Workflow

La page Workflow affiche un workflow et tout ce qui est configuré pour lui : ses événements et ses champs de données, les postes avec lesquels démarrent ses dossiers, ses KPI (indicateurs clés de performance), ses services et ses types de dossiers, ses formulaires, sa liste de contrôle des documents, ses champs d’en-tête, ses coûts de retard, les onglets qu’affichent ses ordres de travail, ses entrepôts et ses parcs, les personnes informées de ses ordres de travail, et ses mesures. Le titre de la page est Workflow Definitions, comme celui de la liste.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Workflow Definitions, puis sélectionnez le workflow dans la liste. ◄ Workflow List vous y ramène. Vous pouvez ouvrir un workflow auquel vous avez accès ; les administrateurs système peuvent ouvrir n’importe quel workflow. Pour configurer un nouveau workflow étape par étape, voir Concevoir un workflow.

Note

Certains libellés de cette page sont définis pour votre installation et peuvent donc différer de ceux indiqués ici : le nom de la référence du dossier (par exemple Transport Document, abrégé en T/D) et les noms des types d’entités (comme Customer ou Carrier).

L’en-tête

L’encadré Header en haut de la page affiche le nom du workflow et ses paramètres en trois groupes, General, Operations et Finance. Sélectionnez Header pour replier ou déplier l’encadré ; TrakIT mémorise votre choix. Pour la signification de chaque paramètre et la façon de le modifier, voir Paramètres du workflow.

En haut à droite de l’encadré :

• le statut : Active, Disabled ou Archived ;
• WO Count : le nombre d’ordres de travail du workflow ;
• l’icône de bulle de dialogue (Change Log), qui ouvre le journal des modifications du workflow : des notes sur les modifications du workflow, que les administrateurs système peuvent ajouter.

Sous l’encadré, une ligne indique qui a modifié le workflow en dernier, et quand. Les icônes en bas à droite :

Icône	Ce qu’elle fait
Copie (Duplicate Workflow)	Duplique le workflow.
Crayon (Edit Workflow)	Ouvre les paramètres du workflow pour les modifier. Voir Paramètres du workflow.
Corbeille (Delete Workflow)	Ouvre les paramètres du workflow pour supprimer le workflow. Voir Paramètres du workflow.

Dupliquer un workflow

1. Sélectionnez l’icône de copie (Duplicate Workflow).
2. Dans Duplicate Workflow, qui indique que la copie sera inactive, sélectionnez Create.

TrakIT crée la copie et l’ouvre. La copie est inactive, et archivée si le workflow l’est. Son nom est celui du workflow suivi de _D, et son code est DUPL. Modifiez les deux dans les paramètres de la copie avant de dupliquer un autre workflow : deux workflows ne peuvent pas avoir le même code ou le même nom, et TrakIT affiche alors Unable to duplicate workflow - Workflow Code/Name is already in use.

La copie reprend :

• les paramètres du workflow, ses champs d’en-tête et les onglets de ses ordres de travail ;
• ses événements et ses champs de données, avec leurs principaux paramètres et leurs services ;
• ses postes par défaut et ses postes autorisés ;
• ses coûts de retard et ses KPI, sans les services auxquels ils sont limités ;
• ses formulaires, sans leurs conditions, leurs événements déclencheurs, leurs services et leurs options de rattachement ;
• ses mesures et ses services autorisés ;
• les utilisateurs qui ont accès au workflow.

Configurez de nouveau ces éléments sur la copie, car ils ne sont pas copiés :

• l’accès par rôle, les clients, les types de dossiers, les conditions, les actions, les instructions du workflow, les déclencheurs du suivi des retards et plusieurs autres paramètres des événements et des champs de données : vérifiez chacun d’eux sur la page Définitions d’événements et de données ;
• les types de dossiers des postes par défaut et autorisés et des KPI, ainsi que les groupes de postes, les remarques et les devises des postes par défaut ;
• la liste de contrôle des documents et les e-mails de rappel, les types de dossiers autorisés, les entrepôts et les parcs, les types d’articles, les déclencheurs de mouvements de parc, et les utilisateurs de l’onglet WO Creation et de Expiry Notifications.

Pour comparer la copie avec le workflow, utilisez Comparer des workflows.

Onglets

Les onglets sous l’en-tête sont Events, Data, Finance, KPIs, Services/Job Type, Forms, Documents, Header Fields, Delay Tracking, WO Tabs, Warehouses & Yards, WO Creation et Measurements. TrakIT mémorise le dernier onglet que vous avez utilisé. Lorsque vous revenez de la page d’un champ de données, il ouvre l’onglet Data.

Si votre rôle peut mettre à jour les workflows :

• Pour modifier ou supprimer une ligne d’une liste, pointez sur l’icône de menu au bout de sa ligne et sélectionnez Modify ou Delete.
• Les listes qui ont une icône de flèches (Re-Order) au début de chaque ligne peuvent être ordonnées : faites glisser une ligne par l’icône et déposez-la à sa nouvelle place. L’ordre est enregistré immédiatement.

Sans cette autorisation, vous voyez les onglets mais ne pouvez pas les modifier.

Onglet Events

L’onglet Events liste les événements du workflow : les étapes de ses ordres de travail, chacune enregistrée avec une date et une heure, comme une arrivée ou une livraison. Pour la façon dont les utilisateurs les enregistrent, voir l’onglet Events de l’ordre de travail et Événements et données.

Pour réduire la liste, utilisez les champs en haut à droite :

• Services : uniquement les événements limités à ce service. Les événements pour tous les services sont masqués.
• Filter : Has Actions ou Has Validation.
• Search : une partie du nom, des informations ou du code d’un événement. Sélectionnez l’icône d’entonnoir (Search).

L’icône de croix (Clear Search) vide les trois champs. TrakIT les mémorise, séparément pour les onglets Events et Data. Total Found compte les événements listés.

