Définitions d'événements et de données

Cette page configure un événement ou un champ de données d’un workflow. Un événement est une étape du workflow, enregistrée sur chaque ordre de travail avec une date et une heure, comme une entrée au parc ou une livraison. Un champ de données contient une valeur, comme un numéro de référence, un nom, un montant ou un lieu. Vous y choisissez les règles du champ, les ordres de travail qui le reçoivent, les rôles qui peuvent le voir ou le modifier, les actions qu’il déclenche et son échéance. Pour planifier et construire un workflow complet, voir Concevoir un workflow.

Pour l’ouvrir :

1. Sélectionnez Admin > Workflow Definitions et ouvrez le workflow.
2. Dans l’onglet Events ou Data du workflow, sélectionnez l’événement ou le champ de données.

Le titre de la page indique Event Detail ou Data Detail, avec le nom du workflow en dessous. Pour enregistrer des événements et des données sur les ordres de travail, voir Événements et données et l’onglet Events de l’ordre de travail.

Les événements et les champs de données partagent cette page, mais certains champs et paramètres ne s’appliquent qu’à l’un des deux. Les tableaux ci-dessous indiquent lesquels.

Le haut de la page

• ◄ Back to Workflow revient au workflow.
• Les flèches (Previous et Next) ouvrent l’événement, ou le champ de données, précédent ou suivant du workflow, dans l’ordre du workflow.
• Switch To ouvre un autre événement, ou un autre champ de données, du même workflow.

Détails

L’encadré du haut affiche le nom du champ suivi de ses informations spécifiques (le suffixe), sur sa couleur de fond, et sa description en dessous. À droite, Active ou Disabled indique si le champ est ajouté aux nouveaux ordres de travail. Un champ désactivé est grisé.

En dessous se trouvent les paramètres du champ. Le tableau des champs explique chacun d’eux.

Champ	Affiche
Unique Code, Responsible Company, Owner Role	Le code, la société responsable et le rôle propriétaire du champ (None s’il n’y en a pas).
Information Only	Événements : Yes ou No.
Quick Search	Données : Yes ou No.
Requires	Ce qui doit être rempli d’abord : le type et le nom du champ d’en-tête ou le code de l’événement ou du champ de données, par exemple Header - Seal Number ou Event - ETA, ou -. Voir Exiger un champ d’en-tête.
Require Remarks	Not Required, Except NA & TBA ou Yes.
Auto-Refresh	Données calculées : la fréquence à laquelle elles sont recalculées, ou None.
Is Start Event	Événements : Yes ou No.
Default Data Value, Data Format	Données : la valeur par défaut ou, pour les données calculées, le format.
External Access	No Access, Visible ou Updatable.
Required Event, Required Data	Yes ou No.
Display in Header, Apply To	S’il s’affiche sous l’en-tête de l’ordre de travail, et s’il s’applique au Job ou au Work Order.
Allowed Offset, Allow NA/TBA	Événements : les minutes autorisées (Any si elles ne sont pas limitées), et si NA et TBA sont autorisés, par exemple Yes/No.
Multi-Select, Entity Type	Données de texte et de nombre : combien d’éléments de la liste peuvent être choisis. Données d’entité : le type d’entité.
Decimal Precision, Geo Data Type, Data Option	Données : les décimales, le type de lieu ou l’option de texte.
External Name	Le nom que voient les utilisateurs externes.
Allow non-list data, Mandatory	Données : si les valeurs hors de la liste sont autorisées et, pour les données de dossier, si le champ est obligatoire.
Item List, Remark List	Les listes de valeurs et de remarques, ou Custom List defined pour une liste configurée par le support TrakIT.
Validation Description, Computed Description	Ce que fait le contrôle du champ, ou comment un champ calculé est déterminé.

La ligne du bas indique quand le champ a été créé et qui l’a modifié en dernier. Les icônes en bas à droite :

Icône	Ce qu’elle fait
Crayon (Edit Detail)	Modifie le champ.
Corbeille (Delete Detail)	Supprime le champ.

Statistiques

Sélectionnez Show à côté de Statistics pour voir comment le champ est utilisé. Les ordres de travail annulés ne sont pas comptés.

Chiffre	Signification
Total WO	Les ordres de travail qui ont le champ.
Fill Ratio	La part de ces ordres de travail où il a une valeur. NA compte comme une valeur ; TBA, non.
NA / TBA	Événements : combien sont NA et combien sont TBA.
Average Delay	Événements : combien d’heures après la date et l’heure de l’événement il a été enregistré, en moyenne.
Missing In Open WO	Les ordres de travail ouverts qui devraient avoir le champ, d’après ses services, ses clients et ses types de dossiers, mais qui ne l’ont pas.
Extra In Open WO	Les ordres de travail ouverts qui ont le champ mais n’y correspondent plus.

Les ordres de travail ouverts sont les ordres de travail actifs et abandonnés. Pour y ajouter le champ ou l’en retirer, utilisez les actions supplémentaires lorsque vous modifiez le champ.

Créer un événement ou un champ de données

1. Dans l’onglet Events ou Data du workflow, sélectionnez Create. La page s’ouvre sous le titre Create Event ou Create Data.
2. Choisissez l’événement ou le champ de données de référence.
3. Remplissez les champs.
4. Si le workflow a des ordres de travail ouverts, la section Additional Actions apparaît. Sélectionnez Add to open work orders as well pour ajouter dès maintenant le nouveau champ à tous ces ordres de travail ; leur nombre est indiqué entre parenthèses. Sinon, seuls les ordres de travail créés à partir de maintenant le reçoivent.
5. Sélectionnez Create.

TrakIT affiche New Event created successfully! ou New Data Field created successfully!, puis le nouveau champ. Cancel revient au workflow sans le créer.

