Gestion des tarifs

La page Rate Management conserve les tarifs de votre société dans des grilles tarifaires : vos prix de vente, et ce que les fournisseurs vous facturent. À partir de ces tarifs, TrakIT chiffre une expédition pour vous et remplit les lignes des devis et des estimations des dossiers avec Get Rates.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Rate Management. La page comporte quatre onglets : Rate cards, Find rates, Margin rules et Reports. Lorsque vous sélectionnez une grille, elle s’ouvre sur sa propre page : voir Grille tarifaire.

Note

Rate Management apparaît dans le menu Finance une fois la gestion des tarifs mise en place sur le TrakIT de votre société. Pour ouvrir la page, votre rôle doit avoir les autorisations listées dans Qui peut utiliser cette page ; sans elles, TrakIT affiche Authorization Failed.

Fonctionnement de la gestion des tarifs

Une grille tarifaire est une liste de prix. Chaque grille a un type :

Type	Côté	Contenu
Selling tariff	Vente	Vos prix de vente standard, pour tous les clients sans contrat.
Customer contract	Vente	Les prix convenus avec un client ou un groupe de clients.
Vendor rates	Achat	Ce qu’un transporteur, une compagnie aérienne, un transporteur routier ou un agent vous facture.
Spot rate	Vente ou achat	Un prix ponctuel, d’une courte validité.
Surcharges	Vente ou achat	Les surcharges carburant, monétaires, de sûreté et autres, ajoutées en plus des tarifs de base.

Une grille appartient à une société, ou à toutes les sociétés. Une grille pour toutes les sociétés est proposée dans chaque société, et ses rubriques sont retrouvées par leur nom dans chacune.

Les prix d’une grille sont conservés dans des versions. Vous modifiez les tarifs dans le brouillon de la grille, puis vous le publiez à partir d’une date. Une version publiée est en vigueur à partir de cette date jusqu’à ce qu’une version plus récente la remplace, ou jusqu’à sa date de fin, et elle ne change jamais : vous pouvez donc toujours voir à quel prix un devis ou un dossier a été chiffré. Voir Versions.

Chaque version comporte des lignes. Une ligne fixe le prix d’une rubrique sur un tronçon d’une expédition, entre deux lieux, sur une base telle que par conteneur ou par kg taxable :

Tronçon	Chiffre
Pre-carriage	De l’enlèvement à l’origine, par exemple le transport routier depuis les locaux du chargeur jusqu’au port.
Origin	Les frais au port, à l’aéroport ou au terminal d’origine.
Freight	Le fret principal, de l’origine à la destination.
Destination	Les frais à destination.
On-carriage	De la destination à la livraison.

Les lieux d’une ligne peuvent être de n’importe quel niveau, d’un pays jusqu’à un port ou un terminal. Une ligne pour un pays couvre tous les lieux de ce pays, et un lieu vide signifie n’importe où.

Vous utilisez les tarifs de trois façons :

• Find rates chiffre une expédition pour que vous la consultiez. Rien n’est enregistré.
• Get Rates, sur un devis ou les estimations d’un dossier, en calcule les prix et écrit les lignes que vous choisissez.
• Certaines actions sur les devis et les dossiers appliquent les tarifs automatiquement.

Onglet Rate cards

L’onglet Rate cards liste les grilles que vous pouvez voir : celles des sociétés auxquelles vous avez accès, et celles pour toutes les sociétés. Les grilles côté achat n’apparaissent que si votre rôle peut voir les tarifs d’achat.

En haut, des encadrés comptent les grilles par statut. Sélectionnez un encadré pour ne lister que ces grilles, et sélectionnez-le de nouveau pour revenir à la liste par défaut.

Encadré	Compte les grilles
Live	Qui ont une version en vigueur aujourd’hui, y compris celles qui arrivent à expiration.
Expiring	Dont la version en vigueur prend fin dans les 30 jours, sans version plus récente programmée.
Scheduled	Dont la prochaine version commence plus tard, sans version en vigueur aujourd’hui.
Draft only	Sans version publiée.
Expired	Dont toutes les versions publiées ont pris fin.

Pour restreindre la liste, sélectionnez Filters :

• Search : une partie du code, du nom ou de la référence d’une grille, ou du nom de son client, de son fournisseur ou de son groupe de clients.
• Type et Mode.
• Company : Every company, Cards for all companies ou une société.
• Status : In use, scheduled or draft (par défaut), Live, Expiring within 30 days, Scheduled, Draft only, Expired, Inactive ou All.

Sélectionnez Apply, ou Clear pour supprimer les filtres. TrakIT mémorise vos filtres dans ce navigateur.

