Prospect

La page Lead affiche un prospect : une entreprise que vous espérez gagner comme client. Elle affiche les détails du prospect en haut, et en dessous des onglets pour ses contacts, ses activités, ses commentaires, ses documents, ses champs de données et son historique. C’est aussi là que vous créez un prospect, changez son statut et, une fois qu’il est gagné, le convertissez en entité.

Pour ouvrir un prospect, sélectionnez-le sur la page Prospects, ou sélectionnez son lien sur la page Contacts ou sur une activité. ◄ Back to Leads vous ramène à la liste. Vous pouvez ouvrir les prospects dont la société responsable est l’une de vos sociétés ; les administrateurs système peuvent ouvrir tous les prospects.

Créer un prospect

1. Sur la page Prospects, sélectionnez New Lead.
2. Renseignez les champs ci-dessous. Company Name, Lead Source, Status, Primary Contact et Country sont obligatoires.
3. Sélectionnez Save.

TrakIT donne au prospect un code composé de LD, de l’année et d’un numéro d’ordre, par exemple LD-2026-00001, et l’ouvre. Cancel revient à la liste sans enregistrer.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Company Name	Le nom de l’entreprise, jusqu’à 150 caractères.
Lead Source	La provenance du prospect.
Status	Le premier statut du prospect. Uniquement lors de la création d’un prospect : ensuite, utilisez Change Status.
Primary Contact	Le nom de la personne avec qui vous traitez, jusqu’à 100 caractères.
Designation	Sa fonction.
Phone, Email, Website	Comment joindre l’entreprise. L’adresse e-mail doit être valide ; elle est enregistrée en minuscules. TrakIT ajoute https:// à un site web qui ne commence pas par http:// ou https://.
Rating	Hot, Warm ou Cold : à quel point le prospect est prometteur. Warm au départ.
Probability (%)	La probabilité de remporter l’affaire, de 0 à 100.
Est. Value	Le chiffre d’affaires que le prospect peut apporter, et sa devise. Il ne peut pas être négatif.
Expected Close	La date à laquelle vous prévoyez de gagner ou de perdre le prospect. Sélectionnez le champ pour choisir la date.
Assigned To	L’utilisateur qui assure le suivi du prospect, parmi les utilisateurs actifs de votre société. Un nouveau prospect laissé sur – Not Assigned – vous est attribué.
Responsible Company	La société à laquelle appartient le prospect, parmi les sociétés auxquelles vous avez accès. Laissez — pour utiliser votre propre société.
Country	Le pays de l’entreprise.
Address	L’adresse postale, jusqu’à 500 caractères.
Description / Notes	Tout autre élément utile, jusqu’à 2 000 caractères.

Les listes des sources et des statuts affichent ceux qui sont actifs, configurés par un administrateur système sous Admin > Masters > CRM.

Message	Que faire
Company Name is required, Contact Name is required, Lead Source is required, Lead Status is required ou Country is required	Renseignez le champ.
Probability must be a number ou Probability must be between 0 and 100	Saisissez un nombre de 0 à 100.
Est. Value must be a number ou Estimated Value cannot be negative	Saisissez un montant égal ou supérieur à 0.
‘Expected Close’ must be a valid date	Choisissez la date dans le calendrier.
Website is not valid ou Website cannot exceed 200 characters	Corrigez l’adresse web.

Les détails du prospect

Le titre affiche le code du prospect. En dessous, le nom de l’entreprise apparaît en gras, puis les détails :

• Lead Code et Status, dans la couleur du statut.
• Primary Contact, avec sa fonction en gris, Phone et Email. Sélectionnez l’adresse e-mail pour rédiger un e-mail.
• Website, qui s’ouvre dans un nouvel onglet.
• Source, Rating, Probability, Est. Value, Expected Close et Assigned To.
• Responsible Company, Country (le code du pays), Address et Description.
• Created By, avec la date, et Last Changed, avec qui a modifié le prospect en dernier et quand.

Les champs sans valeur sont omis, ou affichés sous la forme —.

Les prospects ne peuvent pas être supprimés. Un prospect dont vous n’assurez plus le suivi reçoit un statut de type Lost.