Un nouveau champ est d’abord Currently Active, et un nouvel événement est d’abord un Required Event. Pour choisir les ordres de travail qui le reçoivent, qui peut le voir et ce qu’il déclenche, utilisez les onglets une fois qu’il est créé.

Événement ou champ de données de référence

Chaque événement et chaque champ de données d’un workflow repose sur un élément de référence : un nom général comme Arrived ou Invoice Number, partagé par tous les workflows. Pour les données, l’élément de référence définit aussi le type de données.

1. Dans Master Event ou Master Data, choisissez l’élément de référence. TrakIT renseigne son code par défaut sous Unique Event Code ou Unique Data Code, et affiche les champs qui s’appliquent à son type de données.
2. Pour préciser le nom, saisissez-en la suite dans Specific Info / Suffix, par exemple at Border après Arrived. Le nom en haut du formulaire affiche le résultat.

Les éléments de référence sont listés dans les Tables de référence.

Créer un événement ou un champ de données de référence

Si aucun élément de référence ne convient, un administrateur système peut en ajouter un. Les éléments de référence doivent être courts et généraux, sans noms de lieux ni d’entités ; placez ceux-ci dans Specific Info / Suffix.

1. Sélectionnez l’icône plus (Add New) à côté de Master Event ou Master Data. La fenêtre contextuelle Create New Master Event ou Create New Master Data s’ouvre.
2. Saisissez l’Event Name ou le Data Name : jusqu’à 50 caractères, sans ! # $ % * ; < = > @ ^ { } ~. Deux éléments de référence ne peuvent pas avoir le même nom.
3. Saisissez le Default Code : jusqu’à 30 lettres, chiffres ou traits de soulignement. Il est mis en majuscules.
4. Pour des données, choisissez le Data Type. Voir Types de données.
5. Sélectionnez Save.

Le nouvel élément de référence est alors choisi pour vous, avec son code renseigné. Le formulaire est rechargé en même temps, ce qui efface tout ce que vous y aviez saisi d’autre : créez l’élément de référence avant de remplir le reste.

Message	Que faire
Specified Name already exists	Utilisez l’élément de référence existant, ou choisissez un autre nom.
Default code specified is already in use	Choisissez un autre code.
Name has invalid characters, Default Code contains invalid characters	Supprimez les caractères listés ci-dessus.