Colonne	Affiche
Icône de flèches	Faites-la glisser pour ordonner les événements : les ordres de travail les listent dans cet ordre. Affichée tant que le champ de recherche est vide.
Event Name	Le nom de l’événement, puis ses informations en gris, sur la couleur de l’événement. Une icône de lecture signale l’événement de départ, et une étoile un événement obligatoire.
Icône d’éclair	Le nombre d’actions de l’événement.
Code	Le code de l’événement, qu’utilisent les KPI, les formulaires et les actions.
Workflow	Le nombre d’instructions du workflow de l’événement.
External Access	Visible ou Updatable pour les utilisateurs externes. Vide lorsqu’ils ne peuvent pas le voir.
Apply to Job	Yes pour un événement qui s’applique à tout le dossier.
Info	Yes pour un événement donné à titre d’information.
Delay Tracking	Yes si l’événement démarre ou arrête le suivi des retards.
Customers	All, ou Only ou Except et le nombre de clients, en rouge.
Services	All, ou le nombre de services auxquels l’événement est limité, en rouge.
Job Types	All, ou Only ou Except et le nombre de types de dossiers, en rouge.
Roles Assigned	All, ou Custom en rouge lorsque l’accès est défini par rôle.
Owner Role	Le rôle propriétaire de l’événement, s’il y en a un.
Requires	Ce qui doit être renseigné d’abord : Header et le nom du champ d’en-tête, ou Event ou Data et son code. Voir Exiger un champ d’en-tête.

Les événements inactifs sont affichés en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’événement et le modifier ; Create ajoute au workflow un nouvel événement à partir d’un événement de référence. Les deux sont décrits dans Définitions d’événements et de données.

Export télécharge les événements du workflow dans un fichier Excel, avec plus de colonnes, comme la description, le statut, le nom externe et les paramètres de l’événement. Il tient compte du texte de Search, mais pas de Services ni de Filter.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données du workflow, comme des numéros de référence, des noms ou des montants, et fonctionne comme l’onglet Events. Pour la façon dont les utilisateurs les renseignent, voir l’onglet Data de l’ordre de travail.

Les différences :

• La liste a une colonne Data Type, par exemple texte, nombre, date ou entité, et pas de colonne Info ni Delay Tracking.
• Filter propose aussi Is Computed et Has Item List.
• Create ajoute un nouveau champ de données à partir d’un champ de données de référence.
• L’export a des colonnes propres aux champs de données, comme le format des données, la valeur par défaut et le nombre d’éléments qui peuvent être choisis.

Onglet Finance

L’onglet Finance configure, pour chaque société, les postes avec lesquels démarrent les dossiers du workflow et, si le workflow les limite, les postes que ses dossiers peuvent utiliser.

• Les postes par défaut sont les postes que TrakIT ajoute lorsqu’un utilisateur initialise les estimations d’un dossier, d’un ordre de travail ou d’un devis à partir du workflow. Voir Initialiser les postes et Finance de l’ordre de travail.
• Les postes autorisés ne sont listés que si le paramètre Allowed Master Accounts du workflow est Selected Accounts Only (affiché comme Allow Master Accounts dans l’en-tête). Seules ces rubriques peuvent alors être utilisées sur les dossiers du workflow. Voir Postes autorisés.

1. Dans Select Company, choisissez la société. Elle est d’abord réglée sur la société responsable du workflow. La liste affiche les sociétés auxquelles vous avez accès ; les administrateurs système les voient toutes.
2. Les listes affichent les postes par défaut de cette société et, s’il y en a, ses postes autorisés.

Default Accounts liste les postes par type : Income Accounts, Expense Accounts et Disbursement Accounts. Les postes inactifs, ou dont la rubrique est inactive, sont affichés en rouge. Pour voir quels postes sont limités à un service, choisissez-le dans Highlight Services : ils sont surlignés en jaune.

Colonne	Affiche
Category	La catégorie de la rubrique.
Account	La rubrique, avec au-dessus le groupe de postes en rouge, s’il y en a un.
Detail	Le texte ajouté au nom du poste.
Code	Le code de la rubrique.
Applies	La façon dont la quantité est calculée, par exemple per WO. Voir Champ Applies.
Default Amount	Le tarif par défaut, avec sa devise.
Default Entity	Le type d’entité indiqué sur la rubrique, le cas échéant.
Taxes	Les taxes par défaut.
Services, Job Types	All, ou le nombre de services ou de types de dossiers auxquels le poste est limité.
Created	Le moment où le poste a été ajouté.

Ajouter un poste par défaut

Le workflow a d’abord besoin d’une devise de base. Sinon, TrakIT affiche Please set the primary currency of the workflow before adding accounts.

1. Choisissez la société dans Select Company.
2. Sous Default Accounts, sélectionnez Add.
3. Dans Add Default Account, renseignez les champs ci-dessous.
4. Sélectionnez Create.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Type	Income, Expense ou Disbursement. Obligatoire.
Master	La rubrique : les rubriques actives de la société pour ce type, ou seulement les rubriques autorisées si le workflow les limite. Obligatoire.
Detail	Jusqu’à 50 caractères, ajoutés au nom du poste. La même rubrique avec le même détail ne peut pas être ajoutée deux fois.
Applies To	La façon dont la quantité est calculée sur le dossier : per Job, per WO, per m3, per Kg, per TEU, per 20’, per 40’, for WO ou Manual. Voir Champ Applies.
Account Group	L’un des groupes de postes de la société, si nécessaire.
Default Amount	Le tarif par défaut, et sa devise : l’une des devises de la société, la devise de base du workflow étant proposée d’abord. Laissez le montant vide pour ne pas avoir de tarif par défaut.
Services	All, ou Selected et cochez les services : le poste n’est alors ajouté qu’aux dossiers qui ont l’un d’eux.
Job Types	All, ou Selected et cochez les types de dossiers.
Taxes	Les taxes par défaut. La liste affiche les taxes du pays de la société qui conviennent au type de poste. Chaque sorte de taxe ne peut être cochée qu’une fois.
Default Internal Remarks	Jusqu’à 500 caractères.
Default External Remarks	Jusqu’à 300 caractères, imprimés sous la ligne du poste sur la facture.
Active	Décochez-le pour exclure le poste lors de l’initialisation des estimations.

