Compte comptable

La page View Account affiche un compte comptable du plan comptable d’une société : ses informations et son solde et, selon son type, les écritures comptables qui y sont comptabilisées ou les comptes situés sous lui. C’est ici que vous modifiez ou supprimez le compte, et que vous ajoutez des comptes sous un compte parent. La même page, intitulée Create new Account, sert à créer un compte avec Add New.

Pour ouvrir un compte :

sélectionnez sa ligne sur la page du plan comptable ;
sélectionnez un compte sur une écriture comptable ;
sur la page d’un compte, sélectionnez son Parent, ou une ligne de son onglet Sub-Accounts.

◄ Back to List vous ramène au plan comptable.

Un compte parent, affiché avec une icône de répertoire, regroupe les comptes situés sous lui et affiche leur total ; aucune écriture ne peut y être comptabilisée. Un compte enfant reçoit des écritures. Ce que la page affiche sous les informations dépend du type de compte :

Compte	Onglets
Compte enfant	Journal Entries et Files
Compte parent	Sub-Accounts

Pour l’organisation du plan comptable, consultez Plan comptable. Pour les termes, consultez le Glossaire de la comptabilité.

Informations du compte

Le haut de la page affiche le code et le nom du compte, et son statut : Active, ou Disabled pour un compte inactif, qui est également grisé.

Champ	Affiche
Account Group	La catégorie du compte, comme Assets. Le groupe de comptes lui-même est affiché dans la liste des comptes et lorsque vous modifiez le compte.
Parent	Le compte parent, que vous pouvez sélectionner pour l’ouvrir, ou - pour un compte situé en haut de son groupe.
Code	Le code du compte.
Sub-Accounts	Sur un compte parent : le nombre de comptes situés directement sous lui.
Currency	Sur un compte enfant : la devise dans laquelle il est tenu. Il s’agit de la devise de base de la société, sauf si le compte est tenu dans une devise étrangère.
Special Code	RE sur le compte de report à nouveau. Non affiché sur les autres comptes.
Updated	Il y a combien de temps le compte a été créé ou modifié en dernier.
Balance	Le solde à la date du jour, dans la devise de base de la société, par exemple XOF 1,250,000. Un compte parent affiche le total de tous les comptes situés sous lui. Pour un compte tenu dans une devise étrangère, le solde dans cette devise vient en premier, suivi de sa contre-valeur en devise de base entre crochets, par exemple USD 5,000.00 [EUR 4,500.00].

Les soldes sont affichés dans le sens habituel du compte : soldes débiteurs pour l’actif et les charges, soldes créditeurs pour le passif, les capitaux propres et les produits. Un montant négatif correspond à un solde dans l’autre sens. Pour les soldes en devise étrangère, consultez Comptabilité multidevise.

L’icône de crayon (Modify) et l’icône de corbeille (Delete) se trouvent à droite, à côté du solde.

Modifier un compte

Sélectionnez l’icône de crayon (Modify). Le titre de la page devient Edit Account.
Modifiez le Title, le Code, Active ou le Special Code.
Sélectionnez Update, ou Cancel pour laisser le compte tel qu’il était.

Le Group, le Parent et, sur un compte enfant, la Currency sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés. Le type de compte, parent ou enfant, ne peut pas l’être non plus. Si l’un d’eux est erroné, recréez le compte avec les bons paramètres, puis rendez inactif ou supprimez le compte erroné.

Champ	Règles
Title	Le nom du compte. Obligatoire, 100 caractères au maximum.
Code	Obligatoire, 30 caractères au maximum : lettres, chiffres et `.` `-` `/` `_`. TrakIT supprime les espaces et enregistre le code en majuscules. Un code ne peut être utilisé qu’une seule fois dans la société pour des comptes tenus dans la même devise.
Active	Désactivez-le pour rendre le compte inactif. Consultez Comptes inactifs.
Special Code	Laissez-le vide, ou saisissez RE sur le compte de report à nouveau. Consultez Report à nouveau.

Comptes inactifs

Vous ne pouvez rendre un compte inactif que lorsque son solde est nul, en comptant toutes ses écritures, quelle que soit leur date. Pour un compte parent, il s’agit du total des comptes situés sous lui.