Champs

Champ	S’applique à	Ce qu’il faut saisir
Master Event, Master Data	Les deux	L’élément de référence. Obligatoire.
Specific Info / Suffix	Les deux	Le texte ajouté après le nom de l’élément de référence, jusqu’à 100 caractères.
Background Color	Les deux	La couleur dans laquelle le champ s’affiche sur les ordres de travail, ou - None -.
Currently Active	Les deux	Activé pour ajouter le champ aux nouveaux ordres de travail. S’il est désactivé, les ordres de travail existants le conservent.
Description	Les deux	La description complète, jusqu’à 500 caractères, sans balises HTML. Les utilisateurs la voient avec l’icône d’information du champ sur l’ordre de travail.
Unique Event Code, Unique Data Code	Les deux	Le code, jusqu’à 30 lettres, chiffres ou traits de soulignement, unique dans le workflow. Il reprend au départ le code par défaut de l’élément de référence : conservez-le, sauf si vous avez besoin d’un autre code. CREATED et NOW sont réservés. Les actions, Requires et les modèles désignent les champs par leur code.
Responsible Company	Les deux	La société responsable du champ. Ses actions peuvent utiliser les canaux de messagerie et les intégrations d’API de cette société, en plus de ceux définis pour toutes les sociétés.
Owner Role	Les deux	Le rôle chargé de le remplir, parmi les rôles de la société responsable. La page Événements et données l’affiche et permet de filtrer sur ce rôle.
Information Only	Événements	Activé pour un événement qui est une information, et non une étape réalisée, comme une heure estimée. Il peut être enregistré dans le futur et hors de l’ordre des autres événements, et il ne compte pas comme le dernier événement de l’ordre de travail.
Quick Search	Données, non calculées	Activé pour trouver les ordres de travail par la valeur de ce champ avec la recherche rapide.
Requires	Les deux, non calculés	Ce qui doit avoir une valeur (autre que TBA) avant que ce champ puisse en recevoir une : choisissez Header, Event ou Data, puis le champ d’en-tête, l’événement ou le champ de données. Lorsqu’une valeur est appliquée à l’ensemble du dossier, le champ requis doit être rempli sur tous les ordres de travail ouverts du dossier.
Require Remarks	Les deux, non calculés	Not Required, Except NA and TBA (remarques nécessaires avec toute autre valeur) ou Yes (remarques nécessaires avec toute valeur).
Auto-Refresh	Données calculées	La fréquence à laquelle TrakIT recalcule la valeur sur les ordres de travail ouverts : None, ou toutes les 3 à 24 Hours.
Is Start Event	Événements	Activé pour l’événement à partir duquel TrakIT surveille l’ordre de travail en vue de son abandon. Lorsque les événements et les données d’un ordre de travail sont enregistrés alors que son événement de départ n’a pas de date, TrakIT ne le marque pas comme abandonné, et le rend de nouveau actif s’il l’était. Un workflow a un seul événement de départ : l’activer ici le désactive sur les autres. Il ne peut pas être utilisé avec Information Only.
Default Data Value	Données, non calculées	La valeur avec laquelle démarrent les nouveaux ordres de travail, jusqu’à 100 caractères. Pour un nombre, un nombre. Avec une Item List, elle doit être l’un des éléments. Pour une entité ou un lieu, son nom ou son code.
Data Format	Données calculées	La façon dont le résultat est affiché : un format de nombre comme #,##0.00, ou un format de date comme dd MMM yyyy. Sans format, les dates s’affichent sous la forme dd MMM yyyy.
External Access	Les deux	No Access : les utilisateurs externes ne le voient pas. Visible et Updatable : ils le voient, sous son External Name s’il en a un, dans l’onglet Events ou Details de l’ordre de travail dans le portail, ainsi que dans les colonnes d’événements et de champs de données des listes du portail et des liens de partage Entity Tracking. Pour un événement, le plus récent de ces événements est le statut que voient les utilisateurs externes.
Required Event, Required Data	Les deux	Activé s’il doit avoir une valeur pour que l’ordre de travail soit complet. Lorsque tous les événements et données obligatoires d’un ordre de travail ont une valeur autre que TBA, l’ordre de travail est clôturé automatiquement ; NA compte comme une valeur.
Display in Header	Les deux	Activé pour l’afficher sous l’en-tête de l’ordre de travail.
Apply To	Les deux, non calculés	Work Order Only, ou Job pour un champ identique pour tout le dossier : sur l’ordre de travail, Apply To Job est alors sélectionné au départ, de sorte qu’une valeur est enregistrée sur tous les ordres de travail ouverts du dossier. Les champs de données de dossier apparaissent aussi sous Données du dossier lors de la création d’un dossier. Obligatoire. Les données calculées s’appliquent toujours à l’ordre de travail.
Allowed Offset	Événements	Combien de minutes avant ou après l’heure actuelle l’événement peut être enregistré. Laissez le champ vide pour ne fixer aucune limite. Jusqu’à 50 000.
Allow NA/TBA	Événements	Both allowed, NA not allowed, TBA not allowed ou Neither allowed. NA signifie sans objet (not applicable), TBA à communiquer (to be advised).
Multi-Select	Données de texte	Avec une Item List : Single Item Only, un maximum (Max 2 Items à Max 10 Items) ou No Limit.
Entity Type	Données d’entité	Le type d’entité parmi lequel les utilisateurs choisissent, par exemple les clients ou les transporteurs routiers. Obligatoire.
Decimal Precision	Données de nombre et calculées	Le nombre de décimales, de 0 à 6. Obligatoire.
Geo Data Type	Données Geo Data	Le genre de lieu que choisissent les utilisateurs : – Any Location –, ou uniquement Region, Cluster, Country, State, Area, City ou Location.
Data Option	Données de texte et autres données en saisie libre	Modifie ce que tapent les utilisateurs : Force Lower Case, Force Upper Case, Force Title Case, Remove Spaces, ou minuscules ou majuscules avec suppression des espaces.
External Name	Les deux	Le nom que voient les utilisateurs externes, jusqu’à 200 caractères.
Allow non-list data	Données de texte et autres données en saisie libre	Affiché lorsque vous modifiez le champ. Activé pour accepter des valeurs qui ne sont pas dans l’Item List. Il ne peut pas être utilisé avec la sélection multiple.
Mandatory	Données de dossier	Affiché lorsque vous modifiez un champ de données qui s’applique au dossier. Activé pour le rendre obligatoire lors de la création d’un dossier, et pour empêcher qu’il soit effacé.
Item List	Données de texte, de nombre et autres données en saisie libre	Les valeurs parmi lesquelles choisissent les utilisateurs, séparées par ;, jusqu’à 2 500 caractères. Pour un champ numérique, uniquement des nombres. Aucun élément ne peut figurer deux fois. Une liste que le support TrakIT a construite à partir d’une requête s’affiche sous la forme Custom List defined.
Remark List	Les deux, non calculés	Les remarques standard parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir, séparées par ;, jusqu’à 3 000 caractères.
Validation Description, Computed Description	Les deux	Ce que contrôle la validation du champ, ou comment sa valeur est calculée. Le support TrakIT la rédige avec l’expression.

Le support TrakIT peut aussi ajouter un masque de saisie ou une expression qui contrôle chaque valeur saisie par les utilisateurs. Le message que voient les utilisateurs lorsqu’une valeur est refusée est défini avec.

Exiger un champ d’en-tête

Un événement ou un champ de données peut exiger qu’un champ d’en-tête de l’ordre de travail soit rempli avant de pouvoir recevoir une valeur, et un formulaire du workflow peut en exiger un avant de pouvoir être généré (voir Ajouter un formulaire). Dans Requires, choisissez Header, puis l’un de ces champs : Transport Document (la référence du dossier), Customer, Shipper, Receiver, Carrier, Bond Agent, Clearing Agent, Transporter, Return Transporter, Commodity, Container, Manifest, Seal Number, Load Type, Weight, Country of Origin, Final Destination ou Job Type. La liste utilise les noms que votre installation donne à la référence du dossier et aux entités (voir Libellés définis pour votre installation), mais affiche toujours Manifest. Les autres champs d’en-tête ne peuvent pas être exigés.

La condition est alors affichée sous la forme Header suivi du nom du champ, par exemple Header - Seal Number : dans les onglets Events, Data et Forms du workflow, dans l’export des événements et des champs de données, et dans les détails de l’événement ou du champ de données.

La condition est remplie lorsque le champ a une valeur. Une référence de dossier qui commence par TBA compte comme manquante, de même qu’un poids de 0. Lorsqu’une valeur est appliquée à l’ensemble du dossier, ou qu’un formulaire de dossier est généré, un champ d’ordre de travail doit être rempli sur tous les ordres de travail ouverts du dossier. Sinon, TrakIT indique ce qui manque, par exemple Missing Commodity, ou Missing Commodity in WO suivi des ID des ordres de travail.

Types de données

Le type d’un champ de données vient de son élément de référence ; il détermine la façon dont les utilisateurs saisissent la valeur et les champs ci-dessus qui s’appliquent.

