Rapports de KPI

Les rapports KPIs de la page Interactive Reports mesurent les KPI (indicateurs clés de performance) de vos workflows : le temps accordé entre deux événements (la cible) par rapport au temps réellement pris. Ils montrent combien de KPI ont respecté leur cible, pour chaque workflow, KPI ou client, comment cela évolue dans le temps, et quels KPI encore en cours sont déjà en retard.

Pour en ouvrir un, sélectionnez Reports > Interactive, puis sélectionnez le rapport sous KPIs dans la liste des rapports.

Cette page explique ce que compte chaque rapport et ce que signifient ses chiffres. La définition des filtres, la lecture du graphique et du tableau, la liste des ordres de travail qui se trouvent derrière un chiffre (détail) et l’export vers Excel fonctionnent de la même façon dans tous les rapports.

Rapport	Répond à la question	Ses propres options
KPI Performance	Combien de KPI ont respecté leur cible, par workflow et par KPI ?	Work order status, Group by
Customer KPI Scorecard	Quels ont été les résultats des KPI de chaque client ?	Work order status, ventilation par KPI ou par workflow
KPI Trend	La part des KPI hors délais augmente-t-elle ou diminue-t-elle, semaine après semaine ou mois après mois ?	Work order status, Period, Lines
Open KPIs	Quels KPI sont encore en cours, et combien ont déjà dépassé leur cible ?	Group by

Les quatre ont aussi Workflows, le filtre des clients, KPIs et les dates, intitulées KPI started.

Comment les KPI sont comptés

Les administrateurs d’un workflow configurent ses KPI : chacun court d’un événement à un autre et a une cible en heures. TrakIT les mesure sur les ordres de travail du workflow, et vous les voyez dans l’onglet KPIs d’un ordre de travail. Dans ces rapports, un KPI correspond à un KPI sur un ordre de travail.

Quand il compte : un KPI commence quand son premier événement est enregistré. Il compte dans la plage de dates, ou la période, dans laquelle tombe son début. Un KPI qui n’a pas commencé n’est pas compté.
Exclus : les KPI que le workflow marque Exclude From Reports, et les KPI dont la définition n’est plus active.
Heures cibles et heures réelles : la cible est le temps accordé. Les heures réelles vont du premier événement au second. Tant que le second événement manque, un KPI n’a d’heures réelles que s’il est configuré pour compter jusqu’à l’heure actuelle ; il affiche alors les heures écoulées jusqu’ici. Un KPI mesuré en heures ouvrées compte les heures ouvrées (voir Jours fériés par pays).
Dans les délais et hors délais : un KPI est dans les délais quand ses heures réelles sont inférieures ou égales à sa cible, et hors délais quand elles la dépassent. Pour un KPI dont l’alerte est réglée sur Hours are less than sa cible, c’est l’inverse : il est dans les délais quand ses heures sont égales ou supérieures à sa cible. Un KPI sans cible, ou encore sans heures réelles, n’est ni l’un ni l’autre.
Out of range % correspond aux KPI hors délais, en part de ceux qui sont dans les délais ou hors délais.
Terminés et ouverts : un KPI est terminé quand ses deux événements sont enregistrés, et ouvert tant que le second manque encore.
Work orders compte chaque ordre de travail une fois, quel que soit le nombre de ses KPI qui sont comptés. Une liste de détail liste aussi chaque ordre de travail une seule fois.
Workflow et client : chaque KPI compte dans son workflow, et sous le client du dossier de l’ordre de travail, ou (No customer).

Les filtres de KPI

KPIs liste les KPI actifs des workflows que vous avez sélectionnés, ou du groupe de workflows, ou de tous vos workflows. Saisissez du texte dans Find a KPI pour restreindre la liste. None ticked means all KPIs. Quand vous modifiez les workflows, les KPI qui ne sont plus listés sont décochés.
KPI started est la plage de dates : les rapports comptent les KPI qui ont commencé pendant celle-ci.
Work order status (absent d’Open KPIs) s’applique au statut actuel de chaque ordre de travail : Active, Abandoned, Cancelled et Closed. Il est initialisé sur tous les statuts sauf Cancelled.

