Plan comptable

La page Chart of Accounts liste les comptes comptables d’une société, avec le solde de chacun. C’est là que vous configurez le plan comptable d’une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT, que vous y ajoutez des comptes et que vous choisissez les comptes par défaut qu’utilisent les comptabilisations automatiques.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Chart of Accounts.

Pour le fonctionnement de la comptabilité, consultez Comptabilité. Pour configurer la comptabilité d’une société depuis le début, suivez Configurer la comptabilité : cette page donne les étapes à effectuer ici dans l’ordre le plus efficace.

Organisation du plan

Le plan comporte trois niveaux :

• Catégories : Assets, Equity, Liabilities, Revenue et Expense, avec un onglet chacune. Elles sont les mêmes pour toutes les sociétés.
• Groupes de comptes, comme Cash And Financial Assets ou Operating Revenue, au sein de chaque catégorie. Ils proviennent du modèle que TrakIT charge lorsque vous initialisez le plan. Vous ne pouvez ni en ajouter, ni en renommer, ni en supprimer.
• Comptes comptables, au sein de chaque groupe. Un compte parent a une icône de répertoire : il regroupe les comptes situés sous lui et affiche leur total, et aucune écriture ne peut y être comptabilisée. Un compte enfant reçoit des écritures, et se trouve toujours sous un compte parent. Un compte parent peut se trouver en haut de son groupe ou sous un autre compte parent.

Chaque compte comptable s’ouvre sur sa propre page : consultez Compte comptable. Pour les termes, consultez le Glossaire de la comptabilité.

Choisir la société

Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société en haut de la page. La liste affiche votre propre société et les sociétés auxquelles vous avez accès ; les administrateurs système voient toutes les sociétés. TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois.

Initialiser le plan comptable

Une société n’a au départ aucun plan comptable. Sa liste de comptes affiche alors No Accounts Found. Please initialize the Chart of Accounts.

1. Choisissez la société.
2. Sélectionnez Initialize.

TrakIT affiche Chart of Accounts initialized successfully. Il charge un plan standard pour le pays de la société si votre installation en a un, ou sinon un plan général. Il crée les groupes de comptes de chaque catégorie et, dans chaque groupe, un premier niveau de comptes, codés 1xxx pour l’actif, 2xxx pour le passif, 3xxx pour les capitaux propres, 4xxx pour les produits et 5xxx pour les charges.

Tous les comptes que crée le modèle sont des comptes parents. Avant de pouvoir comptabiliser quoi que ce soit, ajoutez sous eux les comptes enfants sur lesquels vous comptabilisez : consultez Ajouter un compte.

Initialize n’apparaît que tant que la société n’a pas de plan comptable, et seulement une fois que la société a une Default Currency. Si elle n’en a pas, TrakIT affiche Please define company default currency before initialising the Chart of Accounts à l’ouverture de la page : demandez à un administrateur système de la définir (consultez Configurer la comptabilité). Un plan n’est initialisé qu’une seule fois : ses groupes restent tels que le modèle les a créés.

Auto-Posting Default Accounts

Le panneau Auto-Posting Default Accounts, en haut de la page, indique à TrakIT quels comptes comptables utilisent les comptabilisations automatiques des factures, des factures fournisseurs, des encaissements, des paiements et des écritures internes. Il apparaît une fois que la société a un plan comptable, si votre rôle peut mettre à jour le plan.

Pour choisir les comptes par défaut :

1. Choisissez un compte dans chaque champ dont vous avez besoin, ou [Not Set] pour aucun.
2. Sélectionnez Save Defaults.

TrakIT affiche Default accounts updated. Save Defaults enregistre tous les champs à la fois, y compris ceux que vous laissez sur [Not Set].

Chaque champ ne liste que les comptes enfants actifs de la société tenus dans la devise de base de la société, d’une seule catégorie. Un champ affiche [Not Set] lorsqu’aucun compte n’est choisi, et aussi lorsque le compte choisi auparavant n’est plus actif : l’enregistrement l’efface alors.

Champ	Liste les comptes de	Indication sous le champ	Code dans les messages
Default AR Account	Assets	Debited when invoice is posted	DAR
Default Income Account	Revenue	Credited for unspecified income types	DINC
Default AP Account	Liabilities	Credited when bill is posted	DAP
Default Expense Account	Expense	Debited for unspecified expense types	DEXP
Sales Tax Account	Liabilities	Credited for tax charged on invoices	DTAXOUT
Purchase Tax Account	Assets	Debited for tax paid on bills	DTAXIN
Withheld Tax Account	Assets	Debited for tax withheld by customers	DTAXDED
Withholding Tax Payable	Liabilities	Credited for tax withheld from suppliers on bills	DTAXWHP
Discounts & Allowances	Revenue	Debited for invoice adjustments	DADJ
FX Gain/Loss Account	Expense	Realized & unrealized exchange differences	DFXGL

L’usage de chaque compte par défaut, et ceux dont une société a besoin, sont expliqués dans Configurer la comptabilité (étape 5). L’écriture que comptabilise chaque document est décrite dans Comptabilisation automatique. Lorsqu’un document a besoin d’un compte par défaut qui n’est pas défini, il ne peut être ni finalisé ni approuvé, et le message désigne le compte par défaut par son code, par exemple Default AR (DAR) COA account not configured for this company : consultez En cas d’échec de la comptabilisation.

