Configurer la comptabilité

Avant que TrakIT puisse tenir la comptabilité d’une société, celle-ci a besoin d’une devise de base, d’un plan comptable, de comptes par défaut pour la comptabilisation automatique, de modes de paiement associés à des comptes de banque et de caisse, et d’un exercice. Cette page liste les étapes dans l’ordre le plus efficace. Effectuez-les pour chaque société qui tiendra sa comptabilité dans TrakIT.

Certaines étapes sont réservées aux administrateurs système ; les autres nécessitent les autorisations listées sur la page Comptabilité.

1. Définir la devise de base

La comptabilité est tenue dans la Default Currency de la société. Un administrateur système la définit :

1. Sélectionnez Admin > Masters > Companies, puis la société.
2. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify Company).
3. Sous Finance Settings, choisissez la Default Currency. Elle doit faire partie des Available Currencies de la société, si celles-ci sont définies.
4. Sélectionnez Update.

Choisissez avec soin : la devise par défaut ne peut plus être modifiée dès que la société a un exercice ouvert, ou dès que quelque chose est comptabilisé dans sa comptabilité.

2. Initialiser le plan comptable

1. Sélectionnez System > Chart of Accounts.
2. Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société.
3. Sélectionnez Initialize.

Initialize n’apparaît que tant que la société n’a pas de plan comptable, et une fois sa devise par défaut définie. TrakIT charge un plan standard pour le pays de la société s’il en existe un, ou un plan général. Il crée les groupes de comptes et un premier niveau de comptes, codés 1xxx pour l’actif, 2xxx pour le passif, 3xxx pour les capitaux propres, 4xxx pour les produits et 5xxx pour les charges. Les comptes sont répartis dans cinq onglets : Assets, Equity, Liabilities, Revenue et Expense.

Les groupes proviennent uniquement de ce modèle : vous ne pouvez pas ajouter de groupes par la suite.

3. Ajouter les comptes sur lesquels vous comptabilisez

Les comptes que crée le modèle sont des comptes parents (affichés avec une icône de répertoire) : ils organisent le plan et affichent le total des comptes situés sous eux, mais aucune écriture ne peut y être comptabilisée. Les écritures vont sur des comptes enfants, que vous ajoutez sous eux.

Pour ajouter un compte sous un compte parent :

1. Sur la page du plan comptable, sélectionnez le compte parent.
2. Dans l’onglet Sub-Accounts, sélectionnez Add….
3. Choisissez l’Account Type : Child pour un compte qui reçoit des écritures, Parent pour un niveau de regroupement supplémentaire.
4. Saisissez l’Account Code et l’Account Name.
5. Pour un compte enfant, choisissez la Currency. Laissez [Company Currency] sauf si le compte est tenu dans une devise étrangère, par exemple un compte bancaire en dollars américains.
6. Sélectionnez Add.

Vous pouvez aussi sélectionner Add New sur la page du plan comptable, et y choisir le Group et le Parent. Un compte enfant a toujours besoin d’un compte parent.

Les codes peuvent contenir des lettres, des chiffres et . - / _. TrakIT supprime les espaces et les enregistre en majuscules. Un code ne peut être utilisé qu’une seule fois dans la société pour une même devise.

Une fois un compte créé, son type, son groupe, son parent et sa devise ne peuvent plus être modifiés ; vérifiez-les donc avant d’enregistrer. Un compte qui a un solde ne peut pas être rendu inactif, et un compte qui a reçu des écritures ne peut pas être supprimé.

