Présences

La page Employee Attendance enregistre, une société et un jour à la fois, si chaque employé est présent, et à quelle heure il est arrivé et reparti. Vous pouvez remplir la journée employé par employé, définir la même heure pour plusieurs employés à la fois, et exporter la journée sous forme de fichier PDF ou Excel.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Attendance.

La page liste les employés de la société : les utilisateurs configurés sur la page Fichier des employés dont la Start Date est antérieure ou égale à ce jour, et qui n’étaient pas partis à cette date (sans date de sortie, ou avec une date de sortie égale ou postérieure à ce jour).

Choisir la société et le jour

• La liste des sociétés en haut à droite contient les sociétés auxquelles vous avez accès. Elle s’ouvre sur votre propre société, et elle est grisée si vous n’en avez qu’une.
• La date indique le jour, par exemple Sun, 25 Oct 2026. La page s’ouvre sur la date d’aujourd’hui, dans votre fuseau horaire. Sélectionnez la flèche de gauche (Previous Day) ou la flèche de droite (Next Day) pour vous déplacer d’un jour, ou sélectionnez la date pour choisir un jour dans le calendrier, jusqu’à 10 ans en arrière. Next Day n’est pas affiché sur la date d’aujourd’hui.

Vous ne pouvez pas ouvrir un jour futur : TrakIT affiche Cannot open attendance for a future date et reste sur la date d’aujourd’hui. Une date non valide donne Invalid Date, et la page reste sur le jour qu’elle affichait.

Démarrer une journée

Une journée n’a aucune présence tant que personne ne l’a démarrée. D’ici là, la page affiche No records found for suivi de la date.

1. Choisissez la société et le jour.
2. Sélectionnez Initialize.

TrakIT ajoute une ligne pour chaque employé de la société ce jour-là, avec le statut Present, ou On Leave pour un employé dont le statut d’emploi est On Leave (voir Changer le statut). Il affiche Attendance for the day initialized successfully, ou No employees to add s’il n’y a personne à ajouter.

Un employé ajouté à la société après le démarrage de la journée n’y apparaît pas de lui-même. Sélectionnez Refresh List pour ajouter une ligne pour chaque employé du jour qui manque, par exemple un nouvel employé. Les lignes déjà présentes ne changent pas. TrakIT affiche Employee list refreshed successfully, ou No employees to add.

Initialize et Refresh List n’apparaissent que si vous pouvez modifier les présences de ce jour : voir Jours que vous pouvez modifier.

Enregistrer les présences du jour

Une fois la journée démarrée, la liste affiche une ligne par employé, par ordre alphabétique des noms. Employees Found les compte. Si vous pouvez modifier les présences du jour, la page affiche (All changes are saved automatically), et vous modifiez chaque ligne directement :

1. Modifiez le Status, le Time-In, le Time-Out ou les Remarks de l’employé.
2. Passez à un autre champ, par exemple avec la touche Tab.

TrakIT enregistre la modification dès que vous quittez le champ. Le champ devient vert une fois enregistré. S’il ne peut pas être enregistré, il devient rouge et la raison s’affiche en dessous.

Pour saisir l’heure actuelle, sélectionnez le réveil à côté de Time-In ou Time-Out (Input current time). Il utilise l’horloge de votre ordinateur, et enregistre l’heure aussitôt.

TrakIT veille à la cohérence des heures :

• Un employé marqué Absent ou On Leave n’a pas d’heures. Choisir l’un de ces statuts efface les heures de la ligne, et aucune heure ne peut être saisie sur la ligne (Not Allowed).
• Time-Out nécessite d’abord un Time-In (No Time-In), et doit se situer au moins 5 minutes après celui-ci (Invalid Time-Out).
• Effacer le Time-In efface aussi le Time-Out. Il en va de même si vous remplacez le Time-In par une heure située moins de 5 minutes avant le Time-Out.
• Les Remarks peuvent compter jusqu’à 2 000 caractères, sans balises HTML (Value contains prohibited characters).

Statuts

Statut	Signification
Present	Au travail. Une journée démarre avec ce statut.
Absent	Pas au travail. La ligne n’a pas d’heures.
Came Late	Arrivé en retard.
Left Early	Parti avant la fin de la journée.
On Leave	En congé pour la journée. La ligne n’a pas d’heures.
On Field	Travaille hors du bureau.
Remote	Travaille à distance.
Half Day Leave	En congé pour la moitié de la journée. Les heures de la demi-journée travaillée peuvent quand même être saisies.

La liste

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne l’employé, pour définir une heure pour plusieurs employés. L’icône de coche dans l’en-tête (Select/Deselect All) sélectionne tout, ou efface la sélection.
#	Le numéro de ligne.
ID	Le matricule de l’employé.
Employee	Le nom de l’employé.
Designation, Department	La fonction et le service de l’employé.
Status	Le statut du jour.
Time-In, Time-Out	L’heure d’arrivée et l’heure de départ de l’employé, au format 24 heures.
Remarks	Les remarques sur la journée.
Updated By	La personne qui a modifié la ligne en dernier, et il y a combien de temps.