Un compte inactif reste dans le plan, en gris, mais aucune écriture ne peut y être comptabilisée. Il n’est plus proposé pour les écritures comptables ni comme compte par défaut, et les documents dont les écritures l’utiliseraient ne peuvent plus être finalisés ni approuvés : le message indique One or more accounts are invalid, disabled, belong to another company, or cannot be posted to directly.

Avant de rendre un compte inactif, vérifiez donc qu’il n’est pas l’un des comptes par défaut, le compte de banque ou de caisse d’un mode de paiement, ou le compte comptable d’une rubrique (consultez Configurer la comptabilité), et choisissez d’abord un autre compte à cet endroit.

Pour utiliser de nouveau le compte, réactivez Active.

Report à nouveau

La clôture d’un exercice transfère le bénéfice ou la perte de l’exercice au compte actif dont le Special Code est RE. Pour marquer ce compte, modifiez-le, saisissez RE dans Special Code, et sélectionnez Update. Consultez Configurer la comptabilité.

Le compte doit être un compte enfant d’un groupe Equity, tenu dans la devise de base de la société. Un seul compte actif de la société peut avoir ce code : pour le transférer à un autre compte, effacez-le sur le premier compte. RE est le seul code spécial.

Supprimer un compte

Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete). Une fois le compte supprimé, la page du plan comptable s’ouvre.

Un compte ne peut être supprimé que si rien n’y fait référence : aucune écriture comptable n’a de ligne sur ce compte, aucun compte ne se trouve sous lui, et aucune facture passée en pertes ne l’utilise comme compte de passage en pertes. Sinon, TrakIT affiche Cannot delete account with references. Un compte qui n’est plus nécessaire mais qui a des écritures peut être rendu inactif à la place, une fois son solde nul.

Comme lorsque vous rendez un compte inactif, vérifiez d’abord qu’il n’est pas un compte par défaut, le compte d’un mode de paiement ou le compte comptable d’une rubrique.

Créer un compte

Vous accédez à ce formulaire avec Add New sur la page du plan comptable. Le compte est créé dans la catégorie de l’onglet sur lequel vous étiez. Pour ajouter un compte sous un compte parent, vous pouvez aussi utiliser Ajouter un sous-compte.

Choisissez l’Account Type : Child pour un compte qui reçoit des écritures, Parent pour un compte qui en regroupe d’autres.
Choisissez le Group : l’un des groupes de comptes de la catégorie.
Choisissez le Parent : la liste affiche les comptes parents de ce groupe. Un compte enfant en a besoin d’un. Pour un compte parent, laissez — pour le placer en haut du groupe, ou choisissez le compte parent sous lequel le placer.
Saisissez le Title et le Code. Les règles sont celles de Modifier un compte.
Pour un compte enfant, choisissez la Currency. Laissez [Company Currency] sauf si le compte est tenu dans une devise étrangère, comme un compte bancaire en dollars américains. La liste affiche les Available Currencies de la société.
Laissez Active activé.
Ne saisissez un Special Code que pour le compte de report à nouveau.
Sélectionnez Create.

La page du nouveau compte s’ouvre. Cancel vous ramène au plan comptable sans rien créer.

Vérifiez le type, le groupe, le parent et la devise avant de sélectionner Create : ils ne peuvent plus être modifiés ensuite. Pour savoir à quoi un compte tenu dans une devise étrangère peut servir ou non, consultez Comptabilité multidevise.

Onglet Journal Entries

Sur un compte enfant actif, l’onglet Journal Entries liste les lignes d’écriture comptabilisées sur le compte, dans tous les exercices, des plus récentes aux plus anciennes, 20 par page. Le nombre de lignes trouvées est affiché au-dessus de la liste, ou No Transactions Found.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de l’écriture comptable.
Title	Le titre de l’écriture. Sélectionnez-le pour ouvrir l’écriture comptable.
Date	La date de transaction : la date à laquelle l’écriture compte dans la comptabilité.
Reference	La référence de l’écriture.
Debit, Credit	Le montant de la ligne, dans la devise de base de la société, dans son sens.
Devise, par exemple USD	Uniquement pour un compte tenu dans une devise étrangère : le montant de la ligne dans cette devise.
Executed By	Qui a comptabilisé l’écriture, et quand.

Une écriture qui a plusieurs lignes sur le compte apparaît une fois pour chaque ligne. Pour savoir d’où vient une écriture, consultez la liste des titres sur la page Écritures comptables.

