Finance de l'ordre de travail

La page Work Order Finance affiche la finance d’un ordre de travail : les postes qui s’appliquent à cet ordre de travail uniquement, avec leurs estimations, leurs montants réels, leur rentabilité et leur historique. Tout le reste de la finance du dossier se trouve sur la page financière du dossier, qui liste aussi ces mêmes postes : une modification faite sur une page apparaît sur l’autre.

Pour l’ouvrir, sélectionnez WO Finance dans le menu des tâches de l’ordre de travail, ou un ID d’ordre de travail dans la vue By Work Order de la page Workflow Finance. Certaines listes d’ordres de travail peuvent aussi avoir une colonne qui l’ouvre, si votre société en a configuré une.

Différences avec la page financière du dossier

La page fonctionne comme la page financière du dossier, avec ces différences :

Elle n’affiche que les postes qui s’appliquent for WO à cet ordre de travail. Les postes qui s’appliquent à l’ensemble du dossier, comme les postes per Job ou per WO, ne figurent que sur la page du dossier. Le récapitulatif des postes, les compteurs des onglets, l’onglet Analyse et l’impression ne portent que sur ces postes.
Le statut financier est celui du dossier. Vous ne pouvez pas demander l’approbation, approuver, clôturer ou rouvrir depuis cette page : faites-le sur la page du dossier. Les onglets Estimates et Actuals sont ouverts ou verrouillés selon le statut du dossier, comme sur la page du dossier.
La devise est la devise financière du dossier. Elle est affichée mais ne peut pas être modifiée ici.
Il n’y a pas d’onglets Invoices, Bills, Documents ou Comments, pas de notation de crédit et pas de date de constatation des produits et des charges. Les postes renvoient à leurs factures et à leurs factures fournisseurs depuis l’onglet Actuals.
Initialize Accounts n’ajoute que les postes par défaut du workflow pour cet ordre de travail.
Les nouveaux postes s’appliquent toujours for WO à cet ordre de travail.

Le haut de la page

Le titre affiche l’ID de l’ordre de travail, qui ouvre l’ordre de travail.

Commande	Ce qu’elle fait
Job Finance	Ouvre la page financière du dossier.
Share	Partage le lien vers cette page, ou le copie. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
Actions	Exécute une action que votre société a configurée pour la finance des dossiers. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions ne peuvent pas être annulées. L’action s’exécute sur la finance du dossier dans la société sélectionnée, pas seulement sur cet ordre de travail.
PDF	Print ou Download : imprime ou télécharge la finance de l’ordre de travail. Voir Imprimer ou télécharger.
Société	La société dont vous voyez la finance. La liste contient les sociétés liées à votre utilisateur, et s’ouvre sur une société qui a des postes pour le dossier, ou sur la société du workflow.
Devise	La devise financière du dossier dans cette société.

Changer de société affiche les postes, le statut et la devise de cette société, et ouvre l’onglet Estimates ou Actuals selon le statut.

Imprimer ou télécharger

Print ouvre une page imprimable dans une nouvelle fenêtre, ainsi que la boîte de dialogue d’impression de votre navigateur.
Download enregistre la même page dans un fichier PDF nommé FinWO suivi de l’ID de l’ordre de travail.

L’impression comporte le logo de la société, la référence du dossier, qui l’a imprimée et quand, et ces sections : Work Order Information, Account Summary, Estimates, Actuals (une fois les estimations approuvées) et Profitability par catégorie de postes. Les postes réels masqués sont exclus de la liste Actuals. Chaque section suit les mêmes autorisations qu’à l’écran.

Informations de l’ordre de travail

L’encadré Work Order Information affiche des détails de l’ordre de travail, comme son workflow, son client, sa marchandise, son poids, sa date de création, ses services et son transporteur routier. Les champs sont configurés pour votre société.

Récapitulatif des postes

L’encadré Account Summary totalise les postes de cet ordre de travail, dans la devise financière :

Ligne	Affiche
Income	Les produits estimés et réels.
Expenses	Les charges estimées et réelles.
Gross Margin	Les produits moins les charges, avec la marge en pourcentage des produits. Elle est en rouge, avec une icône d’avertissement, quand elle est inférieure à la marge minimale définie pour le workflow.
Disbursements	Les débours estimés et réels. Ils n’entrent pas dans la marge.