La liste affiche d’abord les grilles qui arrivent à expiration, puis celles qui n’ont qu’un brouillon, puis les grilles en vigueur, programmées, expirées et inactives, chaque groupe par nom, 50 par page.

Colonne	Affiche
Code, Name	La grille, avec sa référence sous le nom. Sélectionnez l’un ou l’autre pour ouvrir la grille.
Type	Le type de grille, avec Sell ou Buy.
With	Le client, le groupe de clients ou le fournisseur.
Mode	Sea FCL, Sea LCL, Air, Road, Rail ou Other.
Company	La société, ou All companies.
Version in use	La version en vigueur et ses dates, ainsi que la version suivante si elle est programmée. Draft vn signifie qu’un brouillon est ouvert.
Status	Live, Expiring, Scheduled, Draft only, Expired ou Inactive.
Lines	Le nombre de lignes de la version en vigueur.
Changed	Quand les informations de la grille ont été modifiées pour la dernière fois, et par qui.

Créer une grille tarifaire

1. Sélectionnez New rate card.
2. Choisissez le type de grille : Selling tariff, Customer contract, Vendor rates, Spot rate ou Surcharges.
3. Renseignez les informations de la grille (ci-dessous). ◄ Back revient au choix du type.
4. Sélectionnez Create.

TrakIT crée la grille avec un brouillon vide, la version 1, et l’ouvre. Ajoutez-y ses lignes, puis publiez-la : voir Grille tarifaire.

Champ	Notes
Name	Obligatoire, jusqu’à 150 caractères.
Code	De 2 à 20 lettres, chiffres, - ou _, unique. Laissez-le vide pour obtenir un code formé du type et d’un numéro, comme CC-0012. Le code ne peut pas être modifié par la suite : les e-mails et les fichiers qui apportent des tarifs désignent la grille par ce code.
Buy or sell	Pour un tarif spot ou une grille de surcharges : Sell (to customers) ou Buy (from vendors).
Company	La société à laquelle appartient la grille, ou All companies.
Customer ou Vendor	Avec qui la grille est établie. Un contrat client nécessite un client ou un groupe de clients, et des tarifs fournisseurs nécessitent un fournisseur. Un barème de vente n’a ni l’un ni l’autre, et pour un tarif spot ou une grille de surcharges, c’est facultatif.
Customer group	Pour les grilles de vente autres qu’un barème de vente : les prix s’appliquent à tous les clients du groupe, au lieu d’un seul client. Choisissez un client ou un groupe, pas les deux.
Mode	Le mode de transport. Il définit la présentation habituelle, les colonnes de prix et le poids taxable (tableau ci-dessous).
Prices laid out	Per equipment type (un prix par type de conteneur ou de camion), Per weight break (un prix par tranche de poids) ou One price par ligne.
Equipment types ou Weight breaks (kg)	Les colonnes de prix, séparées par des virgules, jusqu’à 12. Les types d’équipement sont des codes comme 20DV,40DV,40HC ; 20, 40 et 45 chiffrent tout type de cette taille. Les tranches de poids sont la borne inférieure de chaque tranche en kg, en commençant à 0 et par ordre croissant, comme 0,45,100,300.
Currency	Obligatoire. Les lignes sont dans cette devise, sauf indication contraire. Par défaut, c’est la devise de la société.
First version starts	La date de début de la première version.
Reference	Le numéro de contrat ou de devis du fournisseur ou du client, jusqu’à 50 caractères.

Sélectionnez More settings pour :

Champ	Notes
Volume ratio (kg per CBM)	Pour le poids taxable : les kg facturés par CBM lorsque le poids volumétrique dépasse le poids réel, de 1 à 10 000.
Round chargeable weight up to (kg)	Le pas auquel le poids taxable est arrondi au supérieur, jusqu’à 100 kg.
All-in	Prices include surcharges : sur les tronçons que cette grille chiffre, les surcharges des autres grilles ne sont pas ajoutées.
Priority	0 normalement. Lorsque deux grilles du même type chiffrent la même chose, le nombre le plus élevé l’emporte.
Workflow	Uniquement pour les dossiers et les devis de ce workflow.
Tell	Un groupe d’utilisateurs prévenu 30 et 7 jours avant l’expiration des tarifs, et lorsque des tarifs arrivent par e-mail, SFTP ou l’API. Sans groupe, la personne qui a publié la version est prévenue lorsqu’elle expire.
Volume commitment	L’engagement du contrat, en nombre de Shipments (jobs), Containers, TEU, Tonnes ou CBM, avec la Commitment period, jusqu’à 5 ans. Le rapport Commitments en assure le suivi.

