade, apparaissent aussi dans la file d’attente de votre délégué, marquées Delegated to you. L’un comme l’autre peut statuer ; la décision est enregistrée au nom de celui qui l’a prise.

Sélectionnez Delegations en haut à droite pour ouvrir la boîte de dialogue Delegations. Elle liste les délégations que vous avez créées, avec le Delegate, les dates (From, To) et le Scope. Sélectionnez Close pour la fermer.

Ajouter une délégation

1. Sélectionnez Delegations.
2. Sous Add a Delegation, remplissez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Add Delegation.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Delegate To	L’utilisateur qui prend le relais. La liste contient les utilisateurs actifs de votre société et ceux qui y ont accès, sauf vous.
From	Le premier jour de la délégation.
To	Le dernier jour de la délégation. Il ne peut pas être antérieur à From.
Scope	Approvals ou Both pour confier vos approbations de congés. Tasks seul ne confie pas les approbations de congés.

TrakIT affiche Delegation saved successfully, et envoie au délégué un message dans la messagerie et un e-mail.

Le délégué a besoin de l’autorisation Approve/Reject Leave pour ouvrir cette page et statuer. Une délégation est active de From à To, les deux jours compris, selon la date en UTC.

Mettre fin à une délégation

1. Sélectionnez Delegations.
2. Sélectionnez la corbeille (End) sur la ligne de la délégation.
3. Dans End Delegation, sélectionnez Yes pour confirmer.

La délégation est retirée de la liste (Delegation ended), et le délégué ne voit plus vos demandes. Une délégation s’arrête aussi d’elle-même après sa date To, mais reste dans la liste jusqu’à ce que vous y mettiez fin.

Messages

Message	Que faire
A reason is required to reject	Saisissez un motif dans Reason for Rejection.
This application is no longer pending	L’employé l’a annulée, ou une décision a été prise entre-temps. Rechargez la page.
This application is not awaiting your decision ou Unable to record the decision - it may already have been actioned	Quelqu’un d’autre a statué avant vous, par exemple votre délégué ou la personne à qui la demande a été transmise par escalade. Rechargez la page.
Approved, but the balance could not be updated: Insufficient leave balance	L’employé n’a plus assez de jours, par exemple parce qu’une autre de ses demandes a été approuvée entre-temps. La demande reste dans votre file d’attente. Rejetez-la, ou demandez aux RH de vérifier le solde de l’employé et la règle de politique du type de congé.
This application falls inside a closed payroll period. An HR administrator must re-open that period before it can be changed.	Les RH ont clôturé la période de paie de ce congé. Demandez aux RH de la rouvrir sur Configuration des congés.
Select who to delegate to ou Start date and end date are required	Renseignez Delegate To, From et To.
You cannot delegate to yourself	Choisissez un autre utilisateur.
End date cannot be before start date	Corrigez les dates.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’autorisation Approve/Reject Leave dans la section Leave Management du groupe HR. Elle vous permet de :

• ouvrir la page et voir votre file d’attente et le calendrier de votre équipe ;
• approuver et rejeter les demandes qui vous attendent ;
• ajouter vos propres délégations et y mettre fin.

Toute personne qui approuve des congés en a besoin : les responsables, les approbateurs des niveaux 2 et 3, les délégués, et les personnes à qui des demandes sont transmises par escalade.