Les colonnes Actuals et % Diff apparaissent une fois les estimations approuvées. % Diff affiche l’écart entre les montants réels et les estimations, en montant et en pourcentage. Une flèche verte ou rouge indique si un chiffre réel est meilleur ou moins bon que l’estimation. Les lignes Income et Gross Margin n’apparaissent que si votre rôle peut voir les postes de produits.

Export télécharge les postes de cet ordre de travail dans un fichier Excel : les estimations, et les montants réels si votre rôle peut mettre à jour les montants réels. Les postes supprimés sont inclus, en rouge et marqués (Deleted), avec qui les a supprimés et quand.

Onglet Estimates

L’onglet Estimates liste les postes estimés de l’ordre de travail. L’icône de cadenas de l’onglet est ouverte jusqu’à l’approbation des estimations du dossier ; vous pouvez modifier les estimations tant que le statut financier du dossier est Draft. Pour les colonnes et le fonctionnement des estimations, voir l’onglet Estimates du dossier.

Sélectionnez le nom d’un poste pour l’ouvrir.
Saisissez du texte dans Search pour trouver des postes par nom ou par code.
Tant que le dossier est en Draft, faites glisser une ligne par son icône de flèches pour changer l’ordre des postes.
La (Column Sum) sous Total correspond aux produits moins les charges ; les débours ne sont pas comptés.

Au-dessus de la liste :

Bouton	Ce qu’il fait
Initialize Accounts	Ajoute les postes par défaut du workflow pour cet ordre de travail.
Add Account…	Ajoute une estimation à cet ordre de travail, tant que le dossier est en Draft.
Quick Edit	Modifie les tarifs et les quantités de plusieurs estimations à la fois, tant que le dossier est en Draft.
Tasks	Tant que le dossier est en Draft : Duplicate Accounts et Delete Accounts, pour les postes que vous sélectionnez.

Initialiser les postes de l’ordre de travail

Initialize Accounts apparaît quand l’ordre de travail n’a pas encore d’estimations, que les estimations du dossier ne sont pas encore approuvées et que l’ordre de travail n’est pas annulé.

Sélectionnez Initialize Accounts.

TrakIT ajoute, comme estimations pour cet ordre de travail, les postes par défaut que le workflow applique for WO dans la société sélectionnée, pour les services et les types de dossiers du dossier. Ils reçoivent leurs taxes et leurs entités par défaut. Si le workflow n’a pas de tels postes, TrakIT l’indique.

Pour configurer les postes de l’ensemble du dossier, ou pour les reprendre d’un devis, initialisez-les sur la page financière du dossier.

Onglet Actuals

L’onglet Actuals apparaît une fois les estimations du dossier approuvées, et liste les postes réels de l’ordre de travail. Vous pouvez modifier les montants réels tant que le dossier est Approved. Pour les colonnes, voir l’onglet Actuals du dossier. En bref :

Appr indique si le poste nécessite une approbation : gris pour non requise, orange pour en attente d’approbation, vert pour approuvé.
Estimated affiche l’estimation dont provient le poste, et des flèches indiquent si la quantité et le total sont supérieurs ou inférieurs à l’estimation.
Inv/Bill/IPost affiche la facture, la facture fournisseur ou l’écriture interne sur laquelle figure le poste, avec son statut. Sélectionnez-la pour ouvrir la facture, la facture fournisseur ou l’écriture interne. Not Invoiced et No Bill Received signifient que le poste ne figure encore sur aucune.

Au-dessus de la liste, Add Account… ajoute un poste réel et Quick Edit modifie plusieurs postes à la fois. Tant que le dossier est Approved, le menu Tasks agit sur les postes que vous sélectionnez :

Tâche	Ce qu’elle fait
Approve Accounts	Approuve les postes sélectionnés qui attendent une approbation.
Assign Entity	Définit l’entité à facturer ou l’entité qui facture les postes.
Create Bill	Crée une facture fournisseur à partir des postes.
Set Amount/Tax	Définit le tarif ou la taxe des postes.
Duplicate Accounts	Crée des copies des postes.
Delete Accounts	Supprime les postes.
Hide Accounts, Show Accounts	Masque les postes de la liste, ou les affiche de nouveau.
Show Hidden, Hide Hidden	Affiche les postes masqués, ou les masque de nouveau.

