Facture fournisseur nouvelle ou modifiée

Ce formulaire crée une facture fournisseur, ou modifie une facture fournisseur encore en brouillon ou que la société a rejetée. L’enregistrement laisse la facture fournisseur à l’état Draft : rien n’est envoyé à la société tant que vous ne l’avez pas soumise depuis la page de la facture fournisseur.

Pour l’ouvrir :

• pour une nouvelle facture fournisseur, sélectionnez New Bill sur la page Factures fournisseurs. Le formulaire a pour titre New Bill ;
• pour modifier une facture fournisseur, sélectionnez Modify sur la facture fournisseur. Le formulaire a pour titre Modify Bill. Modify apparaît sur un brouillon, ou sur une facture fournisseur que la société a rejetée.

Créer une facture fournisseur

1. Sélectionnez New Bill sur la page Factures fournisseurs.
2. Dans Vendor, choisissez l’entité dont provient la facture fournisseur.
3. Dans Bill To, choisissez la société que vous facturez.
4. Saisissez votre numéro de facture dans Bill Number.
5. Saisissez dans Bill Date la date figurant sur votre facture.
6. Choisissez la devise de la facture fournisseur dans Currency.
7. Saisissez le montant dans Amount (excluding tax) et, si la facture fournisseur comporte une taxe, le montant de la taxe dans Tax Amount.
8. Sélectionnez Create.

La nouvelle facture fournisseur s’ouvre, à l’état Draft. Pour l’envoyer à la société :

1. Dans son onglet Files, joignez la facture numérisée. Une facture fournisseur ne peut pas être soumise sans fichier.
2. Sélectionnez Submit.

Cancel ramène à la liste sans rien créer.

Modifier une facture fournisseur

1. Sur la facture fournisseur, sélectionnez Modify.
2. Vérifiez chaque champ et corrigez ce qui doit l’être. Voir Champs.
3. Sélectionnez Save.

La facture fournisseur s’ouvre de nouveau. Cancel ramène à la facture fournisseur sans enregistrer.

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur que la société a rejetée, elle repasse à l’état Draft et le rejet est effacé, de sorte que vous pouvez la soumettre à nouveau : voir Corriger une facture fournisseur rejetée. Une fois qu’une facture fournisseur a été soumise, et qu’elle n’est pas rejetée, elle ne peut plus être modifiée (This bill can no longer be modified).

Champs

Choisissez Vendor, Bill To et Currency dans cet ordre : les sociétés proposées dépendent du fournisseur, et les devises de la société. Lorsque vous changez de fournisseur, Bill To et Currency sont vidés et vous les choisissez à nouveau ; lorsqu’une liste ne propose qu’un seul choix, il est sélectionné pour vous.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Vendor	L’entité dont provient la facture fournisseur : l’une des entités auxquelles votre compte est lié. Obligatoire.
Bill To	La société que vous facturez : l’une des sociétés configurées pour travailler avec ce fournisseur. Obligatoire.
Bill Number	Votre numéro pour la facture fournisseur. Obligatoire, jusqu’à 30 caractères. TrakIT l’enregistre en majuscules, sans espaces. Un fournisseur ne peut utiliser un numéro de facture qu’une seule fois, toutes sociétés confondues, y compris sur les factures fournisseurs que la société a saisies elle-même.
Bill Date	La date de la facture fournisseur. Obligatoire. Elle ne peut pas être dans le futur, ni remonter à plus de 30 jours.
Currency	La devise de la facture fournisseur : l’une des devises dans lesquelles cette société facture. Obligatoire.
Amount (excluding tax)	Le montant de la facture fournisseur hors taxe. Il doit être supérieur à zéro.
Tax Amount	La taxe, le cas échéant. Elle ne peut pas être négative, ni dépasser le quart du total (le montant plus la taxe).

Le total de la facture fournisseur est le montant plus la taxe. La société peut aussi mettre en place ses propres contrôles pour les factures fournisseurs nouvelles ou modifiées.

Messages

Lorsque TrakIT ne peut pas enregistrer la facture fournisseur, il en indique la raison en haut de la page, et le formulaire conserve ce que vous avez saisi.

Message	Que faire
Not found or not permitted	Choisissez le fournisseur dans Vendor. Si vous l’avez fait, votre rôle ne vous permet peut-être pas de créer ou de modifier des factures fournisseurs.
Select a company to bill	Choisissez la société dans Bill To.
Bill Number is required	Saisissez le numéro de la facture.
Bill Number contains invalid characters	Retirez tout <, et ne commencez pas le numéro par =, + ou @.
Bill Number cannot exceed 30 characters	Raccourcissez le numéro de la facture.
Bill Number specified already exists for this entity and office	Le fournisseur a déjà utilisé ce numéro. Cherchez la facture fournisseur sur la page Factures fournisseurs ; pour renvoyer une facture fournisseur rejetée, modifiez-la plutôt que d’en créer une nouvelle.
Bill Date is invalid	Saisissez la date de la facture.
Bill Date cannot be in the future	Corrigez la date.
Bill Date cannot be older than 30 days	Une facture fournisseur datant de plus de 30 jours ne peut pas être saisie dans le portail. Contactez la société.
Total Amount must be positive	Saisissez dans Amount (excluding tax) un montant supérieur à zéro.
Tax Amount cannot be negative	Corrigez la taxe.
Tax Amount cannot exceed 25% of Billed Amount	La taxe peut être au plus le quart du total, soit un tiers du montant hors taxe. Vérifiez les montants.
Billed Amount is too large.	Vérifiez les montants.
Select a currency that company bills in	Choisissez la devise dans Currency.
This bill can no longer be modified	La facture fournisseur a été soumise à la société et n’est pas rejetée.

Envoyer des factures fournisseurs depuis votre propre système

Au lieu de saisir les factures fournisseurs dans ce formulaire, votre entreprise peut les envoyer depuis son propre système via l’API des factures fournisseurs, avec une clé que la société configure pour vous. L’API applique les mêmes règles : voir Créer une facture fournisseur dans la référence de l’API. Les factures fournisseurs envoyées via l’API apparaissent sur votre page Factures fournisseurs comme les autres.

Qui peut utiliser cette page

Ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle du portail, que la société configure pour vous (voir Vendor Bills) :

Section	Action	Vous permet de
Vendor Bills	Create	Créer des factures fournisseurs avec New Bill.
Vendor Bills	Update	Modifier les factures fournisseurs en brouillon et rejetées avec Modify. Nécessite Create.

Les fournisseurs que vous pouvez choisir sont les entités auxquelles votre compte est lié. S’il en manque un, ou si une société que vous facturez n’est pas proposée, adressez-vous à votre contact à la société.