Définitions de formulaires

Les formulaires sont les modèles que TrakIT remplit pour produire des documents : un formulaire est une page HTML qui contient des codes et, lorsque quelqu’un génère un document, TrakIT remplace les codes par les détails de l’ordre de travail, du dossier, de la facture ou du mouvement de parc, et produit un PDF. La page Form Definitions liste les formulaires, par sorte. Pour configurer un formulaire du début à la fin, voir Configurer les modèles de documents.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Form Definitions. Sélectionnez un formulaire dans la liste pour l’ouvrir sur la page Formulaire, où vous voyez son aperçu et ses paramètres et, en tant qu’administrateur système, le modifiez.

Sortes de formulaires

Chaque sorte de formulaire a un onglet. TrakIT ouvre l’onglet que vous avez utilisé en dernier.

For Work Orders

Des documents portant sur un ordre de travail. Les utilisateurs les génèrent dans l’onglet Forms de l’ordre de travail, et un workflow peut aussi les générer lorsqu’un événement ou un champ de données est mis à jour. Le PDF est ajouté aux documents de l’ordre de travail, sauf si le workflow en dispose autrement.

Un formulaire d’ordre de travail est proposé dans un workflow lorsqu’il est Global, ou lorsqu’il est ajouté dans l’onglet Forms du workflow (voir Workflow). Il peut être limité à certains rôles dans l’onglet User Access du formulaire.

For Jobs

Des documents portant sur un dossier entier, générés de la même façon depuis l’onglet Forms de n’importe lequel de ses ordres de travail. Ils répètent un bloc pour chaque ordre de travail du dossier. Le PDF est ajouté aux documents du dossier. Ils sont rendus disponibles comme les formulaires d’ordre de travail. Un formulaire de dossier peut aussi être configuré pour être généré pour une entité du dossier, comme un transporteur routier.

Un formulaire de dossier peut aussi mettre en page les e-mails de mise à jour de statut envoyés au client d’un dossier : il est alors choisi comme Status Email Template du workflow (voir Paramètres du workflow).

For Reports

Des mises en page pour les rapports avancés envoyés en Form Template PDF ou en Plain Text : le formulaire met en page les lignes du rapport. Chaque formulaire de rapport actif est proposé dans Select Form Template lorsque vous créez un abonnement.

For Finance

Des documents produits à partir d’enregistrements financiers. Chaque formulaire financier a un Sub Type, qui détermine où il est proposé :

Sous-type	Sert à générer
Invoice, Debit Note, Credit Note	La facture, en facture pro forma ou en document final.
Invoice Document	D’autres documents à partir d’une facture, avec Generate Doc.
Quotation	Le devis.
Receipt Voucher, Payment Voucher	Le bon d’un encaissement ou d’un paiement.
Bill	Le PDF d’une facture fournisseur.

Un formulaire financier n’est proposé que dans les sociétés cochées dans son onglet User Access.

For Yard Ops

Des documents portant sur un mouvement de parc. Un formulaire de parc est lié à un parc et aux types de mouvement auxquels il est destiné. Lorsque Auto-Generate est activé, TrakIT le génère lorsqu’un mouvement de l’un de ces types est effectué dans ce parc depuis l’application mobile, sur l’écran Entrée au parc, Sortie du parc, Mouvement d’équipement ou Opérations sur la marchandise. Les mouvements effectués sur l’écran Entrée / sortie ferroviaire ne génèrent pas de formulaires. Les utilisateurs peuvent aussi les générer à la main sur un mouvement, dans l’application pour appareils mobiles, avec Generate.

For Emails

Les formulaires d’e-mail sont les mises en page des e-mails qu’envoie TrakIT. Les e-mails d’une société utilisent celui qui est choisi comme son Email Template (voir Société). Le support TrakIT les gère : l’onglet For Emails (Support) n’apparaît qu’au support TrakIT.

Trouver un formulaire

1. Sélectionnez l’onglet de la sorte de formulaire.
2. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
3. Saisissez les filtres dont vous avez besoin.
4. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. Changer d’onglet les efface aussi. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve
Form Title	Les formulaires dont le nom contient le texte.
Description	Les formulaires dont la description contient le texte.
Form Content	Les formulaires dont le code HTML contient le texte, par exemple un code comme ##REFNO##.
Form Type	For Work Orders et For Jobs uniquement : All forms, Global only (les formulaires pour tous les workflows) ou Local only (les formulaires ajoutés à certains workflows).
Form Sub Type	For Finance uniquement : All forms ou un sous-type, comme Invoice.
Active	Hide Inactive exclut les formulaires qui ne sont pas actifs.

La liste

La liste affiche 20 formulaires par page, par nom. Le nombre trouvé figure au-dessus. Les formulaires inactifs apparaissent en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le formulaire.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro du formulaire.
Form Name, Code	Le nom du formulaire et son code, s’il en a un.
Description	La description.
Sub Type	For Finance uniquement : le sous-type, comme Invoice ou Quotation.
Workflows	For Work Orders et For Jobs uniquement : All pour un formulaire global, ou le nombre de workflows auxquels il a été ajouté.
Language	La langue du formulaire, comme EN.
Server	Y pour un formulaire que le support TrakIT a construit sous forme de page serveur.
WO Data Ref.	Le code du champ de données qui reçoit le numéro de référence du formulaire lorsqu’il est généré.
Last Used	La dernière fois que le formulaire a été rempli avec les détails d’un enregistrement, pour générer un document ou pour l’afficher en aperçu, ou -.
Changed By	La personne qui a modifié le formulaire en dernier, et il y a combien de temps.

Créer un formulaire

Les administrateurs système voient Create au-dessus de la liste. Ce bouton crée un formulaire de la sorte de l’onglet sur lequel vous êtes : voir Créer un formulaire.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir View Form Definitions dans la section Form Definitions pour ouvrir cette page et les formulaires. La création de formulaires est réservée aux administrateurs système, tout comme leur modification sur la page Formulaire. Les formulaires d’e-mail sont gérés par le support TrakIT.

La génération de documents à partir de formulaires demande d’autres autorisations, sur les pages où ils sont générés : par exemple Generate Form dans la section Work Orders pour les formulaires d’ordre de travail et de dossier.