Si votre société a configuré des demandes de paiement, le menu comporte aussi une tâche pour elles, par défaut Payment Request. Elle vérifie les postes sélectionnés selon les règles de votre société, crée une demande au format PDF à partir d’un modèle, l’ajoute aux documents financiers du dossier et l’envoie par e-mail aux destinataires que votre société a configurés.

Approuver des postes

Pour certaines rubriques, les postes réels doivent être approuvés.

Sélectionnez la case à cocher de chaque poste à approuver.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Approve Accounts.

Seuls les postes en attente d’approbation sont approuvés. Si l’un d’eux ne peut pas être approuvé, aucun ne l’est. Quand un poste approuvé est modifié, il doit de nouveau être approuvé.

Masquer des postes

Masquer un poste réel le retire de la liste et de l’impression, mais il compte toujours dans les totaux. Le nombre de postes masqués apparaît en rouge à côté de Accounts Found.

Pour masquer des postes, sélectionnez-les, puis Tasks > Hide Accounts.
Pour voir les postes masqués, sélectionnez Tasks > Show Hidden. Ils sont affichés en rouge.
Pour ne plus masquer des postes, affichez-les, sélectionnez-les, puis Tasks > Show Accounts.

Ajouter ou modifier un poste

Dans l’onglet Estimates, ou dans l’onglet Actuals une fois les estimations approuvées, sélectionnez Add Account….
Dans Account Type, choisissez Income, Expense ou Disbursement.
Choisissez la rubrique dans Account Master. La liste affiche les rubriques que votre société peut utiliser pour ce workflow, sous la forme catégorie, nom et code.
Remplissez les autres champs si nécessaire.
Sélectionnez Add.

Champ	Remarques
Account Detail	Jusqu’à 50 caractères, pour distinguer deux postes de la même rubrique. Il ne peut plus être modifié une fois le poste enregistré.
Invoice Entity Type, Invoice To	Pour les produits et les débours : qui est facturé. Le choix d’une rubrique propose le type d’entité, et le client du dossier pour les postes du client.
Billing Entity Type, Billed By	Pour les charges et les débours : qui vous facture. Pour un transporteur routier, TrakIT propose le premier transporteur routier des ordres de travail du dossier.
Account Group	Si votre société utilise des groupes de postes. Pas pour les charges.
Rate	Le tarif, et sa devise. Laissez-le vide s’il n’est pas encore connu.
Quantity	1 par défaut. Elle doit être supérieure à 0.
Base Currency, Exchange Rate	Pour un tarif dans une autre devise que la devise financière : le tarif dans la devise financière, et le taux de change. Selon les paramètres de votre société, TrakIT les remplit à partir des taux de change, ou vous les saisissez ; Get Rate récupère alors un taux actuel sur Internet.
Internal Remarks, External Remarks	Jusqu’à 500 et 300 caractères.

Le poste s’applique for WO à cet ordre de travail, et vous ne pouvez pas ajouter deux fois la même rubrique avec le même Account Detail.

Pour modifier un poste, sélectionnez son nom. La fenêtre s’appelle Update Account, ou View Account quand vous ne pouvez pas le modifier, par exemple quand le statut du dossier ne le permet pas, ou quand le poste figure sur une facture approuvée, une facture fournisseur validée ou une écriture interne approuvée. Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi :

gérer les taxes du poste : Reset Taxes rétablit les taxes configurées pour le workflow, Add Tax… en ajoute une, et la croix rouge à côté d’une taxe la supprime ;
supprimer le poste : sélectionnez l’icône en forme de croix en bas à gauche, puis Yes.

Sélectionnez Save pour enregistrer vos modifications.

Modification rapide des postes

Quick Edit modifie le tarif et la quantité de plusieurs postes à la fois.

Dans l’onglet Estimates ou Actuals, sélectionnez Quick Edit.
Modifiez les champs Rate et Quantity des postes voulus. Pour un poste dans une autre devise, le tarif est dans cette devise, affichée à côté.
Sélectionnez Save.