Chaque mode commence avec ces paramètres, que vous pouvez modifier :

Mode	Présentation des prix	Colonnes de prix	Base des nouvelles lignes	Rapport poids/volume
Sea FCL	Par type d’équipement	20DV, 40DV, 40HC	Par conteneur	Aucun
Sea LCL	Prix unique	Aucune	Par W/M	1 000 kg par CBM
Air	Par tranche de poids	0 ; 45 ; 100 ; 300 ; 500 et 1 000 kg	Par kg taxable	166,67 kg par CBM (1:6000), arrondi au 0,5 kg supérieur
Road	Par type d’équipement	20DV, 40DV	Par trajet	333 kg par CBM
Rail	Par type d’équipement	20DV, 40DV	Par conteneur	Aucun
Other	Prix unique	Aucune	Par expédition	Aucun

Onglet Find rates

Find rates chiffre une expédition à partir des tarifs publiés, pour que vous puissiez comparer les fournisseurs, les coûts et les marges avant d’établir un devis. Rien n’est enregistré.

1. Choisissez la Company dont les tarifs sont utilisés.
2. Choisissez le Customer pour appliquer en priorité son contrat et ses tarifs spot, ou laissez-le vide pour n’utiliser que les barèmes de vente.
3. Choisissez le Workflow si l’expédition relève d’un workflow, et la devise dans Show prices in.
4. Décrivez l’expédition (ci-dessous).
5. Sélectionnez Find rates. Après avoir modifié l’expédition, sélectionnez Price again.

Champ	Notes
Mode	Ou Not known. Choisir Sea FCL, Sea LCL ou Air définit aussi le type de marchandise correspondant.
Cargo type	Ou Not known.
Prices valid on	La date à laquelle les tarifs doivent être valides.
Units	Pour les rubriques chiffrées à l’unité : palettes, heures, km et autres.
Pickup	L’adresse où les marchandises sont enlevées, pour le pré-acheminement.
Origin	Le port, l’aéroport ou le terminal de chargement. Une ville ou un pays convient aussi.
Destination	Le port, l’aéroport ou le terminal de déchargement, une ville ou un pays.
Delivery	L’adresse où les marchandises sont livrées, pour le post-acheminement.
Carrier	Le transporteur dont les tarifs chiffrent les coûts d’origine, de fret et de destination. Vide : le fournisseur qui a les meilleurs tarifs.
Transporter	Le transporteur routier dont les tarifs chiffrent les coûts de pré-acheminement et de post-acheminement. Vide : le fournisseur qui a les meilleurs tarifs.
Legs to price	Les tronçons à rechercher. Un tronçon en gris ne peut pas encore être chiffré : le pré-acheminement nécessite un enlèvement et une origine, et le post-acheminement une destination et une livraison.
Lignes de marchandise	Pour les conteneurs ou les camions, l’Equipment et la Quantity. Pour les marchandises non conteneurisées, l’aérien et le LCL, le Weight (kg) et le Volume (CBM) totaux. Add cargo line ajoute une ligne, et la croix en supprime une.

Le formulaire ne comporte ni services ni type de dossier : les lignes limitées à des services ou à des types de dossier ne sont donc pas utilisées ici.

Les prix

L’encadré Sell totalise ce que paie le client : les lignes de vente et les débours. Si votre rôle peut voir les tarifs d’achat, Cost totalise les coûts et les débours, et Margin la différence, en rouge lorsqu’elle est négative. Les notes sous les encadrés indiquent ce qui a été écarté ou choisi, par exemple un fournisseur retenu parce qu’aucun transporteur n’était indiqué.

Colonne	Affiche
Leg, Charge	Le tronçon et la rubrique, avec son détail. Un avertissement rouge signifie que le prix de vente est inférieur à son coût, ou en deçà de la marge minimale de sa règle de marge.
Côté	Sell, Cost ou Disb. (un débours, facturé au client au prix coûtant).
Quantity × rate	La quantité facturée et le tarif, dans la devise du tarif.
Amount	Le montant, dans la devise que vous avez choisie.
Rate	La grille et la version qui l’ont chiffré, ou Cost plus pour un prix établi par une règle de marge ; le fournisseur ; les jours de transit et le dernier jour de validité du tarif.

Sélectionnez l’icône d’information d’une ligne pour voir comment le prix a été calculé.

Si votre rôle peut voir les tarifs d’achat, Vendors with rates liste, pour chaque tronçon, les fournisseurs dont les tarifs le chiffrent : le nombre de Charges, leur Total, les jours de Transit, la date Valid until de leurs tarifs et les Cards. Chaque tronçon est chiffré avec un seul fournisseur, marqué Used. Sélectionnez Use pour chiffrer le tronçon avec un autre fournisseur.