Les paramètres des rubriques et des modes de paiement, qui décident eux aussi de la destination des écritures, se définissent ailleurs : consultez Configurer la comptabilité.

Soldes d’ouverture

Opening Balances, en haut à droite du panneau, ouvre la page Soldes d’ouverture, où vous saisissez les soldes qu’avaient vos comptes lorsque la société a commencé à tenir sa comptabilité dans TrakIT.

Onglets des catégories

Les onglets Assets, Equity, Liabilities, Revenue et Expense affichent chacun les comptes d’une catégorie. Sélectionnez un onglet pour voir ses comptes. TrakIT mémorise l’onglet pour la prochaine fois.

Add New crée un compte dans la catégorie de l’onglet sélectionné.

Liste des comptes

La liste affiche les comptes de la catégorie sélectionnée sous forme d’arborescence : les comptes situés en haut de chaque groupe en gras, dans l’ordre des codes, chacun suivi des comptes situés sous lui, avec un retrait d’un cran par niveau. Les comptes parents ont une icône de répertoire. Les comptes inactifs sont en gris.

Sélectionnez une ligne pour ouvrir le compte comptable.

Colonne	Affiche
Name	Le code et le nom du compte, par exemple 1210 - Accounts Receivable.
Group	Le groupe de comptes.
Devise Balance, par exemple XOF Balance	Le solde à la date du jour, dans la devise de base de la société. Un compte parent affiche le total de tous les comptes situés sous lui. Un tiret signifie que le solde est nul.
Currency Balance	Pour un compte tenu dans une devise étrangère, son solde dans cette devise, par exemple USD 5,000.00. Un tiret pour les autres comptes, ou lorsque le solde est nul.
Updated By	Qui a créé ou modifié le compte en dernier, et il y a combien de temps.

Les soldes sont affichés dans le sens habituel de chaque compte : soldes débiteurs pour l’actif et les charges, soldes créditeurs pour le passif, les capitaux propres et les produits. Un montant négatif correspond à un solde dans l’autre sens, par exemple un compte bancaire à découvert. Pour les soldes à une autre date, utilisez la balance générale. Pour les comptes tenus dans une devise étrangère, consultez Comptabilité multidevise.

Ajouter un compte

Le moyen le plus rapide d’ajouter un compte est de partir du compte parent sous lequel il se place :

1. Dans la liste, sélectionnez le compte parent.
2. Dans son onglet Sub-Accounts, sélectionnez Add….

Consultez Ajouter un sous-compte.

Vous pouvez aussi partir de cette page, et choisir vous-même le groupe et le compte parent :

1. Sélectionnez l’onglet de la catégorie du compte, par exemple Assets.
2. Sélectionnez Add New.
3. Remplissez le formulaire, puis sélectionnez Create. Consultez Créer un compte.

Add New apparaît une fois que la société a un plan comptable et une devise par défaut, si votre rôle peut créer des comptes.

Messages

Message	Que faire
Please define company default currency before initialising the Chart of Accounts	Demandez à un administrateur système de définir la Default Currency de la société.
No Accounts Found. Please initialize the Chart of Accounts.	Sélectionnez Initialize, ou demandez-le à une personne dont le rôle peut créer des comptes.
Chart of Accounts has already been initialized	Quelqu’un l’a initialisé entre-temps. Rouvrez la page.
No chart-of-accounts file found ou Unable to read Chart-of-Accounts file	Le modèle de plan comptable est absent de votre installation. Contactez le support TrakIT.
The account selected for code must belong to this company, allow direct posting, be enabled and be in the company base currency	Le compte a changé après l’ouverture de la page, par exemple il a été rendu inactif. Rien n’a été enregistré : rouvrez la page et choisissez un autre compte.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Chart of Accounts :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page et les comptes comptables, et voir leurs soldes.
Create	Initialiser le plan comptable, et ajouter des comptes avec Add New et Add….
Update	Voir le panneau Auto-Posting Default Accounts, enregistrer les comptes par défaut et ouvrir Opening Balances. Également modifier des comptes.
Delete	Supprimer des comptes, sur la page du compte comptable.

La page Soldes d’ouverture elle-même nécessite Read dans la section Journal Entries, et la comptabilisation des soldes y nécessite Create.