KPI Performance

KPI Performance compare les heures cibles et les heures réelles des KPI qui ont commencé dans vos dates : combien étaient dans les délais et hors délais, et combien sont terminés ou encore ouverts.

Ses propres options sont Work order status et Group by : Workflow, then KPI (par défaut) ou KPI, then workflow.

Le graphique a une barre par workflow (ou par KPI), répartie entre In range et Out of range, pour les 15 qui ont le plus de KPI dans les délais ou hors délais. Sélectionnez une partie d’une barre pour lister ces ordres de travail.

Le tableau a une ligne par workflow (ou par KPI). Développez-la pour voir ses KPI (ou ses workflows).

Colonne	Affiche
Workflow / KPI ou KPI / Workflow	Le workflow et le KPI.
Work orders	Les ordres de travail dont des KPI sont comptés dans la ligne.
Target hrs	La cible moyenne, en heures.
Average hrs	La moyenne des heures réelles, sur les KPI qui en ont.
In range, Out of range	Les KPI dans les délais et hors délais.
Out of range %	Les KPI hors délais, en part de ceux qui sont dans les délais ou hors délais.
Closed KPIs, Open KPIs	Les KPI dont le second événement est enregistré, et ceux qui l’attendent encore.

Les chiffres au-dessus du graphique sont Work orders, KPIs measured (tous les KPI comptés, dans les délais, hors délais ou ni l’un ni l’autre), In range, Out of range (en rouge), Out of range % et Average / target hrs, par exemple 30.5 / 48.0.

Détail : sélectionnez un chiffre dans Work orders, In range, Out of range, Closed KPIs ou Open KPIs pour lister ces ordres de travail, de l’ID d’ordre de travail le plus grand au plus petit. Quand la ligne correspond à un seul KPI, la liste ajoute les colonnes Target hrs, Actual hrs et Actual - target de ce KPI, et KPI started, le moment où il a commencé, d’après la dernière mesure de ce KPI sur l’ordre de travail. Une liste de KPI hors délais commence alors par le plus grand dépassement.

Customer KPI Scorecard

Customer KPI Scorecard affiche les mêmes chiffres que KPI Performance, avec une ligne par client.

Ses propres options sont Work order status et Break each customer down by : KPI (par défaut) ou Workflow.

Le graphique a une barre par client, répartie entre In range et Out of range, pour les 15 clients qui ont le plus de KPI dans les délais ou hors délais.
Le tableau a une ligne par client, ou (No customer) pour les dossiers sans client. Développez-la pour voir ses KPI (ou ses workflows). Les colonnes, les chiffres au-dessus du graphique et le détail sont ceux de KPI Performance.

KPI Trend

KPI Trend suit la part des KPI hors délais, et leurs heures moyennes, semaine après semaine ou mois après mois. Chaque KPI compte dans la période où il a commencé.

Ses propres options sont :

Work order status.
Period : Monthly (par défaut) ou Weekly. Les semaines commencent le lundi et sont désignées par leur lundi, par exemple 07 Sep 26 ; les mois sont désignés sous la forme Sep 2026. La première et la dernière période ne comptent que les jours compris dans vos dates. Le rapport affiche au plus 106 périodes.
Lines : Overall only (par défaut) pour une seule ligne, All KPIs ; Per KPI ou Per workflow pour une ligne par KPI ou par workflow, avec All comme ligne de total.

Le rapport a deux onglets :

Onglet	Colonnes
Out of range %	KPIs (les KPI mesurés), Out of range % sur l’ensemble de vos dates, puis une colonne par période avec sa part de KPI hors délais.
Average hours	KPIs, Target hrs et Average hrs sur l’ensemble de vos dates, puis une colonne par période avec ses heures réelles moyennes.

Entre parenthèses, à côté du chiffre de chaque période, figure le nombre de KPI mesurés au cours de cette période.

Tracer la tendance

Le graphique trace une courbe pour chaque ligne que vous choisissez, sur l’ensemble des périodes : la part hors délais dans l’onglet Out of range %, et les heures moyennes dans l’onglet Average hours.

Dans le tableau, sélectionnez le point à côté du nom d’une ligne pour la tracer. Le point prend la couleur de la courbe.
Sélectionnez-le à nouveau pour retirer la courbe.