Pour proposer ces prix dans un devis, créez un devis pour l’expédition et utilisez-y Get Rates.

Comment les tarifs sont choisis

Find rates et Get Rates chiffrent une expédition de la même manière.

Lignes applicables. Une ligne peut chiffrer l’expédition lorsque :

• sa grille est active, appartient à la société de l’expédition ou à toutes les sociétés, et concerne le workflow de l’expédition ou tout workflow ;
• sa version est publiée et valide à la date de chiffrage, de même que la ligne, si elle a ses propres dates ;
• son tronçon fait partie des tronçons chiffrés, et ses lieux sont ceux du tronçon ou de niveau supérieur : une ligne pour un pays s’applique à un port de ce pays, et un lieu vide s’applique partout ;
• sur les tronçons d’origine, de fret et de destination, sa grille est du mode de l’expédition, ou du mode Other. Les lignes de pré-acheminement et de post-acheminement s’appliquent à tout mode. Si le mode de l’expédition n’est pas connu, seules les grilles Other chiffrent ces trois tronçons ;
• l’expédition remplit les conditions de la ligne : type de marchandise, services, type de dossier et poids ;
• pour une grille de vente, la grille est destinée au client de l’expédition, au groupe du client, ou à tous ;
• sa rubrique existe dans la société. Une grille pour toutes les sociétés désigne ses rubriques par leur nom : un nom qu’aucune rubrique, ou plus d’une rubrique, ne porte dans la société est écarté, et une note le signale.

Ligne retenue. Pour chaque rubrique de chaque tronçon, une ligne fixe le prix de vente et une autre le coût :

• Vente : un tarif spot pour le client passe en premier, puis les autres grilles du client (comme son contrat), puis les grilles de son groupe de clients, puis les grilles de la société pour tous (comme le barème de vente), puis les grilles pour toutes les sociétés.
• Achat : chaque tronçon est acheté auprès d’un seul fournisseur : le transporteur pour les tronçons d’origine, de fret et de destination, et le transporteur routier pour le pré-acheminement et le post-acheminement, tels qu’indiqués sur le devis ou le dossier, ou tels que vous les avez choisis sous Vendors with rates. Si aucun n’est indiqué, TrakIT prend le fournisseur dont les tarifs chiffrent le plus de rubriques du tronçon, puis le moins cher, et une note le signale. Les grilles d’achat sans fournisseur, comme les surcharges pour tous les fournisseurs, passent après les grilles propres au fournisseur.
• Débours : les grilles d’achat passent en premier, et le client est facturé au prix coûtant.
• Ensuite, la ligne du lieu le plus proche l’emporte, puis la ligne du type d’équipement exact sur celle de sa taille, puis la grille de priorité la plus élevée, puis la version la plus récente.

Lorsqu’une grille tout compris l’emporte sur un tronçon, les rubriques des autres grilles sur ce tronçon et de ce côté sont écartées.

Quantités. La base de la ligne détermine ce par quoi son prix est multiplié :

Base	Quantité
Shipment	1.
Container, TEU, Trip	Les conteneurs, les EVP ou les chargements. Sur une grille chiffrée par type d’équipement, chaque type est chiffré à sa propre colonne.
Kg	Le poids brut.
Chg kg	Le poids taxable : la plus grande valeur entre le poids brut et le volume multiplié par le rapport poids/volume, arrondie au pas supérieur de la grille. Le rapport est celui de la ligne, sinon celui de la grille, sinon celui du mode.
Ton	Le poids brut en tonnes.
CBM	Le volume.
W/M	La plus grande valeur entre le poids en tonnes et le volume, à raison de 1 000 kg par CBM, sauf si la ligne, la grille ou le mode a un autre rapport poids/volume.
%	Un pourcentage d’une autre rubrique (ci-dessous).
Unit	Les Units de l’expédition.

• Équipement : la colonne de prix du type d’équipement est utilisée en premier, puis le même type sous un autre nom courant (GP et DC sont DV, HQ est HC), puis la colonne de sa taille, comme 40. Une rubrique pour l’ensemble de l’expédition sur une grille chiffrée par type d’équipement prend le prix de l’équipement le plus grand.
• Tranches de poids : le prix de la tranche dans laquelle se situe le poids. Si une tranche supérieure coûte moins cher au total, le poids est facturé comme la borne inférieure de cette tranche, à son prix.
• Plage de poids : la plage de poids d’une ligne est comparée au poids par conteneur ou par chargement pour les bases Container, TEU et Trip, au poids taxable pour Chg kg, et au poids brut de l’expédition dans les autres cas.
• Rien à facturer : une ligne dont la quantité est 0 n’est pas utilisée, par exemple une ligne au kg pour une expédition sans poids.
• Minimum et maximum : les montants minimum et maximum de la ligne s’appliquent à son total.
• Pourcentages : une ligne en pourcentage est calculée en dernier, sur les lignes retenues de la rubrique dont elle est un pourcentage, du même côté. Si celles-ci n’ont pas de prix, elle est écartée.