Les services et les types de dossiers qui ne sont plus autorisés pour le workflow sont affichés en rouge, avec [Disabled].

Pour modifier un poste, sélectionnez Modify dans le menu de sa ligne : la fenêtre est Modify Account, où vous ne pouvez modifier ni le type ni la rubrique. Pour en supprimer un, sélectionnez Delete, puis Delete dans Confirm Delete Account.

Message	Que faire
Account is required	Choisissez la rubrique.
Default Amount must be a number	Saisissez un nombre, ou laissez le montant vide.
Selected Account/Detail combination has already been added.	Utilisez un autre détail, ou modifiez le poste existant.
Cannot add the same type of tax more than once	Cochez une seule taxe de chaque sorte.
Select at least one Service, Select at least one Job Type	Cochez-en au moins un, ou choisissez All.

Postes autorisés

Lorsque le paramètre Allowed Master Accounts du workflow est Selected Accounts Only, la liste Allow Only Below Accounts apparaît à côté des postes par défaut. Seules ces rubriques peuvent être des postes par défaut ou être ajoutées aux dossiers du workflow, et seulement sur les dossiers qui ont les services et les types de dossiers qu’elles autorisent. Voir Ajouter ou modifier un poste.

Pour autoriser un poste :

1. Sous Allow Only Below Accounts, sélectionnez Add.
2. Dans Allowed Account, choisissez le Type et le Master.
3. Choisissez les Services et les Job Types pour lesquels il est autorisé : All, ou Selected et cochez-les.
4. Cochez ses Taxes par défaut. Un poste d’un dossier qui n’a pas de poste par défaut correspondant les reçoit lorsque ses taxes sont réinitialisées.
5. Sélectionnez Save.

Pour modifier les services, les types de dossiers ou les taxes, sélectionnez Modify dans le menu de la ligne. Pour retirer un poste, sélectionnez Delete dans le menu de la ligne, puis Delete. Un poste qui est aussi un poste par défaut ne peut pas être retiré : TrakIT affiche Cannot remove account present in default accounts.

Copy Financials

Copy Financials copie les postes par défaut de la société sélectionnée vers un autre workflow. Il apparaît lorsque la société a des postes par défaut.

1. Dans Select Recipient Workflow, choisissez le workflow. La liste propose les workflows actifs auxquels vous avez accès.
2. Sélectionnez Copy.

Les postes s’ajoutent à ceux que le workflow destinataire a déjà pour la société. Le workflow destinataire doit avoir une devise de base, et son paramètre Allowed Master Accounts doit être All Accounts. Les postes ne conservent leurs services que si le workflow destinataire est du même type, et leurs taxes que si elles existent dans le pays du destinataire et conviennent au poste. Les groupes de postes et les remarques ne sont pas copiés.

Message	Que faire
Please set currency on destination workflow	Définissez la devise de base du workflow destinataire.
Please set ‘Allow Master Accounts’ to All for destination workflow	Modifiez le paramètre Allowed Master Accounts du workflow destinataire.
Unable to copy accounts. Check if destination workflow already has same accounts for this company.	Retirez les postes que le workflow destinataire a déjà, ou ajoutez manuellement ceux qui manquent.

Onglet KPIs

Un KPI mesure le temps entre deux événements d’un ordre de travail, et peut déclencher une alerte lorsqu’il est au-dessus, ou au-dessous, d’une cible. Les utilisateurs voient les KPI dans l’onglet KPIs de l’ordre de travail, s’abonnent à leurs alertes dans Notifications et les suivent dans les rapports de KPI.

L’onglet KPIs liste les KPI du workflow. Les KPI inactifs sont affichés en rouge. Pour voir quels KPI sont limités à un service, choisissez-le dans Highlight Services : ils sont surlignés en jaune.

Colonne	Affiche
KPI	Le nom du KPI, issu de son KPI de base.
From, To	Les codes des événements à partir desquels et jusqu’auxquels il mesure.
Completed, Not Completed	Les codes qui doivent, ou ne doivent pas, être renseignés pour qu’une alerte soit déclenchée.
Target	La cible, en heures.
Business Hours	Yes pour un KPI compté en heures ouvrées.
Exclude	Yes pour un KPI exclu des rapports.
Changed By	La personne qui a modifié le KPI en dernier.
Country Code	Le pays dont les jours fériés ne sont pas comptés par un KPI en heures ouvrées.
Services, Job Types	Le nombre de services ou de types de dossiers auxquels le KPI est limité.

Un nouvel ordre de travail reçoit les KPI actifs du workflow qui s’appliquent à ses services. Les Job Types d’un KPI ne sont pris en compte que lorsque les événements et les données d’un ordre de travail sont réinitialisés.

Le menu de la ligne propose aussi Refresh All WO : TrakIT recalcule le KPI sur tous les ordres de travail actifs et abandonnés du workflow, en arrière-plan, et affiche KPI Refresh started in the background. Un seul recalcul peut être en cours à la fois pour un workflow. Le support TrakIT peut aussi recalculer tous les KPI du workflow en une seule fois.

Export télécharge les KPI dans un fichier Excel.

