Facture

La page d’une facture affiche une facture que la société avec laquelle vous travaillez a adressée à une entité à laquelle vous êtes lié : son destinataire, ses lignes, ses taxes et ses ajustements, les paiements enregistrés pour elle et ce qui reste dû. Depuis cette page, vous pouvez aussi télécharger son PDF.

Pour ouvrir une facture, sélectionnez sa ligne sur la page Factures. Vous pouvez aussi y accéder depuis l’extérieur du portail :

Si le PDF de facture de la société porte un code QR, le scanner ouvre la facture ici.
Un lien ou un code QR créé pour l’ancien portail, par exemple sur une facture imprimée auparavant, l’ouvre ici aussi.

Si vous n’êtes pas connecté, TrakIT vous demande d’abord de vous connecter. Un tel lien peut aussi ouvrir une facture que la liste Factures n’affiche pas, comme un avoir.

Le haut de la page

La flèche (Back to Invoices) ramène à la liste Factures.
Le titre est Invoice suivi du numéro de la facture.
Une étiquette à côté indique Outstanding tant qu’il reste un montant à payer, et Paid sinon : voir Restant dû et payé.
PDF télécharge le PDF de la facture : voir Télécharger le PDF.

Champ	Affiche
Date	La date de la facture.
Due	La date d’échéance du paiement.
Invoice To	L’entité facturée.
From	La société qui a émis la facture.
Référence du dossier, par exemple Transport Document	La référence du dossier de l’expédition sur laquelle porte la facture. Le libellé reprend le nom que la société lui donne.
Workflow	Le workflow de cette expédition : le type d’opération, tel que la société l’a configuré.
Remarks	Les remarques de la facture.

À part Date et Due, un champ sans valeur n’est pas affiché ; par exemple, une facture qui ne porte pas sur une seule expédition n’a ni référence de dossier ni workflow.

Lignes

Le tableau liste ce qui est facturé, une ligne par poste. No items signifie que la facture n’a aucune ligne.

Colonne	Affiche
Description	Le poste, suivi de son détail, le cas échéant.
Job	La référence du dossier de l’expédition sur laquelle porte le poste. Une facture peut couvrir les postes de plusieurs expéditions.
Qty	La quantité, lorsqu’il s’agit d’un simple nombre. Vide sinon.
Rate	Le prix unitaire.
Amount	Le montant de la ligne, hors taxe.

Rate et Amount sont exprimés dans la devise de la facture. Un poste enregistré dans une autre devise est converti au taux de change de la facture.

Totaux

Les totaux se trouvent en bas à droite :

Ligne	Affiche
Sub Total	Le total des lignes, hors taxe.
Une ligne par taxe, libellée avec le code de la taxe	Le montant de cette taxe sur la facture.
Adjustments	Le total des ajustements apportés à la facture, comme une remise, sous forme de montant négatif. La ligne n’apparaît que s’il y en a et que votre rôle permet View Payments & Adjustments. Ils ne sont pas inclus dans Total.
Tax Deduction	La taxe que vous retenez sur la facture et reversez à l’administration fiscale, sous forme de montant négatif. La ligne n’apparaît que si la facture en comporte une et que votre rôle permet View Payments & Adjustments. Elle n’est pas incluse dans Total.
Total, avec la devise, par exemple Total (XOF)	Le total de la facture, taxes comprises.
Paid	Les paiements enregistrés pour la facture. La ligne n’apparaît que s’il y en a.
Outstanding	Ce qui reste à payer : Total, moins les ajustements, la retenue à la source et Paid. Il est de 0 lorsque la société a marqué la facture comme payée ou l’a passée en pertes. En orange tant qu’il reste quelque chose à payer, en vert sinon.

Paiements reçus

Lorsque la société a enregistré des paiements pour la facture et que votre rôle permet View Payments & Adjustments, Payments Received les liste. Pour chaque paiement, la liste affiche sa référence, en dessous la date du paiement et son mode de paiement, par exemple un virement bancaire, et à droite le montant imputé à cette facture. Seuls les paiements que la société a approuvés sont listés.

Télécharger le PDF

Sélectionnez PDF en haut à droite.
Votre navigateur télécharge la facture sous forme de fichier PDF.

Le PDF est le document de facture définitif que la société a généré pour la facture. PDF n’apparaît que si votre rôle du portail autorise Download Invoice PDF et que la facture a un PDF. S’il n’apparaît pas et que vous avez besoin du PDF, demandez-le à votre contact à la société. Si le téléchargement échoue, votre navigateur affiche une page d’erreur au lieu du fichier.

Messages

Message	Signification
That invoice was not found, or you do not have permission to view it.	La facture n’existe pas, n’est pas adressée à une entité à laquelle vous êtes lié, n’a pas été approuvée, a été annulée, ou les filtres de la société pour votre compte la masquent. Back to Invoices ramène à la liste.
That invoice could not be loaded.	TrakIT n’a pas pu être joint, ou a renvoyé une erreur. Sélectionnez Retry.

Si votre session a pris fin, le portail vous ramène à la page de connexion : voir Quand TrakIT vous déconnecte.

Qui peut utiliser cette page

Il vous faut un lien avec l’entité facturée, en tant que client ou en tant que transporteur routier. Votre rôle du portail détermine ensuite ce que vous pouvez faire :

Section	Autorisation	Vous permet de
Invoices	Read	Ouvrir la facture et voir cette page, sauf le PDF, les paiements reçus et les ajustements.
Invoices	View Payments & Adjustments	Voir les paiements reçus et les ajustements.
Invoices	Download Invoice PDF	Télécharger le PDF de la facture avec PDF.

La société définit votre rôle du portail et vos liens avec les entités. Voir Invoices.