Ajoutez au minimum ces comptes enfants :

Compte	Généralement sous	Nécessaire pour
Comptes de banque et de caisse	Actif : comptes bancaires, petite caisse	Encaissements et paiements.
Créances clients	Actif : créances clients	Factures et encaissements.
Dettes fournisseurs	Passif : dettes fournisseurs	Factures fournisseurs et paiements.
Produits	Produits	Factures.
Charges	Charges	Factures fournisseurs.
Report à nouveau	Capitaux propres : report à nouveau	Clôture d’un exercice. Consultez l’étape 4.
Taxe sur les ventes	Passif	Factures avec taxe.
Taxe sur les achats	Actif	Factures fournisseurs avec taxe, si vous récupérez la taxe.
Taxe retenue	Actif	Factures sur lesquelles le client retient une taxe.
Retenue à la source à payer	Passif	Factures fournisseurs sur lesquelles vous retenez une taxe au fournisseur.
Remises et rabais	Produits	Factures avec ajustements.
Gains et pertes de change	Charges	Encaissements et paiements dans d’autres devises, et réévaluation des devises.

4. Marquer le compte de report à nouveau

La clôture d’un exercice transfère son bénéfice ou sa perte au compte dont le Special Code est RE.

1. Sur la page du plan comptable, sélectionnez le compte de report à nouveau.
2. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify).
3. Dans Special Code, saisissez RE.
4. Sélectionnez Update.

Le compte doit être un compte enfant actif d’un groupe Equity, dans la devise de la société. Un seul compte de la société peut avoir ce code. RE est le seul code spécial.

5. Choisir les comptes par défaut

Les comptes par défaut indiquent à TrakIT où vont les comptabilisations automatiques. Ils se trouvent dans le panneau Auto-Posting Default Accounts en haut de la page du plan comptable, affiché aux utilisateurs qui peuvent modifier le plan une fois celui-ci initialisé.

1. Choisissez un compte dans chaque zone dont vous avez besoin.
2. Sélectionnez Save Defaults.

Chaque zone ne propose que les comptes enfants actifs de la société, dans la devise de la société, d’une seule catégorie :

Compte par défaut	Propose	Utilisé pour	Nécessaire
Default AR Account	Actif	Débité lorsqu’une facture est comptabilisée, crédité lorsqu’un encaissement est comptabilisé.	Toujours, pour les factures et les encaissements.
Default Income Account	Produits	Crédité pour les lignes de facture dont la rubrique n’a pas de compte comptable propre.	Lorsque de telles lignes existent.
Default AP Account	Passif	Crédité lorsqu’une facture fournisseur est comptabilisée, débité lorsqu’un paiement est comptabilisé.	Toujours, pour les factures fournisseurs et les paiements.
Default Expense Account	Charges	Débité pour les lignes de facture fournisseur dont la rubrique n’a pas de compte comptable propre ; crédité par les ajustements des factures fournisseurs.	Toujours, pour les factures fournisseurs.
Sales Tax Account	Passif	Crédité de la taxe des factures.	Pour les factures avec taxe.
Purchase Tax Account	Actif	Débité de la taxe des factures fournisseurs.	Facultatif. Sans lui, la taxe de chaque ligne de facture fournisseur va sur le compte de charges de cette ligne.
Withheld Tax Account	Actif	Débité de la taxe que les clients retiennent sur une facture.	Pour les factures avec retenue à la source.
Withholding Tax Payable	Passif	Crédité de la taxe que vous retenez à un fournisseur sur une facture fournisseur.	Pour les factures fournisseurs avec retenue à la source.
Discounts & Allowances	Produits	Débité des ajustements des factures.	Pour les factures avec ajustements.
FX Gain/Loss Account	Charges	Reçoit les écarts de change réalisés et latents.	Pour les encaissements et les paiements dans d’autres devises, et pour la réévaluation des devises.

Lorsqu’un document a besoin d’un compte par défaut qui n’est pas défini, il ne peut pas être finalisé : le message indique le compte manquant. Consultez Comptabilisation automatique.

6. Associer les rubriques aux comptes comptables (facultatif)

Chaque ligne d’une facture, d’une facture fournisseur ou d’une écriture interne utilise une rubrique, comme des frais de fret ou de manutention. Vous pouvez envoyer chaque rubrique vers son propre compte comptable, par exemple pour séparer les produits de fret et les produits d’entreposage. Les lignes dont la rubrique n’en a pas vont sur le Default Income Account ou le Default Expense Account.

1. Sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters, puis l’onglet Account Masters.
2. Choisissez la société, puis sélectionnez la rubrique.
3. Dans Select Action, choisissez Modify Account.
4. Dans COA Account, choisissez le compte comptable, ou – Not Mapped (use default) –.
5. Sélectionnez Save.

Cela nécessite l’autorisation Update sur Finance Masters.

7. Associer les modes de paiement aux comptes de banque et de caisse

Un encaissement ou un paiement est comptabilisé sur le compte de banque ou de caisse de son mode de paiement. Un administrateur système les associe :

1. Sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters, puis l’onglet Payment Methods.
2. Sélectionnez Add, ou l’icône de crayon d’un mode existant.
3. Saisissez le Payment Mode Name et choisissez la Company.
4. Dans COA Account, choisissez le compte de banque ou de caisse. La liste affiche les comptes d’actif de la société, y compris les comptes en devise étrangère.
5. Sélectionnez Save.

Un mode défini pour [Global] ne peut pas avoir de compte ; les encaissements et les paiements d’une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT nécessitent donc des modes configurés pour cette société. Un mode dont le compte est dans une devise étrangère ne peut être utilisé que pour les encaissements et les paiements dans cette devise.

8. Créer le premier exercice

Dans l’onglet Financial Years de Finance Masters, créez le premier exercice de la société. Sa date de début est importante : les soldes d’ouverture sont comptabilisés à cette date, et rien de daté avant elle ne peut entrer en comptabilité. Un exercice ne peut être ni modifié ni supprimé une fois créé. Consultez Exercices.

9. Charger les taux de change

Si la société travaille dans plusieurs devises, assurez-vous que les taux de change entre sa devise de base et chacune des autres devises sont présents, et tenez-les à jour. Les encaissements, paiements, écritures internes et réévaluations dans une autre devise ne sont pas comptabilisés sans taux. Consultez Comptabilité multidevise.

10. Saisir les soldes d’ouverture

Si la société passe d’un autre système comptable, saisissez les soldes qu’avaient ses comptes au début du premier exercice sur la page Soldes d’ouverture : sélectionnez Opening Balances en haut de la page du plan comptable.

11. Basculer le système financier sur TrakIT

Un administrateur système effectue cette étape en dernier :

1. Sélectionnez Admin > Masters > Companies, puis la société.
2. Sélectionnez l’onglet Finance System.
3. Sous Select finance system to use, sélectionnez le logo TrakIT.

Dès lors, tant que la société a un plan comptable, la finalisation d’une facture, d’une facture fournisseur, d’un encaissement ou d’un paiement et l’approbation d’une écriture interne entraînent sa comptabilisation. Si un élément nécessaire à la comptabilisation est manquant, comme un compte par défaut ou un exercice ouvert, le document ne peut être ni finalisé ni approuvé tant que le problème n’est pas corrigé. C’est pourquoi cette étape vient en dernier.

Les documents finalisés ou approuvés avant le basculement ne sont pas comptabilisés par le basculement. Sous Synchronisation Settings, dans le même onglet, un administrateur système peut activer Invoices et Bills. TrakIT recherche alors toutes les 5 minutes les factures, avoirs et factures fournisseurs finalisés qu’il n’a pas encore synchronisés, y compris les plus anciens, et les comptabilise. Un document qu’il ne peut pas comptabiliser, par exemple parce qu’aucun exercice ouvert ne couvre sa date, reçoit à la place le message d’erreur comme référence de synchronisation. Les encaissements, les paiements et les écritures internes ne sont comptabilisés que lorsqu’ils sont finalisés ou approuvés.

12. Vérifier la comptabilité

Ouvrez la balance générale à la date du premier jour de l’exercice. Elle doit afficher les soldes d’ouverture et aucun écart entre les débits et les crédits : elle doit correspondre à la balance générale de clôture de votre ancien système.