Type de données	Ce que saisissent les utilisateurs	Paramètres concernés
Text	N’importe quel texte, ou des éléments de l’Item List.	Item List, Multi-Select, Allow non-list data, Data Option.
Number	Un nombre, arrondi à la Decimal Precision.	Decimal Precision, Item List.
Currency	Un montant.	Data Option.
Date	Une date.	Les actions On Date/Time, comme les événements.
Computed	Rien : TrakIT détermine la valeur.	Data Format, Decimal Precision, Auto-Refresh.
Geo Data	Un lieu de Geo Data.	Geo Data Type.
Entity	Une entité, comme un client ou un transporteur routier.	Entity Type.
Hyperlink	Un lien web ou e-mail.	Data Option.
Google Place	Un lieu choisi parmi les suggestions de Google.	Il ne peut pas avoir de liste d’éléments.
Phone	Un numéro de téléphone, jusqu’à 15 caractères.	Aucun qui lui soit propre.

Les valeurs Computed sont déterminées à partir d’une expression de calcul que rédige le support TrakIT. Elle peut utiliser les autres événements et données de l’ordre de travail, son dossier et l’utilisateur qui a fait la modification. TrakIT recalcule la valeur lorsque les événements et les données de l’ordre de travail changent, et selon la fréquence Auto-Refresh. Si l’expression échoue, la valeur affiche {Error}, avec la raison dans les remarques.

Les champs Geo Data peuvent aussi avoir un filtre personnalisé, défini par le support TrakIT, qui limite les lieux proposés, par exemple à un pays.

Les listes d’éléments et de remarques peuvent aussi être construites à partir d’une requête, que configure le support TrakIT.

Messages à l’enregistrement

Message	Que faire
Please select ‘Apply To’	Choisissez Work Order Only ou Job.
Code must be specified and must be alphanumeric	Saisissez un code composé de lettres, de chiffres et de traits de soulignement.
Code ‘…’ is already in use. Please specify a different code., Specified Code already exists	Un autre champ du workflow a ce code. Choisissez-en un autre.
Cannot use ‘Info Only’ with ‘Start Event’	Désactivez l’un des deux.
Cannot set required field as itself	Choisissez un autre champ dans Requires.
Decimal Precision must be selected	Choisissez les décimales.
Please select the Entity Type	Choisissez le type d’entité.
Default Data value must match an item in the Item List or Non-list items should be allowed	Utilisez l’un des éléments, ou activez Allow non-list data.
Item List contains duplicate values, Remark List contains duplicate values	Supprimez l’élément répété.
Item List must have items for multi-select	Saisissez les éléments, ou choisissez Single Item Only.
Cannot allow Non-List items on a multiselect list	Désactivez Allow non-list data, ou choisissez Single Item Only.
Event is a rev/exp trigger event and must not allow ‘NA’ (ou ‘TBA’, ou must be set to ‘Required’)	L’événement définit la date de constatation des dossiers. Choisissez Neither allowed et activez Required Event.
Compute Expression is required	Les champs calculés sont configurés avec le support TrakIT.
You do not have the permission to add/modify SQL	Les listes construites à partir d’une requête sont configurées par le support TrakIT.

Modifier un événement ou un champ de données

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Edit Detail). La page s’ouvre sous le titre Modify Event ou Modify Data.
2. Modifiez les champs.
3. Sous Additional Actions, choisissez ce qui doit arriver aux ordres de travail ouverts, le cas échéant :
   • Add to open work orders where missing : ajoute le champ aux ordres de travail ouverts qui devraient l’avoir, d’après ses services, ses clients et ses types de dossiers. Leur nombre est indiqué entre parenthèses.
   • Remove from open work orders where not applicable : retire le champ, et ses valeurs, des ordres de travail ouverts qui n’y correspondent plus. Use with caution - Event date/times deleted cannot be recovered!
   • Force re-compute on active work orders (Caution: This may trigger actions), pour les données calculées : recalcule la valeur sur tous les ordres de travail ouverts.
   • Force update on active work orders (Caution: This may trigger actions), pour les données numériques : enregistre à nouveau les valeurs sur tous les ordres de travail ouverts avec les nouveaux paramètres, par exemple une nouvelle précision décimale.
4. Sélectionnez Save.

Cancel revient en arrière sans enregistrer. Les valeurs modifiées sur les ordres de travail ouverts peuvent déclencher les actions du champ et recalculer les champs calculés qui l’utilisent.

Vous ne pouvez pas désactiver Currently Active pour l’événement de constatation des produits et des charges du workflow, défini dans les paramètres du workflow, ni pour un champ qu’un autre champ indique dans Requires : TrakIT affiche Cannot disable Revenue/Expense Recognition trigger event ou Cannot disable as it is in use as required event/data.

Supprimer un événement ou un champ de données

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete Detail). La page s’ouvre sous le titre Delete Event ou Delete Data, avec les champs grisés.
2. Si des ordres de travail ont le champ, Additional Actions affiche Delete from all work orders and reports, avec leur nombre. Sélectionnez cette option pour supprimer les valeurs du champ de tous les ordres de travail, ouverts et clôturés.
3. Sélectionnez Delete.

Le champ est supprimé avec ses actions, ses délais d’échéance et ses paramètres, et vous revenez au workflow. Cette opération est irréversible. Cancel le conserve.

Un champ que des ordres de travail ont encore ne peut pas être supprimé, sauf si vous sélectionnez Delete from all work orders and reports : TrakIT affiche Unable to delete. Please check references. Il affiche le même message tant que des utilisateurs sont choisis sous Workflow Instructions, ou tant que les délais d’échéance d’un autre champ sont comptés à partir de cet événement : retirez-les d’abord. L’événement de constatation des produits et des charges et les champs qu’un autre champ indique dans Requires ne peuvent pas être supprimés du tout. Pour ne plus utiliser un tel champ, désactivez plutôt Currently Active, lorsque c’est permis.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Customization, Actions et Due Days. TrakIT mémorise l’onglet que vous avez utilisé en dernier.