Devise. Les prix sont convertis dans la devise du devis ou du dossier avec les taux de change de votre société. Une ligne sans taux de change est écartée, et une note le signale. Une règle de marge peut ajouter une marge de sécurité au taux de change des prix de vente.

Coût majoré. Un coût sans tarif de vente est vendu à son coût majoré selon sa règle de marge, sous la rubrique de produit du même nom, ou à défaut sous la seule rubrique de produit ayant le même code financier. Sans règle, ou sans une telle rubrique de produit, le coût n’est pas revendu, et une note le signale.

Signalements. Un prix de vente inférieur à son coût, ou qui dégage moins que la marge minimale de sa règle de marge, est signalé en rouge.

Onglet Margin rules

Une règle de marge indique comment un prix de vente est établi à partir d’un coût lorsqu’aucun tarif de vente n’existe, ainsi que la marge minimale qu’une ligne doit dégager. Pour chaque rubrique, la règle la plus spécifique s’applique. Sans règle, un coût sans tarif de vente n’est pas revendu.

L’onglet liste les règles de vos sociétés et celles pour toutes les sociétés, les règles actives en premier. Saisissez du texte dans Search rules pour restreindre la liste. Les règles inactives sont estompées.

Colonne	Affiche
Rule	Le nom de la règle, Inactive si elle n’est pas en vigueur, et ses notes. Sélectionnez le nom pour ouvrir la règle.
For	Pour qui et pour quoi elle vaut : le client ou le groupe, la rubrique, le mode, le workflow et la société.
Price	Comment le prix est établi, par exemple Markup 15% on cost, at least 50 USD a line.
Valid	Ses dates de validité, ou Always.
Priority, Updated	Sa priorité, et quand elle a été modifiée pour la dernière fois et par qui.
Icône de corbeille	Supprime la règle, après confirmation. Les lignes déjà chiffrées avec elle conservent leurs prix.

Pour ajouter ou modifier une règle :

1. Sélectionnez New margin rule, ou le nom d’une règle.
2. Saisissez le Name, et choisissez la Company ou All companies.
3. Sous Applies to, choisissez ce à quoi la règle s’applique : la Cost charge, le Customer (ou un groupe de clients, dans or customer group), le Workflow et le Mode. Laissez un champ vide pour tous.
4. Sous Selling price, renseignez les champs ci-dessous. L’encadré bleu montre l’effet de la règle sur un coût de 1 000 par unité.
5. Saisissez Valid from, Valid to et Priority si nécessaire. Pour cesser d’utiliser la règle, décochez Active.
6. Saisissez des Notes si nécessaire, jusqu’à 300 caractères.
7. Sélectionnez Save.

Champ	Notes
Made by	Markup on cost : le coût plus un pourcentage de celui-ci. Margin of the selling price : la marge est un pourcentage du prix de vente. Fixed amount per unit : le coût plus un montant.
Markup on cost (%), Margin of the selling price (%) ou Amount added per unit	La valeur. Une majoration peut aller jusqu’à 1 000 %, et une marge doit être inférieure à 100 %.
Currency	La devise du montant fixe et de la marge minimale. Obligatoire avec l’un ou l’autre.
Least margin per line	Un prix au coût majoré est relevé pour dégager au moins ce montant. Un tarif de vente qui dégage moins est signalé.
Round the price up to	Un prix unitaire au coût majoré est arrondi au supérieur à ce pas, par exemple 5 ou 0,5.
Exchange rate buffer (%)	Jusqu’à 50 %. Ajouté au taux de change lorsqu’un prix de vente est converti dans une autre devise.

La Cost charge désigne le coût que la règle revend : une règle couvre donc les rubriques de ce nom dans toutes les sociétés.

Règle applicable. TrakIT prend en compte les règles actives valides à la date de chiffrage qui correspondent à la société, au workflow, au client, au groupe de clients et au mode de l’expédition, ou qui valent pour tous. Pour une rubrique, une règle pour le client passe en premier, puis une règle pour le groupe du client, puis une pour le workflow, puis une pour la société, puis une pour tous. Parmi celles-ci, une règle pour la rubrique passe avant une règle pour toute rubrique, une règle pour le mode avant une règle pour tout mode, puis la priorité la plus élevée l’emporte, puis la date de début la plus récente.