Créer ou modifier un KPI

1. Sélectionnez Create New, ou sélectionnez Modify dans le menu de la ligne d’un KPI.
2. Dans New KPI Definition ou Edit KPI Definition, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Create ou Save.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Base KPI	Le KPI, parmi les définitions de KPI de Admin > Masters > Master Tables. Obligatoire.
From Event(s)	Le code de l’événement à partir duquel mesurer, ou plusieurs codes séparés par des virgules. CREATED correspond à la création de l’ordre de travail. Avec plusieurs codes, choisissez la date qui compte : First Found (le premier code, dans l’ordre indiqué, qui a une date), Earliest ou Latest.
Use current date if unavailable	Mesure à partir de l’heure actuelle tant que l’événement n’a pas de date.
To Event(s)	Le ou les codes de l’événement jusqu’auquel mesurer, avec les mêmes options. Avec Use current date if unavailable, le KPI continue de courir tant que l’événement n’a pas de date. Vous ne pouvez pas utiliser la date actuelle pour les deux.
In Business Hours	Ne compte que les heures ouvrées. Choisissez le Country dont les jours fériés ne sont pas comptés, et la Zone, le fuseau horaire. Voir Jours fériés par pays.
Active	Décochez-le pour ne plus calculer le KPI.
Exclude From Reports	Exclut le KPI des rapports de KPI et des tableaux de bord.
Hours exceed ou Hours are less than, et hours	La cible, en heures entières. Avec Hours exceed, une alerte est déclenchée lorsque le KPI dépasse la cible ; avec Hours are less than, lorsqu’il est en dessous. Laissez les heures vides pour ne pas avoir d’alertes.
Alert Despite Completion	Continue de déclencher l’alerte une fois que les deux événements ont une date. Sinon, il n’y a plus d’alerte une fois le KPI terminé.
Completed Events/Data	Des codes d’événements ou de champs de données, séparés par des virgules, qui doivent tous être renseignés, avec une valeur autre que TBA, pour qu’une alerte soit déclenchée.
Not Completed Events/Data	Des codes qui doivent tous être vides, ou TBA, pour qu’une alerte soit déclenchée.
Services, Job Types	All, ou Selected et cochez-les.

Les codes peuvent contenir des lettres, des chiffres et des traits de soulignement, et doivent être des codes d’événements ou de champs de données du workflow, sinon TrakIT affiche par exemple Code ‘ETA2’ does not exist. Completed Events/Data et Not Completed Events/Data acceptent aussi ces noms de champs d’en-tête. Un champ d’en-tête compte comme réalisé lorsqu’il a une valeur, et comme non réalisé lorsqu’il est vide.

Nom	Champ d’en-tête
TRANSID	Transporter
RETTRANSID	Return Transporter
AGENTID	Bond Agent
CLAGENTID	Clearing Agent
SEALNUM	Seal Number
ORGCNTRY	Country of Origin
DESTCNTRY	Final Destination

Sous Additional Actions :

• Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing ajoute le KPI aux ordres de travail actifs et abandonnés du workflow qui ne l’ont pas et qui correspondent à ses services.
• Lorsque vous modifiez un KPI, Update Target Days in existing open work orders donne aussi la nouvelle cible à ces ordres de travail. Sinon, ils conservent la cible qu’ils avaient.

Pour supprimer un KPI, sélectionnez Delete dans le menu de sa ligne, puis Delete dans Confirm Delete KPI Definition. Un KPI que des ordres de travail ont ne peut pas être supprimé (Cannot delete KPI in use), sauf si vous cochez Force Delete KPI (Permanently delete from all Work Orders) : TrakIT le retire alors, avec ses valeurs, de tous les ordres de travail et des abonnements des utilisateurs. Pour conserver les valeurs, décochez plutôt Active.

Copy KPIs

1. Sous Copy KPIs, choisissez le workflow dans Select Recipient Workflow. La liste propose les workflows actifs auxquels vous avez accès.
2. Sélectionnez Copy.

TrakIT copie tous les KPI vers le workflow destinataire, qui ne doit encore avoir aucun KPI : sinon, il affiche Selected Workflow already has KPIs. Les services auxquels les KPI sont limités ne sont pas copiés. Vérifiez les copies : leurs codes d’événements doivent exister dans le workflow destinataire.

Onglet Services/Job Type

L’onglet Services/Job Type choisit les services que peuvent avoir les ordres de travail du workflow et les types de dossiers que peuvent avoir ses dossiers.

• Allowed Services liste les services de workflow du même type que le workflow (import, export, aller-retour ou hors expédition) qui sont disponibles pour sa société responsable.
• Allowed Job Types liste les types de dossiers disponibles pour cette société.

Les deux sont configurés dans Admin > Masters > Master Tables (Workflow Services et Job Types). Ceux qui sont sélectionnés viennent en premier, sous Selected Services ou Selected Job Types ; les autres figurent sous Available Services ou Available Job Types, en gris. L’intitulé les compte, par exemple Allowed Services: 3 of 8.

1. Cochez les services ou les types de dossiers à autoriser, et décochez les autres. Vous pouvez aussi sélectionner une ligne.
2. Sélectionnez Save sous la liste.

Seuls les services et les types de dossiers autorisés peuvent être choisis sur les ordres de travail et les dossiers du workflow. Les autres colonnes comptent où chacun est utilisé dans le workflow : par Event/Data, Accounts, KPIs et Forms. Vous pouvez retirer un service ou un type de dossier utilisé : dans les autres onglets, il est alors affiché en rouge, avec [Disabled].

Onglet Forms

L’onglet Forms liste les formulaires que les utilisateurs peuvent générer à partir des ordres de travail et des dossiers du workflow, dans l’onglet Forms de l’ordre de travail. Les formulaires sont configurés dans Admin > Form Definitions : voir Définitions de formulaires et Configurer les modèles de documents.