Onglet Customization

L’onglet Customization définit les ordres de travail qui reçoivent le champ, qui peut le voir ou le modifier, qui est prévenu lorsqu’il change et, pour les événements, le suivi des retards qu’il démarre ou arrête. Chaque encadré a son propre bouton Update.

Les services, les clients et les types de dossiers déterminent quels nouveaux ordres de travail reçoivent le champ. Les ordres de travail qui existent déjà le gardent ou en restent dépourvus : consultez les statistiques, puis utilisez les actions supplémentaires lorsque vous modifiez le champ pour l’ajouter ou le retirer.

Services

1. Choisissez All Services, ou Selected Services Only et cochez les services.
2. Sélectionnez Update.

Avec des services sélectionnés, seuls les ordres de travail qui ont au moins l’un de ces services reçoivent le champ. La liste affiche les services du workflow ; ceux qui sont désactivés apparaissent en rouge avec [Disabled]. TrakIT affiche Services Updated successfully. Please check Event Statistics.

Les services ne peuvent pas être définis sur l’événement de constatation des produits et des charges du workflow.

Role Access

Pour chaque rôle, choisissez ce que ses utilisateurs peuvent faire avec le champ sur les ordres de travail :

• Hidden : ils ne le voient pas.
• View Only : ils le voient mais ne peuvent pas le modifier.
• View & Update : ils peuvent le modifier. Proposé uniquement pour les rôles qui ont Update Events & Data dans la section Work Orders.

Set All règle tous les rôles sur Hidden, View ou Update (lorsque le rôle le permet). Sélectionnez ensuite Update : TrakIT affiche Roles access updated successfully.

Les rôles s’affichent avec leur société entre parenthèses. Un utilisateur qui a plusieurs rôles obtient le niveau le plus élevé que ses rôles autorisent, parmi les rôles qui peuvent consulter ou mettre à jour les événements et les données. Les administrateurs système voient et peuvent modifier tous les champs.

Customers

1. Choisissez All Customers, Selected Customers Only ou All Except Selected Customers.
2. Pour les deux dernières options, ajoutez les clients : tapez une partie du nom d’un client et choisissez le client dans la liste. La liste de gauche limite la recherche à un pays. Les clients apparaissent dans l’encadré en dessous ; Selected Customers les compte.
3. Sélectionnez Update.

Le client est le client du dossier. Pour retirer un client, sélectionnez le X après son nom ; Remove All les retire tous. TrakIT affiche Customers selection updated successfully.

Message	Que faire
Customer specified not found.	Choisissez le client dans la liste pendant la saisie.
Customer specified matches more than one.	Tapez une plus grande partie du nom, ou choisissez dans la liste.
Customer is already selected.	Il est déjà dans l’encadré.
Please add one or more customers	Ajoutez un client, ou choisissez All Customers.

Workflow Instructions

Les instructions du workflow indiquent aux utilisateurs choisis ce qu’ils doivent faire lorsque le champ est mis à jour.

1. Sous Select Users to Notify, tapez des noms et choisissez les utilisateurs. La liste propose les utilisateurs actifs qui ont accès au workflow.
2. Sous Specify Workflow Instructions, saisissez les instructions : de 50 à 500 caractères.
3. Sélectionnez Update.

Lorsque le champ est mis à jour ou modifié sur un ordre de travail, les utilisateurs reçoivent quelques minutes plus tard un e-mail Event/Data Workflow Instructions. Il donne les instructions et les ordres de travail concernés, avec leur client, leurs services, leur conteneur, la nouvelle valeur, les remarques et la personne qui a fait la modification. Pour arrêter ces e-mails, retirez tous les utilisateurs et le texte, puis sélectionnez Update.

Message	Que faire
At least one user must be selected to receive workflow instructions.	Choisissez un utilisateur, ou effacez les instructions.
Workflow Instructions must be at least 50 characters and a maximum of 500 characters.	Allongez ou raccourcissez le texte.

Job Types

1. Choisissez All Types, Selected Types Only ou All Except Selected Types.
2. Pour les deux dernières options, cochez les types de dossiers. Ceux qui sont désactivés apparaissent en rouge avec [Disabled].
3. Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Job Types saved successfully. Si vous n’en cochez aucun, il affiche Please select one or more Shipment Types. Les types de dossiers ne peuvent pas être définis sur l’événement de constatation des produits et des charges du workflow.

Delay Tracking Triggers

Événements uniquement. Pour chaque type de suivi, comme les surestaries ou la détention, choisissez si cet événement déclenche Start Tracking ou Stop Tracking pour le conteneur d’un ordre de travail, ou — pour ni l’un ni l’autre. Sélectionnez ensuite Update : TrakIT affiche Delay tracking saved successfully.

Les types de suivi sont configurés dans les Tables de référence. Pour le fonctionnement du suivi, voir Suivi des retards.

Onglet Actions

Les actions sont ce que fait TrakIT lorsque la valeur du champ change, ou à un moment donné avant ou après un événement : envoyer un e-mail ou un message, mettre à jour un autre champ, clôturer l’ordre de travail, etc. L’onglet Actions les liste dans l’ordre où elles s’exécutent.