Les postes sont regroupés par type. Pour les montants réels, la fenêtre affiche aussi le total Estimated et le statut de facture (I) et de facture fournisseur (B) de chaque poste ; les postes qui figurent sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée ne peuvent pas être modifiés.

Après Save, les postes mis à jour passent en vert, et ceux qui ne l’ont pas été affichent la raison en rouge. Pour un poste dans une autre devise, TrakIT calcule le montant dans la devise financière avec le taux de change propre au poste ou avec le plus récent, selon les paramètres de votre société. Close vous demande de confirmer si vous avez des modifications non enregistrées.

Dupliquer des postes

Sélectionnez la case à cocher de chaque poste à copier.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Duplicate Accounts.
Saisissez le nombre de copies dans Number of copies, de 1 à 10.
Sélectionnez Duplicate.

Chaque copie a la même rubrique, le même tarif, la même quantité, les mêmes entités, remarques et taxes, avec un numéro ajouté à son Account Detail, par exemple (2). Les copies ne figurent sur aucune facture ni facture fournisseur, et les copies de montants réels doivent de nouveau être approuvées là où l’approbation est requise. Si une copie échoue, aucune n’est créée.

Supprimer des postes

Sélectionnez la case à cocher de chaque poste à supprimer.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Delete Accounts.
Confirmez.

TrakIT supprime les estimations, et les montants réels qui ne figurent sur aucune facture ni facture fournisseur, et indique combien ont été supprimés. Les postes supprimés restent dans l’Export du récapitulatif des postes.

Attribuer une entité

Assign Entity définit qui est facturé, ou qui vous facture, pour plusieurs postes réels à la fois.

Dans l’onglet Actuals, sélectionnez la case à cocher de chaque poste.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Assign Entity.
Sous Invoice To, pour les postes de produits et de débours, choisissez Type et Entity.
Sous Billed By, pour les postes de charges et de débours, choisissez Type et Entity. Vous pouvez remplir l’un des deux, ou les deux.
Sous Options, choisissez Assign accounts without entity pour ne modifier que les postes qui n’ont pas encore d’entité, ou Replace entity on accounts pour remplacer l’entité qu’ils ont.
Sélectionnez Assign.

L’entité doit être disponible pour la société sélectionnée. Les postes qui figurent déjà sur une facture ou une facture fournisseur ne sont pas modifiés ; un débours peut tout de même recevoir l’entité du côté qui ne figure pas encore sur une facture ou une facture fournisseur. TrakIT indique ensuite combien de postes ont été attribués et combien ne l’ont pas été. Les postes qui n’ont pas été modifiés sont mis en évidence : pointez sur l’un d’eux pour voir pourquoi.

Définir le montant ou la taxe

Set Amount/Tax applique le même tarif, ou la même taxe, à plusieurs postes réels à la fois.

Dans l’onglet Actuals, sélectionnez la case à cocher de chaque poste.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Set Amount/Tax.
Pour définir le tarif, sélectionnez Set Amount: et saisissez-le. Si les postes ont tous le même tarif, il est prérempli. Laissez-le vide pour effacer le tarif.
Pour définir une taxe, sélectionnez Set Tax: et choisissez la taxe, ou – Remove Taxes – pour retirer leurs taxes.
Sélectionnez Save.

Les postes sélectionnés doivent tous être dans la même devise, affichée à côté du montant. Pour les postes dans une autre devise que la devise financière, TrakIT calcule le montant dans la devise financière avec le taux de change propre au poste ou avec le plus récent, selon les paramètres de votre société.

Une taxe n’est ajoutée qu’aux postes qui n’ont pas encore de taxe, et – Remove Taxes – ne modifie que les postes qui ont des taxes. Les postes qui figurent sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée ne sont pas modifiés. TrakIT indique combien de postes ont été enregistrés et combien ne l’ont pas été.

Créer une facture fournisseur

Vous pouvez créer une facture fournisseur à partir des postes de charges et de débours de l’ordre de travail. La facture fournisseur appartient alors au dossier : elle apparaît dans l’onglet Bills du dossier et sur la page Bills.

