Exercices

Les exercices découpent la comptabilité d’une société en périodes comptables. Chaque écriture comptable appartient à un exercice et est datée à l’intérieur de celui-ci, et un exercice doit être ouvert pour recevoir des écritures. En fin d’exercice, vous clôturez l’exercice : TrakIT transfère son bénéfice ou sa perte au report à nouveau et le verrouille.

Les exercices sont gérés par société, dans l’onglet Financial Years de Admin > Masters > Finance Masters. Choisissez la société en haut de l’onglet. La liste affiche chaque exercice avec sa Start Date, sa End Date, la personne qui l’a créé, et la personne qui l’a clôturé et quand, ou Open. Les exercices clôturés sont en gris.

Les exercices sont aussi utiles aux sociétés qui ne tiennent pas leur comptabilité dans TrakIT : les listes des devis, des factures, des factures fournisseurs, des écritures internes et des postes peuvent afficher un exercice à la fois. Consultez Les exercices sur d’autres pages.

Fonctionnement des exercices

Les exercices se suivent sans interruption ni chevauchement : chaque exercice commence le lendemain de la fin du précédent.
Un exercice dure un an, ou neuf ou six mois.
Une société peut avoir au plus deux exercices ouverts à la fois, par exemple l’exercice en cours et le suivant. Pour en créer un troisième, clôturez d’abord le plus ancien.
Un exercice ne peut être ni modifié ni supprimé une fois créé.
Les exercices sont clôturés dans l’ordre, du plus ancien au plus récent, et un exercice clôturé ne peut pas être rouvert.

TrakIT nomme chaque exercice d’après ses dates : FY2026 pour un exercice du 1er janvier au 31 décembre 2026, FY2026-2027 pour un exercice qui se prolonge sur l’année civile suivante, et FY2601-2606 pour toute autre période comprise dans une même année civile (ici, de janvier à juin 2026).

Créer un exercice

Sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters, puis l’onglet Financial Years.
Choisissez la société.
Sélectionnez Create New FY.
Pour le premier exercice de la société, saisissez la Start Date. Pour tout exercice suivant, la date de début est le lendemain de la fin de l’exercice précédent et ne peut pas être modifiée.
Vérifiez la Period : One Year, Nine Months ou Six Months. Seuls les administrateurs système peuvent choisir une période autre qu’un an.
Sélectionnez Create.

L’exercice se termine la veille de la même date une période plus tard : une période d’un an commençant le 1er avril 2026 se termine le 31 mars 2027.

Create New FY n’apparaît que tant que la société a moins de deux exercices ouverts. Le premier exercice ne peut être créé qu’une fois la devise par défaut de la société définie (consultez Configurer la comptabilité).

Choisissez avec soin la date de début du premier exercice. Les soldes d’ouverture sont comptabilisés à cette date, et aucun document ni aucune écriture datés d’avant cette date ne peuvent entrer en comptabilité.

Créez chaque nouvel exercice avant la fin de l’exercice en cours. Un document daté après la fin du dernier exercice ne peut pas être comptabilisé, et donc pas finalisé, tant qu’il n’existe pas d’exercice couvrant sa date.

Comptabiliser dans un exercice

Une écriture ne peut être comptabilisée que dans un exercice ouvert qui couvre sa date. TrakIT ne déplace jamais une écriture dans un autre exercice.

Écriture	Sa date	Son exercice
Facture, avoir, facture fournisseur	La date du document	L’exercice ouvert qui couvre la date.
Encaissement, paiement	La date de transaction	L’exercice ouvert qui couvre la date.
Écriture interne	La date de l’écriture interne	L’exercice ouvert qui couvre la date.
Passage en pertes d’une facture	La date de passage en pertes que vous choisissez	L’exercice ouvert qui couvre la date.
Ajustements d’une facture ou d’une facture fournisseur	La date du document ; pour une modification ultérieure, le jour de la modification	L’exercice ouvert qui couvre la date.
Écriture comptabilisée à la main	La date que vous saisissez : pas dans le futur	L’exercice sélectionné sur la page Écritures comptables. La date doit être comprise dans cet exercice.
Soldes d’ouverture	Le premier jour du premier exercice	Le premier exercice de la société.
Réévaluation des devises	La date que vous choisissez : pas dans le futur	L’exercice ouvert sélectionné sur la page des écritures comptables.
Clôture de l’exercice	Le dernier jour de l’exercice	L’exercice en cours de clôture.

