Factures fournisseurs

La page Bills liste les factures fournisseurs qu’une société a reçues de ses fournisseurs et d’autres entités : ce que chacune a facturé, la part rapprochée des postes des dossiers, et ce qui reste à payer. Depuis cette page, vous ajoutez des factures fournisseurs, vous les ouvrez, et vous en validez ou finalisez plusieurs à la fois.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Bills.

Une facture fournisseur est rapprochée des postes de charges et de débours de vos dossiers, puis vérifiée et validée, puis finalisée. Ce travail se fait sur la page Facture fournisseur. Une facture fournisseur peut aussi être créée depuis la page financière d’un dossier, pour ce dossier uniquement : voir Dossier financier. Pour la place des factures fournisseurs dans la finance d’un dossier, voir Saisir les factures fournisseurs.

Choisir la société et l’exercice

Les deux listes en haut à droite déterminent les factures fournisseurs que vous voyez :

La société : les sociétés auxquelles vous avez accès. TrakIT mémorise votre choix.
L’exercice : les exercices de la société, ou – All FY –. Par défaut, c’est l’exercice ouvert qui couvre la date du jour. Seules les factures fournisseurs datées dans l’exercice sont listées.

Changer de société ou d’exercice réinitialise les filtres.

Nombres par statut

Les encadrés en haut comptent les factures fournisseurs de la société dans l’exercice sélectionné, par statut : Submitted, Received, Validated, Finalised, Disputed et Rejected. Ces nombres ne tiennent pas compte des autres filtres. Sélectionnez un nombre pour limiter le filtre Status à ce seul statut et relancer la recherche. Un encadré sans facture fournisseur est estompé.

Statut	Signification
Submitted	Un fournisseur a envoyé la facture fournisseur via le portail ou l’API des factures fournisseurs, ou le système de votre société l’a créée au statut Submitted via l’API d’intégration. Elle attend que quelqu’un l’accepte.
Received	Saisie, ou acceptée, et pas encore validée. Elle peut encore être modifiée.
Validated	Vérifiée par rapport à ses postes et dotée d’un numéro de séquence. Elle ne peut plus être modifiée.
Finalised	Validée et finalisée.
Disputed	Marquée comme contestée. Elle ne peut pas être validée tant que cette marque n’est pas retirée.
Rejected	Rejetée, avec un motif pour le fournisseur.

Pour savoir ce que permet chaque statut, voir Facture fournisseur.

Trouver une facture fournisseur

Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez ou sélectionnez les filtres nécessaires.
Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats s’affiche au-dessus de la liste, suivi du montant total facturé dans chaque devise, par exemple Bills - 48 Found; Total: XOF 12,600,000.00. Reset efface les filtres.

TrakIT mémorise vos filtres, sauf les dates, pour la prochaine fois que vous ouvrez la page. Si un administrateur a limité les factures fournisseurs que vous pouvez voir, Custom Filters Active s’affiche à côté des boutons.

Filtre	Trouve
Bill Number	N’importe quelle partie du numéro de la facture fournisseur.
Entity	N’importe quelle partie du nom de l’entité qui a envoyé la facture fournisseur.
Référence du dossier	Les factures fournisseurs ayant un poste d’un dossier dont la référence contient le texte. Le libellé est le nom court de la référence du dossier défini pour votre société, par exemple T/D.
Account Status	Les factures fournisseurs selon l’approbation de leurs postes : Any Unapproved (au moins un poste en attente d’approbation), Any Approved (au moins un poste approuvé, ou ne nécessitant pas d’approbation), All Unapproved, All Approved ou No Accounts (rien d’affecté pour l’instant).
WO/Container	Les factures fournisseurs ayant un poste de cet ID d’ordre de travail ou de ce numéro de conteneur. La valeur doit correspondre entièrement.
Bill Date, Validated Date, Finalised Date	Les factures fournisseurs entre les dates From et To. La flèche à côté de chaque libellé propose des périodes comme This Month, Last Quarter ou Year-To-Date.
Currency	Les factures fournisseurs dans une devise.
Status	Les statuts à inclure. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Payment Status	Outstanding, Fully Paid ou Partially Paid. Ces options se basent sur le total des postes affectés, moins les ajustements et les paiements approuvés ; les factures fournisseurs sans poste affecté sont donc exclues.
Created By, Validated By	Les utilisateurs qui ont ajouté ou validé les factures fournisseurs.
Fin Ref	N’importe quelle partie de la référence attribuée à la facture fournisseur dans votre système comptable externe, si votre société y envoie ses factures fournisseurs.
Sync Status	Show Synced Only, Show Unsynced Only ou Show Sync Errors Only, pour les factures fournisseurs envoyées à un système comptable externe.
Files	With No Files ou With Files.
Added By	Internal User, ou External User pour les factures fournisseurs envoyées via le portail ou l’API des factures fournisseurs.
Taxes	With Taxes Only ou Without Taxes Only : les factures fournisseurs avec ou sans taxe sur l’un de leurs postes.
Select Data Field	Les factures fournisseurs dont un champ de données de facture fournisseur correspond. Choisissez le champ, puis le mode de recherche dans Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Select Empty Data Field trouve les factures fournisseurs dont un champ est vide.