Le graphique s’ouvre avec la courbe d’ensemble et, avec Per KPI ou Per workflow, les trois lignes qui ont le plus de KPI. Vous pouvez tracer jusqu’à huit courbes à la fois. Une période sans KPI n’a pas de point. Sélectionnez un point pour lister ses ordres de travail.

Les chiffres au-dessus du graphique sont KPIs measured, Work orders, Out of range %, Average / target hrs, et Out of range % since la première période qui a des KPI : la variation en points de pourcentage entre cette période et la dernière qui a des KPI, par exemple +3.5 pts. Ce chiffre est en rouge quand la part a augmenté, et en vert quand elle a diminué.

Détail : sélectionnez le chiffre d’une période, ou un point du graphique, pour lister les ordres de travail de cette ligne et de cette période. Dans l’onglet Out of range %, la liste contient les KPI hors délais ; dans l’onglet Average hours, tous les KPI mesurés. KPIs, et la colonne Out of range % sur l’ensemble de vos dates, listent les ordres de travail de toute la plage de dates. Quand la ligne correspond à un seul KPI, la liste ajoute les mêmes colonnes de KPI que dans KPI Performance.

Quand vous exportez un rapport KPI Trend, le classeur a une feuille par onglet.

Open KPIs

Open KPIs liste les KPI encore en cours, ceux dont le second événement n’est pas encore enregistré, et combien ont déjà dépassé leur cible.

Comment il compte :

Il compte les KPI qui ont commencé dans vos dates et ne sont pas terminés, sur des ordres de travail qui ne sont pas annulés. Il n’y a pas de filtre Work order status : un ordre de travail clôturé ou abandonné dont un KPI n’a jamais eu son second événement compte encore ici.
Hours so far correspond aux heures réelles jusqu’à maintenant, pour les KPI configurés pour compter jusqu’à l’heure actuelle. Les autres KPI ouverts n’ont pas encore d’heures ; ils ne sont donc ni dans les délais ni hors délais.
Out of range compte les KPI ouverts qui ont déjà dépassé leur cible.

Sa propre option est Group by : Workflow, then KPI (par défaut) ou KPI, then workflow.

Le graphique a une barre par workflow (ou par KPI), répartie entre In range et Out of range, pour les 15 qui ont le plus de KPI dans les délais ou hors délais.

Colonne	Affiche
Workflow / KPI ou KPI / Workflow	Le workflow et le KPI.
Work orders	Les ordres de travail qui ont des KPI ouverts dans la ligne.
Target hrs	La cible moyenne, en heures.
Hours so far	La moyenne des heures écoulées jusqu’ici, sur les KPI qui en ont.
In range, Out of range	Les KPI ouverts qui respectent encore leur cible, et ceux qui l’ont déjà dépassée.
Out of range %	Les KPI hors délais, en part de ceux qui sont dans les délais ou hors délais.
Open KPIs	Tous les KPI ouverts de la ligne.

Les chiffres au-dessus du graphique sont Work orders, Open KPIs, In range, Out of range (en rouge), Out of range % et Hours so far / target.

Détail : sélectionnez un chiffre dans Work orders, In range, Out of range ou Open KPIs pour lister ces ordres de travail, comme dans KPI Performance.

Messages

Message	Signification
That is more than 106 periods - choose monthly or a shorter date range	KPI Trend affiche au plus 106 périodes. Choisissez Monthly, ou raccourcissez la période.
No KPIs in these workflows	S’affiche dans la liste KPIs quand elle est vide : les workflows que vous avez sélectionnés n’ont aucun KPI actif, ou aucun ne correspond au texte saisi dans Find a KPI.

Les messages que tous les rapports peuvent afficher figurent sur la page Interactive Reports.

Qui peut utiliser ces rapports

Ces rapports se trouvent sur la page Interactive Reports : voir Qui peut utiliser cette page. Chaque rapport couvre les workflows auxquels vous avez accès ; les administrateurs système voient tous les workflows.

Pour la tendance d’un seul KPI sur un tableau de bord, voir la source de données KPI Trend dans Tableaux de bord.