Colonne	Affiche
Title	Le titre de l’action. Les actions désactivées sont en rouge.
Trigger	On Change ou On Date/Time.
Action	Le type d’action.
Condition	La description de la condition, si le support TrakIT en a défini une.
Content	Pour les messages, le type de contenu : Plain Message correspond au contenu Simple Message. Pour Update Event/Data, ce que fait l’action, comme Set Event Date/Time ou Copy Event, ou la valeur qu’elle définit.
Form Name	Le modèle de message, le formulaire ou le rapport utilisé.
Recipients	Pour les e-mails, les messages de la messagerie, les messages et les documents, le nombre de destinataires. Une entité compte pour un.
Updated By	La personne qui l’a modifiée en dernier, et il y a combien de temps.

• Pour ajouter une action, sélectionnez Add Action.
• Pour en modifier une, sélectionnez sa ligne. Les lignes Custom Action et Custom Action API affichent No Permission à la place : c’est le support TrakIT qui les modifie.
• Les administrateurs système peuvent faire glisser l’icône de flèches (Re-Order) d’une ligne pour changer l’ordre.

Pour voir ce que les actions ont fait sur chaque ordre de travail, voir le Journal des actions des événements et des données. Sur un ordre de travail, More Info dans les détails des événements et des données les affiche aussi.

Créer ou modifier une action

Add Action ouvre la fenêtre contextuelle Create New Action, et la sélection d’une action ouvre Modify Action. La fenêtre contextuelle a Action Title en haut et deux onglets : Action et Trigger.

1. Saisissez l’Action Title. Obligatoire, sans balises HTML.
2. Dans l’onglet Action, choisissez l’Action Type. Les paramètres de ce type apparaissent en dessous : voir Types d’actions.
3. Sous Run Action, choisissez For Job, pour l’exécuter une fois pour le dossier, ou For Work Orders, pour l’exécuter une fois pour chaque ordre de travail concerné par la modification. Obligatoire.
4. Renseignez les paramètres du type, ainsi que son Content et ses Recipients s’il en a.
5. Dans l’onglet Trigger, choisissez quand elle s’exécute.
6. Sélectionnez Save.

Lorsque vous modifiez une action, Active apparaît aussi : désactivez-le pour arrêter l’action sans la supprimer. Les nouvelles actions sont actives au départ et sont ajoutées à la fin de la liste. Pour supprimer une action, ouvrez-la et sélectionnez Delete en haut à droite, puis confirmez. Seul le support TrakIT peut supprimer une action Transfer Documents.

Recompute (Self, Parent, Child) indique si les champs calculés du dossier, et de ses ordres de travail parents ou enfants, sont recalculés après l’exécution des actions. C’est le support TrakIT qui le définit.

Contenu

Les actions qui envoient quelque chose ont une section Content.

Type de contenu	Envoie	Disponible pour
Simple Message	Le texte de Compose Message. Obligatoire.	Toutes les actions avec un contenu.
Message Template	Le modèle de message choisi dans Select Template.	Toutes les actions avec un contenu.
Form PDF, Form Text, Form HTML	Le formulaire choisi dans Select Form, généré pour l’ordre de travail, sous forme de fichier PDF, texte ou HTML. La liste propose les formulaires du workflow que vous pouvez générer : elle est vide si votre rôle n’a pas Generate Form dans la section Work Orders.	Send Email, Save to FTP Location et Post to API.
Query Report	Le rapport de requête choisi dans Select Report, en pièce jointe. Seuls les rapports pour lesquels le support TrakIT a activé Action Trigger sont listés. Le premier paramètre du rapport reçoit le dossier ou l’ordre de travail.	Send Email.

• Email Subject, pour les e-mails et les documents, est obligatoire et peut utiliser les codes de modèle, notamment [ED:CODE:NAME] et [ED:CODE:EXTNAME] pour le nom ou le nom externe de n’importe quel événement ou champ de données du workflow. Commencez-le par ~ pour omettre le préfixe d’objet de la société.
• File Name, pour le FTP et l’API, nomme le fichier, avec les mêmes codes. L’extension d’un formulaire est ajoutée.
• Compose Message peut utiliser [WOID], [NAME], [VALUE], [OLDVALUE], [REM], [USERID] et [USERNAME] pour l’ordre de travail, le nom du champ, sa nouvelle et son ancienne valeur, les remarques et l’utilisateur qui a fait la modification, ainsi que les codes de modèle standard et [ED:CODE:NAME] et [ED:CODE:EXTNAME]. Avec un formulaire ou un rapport, le message l’accompagne. Jusqu’à 2 000 caractères.
• Attach Document to WO, pour un formulaire envoyé par e-mail, FTP ou API, ajoute aussi le formulaire généré aux documents de l’ordre de travail, ou à ceux du dossier. Il est ouvert aux utilisateurs externes si l’accès externe par défaut du formulaire est activé.
• Send Inline, pour Form HTML par e-mail, place le formulaire dans l’e-mail au lieu de le joindre.

Avec For Job, un formulaire adressé à une entité des ordres de travail, comme le transporteur routier, est généré et envoyé une fois pour chaque entité différente parmi les ordres de travail du dossier.

Destinataires

Send Email, Send Chat Message, Send App Notification, Send Documents et certains canaux de Send Message ont une section Recipients.

Dans Recipient List, saisissez des identifiants utilisateur séparés par , ou ; et, pour les e-mails, des adresses e-mail ou, pour les messages, des numéros de téléphone commençant par + et l’indicatif du pays. Ces codes peuvent aussi être utilisés :

Code	Signification
[RESP]	Le responsable de l’ordre de travail.
[CREATOR]	L’utilisateur qui a créé l’ordre de travail.
[VALUE]	La valeur de ce champ, comme une adresse e-mail ou un identifiant utilisateur.
[CODE]	La valeur d’un autre événement ou champ de données, par son code, par exemple [AGENTEMAIL].
[G-CODE]	Un groupe d’utilisateurs par son code. Un e-mail est envoyé aux destinataires e-mail du groupe ; les autres actions sont envoyées à ses membres, et les messages à ceux de ses membres dont les messages sont activés.

