Du dossier à l'ordre de travail clôturé

Ce guide suit un dossier dans TrakIT, dans l’ordre où le travail se fait : la création du dossier et de ses ordres de travail, leur recherche, l’enregistrement des événements et des données, la gestion des documents, la surveillance des KPI (indicateurs clés de performance) et des retards, l’information des personnes concernées et, pour finir, la clôture des ordres de travail. Il s’adresse aux utilisateurs chargés des opérations. Chaque étape renvoie à la page qui la décrit en détail, et explique ce que TrakIT fait de lui-même entre les étapes.

L’exemple suivi tout au long du guide est un dossier d’import de référence EXBL2610045, pour le client Example Trading Co, transporté par Example Shipping Co, avec deux conteneurs, ABCU1234560 et ABCU2345677. TrakIT en fait un dossier avec deux ordres de travail, un par conteneur.

Presque tout ici dépend du workflow du dossier : les champs qu’affichent les formulaires, les événements et les champs de données que reçoit chaque ordre de travail, ceux qui sont requis, les onglets des ordres de travail, et ce que TrakIT fait automatiquement. Ce sont les administrateurs qui le configurent : voir Concevoir un workflow. Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

Statuts des ordres de travail

Chaque ordre de travail a son propre statut, affiché en haut à droite de la page de l’ordre de travail. Le dossier lui-même n’en a pas ; seule sa finance a un statut qui lui est propre.

Statut	Signification	Change lorsque
Active	Ouvert et en cours.	Il devient Abandoned lorsqu’il n’a reçu aucun nouvel événement pendant un certain nombre de jours, Closed lorsque ses événements et données requis sont complets ou que quelqu’un le clôture, et Cancelled lorsque quelqu’un l’annule.
Abandoned	Toujours ouvert, mais son dernier événement remonte à plus longtemps que les jours définis dans Abandoned After pour le workflow, ou que la valeur par défaut de votre installation. Les événements donnés à titre d’information ne comptent pas ; un ordre de travail sans événement compte à partir de sa création. TrakIT vérifie toutes les six heures.	S’il a des événements ou des champs de données requis, il redevient Active lorsqu’un événement daté de moins de ce nombre de jours est enregistré. Il se clôture ou est annulé comme un ordre de travail actif.
Closed	Terminé. Ses événements, ses données, son en-tête et ses remarques ne peuvent plus être modifiés.	Il devient Active lorsque quelqu’un le rouvre.
Cancelled	Ne sera pas réalisé, avec un motif.	Il devient Active lorsque quelqu’un le rouvre.

Les ordres de travail actifs et abandonnés sont les ordres de travail ouverts : presque tout ce que décrit ce guide ne fonctionne que sur eux. La page Dossiers les affiche par défaut.

1. Créer le dossier et ses ordres de travail

Sélectionnez Operations > Jobs, puis Create. La page Create New Job s’ouvre.
Choisissez le workflow, par exemple votre workflow d’import maritime.
Remplissez l’en-tête du dossier : la référence du dossier EXBL2610045 (ou le numéro que génère le workflow), le client, le transporteur, etc.
Choisissez les Job Types et les Services, et remplissez les données du dossier que vous connaissez déjà.
Sous Work Orders, saisissez une ligne par conteneur, dans le formulaire ou en les collant depuis Excel.
Sélectionnez Create.

Autres façons de créer des ordres de travail :

À partir d’un PDF de connaissement : AI PDF Extraction… remplit le formulaire pour vous, si votre société l’a configuré.
De nombreux dossiers à partir d’un fichier Excel : Operations > Bulk Operations > Bulk Create. TrakIT importe le fichier en arrière-plan et vous envoie les résultats par e-mail.
D’autres ordres de travail sur le même dossier : sur Create New Job, saisissez la référence du dossier et sélectionnez Add To Existing, ou utilisez Duplicate Work Order sur l’un de ses ordres de travail.

Lorsque TrakIT crée un ordre de travail, il lui donne :

les événements et les champs de données actifs du workflow qui s’appliquent à ses services, à son client et à ses types de dossiers, avec leurs valeurs par défaut. Les données du dossier que vous avez saisies sont enregistrées sur tous les ordres de travail du dossier ;
les KPI actifs du workflow qui s’appliquent à ses services ;
un responsable : vous, la personne que vous avez choisie, ou le responsable du workflow, selon le paramètre WO Responsible du workflow.