La liste

La liste affiche 50 factures fournisseurs par page, les plus récentes en premier. Les factures fournisseurs contestées sont affichées en rouge. Les colonnes sont définies pour votre société, et les champs de données de facture fournisseur configurés pour être affichés sont ajoutés à la fin. Sélectionnez l’en-tête d’une colonne pour trier selon cette colonne, lorsque la colonne le permet.

Par défaut, les colonnes sont :

Colonne	Affiche
BILL ID	Le numéro TrakIT de la facture fournisseur.
Bill Date	La date figurant sur la facture fournisseur.
Bill Number	Le numéro de la facture fournisseur chez le fournisseur. Sélectionnez-le pour ouvrir la facture fournisseur dans un nouvel onglet.
Entity	L’entité qui a envoyé la facture fournisseur. Sélectionnez-la pour ouvrir l’entité.
Bill Sequence	Le numéro que TrakIT attribue à la facture fournisseur lors de sa validation.
Job(s)	Les références des dossiers des postes de la facture fournisseur.
Due Date	La date d’échéance du paiement, si la facture fournisseur en a une.
Created, Created By	Quand la facture fournisseur a été ajoutée, et par qui. Le nom est en rouge lorsqu’elle a été ajoutée par un utilisateur externe via le portail ou l’API.
Validated By, Finalised By	Qui a validé et finalisé la facture fournisseur.
Currency	La devise de la facture fournisseur.
Billed Amount, Tax Amount	Ce que le fournisseur a facturé, taxes comprises, et la taxe qu’il comprend.
Unallocated Amount	Le montant facturé moins le total des postes affectés à la facture fournisseur.
Outstanding	Le montant facturé moins les ajustements et les paiements approuvés.
Internal Remarks	Les remarques internes de la facture fournisseur. Pointez sur elles pour les lire en entier.
Sync	Pour les factures fournisseurs envoyées à un système comptable externe : ✓ une fois envoyée, [Error] en cas d’échec.
Status	Le statut de la facture fournisseur.
Files	Le nombre de fichiers de la facture fournisseur.

Un administrateur peut aussi afficher d’autres colonnes, comme Company, Sync Reference ou External Remarks, ou des colonnes pour les événements et les champs de données du dossier de la facture fournisseur.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les factures fournisseurs qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient les colonnes définies pour la liste, suivies de tous les champs de données de facture fournisseur.

Ajouter une facture fournisseur

Add Bill permet de saisir une facture fournisseur que vous avez reçue. Elle est créée dans la société sélectionnée en haut de la page.

Sélectionnez Add Bill.
Vérifiez Bill Date : la date imprimée sur la facture fournisseur. Par défaut, c’est la date du jour.
Saisissez dans Bill Number le numéro imprimé sur la facture fournisseur.
Choisissez le type d’entité dans Entity Type, par exemple Transporter. TrakIT mémorise votre choix.
Dans le champ suivant, qui porte le nom du type d’entité, commencez à saisir le nom de l’entité qui a envoyé la facture fournisseur (au moins 2 caractères) et choisissez-la.
Vérifiez Currency. Au départ, c’est la devise par défaut de la société ; elle prend la devise de l’entité lorsque vous choisissez l’entité.
Choisissez un centre de profit dans Profit Center, si nécessaire. TrakIT renseigne le centre de profit propre à l’entité, si elle en a un.
Sélectionnez Auto-allocate Expenses, ou saisissez dans Total Amount (incl Tax) et Total Tax Amount les montants imprimés sur la facture fournisseur.
Vérifiez Bill Received On, qui est par défaut la date du jour, et Bill Due In, le nombre de jours pour payer.
Saisissez des remarques dans Remarks, si nécessaire.
Sélectionnez Add.