Pour ajouter un groupe d’utilisateurs, choisissez-le dans + Add a user group sous la liste ; elle propose les groupes actifs que vous pouvez voir. Pour les messages de la messagerie et les notifications de l’application, chaque destinataire doit être un utilisateur. Tout autre destinataire est refusé.

Pour Send Email, Send Documents et Send Message, Entity ajoute une entité de l’ordre de travail comme destinataire : le transporteur, le client, le chargeur, le réceptionnaire, le transporteur routier, le transporteur routier de retour ou un agent, selon les noms que leur donne votre installation. Pour l’e-mail, Entity Emails choisit les adresses de l’entité à utiliser : General, Finance ou Management. Lorsque toutes celles qui sont cochées sont vides pour une entité, ses adresses générales sont utilisées. Pour les messages, TrakIT utilise les numéros de téléphone ou les numéros WhatsApp de l’entité, selon le canal.

Une liste de destinataires que le support TrakIT a construite à partir d’une requête affiche Custom Recipients Specified. To change, contact Admin.

Types d’actions

Type d’action	Ce qu’elle fait	Ses paramètres
Send Email	Envoie le contenu par e-mail aux destinataires.	Contenu, Email Subject, destinataires.
Send Chat Message	Envoie le contenu sous forme de message de la messagerie TrakIT à chaque utilisateur destinataire.	Contenu, destinataires.
Send Message	Envoie le contenu par un canal de messagerie, comme le SMS, WhatsApp ou une messagerie d’équipe.	Select Channel : les canaux configurés dans Intégrations. Pour les canaux SMS et WhatsApp, des destinataires sont nécessaires : les utilisateurs le reçoivent sur leur numéro de mobile s’ils ont activé les messages. Les autres canaux publient dans le canal lui-même.
Send Documents	Envoie par e-mail, en pièces jointes, des documents de l’ordre de travail, ou du dossier avec For Job. Rien n’est envoyé lorsqu’aucun document ne correspond.	Contenu (un message simple ou un modèle de message), Email Subject, destinataires, et les documents (voir ci-dessous).
Send App Notification	Envoie le contenu sous forme de notification sur l’application TrakIT distincte de chaque utilisateur destinataire.	Contenu, destinataires.
Save to FTP Location	Enregistre le contenu, ou le formulaire généré, sous forme de fichier sur un serveur FTP.	FTP Server, contenu, File Name.
Post to API	Envoie le contenu, ou le formulaire généré, à une intégration d’API.	API Integration : celles qui sont configurées dans Intégrations. Contenu, File Name.
Commit Items	Confirme les articles de l’ordre de travail.	Aucun.
Update Asset	Définit un champ sur les actifs associés à l’ordre de travail.	Asset Type, Asset Field et Value to Update.
Allocate Asset	Associe un actif à l’ordre de travail : l’actif dont le numéro de série, ou à défaut le nom dans le type choisi, est la valeur de ce champ, ou du Data Field que vous choisissez.	Asset Type, Data Field, et ce qu’il faut faire si un actif du même type est déjà associé : Do not add, Replace asset of same type ou Allow multiple assets of same type.
Update Event/Data	Met à jour un autre événement ou champ de données du même ordre de travail, ou de tous les ordres de travail ouverts du dossier avec For Job. La mise à jour est contrôlée comme celle d’un utilisateur.	Voir ci-dessous.
Add/Remove Service	Ajoute des services à l’ordre de travail ou les retire, puis reconstruit ses événements et ses données en conservant les valeurs. S’exécute toujours pour chaque ordre de travail.	Add Service(s) ou Remove Service(s), et les services.
Post Comment	Publie le contenu sous forme de commentaire sur le dossier, non destiné aux utilisateurs externes. Il apparaît dans l’onglet Comments de l’ordre de travail.	Contenu.
Close Work Order, Cancel Work Order	Clôture ou annule l’ordre de travail, ou l’ensemble du dossier avec For Job, avec un motif qui cite le code de ce champ.	Aucun.
Custom Action, Custom Action API, Transfer Documents, Execute Page	Configurés par le support TrakIT.

Les actifs sont configurés dans Gestion des actifs.

Paramètres de Update Event/Data :

• Update Type : Event ou Data, puis le champ dans Select Event ou Select Data. Un champ ne peut pas se mettre à jour lui-même.
• Pour un événement, Update Option : Current Date/Time, Copy Event, Set NA, Set TBA ou Clear Event. Copy Event copie la date de ce champ ; cette option est proposée lorsque ce champ est un événement ou un champ de date, et s’appelle Copy Data pour un champ de date.
• Pour des données, Value to Update : la valeur, qui peut utiliser [WOID], [NAME], [VALUE], [OLDVALUE] et [REM]. Laissez-la vide pour effacer la valeur.

Paramètres de Send Documents :

• Match Type : Match Document Title, Match File Name, Match Title Or File Name ou Home Page Documents.
• Document Count : All Matching, ou seulement le dernier, ou les deux, trois, cinq ou dix derniers.
• Match Pattern : les titres ou les noms de fichiers à rechercher. Utilisez % pour n’importe quels caractères, _ pour un caractère et ; entre les masques, par exemple %invoice%;%packing list%. Les documents annulés sont exclus. Avec un destinataire Entity, seuls les documents ouverts aux utilisateurs externes sont envoyés.
• Document ID(s), pour Home Page Documents : les identifiants des documents de la page Documents, séparés par des virgules. Ils peuvent faire jusqu’à 20 Mo au total.

