Liens de partage

Certains liens que donne TrakIT ouvrent une page sans connexion à TrakIT, par exemple un lien qui permet à un client de suivre ses expéditions. Toute personne qui possède un tel lien peut l’ouvrir jusqu’à ce qu’il expire, qu’il soit révoqué ou qu’il ait été utilisé autant de fois qu’il le permet. La page Shared Links liste ces liens, les révoque et en émet de nouveaux manuellement. Le widget de suivi public ne nécessite aucun lien : il trouve les ordres de travail d’un dossier grâce à la référence du dossier.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > SysAdmin Pages > Shared Links. Le titre de la page est Share Links.

TrakIT ne conserve qu’une empreinte de chaque lien, jamais le lien lui-même. Aucune page ne peut donc afficher de nouveau un lien après son émission : si un lien est perdu, révoquez-le et émettez-en un autre.

Types de liens

Type	Ouvre	Émis depuis	Durée de validité
Work Order	Un ordre de travail, avec ses événements.	Les formulaires et les modèles de message qui contiennent le code %%%6,TRACKWO; ; l’application TrakIT distincte, chaque fois qu’elle ouvre un ordre de travail ; et Émettre un lien sur cette page.	7 jours, ou le nombre de jours que vous choisissez sur cette page.
Entity Tracking	La liste des ordres de travail d’un client, chacun pouvant être ouvert.	Issue a Tracking Link sur l’entité, et les modèles qui contiennent %%%6,TRACKLINK;.	15 jours, ou le nombre de jours que vous choisissez sur cette page.
Invoice Statement	Le relevé de factures d’un client, depuis lequel chaque facture peut être ouverte.	Issue an Invoice Statement Link sur l’entité, et les rappels de paiement de l’onglet Invoices de l’entité.	7 jours, ou le nombre de jours que vous choisissez sur cette page.
Invoice	Une facture.	Émettre un lien sur cette page uniquement.	Le nombre de jours que vous choisissez.
Document Upload	Un formulaire pour charger un document demandé dans un dossier.	Request Documents avec des liens de chargement, dans la liste de contrôle des documents d’un ordre de travail ou d’un dossier : un lien par document demandé.	24 heures.

TrakIT émet un nouveau lien à chaque fois : chaque e-mail, formulaire ou sélection reçoit le sien. La liste peut donc contenir plusieurs liens actifs vers le même ordre de travail ou le même client. En révoquer un n’affecte pas les autres.

Dans un modèle, le texte placé après | devient le texte du lien, par exemple %%%6,TRACKWO|Track this container;. Sans lui, le lien vers l’ordre de travail affiche WO suivi de l’ID de l’ordre de travail, et le lien du client affiche Tracking Link.

Liens qui ne figurent pas ici

Un lien vers un seul document, comme le Share Link d’un document sur un ordre de travail ou un dossier, ou un lien de téléchargement dans des documents envoyés par e-mail, ouvre le fichier lui-même. Ces liens fonctionnent pendant 7 jours et ne figurent pas sur cette page.

Trouver un lien

La page s’ouvre sur les liens actifs. Restreignez la liste avec les champs placés au-dessus :

Champ	Affiche
Kind	Un type de lien, ou — All —.
Status	Live (ni révoqué ni expiré, ce qui inclut les liens épuisés), Revoked, Expired ou — All —.
Issued By	Les liens émis par les utilisateurs dont l’identifiant utilisateur contient le texte que vous saisissez.

La liste affiche 25 liens par page, les plus récents en premier :

Colonne	Affiche
ID	Le numéro du lien.
Kind	Le type de lien.
Points At	Ce qu’ouvre le lien : le numéro de conteneur ou la référence du dossier de l’ordre de travail, le numéro de la facture, la référence du dossier d’un chargement de document, ou le nom du client. Si l’élément a été supprimé, son ID.
Issued By	L’identifiant utilisateur de la personne qui a émis le lien. Vide pour les liens que TrakIT a émis de lui-même, comme ceux des rappels de paiement automatiques.
Issued, Expires	Le moment où le lien a été émis et celui où il cesse de fonctionner, dans votre fuseau horaire.
Uses	Le nombre d’utilisations du lien, suivi du maximum s’il en a un, par exemple 2 / 5.
Status	Live, Used up, Expired ou Revoked. Les lignes qui ne sont pas actives sont grisées.

Un lien est utilisé chaque fois que quelqu’un l’ouvre. Changer de page dans une liste, la trier et en ouvrir les lignes ne comptent pas. Un lien de chargement de document est utilisé chaque fois qu’un fichier est chargé avec lui, et non à l’ouverture du formulaire.