Un prospect converti

Une fois qu’un prospect a été converti en entité, les détails affichent Converted to Entity en vert, avec View Entity pour ouvrir l’entité. Le prospect est conservé pour l’historique et ne peut plus être modifié : vous ne pouvez ni le modifier, ni changer son statut, ni ajouter ou modifier ses contacts, ses documents ou ses champs de données, ni publier de commentaires.

Modifier un prospect

1. Sélectionnez l’icône de crayon en bas à droite des détails.
2. Dans Edit Lead, modifiez les champs nécessaires, décrits dans Créer un prospect. Le statut ne figure pas dans ce formulaire : utilisez Change Status.
3. Sélectionnez Save.

Cancel revient en arrière sans enregistrer. L’onglet Action Log enregistre chaque champ modifié, avec son ancienne et sa nouvelle valeur.

Changer le statut

1. Sélectionnez Change Status, sous les détails.
2. Dans Change Lead Status, choisissez le New Status. La liste contient les statuts actifs.
3. Sélectionnez Save.

Le changement est enregistré dans l’onglet Stage Log. Lorsque le nouveau statut est de type Won, Convert to Entity apparaît.

Convertir un prospect en entité

Lorsque vous remportez un prospect, convertissez-le en entité, par exemple en client, pour faire affaire avec lui dans TrakIT. Convert to Entity apparaît sous les détails lorsque le statut du prospect est de type Won.

1. Sélectionnez Convert to Entity.
2. Dans Convert Lead to Entity, choisissez l’Entity Type. Le type client est choisi au départ.
3. Sélectionnez Convert, puis confirmez. La conversion ne peut pas être annulée.

TrakIT crée l’entité et l’ouvre sur la page Entité. La nouvelle entité reçoit :

• le nom de l’entreprise du prospect comme nom, et le contact principal du prospect comme personne à contacter ;
• le téléphone, l’adresse e-mail, l’adresse, le pays et la société responsable du prospect ;
• le code du prospect comme code d’entité, sauf si TrakIT numérote les entités de ce type ;
• une copie de chacun des contacts du prospect, dans son onglet Contacts.

Les autres détails, champs de données, commentaires, documents et activités du prospect restent sur le prospect. Renseignez le reste des détails de l’entité sur la page Entité. L’entité est créée comme toute autre nouvelle entité : si son type nécessite une approbation, elle doit être approuvée.

L’entité est contrôlée comme toute nouvelle entité ; la conversion peut donc s’arrêter avec un message :

Message	Que faire
Permission Denied	Convertir un prospect crée une entité : votre rôle doit donc aussi avoir Create dans la section Entity Management.
Entity Code specified already exists	Une entité a déjà le code du prospect. Demandez à un administrateur système de vérifier cette entité.
Contact person cannot exceed 50 characters	Raccourcissez le Primary Contact du prospect à 50 caractères.
Phone Numbers contain invalid characters	N’utilisez que des chiffres, des espaces et + , - / ( ) dans le Phone du prospect.
Entity Name is invalid	Supprimez du Company Name les caractères tels que ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~.

Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles sur les nouvelles entités, qui arrêtent la conversion avec leur propre message.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Contacts, Activities, Comments, Documents, Data, Stage Log et Action Log. TrakIT mémorise le dernier onglet que vous avez utilisé, et ouvre le prospect suivant sur celui-ci.

Onglet Contacts

L’onglet Contacts liste les personnes avec qui vous traitez au sein de l’entreprise, les contacts principaux en premier. Le Primary Contact du prospect, dans les détails, n’est pas listé ici : lors de la conversion, il devient la personne à contacter de l’entité.

Colonne	Affiche
Name, Designation	Le nom de la personne et sa fonction.
Phone, Email	Comment la joindre.
ID Number	Un numéro d’identité, si nécessaire.
Social	Un lien vers son profil, par exemple sur LinkedIn. Il s’ouvre dans un nouvel onglet.
Primary	Une coche verte pour un contact principal.

Tous les contacts du prospect sont aussi listés sur la page Contacts.

Ajouter ou modifier un contact

1. Sélectionnez Add Contact, ou sélectionnez la ligne d’un contact pour le modifier.
2. Saisissez le Name, jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
3. Renseignez Designation, Phone, Email, ID Number et Social / LinkedIn URL, selon les besoins. TrakIT ajoute https:// à une adresse web qui ne commence pas ainsi.
4. Sélectionnez Primary Contact pour un contact principal. Un prospect peut en avoir plusieurs.
5. Sélectionnez Save.