Une règle pour toutes les sociétés ne peut être ajoutée, modifiée et supprimée qu’avec l’autorisation Global Cards. Sans elle, une telle règle s’ouvre sans Save et ne peut pas être supprimée.

Onglet Reports

1. Choisissez le rapport dans Report.
2. Définissez les filtres.
3. Sélectionnez Show. Excel télécharge le rapport sous forme de fichier Excel.

La période porte par défaut sur les 90 derniers jours, et peut aller jusqu’à deux ans. Un rapport affiche jusqu’à 2 000 lignes : pour en voir plus, choisissez une période plus courte ou une seule société. Les rapports couvrent les sociétés et les workflows auxquels vous avez accès.

Missing rates

Missing rates liste les lignes des devis et des estimations des dossiers chiffrées à la main plutôt qu’à partir des tarifs, par axe et par rubrique : là où des grilles tarifaires manquent. Les devis sont comptés selon leur date, et les dossiers selon leur jour de création. Les dossiers créés à partir d’un devis sont écartés, car c’est le devis qui compte.

Filtres : Company, Quotations and jobs dated, Lines (Selling and cost, Selling, ou Cost si votre rôle peut voir les tarifs d’achat) et Places by (Country, City ou As recorded).

L’axe d’un devis est l’expédition pour laquelle il a été chiffré avec Get Rates, sinon l’origine et la destination de son workflow. L’axe d’un dossier provient de son premier ordre de travail qui a des lieux, sinon de son workflow.

Colonne	Affiche
From, To	L’axe, regroupé au niveau du pays ou de la ville si vous l’avez choisi. Anywhere lorsqu’il n’y a pas de lieu.
Charge, Side	La rubrique, et Sell, Cost ou Disbursement.
Priced by hand	Les lignes qui ne sont pas chiffrées à partir des tarifs.
Lines	Toutes les lignes de la rubrique sur l’axe.
From rates %	La part des lignes chiffrées à partir des tarifs.
Quotations, Jobs	Le nombre de devis et de dossiers sur lesquels figurent les lignes.
Last	La date du devis ou du dossier le plus récent.

Les axes qui ont le plus de lignes chiffrées à la main apparaissent en premier. Les encadrés comptent les axes et les rubriques, ainsi que les lignes chiffrées à la main.

Cost variance

Cost variance compare les lignes des factures fournisseurs aux tarifs d’achat auxquels leurs estimations ont été chiffrées : ce que les fournisseurs ont facturé au-dessus ou en dessous de leurs tarifs. Ce rapport apparaît si votre rôle peut voir les tarifs d’achat. Seules les lignes de factures fournisseurs dont l’estimation a été chiffrée à partir d’une grille tarifaire sont comparées, et les factures fournisseurs rejetées sont écartées.

Filtres : Company, Bills dated, Vendor, et Differences over (%) pour écarter les écarts compris dans ce pourcentage du tarif.

Colonne	Affiche
Job	Le dossier. Sélectionnez-le pour ouvrir son dossier financier.
Bill, Bill date, Vendor	La facture fournisseur.
Charge	La rubrique et son détail.
Rate card	La grille et la version auxquelles l’estimation a été chiffrée.
Curr	La devise de la comparaison.
Contracted	Le montant au tarif.
Billed	Le montant facturé.
Difference, %	Le montant facturé moins le montant contractuel, en rouge lorsque le fournisseur a facturé davantage, et en pourcentage du montant contractuel.

Les montants sont comparés dans la devise de la ligne de facture fournisseur lorsqu’il s’agit de la devise du tarif ou de celle du dossier. Une ligne facturée dans une autre devise n’affiche aucun écart. Les encadrés indiquent, pour chaque devise, combien a été facturé au-dessus des tarifs, et sur combien de lignes.

Commitments

Commitments liste les grilles qui ont un engagement de volume, et ce que les dossiers qu’elles ont chiffrés en ont utilisé. Un dossier compte lorsque la grille a chiffré l’une de ses lignes, selon la date de constatation des produits du dossier, ou à défaut son jour de création. Ce rapport n’a pas de filtre de société ni de période.

Colonne	Affiche
Rate card	La grille. Sélectionnez-la pour ouvrir la grille.
With	Le client, le groupe ou le fournisseur.
Period, Committed, Unit	L’engagement.
Used, Used %	Ce que les dossiers ont utilisé jusqu’ici.
Time gone %	La part de la période qui s’est écoulée.
At this pace	Le niveau atteint en fin de période si l’utilisation se poursuit au même rythme.
Status	Met, On track, Behind, Short ou Not started (ci-dessous).
Jobs	Le nombre de dossiers comptés.