TrakIT affiche Bill created successfully et la facture fournisseur apparaît dans la liste avec le statut Received. Ouvrez-la pour affecter les postes de dossiers qu’elle couvre et la valider : voir Affecter des postes.

Champ	Notes
Bill Date	Obligatoire. La date ne peut pas être dans le futur ni remonter à plus de 5 ans.
Bill Number	Obligatoire, jusqu’à 30 caractères. Le numéro est enregistré en majuscules, sans espaces. Une même entité ne peut pas avoir deux factures fournisseurs avec le même numéro.
Entity Type, entité	Obligatoires.
Currency	Obligatoire.
Profit Center	Facultatif. La liste affiche les centres de profit de la société.
Auto-allocate Expenses	Voir Affecter automatiquement les charges ci-dessous. Les champs de montant disparaissent lorsque vous sélectionnez cette option.
Total Amount (incl Tax)	Obligatoire sans Auto-allocate Expenses. Le montant ne peut pas être 0, mais il peut être négatif.
Total Tax Amount	Facultatif. Le montant ne peut pas dépasser le quart du montant total, et doit être de même signe.
Bill Received On	Obligatoire. La date ne peut pas être antérieure à la date de la facture fournisseur.
Bill Due In	Facultatif, de 0 à 365 jours après la date de la facture fournisseur. Au départ, c’est le délai de paiement par défaut de la société ou, si la société n’en a pas, le nombre que vous avez saisi la dernière fois.
Remarks	Enregistrées comme remarques internes de la facture fournisseur.

Votre société peut aussi mettre en place ses propres contrôles, auxquels toute nouvelle facture fournisseur doit satisfaire.

Affecter automatiquement les charges

Avec Auto-allocate Expenses, TrakIT ajoute à la nouvelle facture fournisseur chaque poste réel de charge et de débours de la société qui est facturé par l’entité et qui ne figure encore sur aucune facture fournisseur. Il fixe ensuite le montant facturé et le montant de taxe de la facture fournisseur au total et à la taxe de ces postes, de sorte que la facture fournisseur est équilibrée dès le départ. Vérifiez les postes de la facture fournisseur avant de la valider.

Lire la facture fournisseur depuis un PDF

Si votre société l’a configuré, la fenêtre contextuelle Add New Bill commence par une zone AI PDF Scan.

Déposez sur la zone le PDF de la facture du fournisseur, ou sélectionnez la zone et choisissez le fichier.
Patientez pendant que TrakIT le lit. Il renseigne les valeurs qu’il trouve pour Bill Number, Bill Date, Currency, Total Amount (incl Tax), Total Tax Amount et Remarks, ainsi que l’entité, lorsqu’il trouve dans la société une entité au nom similaire. Il affiche ensuite Fields extracted from PDF. Please review accuracy before saving.
Vérifiez chaque valeur par rapport à la facture du fournisseur et corrigez ce qui est faux.
Remplissez le reste du formulaire et sélectionnez Add.

Le PDF est ajouté aux fichiers de la nouvelle facture fournisseur. Si TrakIT ne peut pas lire le fichier, il affiche AI extraction failed : remplissez le formulaire vous-même.

Valider ou finaliser plusieurs factures fournisseurs

Cochez la case de chaque facture fournisseur. Seules les factures fournisseurs qui ne sont pas finalisées en ont une. L’icône de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
Sélectionnez Tasks, puis Validate ou Finalise.

TrakIT valide ou finalise les factures fournisseurs une par une, avec les mêmes contrôles que sur la page Facture fournisseur, puis indique combien ont réussi et combien ont échoué. Tasks n’apparaît que lorsque la page affiche des factures fournisseurs que vous pouvez valider ou finaliser.

Effacer les erreurs de synchronisation

Si votre société envoie les factures fournisseurs finalisées à un système comptable externe, Clear Sync Errors efface l’erreur sur chaque facture fournisseur de la société dont l’envoi a échoué, afin qu’elles soient renvoyées, et indique combien ont été effacées. Seuls les administrateurs système peuvent exécuter cette action.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Bills	Read	Ouvrir la page et les factures fournisseurs.
Bills	Create	Ajouter des factures fournisseurs.
Bills	Export	Exporter la liste.
Bills	Validate, Finalise	Valider ou finaliser plusieurs factures fournisseurs avec Tasks.
Bills	Clear Sync Ref	Voir Clear Sync Errors. Seuls les administrateurs système peuvent exécuter cette action.