Dans l’onglet Actuals, sélectionnez la case à cocher de chaque poste à inclure dans la facture fournisseur.
Pointez sur Tasks et sélectionnez Create Bill.
Dans Create New Bill, vérifiez Entity Type et Entity : ils proviennent des postes.
Saisissez dans Bill Number le numéro qui figure sur la facture du fournisseur.
Choisissez la devise de la facture fournisseur dans Currency. Total Amount affiche le total des postes dans cette devise.
Saisissez la date de la facture fournisseur dans Bill Date et sa date de réception dans Bill Received On.
Si nécessaire, saisissez Bill Due In, le nombre de jours à compter de la date de la facture fournisseur, de 0 à 365, et Remarks.
Pour valider la facture fournisseur immédiatement, sélectionnez Validate bill after creation. Ne la sélectionnez pas si vous prévoyez d’ajouter d’autres postes à la facture fournisseur.
Sélectionnez Create Bill.

Les postes sélectionnés doivent :

être des postes de charges ou de débours qui ne figurent encore sur aucune facture fournisseur ;
avoir un montant ;
avoir tous la même entité de facturation, ou aucune, l’un d’eux au moins étant lié à une entité ;
être dans la devise de la facture fournisseur ou dans la devise financière.

Si la facture fournisseur est créée mais ne peut pas être validée, TrakIT indique pourquoi ; vous pourrez la valider plus tard depuis la facture fournisseur.

Onglet Analyse

L’onglet Analyse compare les estimations et les montants réels des postes de produits et de charges de l’ordre de travail. Choisissez la vue dans la liste :

Account Master Summary : une ligne par rubrique.
Account Category Summary : une ligne par catégorie de postes.

Pour chaque ligne, l’onglet affiche les valeurs estimées et réelles de Income, Expense, Margin et Margin %, ainsi que la colonne Deviation, l’écart entre la marge réelle et la marge estimée, en Amount et en %. Les marges négatives sont en rouge, et des flèches indiquent si les produits et les charges réels sont supérieurs ou inférieurs aux estimations. La dernière ligne affiche les totaux. Les débours ne sont pas inclus. TrakIT mémorise la vue que vous avez choisie.

Export télécharge l’analyse dans un fichier Excel.

L’onglet nécessite l’autorisation de lire les estimations, de lire les montants réels et de voir les postes de produits. Sans elle, l’onglet indique que votre profil n’a pas accès à ces informations.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste les modifications apportées aux postes de l’ordre de travail : qui les a faites, quand, les colonnes Account Type et Action (par exemple postes créés, mis à jour ou approuvés), avec le détail dans Information. Saisissez du texte dans la zone de recherche pour trouver des entrées par utilisateur, action ou information.

Les modifications qui ne concernent pas un seul poste, comme l’initialisation, le masquage ou le réordonnancement de postes, ainsi que les modifications de postes supprimés depuis, ne figurent que dans le journal d’audit du dossier.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Job Finance, et vous devez pouvoir voir l’ordre de travail : il vous faut l’accès à son workflow, et les éventuelles limites configurées pour vous sur les ordres de travail s’appliquent. Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section Job Finance :

Autorisation	Vous permet de
Read Estimates, Read Actuals	Voir les estimations et les montants réels.
Access Income Accounts	Voir les postes de produits, ainsi que les chiffres de produits et de marge.
Initialize Accounts	Utiliser Initialize Accounts.
Add Account	Utiliser Add Account… et Actions. Dans l’onglet Actuals, également Quick Edit, Duplicate Accounts et Delete Accounts.
Update Estimates	Modifier les estimations, et utiliser Quick Edit, Duplicate Accounts et Delete Accounts dans l’onglet Estimates. Également Export dans le récapitulatif des postes.
Update Actuals	Modifier les montants réels, et utiliser Assign Entity, Set Amount/Tax et Create Bill.
Approve Estimate	Utiliser Approve Accounts.
Modify Taxes	Rétablir, ajouter et supprimer les taxes d’un poste.
Export	Exporter l’onglet Analyse.
View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log.

Create Bill nécessite aussi Create dans la section Bills, et Validate bill after creation y nécessite Validate. L’onglet Analyse nécessite Read Estimates, Read Actuals et Access Income Accounts.