La liste de contrôle des documents du dossier est celle du workflow. Les utilisateurs qui suivent les nouveaux ordres de travail du workflow reçoivent un e-mail New Work Orders Created, et ceux qui sont abonnés à Create Job une notification (voir l’étape 7). La finance du dossier, c’est-à-dire ses estimations, ses factures et ses factures fournisseurs, suit un parcours distinct : voir Du devis au paiement.

Qui : Create dans la section Work Orders, et Update Events & Data pour saisir les données du dossier. Vous ne pouvez choisir que les workflows auxquels vous avez accès. La création groupée demande aussi les autorisations indiquées sur sa page.

2. Retrouver le dossier

Operations > Jobs trouve les dossiers et les ordres de travail. Tapez la référence du dossier ou un numéro de conteneur dans Number, et sélectionnez By Job ou By Work Order. Special Conditions trouve les ordres de travail qui présentent des lacunes, comme Empty/TBA Required Events ou Missing Data ; KPI Alert Status trouve, avec With Alerts, ceux qui ont des alertes.
Operations > Events & Data est une liste de choses à faire : elle liste les événements et les champs de données des ordres de travail ouverts, et peut n’afficher que ceux dont vos rôles sont propriétaires (My Roles) ou qui arrivent bientôt à échéance (Event/Data Due Date).
La recherche rapide trouve un ordre de travail par son numéro de conteneur, ou par une valeur de données, depuis n’importe quelle page.

Si un ordre de travail semble manquer, vérifiez WO Status dans les filtres : il est peut-être clôturé ou annulé. Voir aussi Pourquoi ne puis-je pas trouver un ordre de travail ou un dossier ?

3. Travailler sur le dossier et ses ordres de travail

La page du dossier affiche ce qui appartient à l’ensemble du dossier : son en-tête, la liste de ses ordres de travail, ses documents et ses commentaires. Depuis son onglet Work Orders, Action… modifie plusieurs ordres de travail à la fois, par exemple leur transporteur routier ou leurs numéros de conteneur.

La page de l’ordre de travail affiche un conteneur : son en-tête, son menu des tâches et les onglets que lui donne le workflow. Pour modifier l’en-tête, sélectionnez Modify Header (Modifier un ordre de travail) ; Apply to Job copie une modification sur les autres ordres de travail du dossier.

Certains détails appartiennent au dossier et sont les mêmes sur tous ses ordres de travail : le client, le chargeur et le réceptionnaire, le type de dossier, les Remarks For Job, les documents du dossier, la liste de contrôle des documents et les commentaires. Les événements et les champs de données qui s’appliquent au dossier sont enregistrés sur tous ses ordres de travail ouverts à la fois. Tout le reste, comme le conteneur, le numéro de scellé, les autres événements et données, les KPI et le statut, appartient à chaque ordre de travail.

4. Enregistrer les événements et les données

Les événements sont les étapes du workflow, enregistrées avec une date et une heure, par exemple Discharged ou Delivered. Les champs de données contiennent des valeurs comme un numéro de déclaration en douane. Utilisez le moyen adapté à la quantité de travail :

Moyen	Idéal pour
L’onglet Events et l’onglet Data de l’ordre de travail	Un seul ordre de travail. Apply To Job enregistre la même valeur sur tous les ordres de travail ouverts du dossier, et l’icône Edit Multiple WO donne à chaque ordre de travail sa propre valeur.
Operations > Events & Data	De nombreux champs dans plusieurs ordres de travail et workflows, par exemple tout ce qui est en retard pour votre rôle.
Mise à jour groupée	De nombreux ordres de travail à partir d’un fichier Excel.
E-mail	Des dates d’événements, ou un fichier de mise à jour groupée, envoyés par e-mail : voir Mettre à jour TrakIT par e-mail.
Application mobile et autres systèmes	Le personnel de terrain enregistre des événements, des données et des photos dans l’application mobile ou l’application TrakIT distincte ; les autres systèmes utilisent l’API d’intégration, par exemple `SaveSeqData`.

Dans l’exemple, les deux conteneurs sont déchargés ensemble : sur l’un ou l’autre des ordres de travail, enregistrez Discharged avec Apply To Job sélectionné. Chaque conteneur est livré un jour différent : enregistrez donc Delivered sur chaque ordre de travail séparément.