Statut	Signification
Met	L’engagement est entièrement utilisé.
On track	La part utilisée est d’au moins 90 % de la part de temps écoulée.
Behind	La part utilisée est inférieure.
Short	La période est terminée sans que l’engagement ait été atteint.
Not started	La période n’a pas commencé.

Les expéditions comptent les dossiers ; les conteneurs, les ordres de travail qui ont une taille de conteneur ; les EVP, 2 pour chaque conteneur de 40 pieds ou plus et 1 pour un conteneur plus petit ; les tonnes et les CBM, le poids et le volume des ordres de travail. Les encadrés comptent les contrats, et ceux qui sont en retard ou non atteints.

Get Rates

Get Rates chiffre un devis ou les estimations d’un dossier à partir des tarifs publiés, montre l’effet sur chaque ligne et écrit les lignes que vous cochez. Le bouton se trouve :

• dans l’onglet Accounts d’un devis, tant que le devis est un brouillon ou doit être révisé. Les modèles de devis n’ont pas de Get Rates ;
• dans l’onglet Estimates d’un dossier financier, tant que les estimations sont à l’état de brouillon. Il chiffre les estimations de la société que vous consultez.

1. Sélectionnez Get Rates. TrakIT chiffre l’expédition et liste les rubriques.
2. Vérifiez l’expédition. Pour la modifier, sélectionnez Shipment, modifiez les champs et sélectionnez Price again. Les champs sont ceux de Find rates.
3. Pour chiffrer un tronçon avec un autre fournisseur, sélectionnez Use à côté du fournisseur sous Vendors with rates.
4. Cochez les rubriques à appliquer. TrakIT coche celles qu’il ajouterait, remplirait ou mettrait à jour.
5. Sélectionnez Apply.

La page affiche alors ses nouvelles lignes. Après avoir modifié l’expédition, chiffrez-la de nouveau avant d’appliquer. Si les tarifs ou les lignes ont changé après le chiffrage dans la fenêtre contextuelle, TrakIT vous demande de les vérifier de nouveau et d’appliquer.

L’expédition

• Devis : l’expédition pour laquelle le devis a été chiffré en dernier, sinon l’origine et la destination de son workflow. Le transporteur et le transporteur routier sont ceux indiqués sur le devis. Lorsque vous appliquez des tarifs, TrakIT enregistre l’expédition avec le devis pour la fois suivante.
• Dossier : les lieux proviennent du premier ordre de travail du dossier qui a des lieux : son premier et son dernier lieu. Avec un seul lieu, celui-ci est la destination pour un workflow d’import et l’origine sinon, et le workflow donne l’autre lieu. Sans lieux, l’origine et la destination du workflow sont utilisées. Le mode suit le type de marchandise du dossier (FCL, LCL ou aérien), la marchandise correspond à l’équipement, aux poids et aux volumes de ses ordres de travail, et le transporteur et le transporteur routier sont ceux qu’ont la plupart de ses ordres de travail. Les modifications que vous faites dans la fenêtre contextuelle ne servent qu’à ce chiffrage.
• Prices valid on est la date du devis, ou la date de constatation des produits du dossier (sinon son jour de création), sauf si vous choisissez une autre date.

Les rubriques

Colonne	Affiche
Case à cocher	Indique s’il faut appliquer la rubrique.
Leg, Charge	Le tronçon et la rubrique, avec son détail. Sur un dossier, une rubrique chiffrée par ordre de travail indique pour combien d’ordres de travail elle vaut, et lesquels. Un avertissement rouge signifie que le prix de vente est inférieur à son coût ou en deçà de la marge minimale de sa règle de marge.
Côté	Sell, Cost ou Disb.
Quantity × price	Ce qui serait écrit, dans la devise du devis ou du dossier. Pour une ligne de dossier dans une autre devise, également son prix dans cette devise. varies lorsque les prix des ordres de travail diffèrent.
Amount	Le total.
Then	L’effet de l’application (ci-dessous), et sous now, la quantité et le prix actuels de la ligne.
Rate	La grille et la version, ou Cost plus ; le fournisseur ; les jours de transit et le dernier jour de validité du tarif.
Icône d’information	Comment le prix a été calculé.

Then	Signification
Add	Il n’existe encore aucune ligne de cette rubrique avec ce détail : une ligne est ajoutée. Cochée.
Fill	Une ligne de cette rubrique n’a pas encore de montant, comme les rubriques par défaut du workflow. Cochée.
Update	La ligne a déjà été chiffrée à partir des tarifs et n’a pas été modifiée à la main depuis. Cochée.
Keep	La ligne a été chiffrée à la main, ou convenue dans le devis à partir duquel le dossier a été créé. Elle n’est pas modifiée, sauf si vous la cochez.
Same	La ligne est déjà à ce prix. Elle ne peut pas être cochée.
Skip	La ligne figure sur une facture ou une facture fournisseur. Elle ne peut pas être cochée.