Colonne	Affiche
Form Name, Description	Le formulaire. Les formulaires inactifs sont affichés en rouge : les utilisateurs ne peuvent pas les générer.
Trigger Event	L’événement enregistré lorsque le formulaire est généré.
Requires	Ce qui doit être renseigné avant que le formulaire puisse être généré : Header et le nom du champ d’en-tête, Event ou Data et son code, ou Custom. Voir Exiger un champ d’en-tête.
Attach to WO	Yes, ou No en rouge lorsque le PDF généré n’est pas ajouté aux documents.
Services	All, ou le nombre de services auxquels le formulaire est limité.
Global	Yes pour un formulaire global.

Les formulaires globaux sont disponibles sur tous les workflows. Ils sont listés ici, mais vous ne pouvez pas les modifier ni les retirer dans cet onglet.

Ajouter un formulaire

1. Sélectionnez Add New.
2. Dans Add New Form, choisissez le formulaire dans Select Form. La liste propose les formulaires d’ordre de travail et de dossier actifs qui ne sont pas globaux et pas encore dans le workflow.
3. Renseignez les autres champs ci-dessous.
4. Sélectionnez Save.

Champ	Ce qu’il fait
Requires	– No Requirement –, ou Header, Event ou Data, puis le champ d’en-tête, l’événement ou le champ de données dans la liste en dessous. Le formulaire ne peut alors être généré qu’une fois celui-ci renseigné avec une valeur autre que TBA ; sinon, l’ordre de travail indique pourquoi. Une condition Custom est configurée par le support TrakIT.
Trigger Event Code	Facultatif : le code de l’un des événements du workflow. Lorsque le formulaire est généré, TrakIT règle cet événement sur la date et l’heure actuelles sur chaque ordre de travail concerné par le formulaire, avec une remarque indiquant que le formulaire a été généré.
Do Not Attach To Work Order	Le PDF généré est téléchargé, et n’est pas ajouté aux documents de l’ordre de travail ou du dossier.
Allow Deletion From Work Order	Permet aux utilisateurs de supprimer le PDF généré des documents. Sinon, il ne peut pas être supprimé. Non disponible avec Do Not Attach To Work Order.
Services	All, ou Selected et cochez les services : le formulaire n’est alors proposé que sur les ordres de travail qui ont l’un d’eux.

Pour modifier les paramètres d’un formulaire, sélectionnez Modify dans le menu de sa ligne : la fenêtre est Modify Form Properties. Pour retirer le formulaire du workflow, sélectionnez Delete : il est retiré immédiatement, et TrakIT affiche Form removed from Workflow.

Message	Que faire
Please select a form	Choisissez le formulaire.
Trigger Event Code specified does not exist	Saisissez le code de l’un des événements du workflow, ou laissez le champ vide.
Select at least one Service	Cochez au moins un service, ou choisissez All.

Onglet Documents

L’onglet Documents configure la liste de contrôle des documents du workflow : les documents dont ses dossiers ont besoin. La liste de contrôle apparaît dans l’onglet Documents des ordres de travail, la même sur tous les ordres de travail d’un dossier, où les utilisateurs enregistrent le statut de chaque document. L’onglet configure aussi des e-mails de rappel pour les documents encore manquants.

Checklist liste les documents, dans l’ordre où les dossiers les affichent.

Colonne	Affiche
Document	Le nom du document, avec sa description en dessous.
Requirement	Original ou Copy.
Mandatory	Yes pour un document obligatoire, signalé par une étoile sur les dossiers.
Expr.	Une coche si l’élément a une expression de nom de fichier.
Created	Il y a combien de temps l’élément a été ajouté.

Les éléments désactivés sont affichés en rouge.

Ajouter un élément à la liste de contrôle

1. Sélectionnez Add Document.
2. Dans Add New Requirement, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Add.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Document Name	Jusqu’à 200 caractères. Obligatoire, et différent des autres éléments du workflow.
Description	Jusqu’à 500 caractères.
Requirement Type	Original ou Copy. Obligatoire.
File Name Expression	Une expression régulière. Un document chargé sur un dossier sans élément de la liste de contrôle est lié aux éléments dont l’expression correspond à son nom de fichier.
Mandatory	Marque le document comme obligatoire.

L’élément apparaît immédiatement sur la liste de contrôle de tous les dossiers du workflow.

Pour modifier un élément, sélectionnez Modify dans le menu de sa ligne : dans Update Requirement, vous pouvez tout modifier sauf le nom, et activer Disabled pour retirer l’élément des listes de contrôle des dossiers qui ne l’ont pas encore utilisé. Pour supprimer un élément, sélectionnez Delete, puis Delete dans Confirm Delete Requirement : il est retiré de tous les dossiers, avec leurs statuts.

Message	Que faire
Document Name is required, Requirement Type is required	Renseignez-les.
Document has already been added.	Utilisez un autre nom.
Regular Expression is not valid	Corrigez l’expression de nom de fichier.

E-mails de rappel

Reminder Emails envoie aux clients des rappels des documents dont leurs dossiers ont encore besoin. Un dossier reçoit le rappel si :

• il a un ordre de travail actif ou abandonné et un client, et ce client figure dans la liste du rappel ;
• l’un de ses éléments de la liste de contrôle a un statut enregistré qui reste en suspens : Pending, Partial, Incorrect, Requested, Have Draft, Have Telex, Need Stamp, ou Have Copy pour un document exigé en original. Les éléments dont le statut n’a jamais été enregistré sur le dossier ne comptent pas.

TrakIT vérifie toutes les 5 minutes et envoie le rappel pendant l’heure choisie, dans le fuseau horaire par défaut du workflow, les jours choisis, une fois par jour. Chaque dossier reçoit un e-mail : le formulaire choisi, rempli pour le dernier ordre de travail ouvert du dossier, avec le nom du formulaire comme objet. Il est envoyé aux adresses e-mail générales du client, avec le responsable de l’ordre de travail en copie. Les clients inactifs et les formulaires inactifs ne donnent lieu à aucun rappel.

