Rapports avancés

Un rapport avancé est un rapport que vous concevez vous-même sur vos ordres de travail, avec une ligne par ordre de travail ou une ligne par dossier. Contrairement à un rapport de workflow, il n’est pas lié à un seul workflow : ses filtres choisissent les ordres de travail, quel que soit leur workflow. Chaque rapport a ses colonnes (champs), ses filtres, et un ou plusieurs abonnements qui indiquent dans quel format il est généré, et quand et comment il est livré : par e-mail, sur un serveur FTP ou à une adresse web.

La page Advanced Reports liste les rapports, et c’est là que vous en créez un. Pour l’ouvrir, sélectionnez Reports > Advanced. Pour comparer les sortes de rapports, voir Choisir la sorte de rapport.

Sélectionnez un rapport dans la liste pour l’ouvrir sur la page Rapport avancé, où se configurent ses champs, ses filtres, ses abonnements et son historique.

Trouver un rapport

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Reports Found indique combien de rapports correspondent. Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve les rapports
Report Name	Dont le nom contient le texte.
Report Type	By Work Order ou By Job, ou – Any Type –.
Report Owner	Dont le nom du propriétaire contient le texte.
Field Name	Qui ont un champ dont le nom, tel qu’il apparaît dans le rapport, contient le texte.
Field Code	Qui ont un champ dont le code contient le texte, par exemple un code d’événement ou de données.
Report Status	Active Only ou Inactive Only.
Subscription Title	Qui ont un abonnement dont le titre contient le texte.
Modified By	Modifiés en dernier par un utilisateur dont le nom contient le texte.
Recipients	Qui ont un abonnement envoyé à un destinataire correspondant : une partie d’une adresse e-mail, le nom d’un utilisateur, ou le nom ou le code d’un groupe d’utilisateurs.
Generation Time	Qui ont un abonnement dont le dernier rapport a mis plus longtemps à être généré que la durée choisie, de > 10 sec à > 10 min.
Scheduled (UTC)	Qui ont un abonnement envoyé à cette heure, en UTC.
Subscription Schedule	Active Only : les rapports qui ont au moins un abonnement avec des jours d’envoi. Inactive Only : les rapports qui ont au moins un abonnement sans jours d’envoi.
Show Accessible Only	Dont vous êtes le propriétaire, ou qui ont un abonnement auquel on vous a donné accès. Les administrateurs système voient tous les rapports dans les deux cas.
Tags	Qui portent les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les rapports sans étiquette. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.

La liste

La liste affiche 20 rapports par page, triés par nom. Sélectionnez Report Name ou Report Type dans l’en-tête pour trier selon cette colonne. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le rapport.

Vous voyez les rapports actifs, et les rapports inactifs dont vous êtes le propriétaire. Un administrateur système les voit tous.

Colonne	Affiche
Report Name	Le nom, avec la description en dessous.
Report Type	By Work Order ou By Job.
Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent le modifier.
Fields	Le nombre de champs (colonnes).
Subscriptions	Le nombre d’abonnements.
Total Recipients	Le nombre de destinataires sur l’ensemble de ses abonnements.
Tags	Les étiquettes du rapport.
Last Sent	Quand un abonnement du rapport a été envoyé pour la dernière fois.
Max Time	Le temps de génération le plus long parmi les dernières exécutions de ses abonnements. En rouge au-delà de 3 minutes.
Last Changed by	Qui a modifié le rapport en dernier, et quand.

Un rapport inactif apparaît en rouge. Un rapport en gris est un rapport dont vous n’êtes pas le propriétaire et auquel vous n’avez pas accès : vous pouvez l’ouvrir et voir comment il est configuré, mais pas le générer.

Créer un rapport

1. Sélectionnez Create.

2. Dans Create New Report, saisissez le nom dans Report Name, jusqu’à 100 caractères.

3. Saisissez une description dans Report Description, si vous le souhaitez. Elle apparaît sous le nom dans la liste.

4. Choisissez le type dans Report Type :

   • By Work Order : chaque ligne du rapport est un ordre de travail.
   • By Job : chaque ligne est un dossier, avec les valeurs de ses ordres de travail combinées.

   Vous ne pourrez pas le modifier par la suite.

5. Choisissez File History : si TrakIT conserve ou non une copie de chaque fichier qu’il génère.

   • No History : aucune copie.
   • Sent Only : une copie de chaque rapport qu’il envoie.
   • Sent or Previewed : également une copie de chaque rapport qu’un utilisateur génère.

6. Laissez Active sélectionné, sauf si le rapport ne doit pas encore être envoyé.

7. Sélectionnez Create.

TrakIT ouvre le nouveau rapport, avec Advanced Report created successfully. Vous en êtes le propriétaire. Les nouveaux rapports ont aussi Auto Disable activé : voir Modifier le rapport.

Le rapport ne fait rien tant que vous ne lui avez pas donné au moins un champ, au moins un filtre et un abonnement. Voir Rapport avancé :

1. Ajoutez des champs, les colonnes du rapport.
2. Ajoutez des filtres pour choisir les ordres de travail.
3. Ajoutez un abonnement, et ses destinataires.

Message	Que faire
Report Name must be specified	Saisissez un nom.
Report Name cannot exceed 100 characters	Raccourcissez le nom.
Report Name contains possible html tags or disallowed text ou Report Description contains possible html tags or disallowed text	Retirez les caractères comme <, et ne commencez pas le texte par =, + ou @.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Advanced Reports	Read	Ouvrir la page, trouver des rapports et les ouvrir.
Advanced Reports	Create	Créer des rapports, et copier les rapports dont vous êtes le propriétaire.
Advanced Reports	Delete	Supprimer les rapports dont vous êtes le propriétaire.

Ce que vous pouvez faire sur un rapport dépend aussi du fait que vous en êtes ou non le propriétaire : voir Qui peut utiliser cette page sur la page Rapport avancé.