Déclencheur

Dans l’onglet Trigger :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Select Trigger	On Change : lorsque la valeur du champ change. On Date/Time : un nombre d’heures avant ou après la date du champ.
Select Offset	Pour On Date/Time : le nombre d’heures, et Hours Earlier ou Hours Later. Hours Earlier ne fonctionne que pour des dates dans le futur.
Event/Data Codes	Des codes d’événements ou de champs de données, séparés par des virgules ou des espaces. Sous Completed, les champs qui doivent avoir une valeur (autre que TBA) ; sous Not Completed, ceux qui doivent être vides ou TBA. All ou Any indique s’il les faut tous ou si un seul suffit.

Lorsque le support TrakIT a défini une condition pour l’action, Condition affiche sa description, et Retry Action For le nombre de jours pendant lesquels TrakIT continue d’essayer lorsque la condition n’est pas remplie.

Quand les actions s’exécutent

• Les actions On Change s’exécutent dès que la valeur est enregistrée dans TrakIT, y compris lorsqu’elle est effacée. Pour ignorer une valeur effacée, saisissez le code du champ lui-même sous Completed. Pour les valeurs enregistrées via SaveSeqData ou SaveSeqDataAsync de l’API d’intégration, ces actions s’exécutent plutôt lors de la vérification que TrakIT fait toutes les 30 minutes, donc jusqu’à environ 30 minutes plus tard.
• Les actions On Date/Time ne s’exécutent que pour les événements, les champs de date et les champs calculés. TrakIT les vérifie toutes les 30 minutes : elles s’exécutent donc jusqu’à environ 30 minutes après leur heure.
• Les actions ne s’exécutent que sur les ordres de travail actifs et abandonnés, et uniquement pour les valeurs modifiées après le dernier enregistrement de l’action ; une action On Date/Time s’exécute aussi pour les dates postérieures à cet enregistrement.
• Chaque action s’exécute une fois pour chaque valeur. Lorsque la valeur change à nouveau, elle peut s’exécuter à nouveau.
• Si les codes ou la condition ne sont pas remplis au moment où l’action doit s’exécuter, elle ne s’exécute pas, et ne s’exécute pas non plus plus tard lorsqu’ils le sont, sauf si le support TrakIT a défini Retry Action For. TrakIT réessaie alors toutes les 30 minutes pendant ce nombre de jours après la modification.

Messages à l’enregistrement d’une action

Message	Que faire
Title must be specified, Action Type must be selected	Saisissez le titre, choisissez le type.
Specify if the action is for the job or for each work order	Choisissez For Job ou For Work Orders.
Content Type must be selected	Choisissez le type de contenu.
Email Subject is required, File Name is required	Saisissez-le.
Template must be selected, Form must be selected, Query Report must be selected	Choisissez-le.
Message Is required	Saisissez le message dans Compose Message.
Message size cannot exceed 2000 characters	Raccourcissez le message.
FTP Server must be selected, API Integration must be selected, Message Channel is required	Choisissez-le.
User ID ‘…’ does not exist, … is not a User ID, Phone number … is invalid	Corrigez le destinataire.
Recipient code … is not [RESP], [CREATOR], [VALUE] or a valid Event/Data code	Corrigez le code.
Event/Data cannot update itself	Choisissez un autre champ.
Please select Asset Type, Please select Asset Field	Choisissez-les.
At least one service must be selected	Cochez un service.
Offset must be specified	Saisissez les heures pour On Date/Time.
Completed Event/Data Codes contains invalid characters	Utilisez uniquement des codes, séparés par des virgules ou des espaces.
Match Pattern is required, Invalid characters found in pattern	Saisissez un masque composé de lettres, de chiffres, d’espaces et de _ % . - ; # @ ( ) [ ].
Please define Document ID(s), Document ID must be comma seperated numbers	Saisissez des identifiants de documents séparés par des virgules.
Selected Query Report is not enabled for Action Trigger	Demandez au support TrakIT d’activer le rapport.

Onglet Due Days

Les délais d’échéance indiquent quand le champ doit être rempli, en jours comptés à partir d’un événement. La page Événements et données affiche alors l’échéance d’un champ vide ou TBA dans Due By, en rouge en cas de retard, et permet de filtrer sur cette échéance.

L’onglet liste les délais d’échéance du champ : l’Event à partir duquel ils sont comptés, les Offset Days, et la personne qui les a ajoutés. Pour en supprimer un, sélectionnez la croix (Delete Due Date) : TrakIT affiche Due Date deleted.

Add Due Days

1. Sélectionnez Add. La fenêtre contextuelle Add Due Days s’ouvre.
2. Dans Select Event, choisissez l’événement à partir duquel compter.
3. Sous Offset, faites glisser le curseur jusqu’au nombre de jours, de 30 jours avant à 30 jours après l’événement.
4. Sélectionnez Add.

Le champ arrive alors à échéance ce nombre de jours avant ou après la date de l’événement. Chaque événement ne peut être utilisé qu’une fois : sinon, TrakIT affiche Due Days for selected event already exists.

Qui peut utiliser cette page

Pour ouvrir la page, votre rôle doit avoir Read dans la section WorkFlow Definitions, et vous devez avoir accès au workflow, sauf si vous êtes administrateur système.

Autorisation	Vous permet de
Read	Voir le champ, ses statistiques, sa personnalisation, ses actions et ses délais d’échéance.
Update	Créer, modifier et supprimer des événements et des champs de données, modifier l’onglet Customization, ajouter, modifier et supprimer des actions, et ajouter et supprimer des délais d’échéance.

Seuls les administrateurs système peuvent créer des éléments de référence et réordonner les actions. Le support TrakIT configure les expressions de calcul, les filtres personnalisés, les listes construites à partir de requêtes, les contrôles de valeurs, les conditions et les nouvelles tentatives des actions, Recompute, les listes de destinataires construites à partir de requêtes, et les types d’actions Custom Action, Custom Action API, Transfer Documents et Execute Page.