Pour ajouter un rappel :

1. Sélectionnez Add Reminder.
2. Dans Add Document Reminder, saisissez un Title, différent des autres rappels du workflow.
3. Choisissez le Form : le contenu de l’e-mail. La liste propose les formulaires disponibles sur le workflow.
4. Sous Send on Days, cochez les jours.
5. Dans Send Time, saisissez l’heure, de 0 à 23. Le fuseau horaire est affiché à côté.
6. Dans Customer IDs, saisissez les ID des clients, séparés par des virgules, ou * pour tous les clients.
7. Sélectionnez Add.

La liste affiche pour chaque rappel son Title, son Form, ses Days (leurs initiales, avec _ pour les jours non choisis), son Time, ses Customers (All ou leur nombre), Added By et Last Sent. Sélectionnez une ligne pour modifier le rappel, ou la croix (Delete Reminder) pour le supprimer immédiatement.

Message	Que faire
Title is required, Email template selection is required, Customer IDs are required	Renseignez-les.
Send Time must be in range 0 to 23	Saisissez une heure entière.
ID ‘…’ is not numeric	Saisissez des ID de clients, les numéros des entités.
Title specified has already been used.	Utilisez un autre titre.

Onglet Header Fields

L’onglet Header Fields choisit les champs qu’a l’en-tête des ordres de travail du workflow, ceux qui sont obligatoires et ceux que voient les utilisateurs externes.

Colonne	Signification
Header Field	Le champ : la référence du dossier, les entités (client, chargeur, réceptionnaire, transporteur, agents, transporteur routier et transporteur routier de retour), Location List, Country of Origin, Final Destination, Yard Position, Cargo Type, Job Type, Incoterms, Shipper Container, Commodity, Container Number, l’ID de chargement, Load Type, Weight, Volume et Seal Number.
Visible	Le champ figure dans l’en-tête de l’ordre de travail et dans les formulaires qui créent ou modifient des ordres de travail.
Mandatory	Le champ doit être renseigné lorsqu’un ordre de travail est créé dans TrakIT, et lorsque son en-tête est enregistré. TrakIT affiche alors, par exemple, Seal Number is required. L’API d’intégration ne le vérifie pas : voir CreateJob et UpdateWOHeader.
External	Les utilisateurs externes voient le champ dans l’en-tête de l’ordre de travail, et le chargeur et le réceptionnaire aussi sur la page du dossier. Les transporteurs routiers ne voient qu’une partie de ces champs, jamais le client, le chargeur ni le réceptionnaire.

1. Cochez les cases. Décocher Visible décoche aussi Mandatory et External.
2. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Header Fields updated successfully. La référence du dossier est toujours visible, y compris pour les utilisateurs externes. Location List, Yard Position et Shipper Container ne peuvent pas être rendus obligatoires.

Les champs d’en-tête

Les champs d’en-tête sont les mêmes dans tous les workflows.

• Niveau indique où la valeur est conservée. Un champ Dossier a une seule valeur pour tout le dossier, identique sur tous ses ordres de travail. Un champ Ordre de travail a une valeur sur chaque ordre de travail ; certains peuvent être appliqués d’un coup à tous les ordres de travail du dossier, comme le montre Modifier un ordre de travail.
• Masquer et Obligatoire indiquent si le workflow peut masquer le champ ou le rendre obligatoire dans cet onglet.

Champ	Niveau	Contenu	Masquer	Obligatoire
Bond Agent	Ordre de travail	L’agent de caution : une entité.	Oui	Oui
Cargo Type	Dossier	Le type de marchandise, comme Full Container Load (FCL), Less than Container Load (LCL) ou Break-Bulk.	Oui	Oui
Carrier	Ordre de travail	Le transporteur, comme la compagnie maritime : une entité.	Oui	Oui
Clearing Agent	Ordre de travail	Le commissionnaire en douane : une entité.	Oui	Oui
Commodity	Ordre de travail	La marchandise. Si le workflow a une liste de marchandises, l’une de celles de la liste.	Oui	Oui
Container No.	Ordre de travail	Le numéro de conteneur. L’onglet le liste sous le nom Container Number.	Oui	Oui
Country of Origin	Ordre de travail	Un pays.	Oui	Oui
Customer	Dossier	Le client : une entité.	Oui	Oui
Final Destination	Ordre de travail	Un pays.	Oui	Oui
Incoterms	Dossier	Un ou plusieurs incoterms, comme FOB ou CIF.	Oui	Oui
Internal Remarks	Ordre de travail	Des remarques à usage interne.	Non	Non
Job Type	Dossier	Les types de dossier du dossier. Un dossier peut en avoir plusieurs.	Oui	Oui
Load Type	Ordre de travail	Le code du type de chargement, par exemple 22G1.	Oui	Oui
Location List	Ordre de travail	Les lieux par lesquels passe l’ordre de travail, dans l’ordre. Voir Liste des lieux.	Oui	Non
Manifest	Ordre de travail	L’ID de chargement, pour un chargement sans conteneur.	Oui	Oui
Receiver	Dossier	Le réceptionnaire : une entité.	Oui	Oui
Remarks For Customer	Ordre de travail	Des remarques pour le client, séparées des remarques internes.	Non	Non
Remarks For Job	Dossier	Des remarques sur le dossier, partagées par tous ses ordres de travail.	Non	Non
Responsible Person	Ordre de travail	L’utilisateur responsable de l’ordre de travail.	Non	Non
Return Transporter	Ordre de travail	Le transporteur routier de retour : une entité du type transporteur routier.	Oui	Oui
Seal Number	Ordre de travail	Le numéro de scellé.	Oui	Oui
Shipper	Dossier	Le chargeur : une entité.	Oui	Oui
Shipper Container	Ordre de travail	Indique si le conteneur appartient au chargeur.	Oui	Non
Transport Document	Dossier	La référence du dossier, par exemple le numéro du connaissement.	Non	Oui
Transporter	Ordre de travail	Le transporteur routier : une entité.	Oui	Oui
Volume	Ordre de travail	Le volume, en mètres cubes.	Oui	Oui
Weight	Ordre de travail	Le poids, en kilogrammes.	Oui	Oui
Yard Position	Ordre de travail	La position du conteneur dans un parc à conteneurs.	Oui	Non

Remarks For Job, Internal Remarks, Remarks For Customer et Responsible Person ne figurent pas dans l’onglet : tous les ordres de travail les affichent.