Pour restreindre la liste :

• Tapez une partie d’un nom dans Search Name. La liste n’affiche que les employés dont le nom la contient, ou – No Employees Found –.
• Choisissez un service dans – Department Filter –. La liste propose les services des utilisateurs de la société.

Définir une heure pour plusieurs employés

Set Time… saisit le même Time-In ou Time-Out pour tous les employés que vous sélectionnez, par exemple lorsqu’une équipe commence à la même heure.

1. Cochez la case de chaque employé. Les employés que vous avez sélectionnés restent sélectionnés lorsque Search Name les masque.
2. Sélectionnez Set Time….
3. Dans Set Time, vérifiez Employees Selected : le nombre d’employés que vous avez sélectionnés.
4. Sous Select Option, choisissez Time-In ou Time-Out.
5. Saisissez l’heure dans Select Time, ou sélectionnez le réveil pour l’heure actuelle.
6. Sélectionnez Initialize.

L’heure remplace les heures que les employés sélectionnés ont déjà, comme l’indique la fenêtre contextuelle (Caution: Existing times for selected rows may be overwritten). TrakIT ignore :

• les employés marqués Absent ou On Leave ;
• pour Time-In, les employés dont le Time-Out se situerait moins de 5 minutes après la nouvelle heure ;
• pour Time-Out, les employés sans Time-In, ou dont le Time-In se situe moins de 5 minutes avant la nouvelle heure.

TrakIT indique ensuite combien d’employés il a mis à jour et combien de lignes il a ignorées, par exemple 3 employees updated successfully; 1 row skipped (Absent/On Leave or conflicting time), ou No records found for update s’il les a tous ignorés.

Message	Que faire
Please select one or more employees	Cochez d’abord la case d’au moins un employé.
Option is required, Time is required	Choisissez Time-In ou Time-Out, et saisissez une heure.
Please enter a valid time (HH:mm)	Saisissez l’heure en heures et minutes.

Congés et présences

Si votre société enregistre les congés dans TrakIT (voir Congés), les congés approuvés apparaissent sur cette page :

• Lorsqu’une demande de congé est approuvée (voir Approbation des congés), chaque jour que le congé décompte reçoit le statut On Leave, ou Half Day Leave pour une demi-journée, avec le nom du type de congé dans Remarks. Si la journée n’a pas encore été démarrée, TrakIT y ajoute la ligne de l’employé. Les jours que le congé ne décompte pas, comme les week-ends et les jours fériés, restent tels quels.
• Si un congé approuvé est annulé avant de commencer, les jours encore marqués On Leave ou Half Day Leave repassent à Present, et leurs remarques sont effacées. Un jour que quelqu’un a modifié à la main entre-temps reste tel quel.
• Chaque jour à 5 h 05 UTC, TrakIT examine les présences de la veille. Un employé marqué Absent sans congé approuvé pour ce jour reçoit un jour de congé non rémunéré approuvé, à condition que la configuration des congés de sa société comporte un type de congé non rémunéré actif qui le permet (voir Configuration des congés). Dans les présences, il reste Absent.

Les employés demandent leurs congés sur la page Mes congés.

Exporter la journée

1. Sélectionnez Export.
2. Sélectionnez To PDF ou To Excel.

Le fichier contient tous les employés du jour pour la société et le service sélectionnés, quoi que vous ayez tapé dans Search Name. Si la journée n’a aucune ligne, TrakIT affiche There is nothing to export.

• To PDF : un Attendance Record du jour, avec la société et le service, et les colonnes ID, Name, Designation, Department, Status, Remarks, Time-In, Time-Out et Duration : le nombre d’heures entre les deux heures, par exemple 8.5h. Le pied de page indique qui l’a généré et quand.
• To Excel : les colonnes ID, Full Name, Designation, Department, Status, Time-In, Time-Out, Remarks, Updated By et Updated On.

Jours que vous pouvez modifier

Vous pouvez modifier les présences d’aujourd’hui si votre rôle a Update dans la section Employee Attendance, et les présences des autres jours s’il a aussi Update Past. Sur un jour que vous ne pouvez pas modifier, la liste affiche les valeurs sous forme de texte, et Initialize, Refresh List et Set Time… n’apparaissent pas.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Attendance :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, voir les présences des sociétés auxquelles vous avez accès, et les exporter.
Update	Démarrer, actualiser et modifier les présences d’aujourd’hui.
Update Past	Avec Update, démarrer, actualiser et modifier les présences des jours précédents.

Les administrateurs système peuvent faire tout cela, pour toutes les sociétés.