Les mêmes règles s’appliquent quel que soit le moyen utilisé : les événements dans l’ordre du workflow, pas de dates futures pour les étapes réalisées, des valeurs tirées de la liste du champ, des remarques lorsqu’elles sont exigées, etc. Lorsqu’une valeur est refusée, la ligne indique pourquoi : voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée. Utilisez TBA (à communiquer) pour une étape qui aura lieu mais n’a pas encore de date, et NA (sans objet) pour une étape qui n’aura pas lieu : NA compte comme une valeur, TBA non.

Certains événements se remplissent aussi d’eux-mêmes : à partir des mouvements de parc, du suivi des transporteurs, lorsqu’un formulaire doté d’un événement déclencheur est généré, ou par une action du workflow.

Ce que déclenche l’enregistrement

L’enregistrement d’un événement ou d’un champ de données peut déclencher plusieurs choses, toutes configurées dans le workflow (voir aussi Ce qui se passe après l’enregistrement) :

Actions. Les actions du champ s’exécutent : un e-mail au client, un message, un autre champ rempli, un formulaire envoyé, un service ajouté, ou l’ordre de travail clôturé. Les actions On Change s’exécutent au moment de l’enregistrement ; les actions On Date/Time s’exécutent jusqu’à environ 30 minutes après leur heure. More Info dans les détails des événements et des données indique ce qui s’est exécuté.
Calculs. Les champs de données calculés et les KPI du dossier sont recalculés.
Statut. Un ordre de travail abandonné qui a des événements ou des champs de données requis redevient actif avec un nouvel événement récent, et un ordre de travail dont les événements et les données requis sont désormais complets se clôture (voir l’étape 8).
Personnes. Les utilisateurs qui suivent le champ reçoivent la notification Event/Data Update Notification, et les utilisateurs nommés dans ses instructions du workflow un e-mail indiquant ce qu’il faut faire ensuite. Lorsque le dernier événement que les utilisateurs externes peuvent voir change, le client peut recevoir un e-mail de mise à jour de statut, si Status Updates est activé sur son entité.
Suivi des retards. Un événement qui démarre ou arrête le suivi ajoute le conteneur à la liste du suivi des retards, ou l’en retire, dans un délai d’environ 5 minutes.
Finance. L’événement de constatation des produits et des charges du workflow définit la date de constatation de la finance du dossier.

Chaque modification est enregistrée dans l’onglet Audit Log de l’ordre de travail, ou dans celui du dossier pour les modifications appliquées à l’ensemble du dossier.

Qui : Update Events & Data dans la section Work Orders. Chaque événement et chaque champ de données peut aussi être masqué ou en lecture seule pour votre rôle. Les mises à jour groupées demandent Upload dans la section Bulk Updates.

5. Gérer les documents

Dans l’onglet Documents d’un ordre de travail :

Chargez les documents que vous recevez avec Add Documents. Choisissez la référence du dossier comme portée pour un document de l’ensemble du dossier, comme le connaissement, ou This Work Order Only. Choisissez Allow Access dans External Access pour un document que le client peut voir.
Suivez ce dont le dossier a encore besoin dans la liste de contrôle des documents : liez chaque document à son élément de la liste de contrôle et définissez le statut de l’élément. La liste de contrôle est la même sur tous les ordres de travail du dossier.
Demandez les documents manquants avec Request Documents. Avec des liens de chargement, le destinataire peut charger chaque document sans se connecter. Le document est ajouté au dossier, son élément de la liste de contrôle prend le statut Requires Validation, et vous recevez un e-mail : vérifiez le document et définissez le statut final.
Générez des documents, comme un bon de livraison, depuis l’onglet Forms. Le PDF est ajouté aux documents, sauf si le workflow en dispose autrement, et le workflow peut enregistrer un événement lorsqu’il est généré.

Si le workflow envoie des rappels de documents, les clients reçoivent un rappel quotidien tant que des éléments de la liste de contrôle ont un statut d’attente comme Pending. Pour trouver des documents dans tous les dossiers, utilisez Operations > Documents. La conception des formulaires est traitée dans Configurer les modèles de documents (formulaires).

Qui : les autorisations relatives aux documents dans la section Work Orders, comme Upload Document, Update Document Checklist et Generate Form : voir la page de l’ordre de travail.

6. Surveiller les KPI et les retards

Un KPI mesure le temps entre deux événements d’un ordre de travail par rapport à une cible, par exemple de Discharged à Delivered en 72 heures. TrakIT tient à jour en arrière-plan les KPI des ordres de travail ouverts.