Un champ masqué est omis sur les pages de l’ordre de travail et du dossier, sur les pages qui permettent de créer un dossier et de modifier un ordre de travail, dans le modèle de création groupée, et parmi les champs d’en-tête proposés dans les rapports de workflow du workflow.

Libellés définis pour votre installation

Un workflow ne peut pas renommer un champ d’en-tête. Certains libellés sont définis pour toute l’installation ; les vôtres peuvent donc différer de ceux du tableau :

• Transport Document : le nom de la référence du dossier, et sa forme abrégée, comme T/D. Le support TrakIT les définit.
• Manifest : le paramètre Default Name for Load. Un administrateur système le définit dans Paramètres de l’application.
• Bond Agent, Clearing Agent, Customer, Carrier, Receiver, Shipper et Transporter : les noms des types d’entités et, pour Return Transporter, le second nom du type d’entité transporteur routier. Le support TrakIT gère les types d’entités : voir Qui configure TrakIT.

Les autres libellés sont les mêmes dans toutes les installations.

Onglet Delay Tracking

L’onglet Delay Tracking définit les jours de franchise et les frais des conteneurs du workflow dans la liste Delay Tracking, et qui est averti avant l’expiration des jours de franchise. Cette page explique comment les conteneurs sont suivis, comment les jours de franchise et les tarifs sont choisis, et comment les frais sont calculés.

Les événements qui démarrent et arrêtent le suivi, pour chaque type de suivi, sont définis sur chaque événement : voir Définitions d’événements et de données. L’onglet Events les affiche dans sa colonne Delay Tracking.

Jours de franchise et frais

Free Days and Charges liste les définitions des coûts de retard.

Colonne	Affiche
Tracking Type	Par exemple les surestaries ou la détention.
Transporteur	Le transporteur, ou – All Carriers –. L’intitulé utilise le nom que votre installation donne aux transporteurs.
Job Type, Service	Le type de dossier et le service, ou tous.
Size, Type	La taille du conteneur, 20 ou 40, et le type ISO, ou – Any –.
Free Days	Les jours de franchise.
Slab Days, Slab Rates	Les jours et les tarifs journaliers de chaque tranche.
Final Rate	Le tarif journalier après la dernière tranche.

Pour ajouter une définition :

1. Sélectionnez Create New.
2. Dans New Delay Cost Definition, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Tracking Type	Le type de suivi, parmi ceux de Delay Tracking dans Admin > Masters > Master Tables. Obligatoire.
Transporteur	Un transporteur de la société du workflow, ou vide pour tous les transporteurs.
Container Size	20’ ou 40’.
ISO Type	Le type ISO du conteneur, comme R - Reefer, ou – Any –.
Job Type, Service	Un type de dossier et un service du workflow, ou tous.
Free Days	Obligatoire, 0 ou plus.
Slab Days, Slab Rates	Sous Demurrage Rates : les jours de chaque tranche et leurs tarifs en USD par jour, séparés par des virgules, par exemple 7,7,14 et 10,15,20, avec le même nombre de valeurs dans chacun. Chaque tranche compte de 1 à 99 jours, et chaque tarif va de 1 à 999.
Thereafter	Le tarif en USD par jour après la dernière tranche. Obligatoire, supérieur à 0.

Sous Additional Actions, Apply to Active Containers in Tracking List donne aussi les nouveaux jours de franchise et tarifs aux conteneurs du workflow encore suivis auxquels la définition correspond. Sinon, seuls les conteneurs qui commencent à être suivis plus tard les reçoivent.

Pour modifier une définition, sélectionnez Modify dans le menu de sa ligne, modifiez les champs dans Edit Delay Cost Definition et sélectionnez Save. Pour en supprimer une, sélectionnez Delete, puis Delete.

Message	Que faire
Tracking Type is required	Choisissez le type de suivi.
Free Days must be a numeric value, Rate Thereafter must be numeric value	Saisissez des nombres.
Final Rate must be a positive value	Saisissez un tarif Thereafter supérieur à 0.
Slab Days and Rates must correspond.	Saisissez autant de tarifs que de tranches.
Slab Days or Rates are invalid.	Gardez des tranches de 1 à 99 jours et des tarifs de 1 à 999.
Definition for selected Tracking Type, … is already defined.	Modifiez la définition existante. Chaque combinaison de type de suivi, transporteur, type de dossier, service, taille et type ISO peut avoir une seule définition.

Copy Costs

Copy Costs remplace les définitions des coûts de retard d’un autre workflow par celles de ce workflow.

1. Dans Select Recipient Workflow, choisissez le workflow. La liste propose les workflows actifs auxquels vous avez accès.
2. Sélectionnez Copy, puis confirmez.

Toutes les définitions du workflow destinataire sont d’abord supprimées. Les copies s’appliquent à tous les services. TrakIT affiche Definitions copied successfully.

Notifications d’expiration

Expiry Notifications liste les utilisateurs qui reçoivent l’e-mail quotidien Delay Notification pour les conteneurs du workflow, et combien de jours avant l’expiration des jours de franchise ils sont avertis (Days Before, 0 pour le jour d’expiration). Les utilisateurs peuvent aussi faire ce choix eux-mêmes : voir Notifications, qui décrit l’e-mail.

1. Sélectionnez Add User.
2. Dans Add User Email Notification, tapez le nom de l’utilisateur dans User to notify et choisissez l’utilisateur. La liste propose les utilisateurs qui ont accès au workflow.
3. Dans Select Notifications, choisissez On Expiry Day, One Day Before, Two Days Before, Five Days Before ou One Week Before.
4. Sélectionnez Add.