Onglet Files

L’onglet Files d’un compte enfant est vide : vous ne pouvez pas joindre de fichiers à un compte comptable.

Onglet Sub-Accounts

Sur un compte parent, l’onglet Sub-Accounts liste les comptes situés directement sous lui. Les comptes situés plus bas apparaissent sur les pages de leurs propres comptes parents. Le nombre de comptes est affiché au-dessus de la liste, ou No Sub-Accounts Found.

Les comptes parents ont une icône de répertoire. Les comptes inactifs sont en gris. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le compte.

Colonne	Affiche
Code	Le code du compte.
Name	Le nom du compte.
Currency	La devise dans laquelle le compte est tenu : la devise de base de la société, ou une devise étrangère.
Balance	Le solde à la date du jour, dans la devise de base de la société. Pour un compte parent, le total de tous les comptes situés sous lui.
Updated By	Qui a créé ou modifié le compte en dernier, et il y a combien de temps.

Ajouter un sous-compte

Sélectionnez Add… au-dessus de la liste.
Dans Add Sub-Account, choisissez l’Account Type : Child pour un compte qui reçoit des écritures, Parent pour un niveau de regroupement supplémentaire.
Saisissez l’Account Code, de 20 caractères au maximum. Les règles sont celles de Modifier un compte.
Saisissez l’Account Name, de 100 caractères au maximum.
Pour un compte enfant, choisissez la Currency. Laissez [Company Currency] sauf si le compte est tenu dans une devise étrangère. La liste affiche les Available Currencies de la société.
Sélectionnez Add.

Le nouveau compte est actif, dans le même groupe de comptes que ce compte, et apparaît dans la liste. S’il ne peut pas être créé, la fenêtre contextuelle reste ouverte avec la raison. Pour donner un code spécial au nouveau compte, ouvrez-le et modifiez-le.

Le type et la devise ne peuvent plus être modifiés ensuite ; vérifiez-les donc avant de sélectionner Add.

Messages

Message	Que faire
Name is required ou Code is required	Saisissez le nom ou le code.
Name contains possible Html tags or disallowed text	Retirez les signes `<` du nom, et ne le commencez pas par `=`, `+` ou `@`.
Code contains invalid characters	Utilisez uniquement des lettres, des chiffres et `.` `-` `/` `_`.
Code code is already used by account ‘nom’	Choisissez un autre code, ou vérifiez si le compte dont vous avez besoin existe déjà.
Please select account type ou Please select the Account Type	Choisissez Parent ou Child.
A child account must have a parent account	Choisissez un Parent, ou faites du compte un compte parent.
Special code can only be RE (Retained Earnings) or left empty	Saisissez `RE` ou rien.
The Retained Earnings account must allow posting and be in the company base currency	Utilisez un compte enfant tenu dans la devise de la société.
The Retained Earnings account must be in an Equity group	Utilisez un compte de la catégorie Equity.
Compte is already this company’s Retained Earnings account - clear its Special code first	Effacez d’abord le Special Code de ce compte.
Cannot disable an account with a non-zero balance	Ramenez d’abord le solde à zéro avec une écriture comptable.
Cannot delete account with references	Le compte a des écritures ou des comptes situés sous lui, ou il est le compte de passage en pertes d’une facture. Rendez-le plutôt inactif.
You do not have the permission to create, update ou delete accounts	Votre rôle ne le permet pas : voir ci-dessous.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Chart of Accounts :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, et voir les informations, le solde, les écritures comptables et les sous-comptes du compte.
Create	Créer des comptes avec Add New, et ajouter des sous-comptes avec Add….
Update	Modifier des comptes avec Modify.
Delete	Supprimer des comptes.

Les icônes de crayon et de corbeille apparaissent pour toute personne qui peut ouvrir la page ; sans l’autorisation, TrakIT refuse la modification avec un message.

Vous ne pouvez ouvrir et créer des comptes que dans les sociétés auxquelles vous avez accès. Pour un compte d’une autre société, TrakIT affiche Authorization Failed au lieu de la page. Les administrateurs système peuvent ouvrir les comptes de toutes les sociétés.

Pour ouvrir une écriture comptable depuis l’onglet Journal Entries, votre rôle doit aussi avoir Read dans la section Journal Entries.