L’onglet KPIs de l’ordre de travail affiche la cible et le temps réel de chaque KPI. Une icône d’alerte rouge signifie que le KPI dépasse sa cible. Si la raison du retard est connue, suspendez l’alerte avec Snooze Till.
Sur Jobs, KPI Alert Status réglé sur With Alerts liste les ordres de travail qui ont des alertes actives.
Les utilisateurs abonnés à un KPI reçoivent chaque jour un e-mail Work Order Alerts, peu après 5 h 00 UTC, qui liste les ordres de travail au-delà de leur cible.
Pour les KPI de nombreux ordres de travail, voir les rapports de KPI.

Pour les conteneurs, le workflow peut aussi suivre combien de temps ils restent dehors, pour les surestaries ou la détention. Dans l’exemple, Discharged pourrait démarrer le suivi et Empty Returned l’arrêter. La page Suivi des retards affiche alors les jours de franchise, les jours utilisés et les frais de chaque conteneur, et les utilisateurs peuvent recevoir chaque jour une Delay Notification avant la fin des jours de franchise. La clôture de l’ordre de travail n’arrête pas le suivi : seul l’événement d’arrêt l’arrête, ou une sortie saisie manuellement sur cette page. L’annulation de l’ordre de travail retire ses conteneurs qui ne sont pas sortis.

7. Tenir chacun informé

Les commentaires sont la conversation du dossier : les mêmes commentaires apparaissent sur le dossier et sur tous ses ordres de travail. Dans l’onglet Comments, Visible externally est sélectionné par défaut : le client voit alors le commentaire dans le portail, et le commentaire est envoyé par e-mail à l’adresse du client et aux utilisateurs du portail du client. Décochez cette option pour un commentaire interne. Les utilisateurs internes ne sont informés que s’ils figurent parmi les Comment Recipients et se sont abonnés aux commentaires.

Les remarques de l’en-tête de l’ordre de travail (Remarques) servent aux notes qui restent avec l’ordre de travail : Internal Remarks, Remarks For Customer et Remarks For Job. Notify Users envoie une modification par e-mail aux utilisateurs que vous choisissez.

La plupart des autres e-mails sont des abonnements que chaque utilisateur choisit dans System > Notifications :

Pour être informé de	Abonnez-vous dans	Envoi
Les nouveaux ordres de travail d’un workflow	Onglet Workflow, WO Header	Toutes les 30 minutes, ou chaque jour à 5 h 05 UTC
Les modifications des événements et des champs de données	Onglet Workflow, Events & Data	Environ 30 minutes après la modification
Les alertes de KPI	Onglet Workflow, KPIs	Chaque jour, peu après 5 h 00 UTC
La fin des jours de franchise	Onglet Workflow, Free Days	Chaque jour à 5 h 05 UTC
Les ordres de travail créés, dont l’en-tête est enregistré, clôturés, annulés ou réinitialisés	Onglet General, groupe Job	Au moment où cela se produit
Les commentaires	Onglet Finance, ligne Comments du groupe Jobs	Au moment où cela se produit

Les administrateurs peuvent aussi abonner des utilisateurs aux nouveaux ordres de travail et aux jours de franchise dans le workflow. Si votre installation envoie ces listes, le responsable reçoit aussi chaque jour la liste de ses ordres de travail abandonnés.

8. Clôturer les ordres de travail

Un ordre de travail se clôture de l’une de ces quatre façons :

De lui-même, dès que chaque événement et chaque champ de données requis (marqués d’une étoile) a une valeur autre que TBA. NA compte comme une valeur. TrakIT le vérifie lorsque des événements sont enregistrés, et une fois par jour, à 5 h 05 UTC, pour chaque ordre de travail ouvert. Sur la page de l’ordre de travail, l’enregistrement d’événements ou de données vérifie tous les ordres de travail du dossier à la fois ; lorsque l’ordre de travail sur lequel vous êtes se clôture, le message d’enregistrement se termine par and Work Order Closed.
Par un utilisateur : dans le menu des tâches, Close or Cancel Work Order, puis Close Work Order. Apply to all open WO in Job clôture aussi les autres ordres de travail ouverts du dossier. Sur la page du dossier, Action… > Close Workorders clôture les ordres de travail que vous sélectionnez, et la page Actions groupées clôture une liste d’ordres de travail.
Par une action du workflow qui clôture l’ordre de travail lorsqu’un événement est enregistré.
Lorsqu’il est abandonné depuis trop longtemps, si votre installation clôture les ordres de travail abandonnés : chaque dimanche, ceux dont le dernier événement date de plus d’un nombre de jours défini, au moins 90.