Révoquer un lien

1. Trouvez le lien dans la liste.
2. Sélectionnez Revoke au bout de sa ligne. Seuls les liens actifs l’ont.
3. Confirmez Revoke this link? Anyone holding it loses access immediately.

TrakIT indique The link has been revoked, et le statut du lien devient Revoked. Il cesse de fonctionner immédiatement, même pour quelqu’un qui a la page ouverte : son prochain changement de page, ouverture de ligne ou chargement est refusé. Un lien révoqué ne peut pas être réactivé. Pour donner de nouveau accès, émettez un nouveau lien.

Émettre un lien

Vous pouvez émettre un lien vers un ordre de travail, une facture, ou les expéditions ou le relevé de factures d’un client.

1. Sélectionnez Issue Link sous la liste.
2. Dans Issue a Share Link, choisissez le type dans Kind : Work Order, Invoice, Invoice Statement ou Entity Tracking.
3. Dans Work Order ID:, saisissez l’ID de ce qu’ouvre le lien : l’ID de l’ordre de travail, l’ID de la facture ou, pour Invoice Statement et Entity Tracking, l’ID d’entité du client. Le libellé reste Work Order ID: quel que soit le type choisi.
4. Dans Valid for (days):, saisissez le nombre de jours pendant lesquels le lien fonctionne, de 1 à 365. La valeur de départ est 7.
5. Pour limiter le nombre d’ouvertures du lien, saisissez un nombre dans Maximum uses:. Laissez le champ vide pour ne fixer aucune limite.
6. Sélectionnez Issue.

TrakIT vérifie l’ID avant d’émettre le lien, comme le font les pages qui émettent des liens :

• un ordre de travail doit appartenir à l’un de vos workflows ;
• une facture doit être approuvée, non annulée, de l’une de vos sociétés et, si elle appartient à un workflow, de l’un de vos workflows ;
• pour Invoice Statement et Entity Tracking, l’entité doit être un client dont la société responsable est l’une des vôtres. Un lien Invoice Statement nécessite aussi Preview dans la section Invoices.

Les administrateurs système peuvent émettre un lien vers tout ce qui existe.

Message	Que faire
Enter the id of the object to link to	Saisissez l’ID sous forme de nombre entier.
Enter how many days the link should be valid for, up to 365	Saisissez un nombre de jours de 1 à 365.
Maximum uses must be a positive number, or blank for unlimited	Corrigez Maximum uses:.
No such work order, No such approved invoice, No such customer	Vérifiez l’ID et le type choisi dans Kind.
You do not have access to this work order’s workflow	L’ordre de travail appartient à un workflow auquel vous n’avez pas accès.
The invoice is not of one of your companies, You do not have access to this invoice’s workflow	La facture n’appartient pas à vos sociétés ou à vos workflows.
The customer’s responsible company is not one of yours	Le client appartient à une autre société.
You do not have the permission to share invoice statements	Votre rôle doit avoir Preview dans la section Invoices.

Share Link Issued

Le nouveau lien apparaît dans la fenêtre contextuelle Share Link Issued. Copiez-le depuis la zone de texte, puis sélectionnez Close.

Attention

Copiez le lien avant de fermer la fenêtre contextuelle : TrakIT ne l’affiche qu’une fois. Si vous le perdez, révoquez-le et émettez-en un autre.

La page partagée

Un lien ouvre une page avec le logo TrakIT et sans menu. La personne qui l’ouvre ne se connecte pas. En bas, la page indique This link is valid until suivi de la date et de l’heure d’expiration, en UTC.

Si le lien est erroné, expiré, révoqué ou épuisé, la page indique This link is not available et It may have expired or been withdrawn. Please ask your contact for a new one. Elle ne précise pas lequel de ces cas s’applique. Si le lien cesse de fonctionner alors que la page est ouverte, le prochain changement de page ou tri affiche le même message, et une ligne ouverte affiche This item is not available.

Ordre de travail

Un lien Work Order affiche l’ordre de travail, avec en titre son numéro de conteneur, ou la référence de son dossier s’il n’en a pas, et son workflow :

• les champs d’en-tête que le workflow de l’ordre de travail montre aux utilisateurs externes, comme le client, la marchandise, le chargeur, le numéro de conteneur, le transporteur routier et le réceptionnaire (voir l’onglet Header Fields) ;
• les événements et les champs de données auxquels le workflow donne un accès externe (voir l’onglet Events), sous leur nom externe lorsqu’ils en ont un. Une coche marque les événements qui ont eu lieu, avec leur date et leur heure ; les champs de données affichent leur valeur. Les heures sont en UTC.