Ajouter un utilisateur déjà listé modifie son choix. Pour arrêter les e-mails d’un utilisateur, sélectionnez la croix (Remove) au bout de sa ligne.

Onglet WO Tabs

L’onglet WO Tabs choisit les onglets qu’affichent les ordres de travail du workflow : Events, Data, Items, Documents, KPIs, Forms, Comments, Photos et Yard Moves.

1. Cochez les onglets à afficher, et décochez les autres. Il en faut au moins un.
2. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Tab setting updated successfully. Un ordre de travail s’ouvre sur son onglet Events, ou sur le premier onglet affiché si le workflow n’a pas d’onglet Events. Items affiche aussi l’onglet Items sur les dossiers du workflow, et Yard Moves ajoute la zone et la position au modèle de la création groupée.

Onglet Warehouses & Yards

L’onglet Warehouses & Yards choisit les entrepôts, les parcs à conteneurs et les types d’articles que peuvent utiliser les ordres de travail du workflow, ainsi que les événements que renseignent les mouvements de parc. La façon dont ils s’intègrent à la configuration de l’entreposage est décrite dans Configurer l’entreposage.

• Available Warehouses & Yards liste les entrepôts et les parcs de la société responsable du workflow. Cochez ceux que les ordres de travail peuvent utiliser, et sélectionnez Save. Si aucun n’est coché, ils peuvent utiliser n’importe quel entrepôt. Cocher un parc à conteneurs permet aussi de lier ses mouvements aux ordres de travail du workflow.
• Available Item Types : cochez les types d’articles que les ordres de travail peuvent utiliser, et sélectionnez Save. Si aucun n’est coché, ils peuvent utiliser tous les types d’articles.

TrakIT affiche Updated successfully.

Yard Move Triggers liste les événements que renseignent les mouvements de parc à conteneurs. Lorsqu’un mouvement du type du déclencheur, plein ou vide, est effectué alors qu’il est lié à l’un des ordres de travail du workflow, ou y est lié après avoir été effectué, TrakIT renseigne l’événement avec la date et l’heure du mouvement. Un mouvement ne renseigne qu’un seul événement : ajoutez au plus un déclencheur par type de mouvement, plein ou vide. Voir Lier des mouvements à des ordres de travail.

Colonne	Affiche
Move Type	Le type de mouvement, et Full ou Empty.
Event	L’événement renseigné.
Overwrite	Yes si le mouvement remplace une valeur que l’événement a déjà.

Pour supprimer un déclencheur, sélectionnez la croix (Delete Move Trigger) au bout de sa ligne. Il est supprimé immédiatement.

Ajouter un déclencheur de mouvement

1. Sous Yard Move Triggers, sélectionnez Add….
2. Dans Add Move Trigger, choisissez le Move Type, comme Gate-In ou Stuffing.
3. Choisissez Full ou Empty.
4. Choisissez l’Event à renseigner avec la date et l’heure du mouvement.
5. Activez Overwrite si le mouvement doit remplacer une valeur que l’événement a déjà.
6. Sélectionnez Add.

TrakIT affiche Move Trigger saved successfully, ou Trigger type is already defined si l’événement a déjà un déclencheur pour ce type de mouvement.

Onglet WO Creation

L’onglet WO Creation liste les utilisateurs qui reçoivent des e-mails sur les ordres de travail du workflow : lorsque des ordres de travail sont créés, déplacés vers une autre référence du dossier ou un autre workflow, ou que leurs services sont modifiés. Les utilisateurs peuvent aussi choisir ces e-mails eux-mêmes : voir Notifications, qui les décrit.

Colonne	Affiche
User Name	L’utilisateur.
WO Creation	Immediate ou Daily.
Update T/D, Update WF, Update Services	Yes si l’utilisateur est informé lorsque des ordres de travail changent de référence du dossier, de workflow ou de services.

Pour arrêter les e-mails d’un utilisateur, sélectionnez Delete dans le menu de sa ligne.

Ajouter un utilisateur

1. Sélectionnez Add User.
2. Dans Add User For Notification, tapez le nom de l’utilisateur dans User to Notify et choisissez l’utilisateur.
3. Dans Select Notification Type, choisissez Immediate Notification ou Daily Notification pour les nouveaux ordres de travail.
4. Activez les interrupteurs des autres e-mails : Update suivi du nom de la référence du dossier, Update WF et Update Services.
5. Sélectionnez Add.

L’utilisateur doit avoir accès au workflow : sinon, TrakIT affiche User does not have access to workflow. Ajouter un utilisateur déjà listé modifie ses choix.

Onglet Measurements

L’onglet Measurements choisit les types de mesure que les utilisateurs enregistrent sur les ordres de travail du workflow, dans le Measurement Log de l’ordre de travail. Les types de mesure sont configurés par le support TrakIT ; s’il n’y en a aucun, l’onglet affiche No Measurements defined.

1. Sous Applicable Measurements, cochez les types de mesure, et décochez les autres.
2. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Measurements updated successfully.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section WorkFlow Definitions :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page d’un workflow auquel vous avez accès et voir tous ses onglets.
Update	Modifier la configuration du workflow dans tous les onglets, ordonner les listes, copier les postes, les KPI et les coûts de retard vers d’autres workflows, et ouvrir les paramètres du workflow avec Edit Workflow.
Delete	Ouvrir les paramètres du workflow pour le supprimer, avec Delete Workflow.
Duplicate	Dupliquer le workflow.
Export	Exporter les événements, les champs de données et les KPI.

Les administrateurs système peuvent ouvrir n’importe quel workflow. Toute personne qui peut ouvrir la page peut lire le journal des modifications ; seuls les administrateurs système peuvent le compléter.