Un utilisateur ne peut pas clôturer un ordre de travail dont des articles d’entrepôt ne sont pas confirmés : confirmez-les ou supprimez-les d’abord. Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles qui refusent la clôture d’un ordre de travail et affichent leur propre message.

Une fois l’ordre de travail clôturé, ses événements, ses données, son en-tête et ses remarques sont verrouillés, et la plupart des tâches sont en gris. L’onglet Audit Log indique quand et comment il a été clôturé. Les utilisateurs abonnés à Close WO sont informés, sauf lorsque l’ordre de travail se clôture de lui-même ou parce qu’il est abandonné. La clôture des ordres de travail ne clôture pas la finance du dossier : voir Du devis au paiement.

Qui : Close/Cancel dans la section Work Orders pour clôturer manuellement. La clôture automatique ne demande aucune autorisation.

9. Annuler ou rouvrir

Annulez un ordre de travail qui ne sera pas réalisé, par exemple pour un conteneur retiré de la réservation :

Dans le menu des tâches, sélectionnez Close or Cancel Work Order, puis Cancel Work Order.
Choisissez le motif dans Reason for Cancellation et saisissez les détails.
Sélectionnez Apply to all open WO in Job pour annuler tout le dossier.
Sélectionnez Yes.

Un ordre de travail annulé sort du suivi des retards, ses mouvements de parc ne lui sont plus liés, et la page du dossier le compte à part, par exemple 1 (+1 cancelled). Lorsque vous l’annulez sur sa propre page, son responsable reçoit un e-mail, sauf si c’est vous. Un ordre de travail dont des articles d’entrepôt sont confirmés ne peut pas être annulé. Un ordre de travail créé par erreur peut plutôt être supprimé dans les 96 heures, s’il n’a aucun document et aucun article confirmé.

Rouvrez un ordre de travail clôturé ou annulé pour y travailler de nouveau : sélectionnez Re-open Work Order dans le menu des tâches, et Reopen all closed WO in Job (ou cancelled) pour rouvrir aussi les autres ordres de travail du dossier. Il devient Active. Il ne peut pas être rouvert tant que son conteneur figure dans un autre ordre de travail actif du workflow.

Si tous ses événements et données requis ont encore une valeur, un ordre de travail rouvert se clôture de nouveau au prochain contrôle de TrakIT (voir l’étape 8), au plus tard lors du contrôle quotidien. C’est ce que vous voulez lorsque vous le rouvrez uniquement pour corriger une valeur. Pour qu’il reste ouvert, laissez l’un de ses événements ou champs de données requis vide ou à TBA.

Qui : Close/Cancel pour annuler et Re-open pour rouvrir, dans la section Work Orders.

Dépannage

Problème	Ce qu’il faut vérifier
Un ordre de travail s’est clôturé de lui-même	Ses événements et données requis étaient complets, une action l’a clôturé, ou il était abandonné depuis trop longtemps. Voir Pourquoi mon ordre de travail s’est-il clôturé tout seul ?
Un ordre de travail est Abandoned	Enregistrez son événement suivant. Voir Pourquoi mon ordre de travail est-il passé au statut Abandoned ?
Un événement ou une valeur n’est pas enregistré	La ligne en donne la raison : voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée et Pourquoi un événement indique-t-il Out of sequence ?
Un champ manque ou est grisé sur un ordre de travail	Il ne s’applique peut-être pas aux services, au client ou au type de dossier de l’ordre de travail, ou votre rôle peut seulement le consulter. Voir Pourquoi un champ est-il obligatoire ? pour les règles que fixe le workflow.
Items not committed lors de la clôture	Confirmez les articles d’entrepôt de l’ordre de travail, ou supprimez-les.
Un conteneur ne figure pas dans Delay Tracking	Voir Pourquoi un conteneur ne figure-t-il pas dans la liste Delay Tracking ?

Pour aller plus loin

Concevoir un workflow : comment les administrateurs configurent ce sur quoi repose ce guide.
Du devis au paiement : le côté financier du dossier.
Mettre à jour TrakIT par e-mail : enregistrer des événements et envoyer des documents par e-mail.
Rapports opérationnels et Rapports de KPI : la situation des ordres de travail dans leur ensemble.