Expéditions d’un client

Un lien Entity Tracking affiche Shipment Tracking et le nom du client, avec la liste des ordres de travail dont l’entité est le client, les plus récents en premier, 25 par page. Un lien émis par un utilisateur qui n’est pas administrateur système ne liste que les ordres de travail des workflows de cet utilisateur, tels qu’ils sont au moment où le lien est ouvert. Les liens émis par un administrateur système, ou par TrakIT lui-même, les listent tous.

• Les colonnes sont les colonnes d’ordre de travail par défaut configurées pour les utilisateurs externes. Le dernier événement est le plus récent que le workflow montre aux clients, sous son nom externe, et les colonnes d’événements et de champs de données n’affichent que les événements et les champs auxquels le workflow donne un accès externe. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, lorsque l’en-tête est un lien ; sélectionnez-le de nouveau pour inverser l’ordre.
• Cochez Open shipments only pour masquer les ordres de travail clôturés et annulés.
• Utilisez Previous et Next pour passer d’une page à l’autre.
• Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’ordre de travail, affiché comme pour un lien d’ordre de travail, avec les heures dans le fuseau horaire du client. Back ramène à la liste.

Relevé de factures et facture

Un lien Invoice Statement affiche Invoice Statement et le nom du client, avec les factures approuvées et non annulées du client, avoirs compris, les plus récentes en premier, 25 par page. Comme pour Entity Tracking, un lien émis par un utilisateur qui n’est pas administrateur système n’affiche que les factures des sociétés de cet utilisateur et, pour les factures d’un workflow, de ses workflows :

Colonne	Affiche
Invoice	Le numéro de la facture.
Date, Due	La date de la facture et la date d’échéance.
Référence du dossier	Le dossier. Le libellé est défini pour votre société, par exemple T/D.
Curr	La devise de la facture.
Total, Paid, Outstanding	Le total, les paiements reçus et ce qui reste dû. Rien n’est dû sur une facture marquée comme payée ou passée en pertes.

Sélectionnez Invoice, Date, la référence du dossier, Due ou Total pour trier selon cette colonne. Sélectionnez une ligne pour ouvrir la facture ; Back ramène au relevé.

Un lien Invoice, ou une facture ouverte depuis un relevé, affiche le numéro de la facture et le nom du client, puis :

• Invoice To, From (votre société), la référence du dossier, Workflow et Remarks ;
• les lignes, avec Description, Reference, Qty, Rate et Amount ;
• Sub Total, le total de chaque taxe, Adjustments le cas échéant, Total, chaque paiement reçu avec sa référence, sa date et son mode de paiement, et Outstanding.

La page ne propose pas de PDF de la facture. Les utilisateurs externes qui se connectent au portail voient leurs factures dans sa page Invoices.

Chargement de document

Un lien Document Upload affiche Document Upload avec la référence du dossier, le Document Requested et la Commodity du dossier. La personne qui l’ouvre :

1. saisit son nom dans Your name (facultatif, 30 caractères au maximum) ;
2. choisit le fichier dans File : un fichier PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx) ou image (.jpg, .jpeg, .png) de 20 Mo au maximum ;
3. sélectionne Upload.

La page indique Thank you - the document has been uploaded. You can close this window. Le lien continue de fonctionner jusqu’à son expiration : d’autres fichiers peuvent donc être chargés avec lui. Ce qu’il advient du document chargé est décrit sous Demander des documents.

Message	Signification
The file is larger than 20 MB	Choisissez un fichier plus petit.
Only PDF, Office and image files can be uploaded, Cannot upload this file type	Choisissez un fichier de l’un des types ci-dessus.
Invalid file name	Le nom du fichier dépasse 100 caractères.
This shipment is no longer open for document uploads	Le dossier n’a plus aucun ordre de travail ouvert.
Not found or not permitted	Le lien a cessé de fonctionner après l’ouverture du formulaire, par exemple parce qu’il a expiré ou a été révoqué.
Too many requests. Please wait a moment and try again.	Trop de requêtes sont venues de la même adresse réseau. Réessayez plus tard.

Qui peut utiliser cette page

La page nécessite Manage Share Links dans la section Entity Management. Les administrateurs système l’ont. Les autres utilisateurs voient You do not have the permission to manage share links. L’émission et la révocation de liens nécessitent la même autorisation.

L’élément de menu se trouve sous SysAdmin Pages, que seuls les administrateurs système voient.