Pour supprimer un contact, sélectionnez sa ligne, puis la croix (Delete Contact) en bas à gauche. Le contact est supprimé immédiatement.

Message	Que faire
Contact Name is required	Saisissez le nom.
Social URL is not valid	Corrigez l’adresse web.

Onglet Activities

L’onglet Activities liste les 20 dernières activités concernant le prospect, comme les appels, les réunions ou les tâches, de la plus récente à la plus ancienne. Pour savoir ce que sont les activités, voir Activités.

Colonne	Affiche
Type	Le type d’activité.
Date	Le moment où l’activité commence.
Status	Pending, Completed ou Cancelled.
Details	Le début des détails.
Owner	Le propriétaire de l’activité.

Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’activité.

Pour ajouter une activité, sélectionnez Add Activity. Le formulaire d’activité s’ouvre avec le prospect déjà choisi : renseignez-le comme décrit sous Créer une activité sur la page Activités.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur le prospect. Aucune option ne permet de les rendre visibles en dehors de votre société.

Pour publier un commentaire, sélectionnez Add…, rédigez le commentaire et sélectionnez Post. Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro. Vous pouvez trier les commentaires, les afficher par statut et modifier le statut d’un commentaire. La publication de commentaires et la modification de leur statut nécessitent l’autorisation de mettre à jour les prospects. Les commentaires sur les prospects ne sont pas envoyés par e-mail, même aux utilisateurs listés sous Comment Recipients.

Les administrateurs système peuvent supprimer leur propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les fichiers du prospect, comme les propositions commerciales ou les présentations d’entreprise, 10 par page, avec leur titre, leur nom de fichier, leur type, leur statut, leur date d’expiration (en rouge une fois expirée), leur taille et la personne qui les a chargés. Les fichiers annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez les icônes pour télécharger, prévisualiser ou imprimer un fichier.

Pour ajouter des fichiers, si votre rôle peut mettre à jour les prospects :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire. Sans titre, chaque fichier prend son nom de fichier comme titre.
3. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence aussitôt.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types listés dans la fenêtre contextuelle. Pour modifier les détails d’un fichier, sélectionnez son crayon (Modify Document), apportez les modifications et sélectionnez Update. Dans la même fenêtre contextuelle, vous pouvez annuler le fichier avec Cancel Document. Si votre rôle peut supprimer des prospects, vous pouvez aussi supprimer le fichier avec la croix en bas à gauche.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données du prospect : des champs supplémentaires que votre société a configurés pour les prospects.

1. Saisissez la Value et les Remarks des champs nécessaires. Selon le champ, vous tapez la valeur, choisissez une date, choisissez un lieu ou une entité dans une liste, ou choisissez une ou plusieurs valeurs dans une liste.
2. Sélectionnez Save.

Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont déterminés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Les champs inactifs apparaissent en rouge. Vous pouvez modifier les champs de données si votre rôle peut mettre à jour les prospects. Pour ajouter des champs, un administrateur système utilise Admin > Masters > Data Fields. Les champs de données sont aussi exportés avec la liste sur la page Prospects.

Onglet Stage Log

L’onglet Stage Log liste les changements de statut du prospect, du plus ancien au plus récent : From Status ([Initial] pour le statut avec lequel le prospect a été créé), To Status, Changed On et Changed By.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur le prospect et quand : sa création, ses modifications (avec chaque champ modifié), ses changements de statut et sa conversion. Utilisez Search pour trouver un utilisateur, une action ou une valeur. Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel. La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Leads pour ouvrir un prospect. Les autres autorisations de la section Leads :

Autorisation	Vous permet de
Create	Créer des prospects.
Update	Modifier le prospect, ajouter et modifier ses contacts et ses fichiers, modifier ses champs de données, publier des commentaires et changer leur statut, et convertir le prospect en entité.
Change Stage	Changer le statut du prospect avec Change Status.
Delete	Supprimer les contacts et les fichiers du prospect.

La conversion d’un prospect nécessite aussi Create dans la section Entity Management. Add Activity nécessite Create dans la section Activities.