L’encadré Sell totalise les lignes de vente et les débours listés. Si votre rôle peut voir les tarifs d’achat, Cost et Margin s’affichent aussi. Les notes indiquent ce qui a été écarté ou choisi. Si le devis est valide plus longtemps que certains des tarifs qu’il utilise, un avertissement nomme les tarifs qui prennent fin plus tôt.

Sur un dossier créé à partir d’un devis, une note indique que les prix du dossier ont été convenus dans ce devis, et Costs only est coché, de sorte que seuls les coûts sont chiffrés. Décochez-le pour chiffrer aussi les lignes de vente. Les lignes issues du devis sont conservées, sauf si vous les cochez.

Si les lignes ne peuvent pas être modifiées, une note en donne la raison, par exemple parce que le devis n’est plus un brouillon, qu’il n’a pas encore de devise, ou que les estimations ne sont plus à l’état de brouillon. Les prix sont affichés, mais rien ne peut être appliqué.

Ce qui est écrit lors de l’application

• Chaque ligne reçoit la quantité et le prix, ou une quantité de 1 et le total lorsque le total ne peut pas être réparti exactement. Le détail du calcul va dans les remarques internes de la ligne, sauf si elle a d’autres remarques.
• Sur un dossier, une rubrique va là où le dossier l’a déjà, au niveau du dossier ou par ordre de travail. Une nouvelle rubrique chiffrée par conteneur, EVP ou trajet va sur chaque ordre de travail, chiffrée pour le chargement propre à cet ordre de travail. Un dossier de plus de 300 ordres de travail reçoit ces rubriques au niveau du dossier.
• Sur un dossier, une ligne chiffrée dans une autre devise conserve son prix dans cette devise, avec l’équivalent dans la devise du dossier. Sur un devis, toutes les lignes sont dans la devise du devis.
• Une ligne sans client ni fournisseur en reçoit un, si sa rubrique autorise ce type d’entité : le fournisseur sur les coûts et les débours, et sur un dossier, le client sur les lignes de vente et les débours.
• Les lignes sans taxes reçoivent les taxes par défaut du workflow, et un dossier reçoit ses entités par défaut.
• Sur un devis, les conditions des grilles utilisées sont ajoutées aux conditions du devis, une seule fois.
• La modification est enregistrée sous Rates Applied dans l’onglet Audit Log du devis ou du dossier, et dans l’historique des grilles.

Tarifs appliqués automatiquement

• Lorsque vous initialisez les estimations d’un dossier avec Initialize From Workflow Default Accounts, et que votre rôle peut utiliser Get Rates, TrakIT les chiffre à partir des tarifs et applique ce que Get Rates cocherait : il remplit les rubriques par défaut et ajoute celles qui ont un tarif, et ne modifie jamais une ligne chiffrée à la main. Voir Initialiser les postes.
• Lorsque les estimations d’un dossier sont initialisées à partir d’un devis, ses lignes conservent la façon dont elles ont été chiffrées dans le devis, comme convenu dans le devis (Keep).
• Lorsque vous dupliquez un devis, la copie conserve l’expédition et la façon dont ses lignes ont été chiffrées.
• Lorsque vous initialisez les postes d’un devis à partir de son workflow, et qu’il a déjà une expédition enregistrée par Get Rates, TrakIT les chiffre de la même manière.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Rate Management :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, et voir les onglets Rate cards et Reports.
Create	Créer des grilles tarifaires.
View Buy Rates	Voir les grilles côté achat, voir les coûts et les fournisseurs dans Find rates et Get Rates, et voir le rapport Cost variance et les lignes de coût dans Missing rates.
Global Cards	Créer des grilles pour toutes les sociétés, et ajouter, modifier et supprimer des règles de marge pour toutes les sociétés.
Margin Rules	Voir l’onglet Margin rules, et ajouter, modifier et supprimer des règles de marge.
Get Rates	Voir l’onglet Find rates, et utiliser Get Rates sur les devis et les dossiers financiers.

L’éditeur de rôles active ce dont une autorisation a besoin : par exemple, Get Rates active Read. Pour la modification, la publication, le chargement et le téléchargement des tarifs d’une grille, voir Grille tarifaire.

Get Rates nécessite aussi :

Section	Autorisation	Vous permet de
Quotations	Create ou Revise	Appliquer des tarifs à un devis.
Job Finance	Add Account	Appliquer des tarifs aux estimations d’un dossier.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir et appliquer les lignes de vente dans Get Rates et Find rates, et voir les lignes de vente dans Missing rates.