Si aucun exercice ouvert ne couvre la date d’un document, parce que l’exercice n’existe pas encore ou est déjà clôturé, le document ne peut pas être finalisé, et le message l’indique. Créez l’exercice, ou vérifiez la date du document.

La clôture est le seul verrou de la comptabilité. Tant qu’un exercice est ouvert, des écritures peuvent être comptabilisées sur n’importe lequel de ses jours, y compris dans les mois précédents. Les factures ont leurs propres limites d’antidatage, définies pour votre société : consultez Facture.

Clôturer un exercice

La clôture est la fin d’exercice formelle. Avant de clôturer un exercice :

sa date de fin doit être passée : vous pouvez le clôturer à partir du lendemain ;
l’exercice suivant doit déjà exister ;
tous les exercices antérieurs doivent être clôturés ;
la société a besoin d’un compte de report à nouveau : un compte enfant actif dont le Special Code est RE (consultez Configurer la comptabilité).

Pour clôturer un exercice :

Dans l’onglet Financial Years, choisissez la société.
Sélectionnez Close FY. TrakIT affiche le plus ancien exercice ouvert : c’est l’exercice qu’il clôture.
Lisez le message, puis sélectionnez Close FY.

S’il manque quelque chose, TrakIT indique quoi, et rien ne change.

Ce que fait la clôture

En une seule étape, qui soit aboutit entièrement, soit laisse tout en l’état :

TrakIT calcule le solde de l’exercice de chaque compte actif de produits et de charges.
Il comptabilise une écriture de clôture, Year-End Closing - suivi du nom de l’exercice, datée du dernier jour de l’exercice. L’écriture ramène chacun de ces comptes à zéro et porte le bénéfice ou la perte nets sur le compte de report à nouveau. Pour un compte tenu dans une devise étrangère, elle ramène aussi à zéro le solde en devise.
Il marque l’exercice comme clôturé, avec votre nom et la date.

Si l’exercice n’a eu ni produits ni charges, TrakIT le clôture sans écriture.

Après la clôture

Plus rien ne peut être comptabilisé dans l’exercice, ni à la main ni à partir de documents, et New Entry et FX Revaluation n’apparaissent plus sur la page des écritures comptables pour cet exercice.
Aucune écriture de l’exercice ne peut être contre-passée. Un document dont l’écriture se trouve dans un exercice clôturé ne peut plus être réinitialisé ni voir sa finalisation annulée, et ses ajustements ne peuvent plus modifier la comptabilité. Corrigez-le par une écriture datée dans un exercice ouvert.
Une fois le premier exercice clôturé, les soldes d’ouverture ne peuvent plus être modifiés.
Les rapports affichent toujours l’exercice. Le compte de résultat ne tient pas compte de l’écriture de clôture, si bien qu’un exercice clôturé affiche toujours son résultat. Dans le bilan, le résultat de l’exercice fait désormais partie du report à nouveau.

Clôturez chaque exercice dès que sa comptabilité est définitive. Tant que tous les exercices antérieurs ne sont pas clôturés, le bilan d’un exercice ultérieur n’est pas équilibré : leur bénéfice n’a pas encore atteint le report à nouveau, et le bilan vous en avertit.

Liste de contrôle de fin d’exercice

Finalisez, ou traitez, chaque facture, avoir, facture fournisseur, encaissement, paiement et écriture interne datés dans l’exercice.
Vérifiez les comptes de banque et de caisse par rapport à vos relevés bancaires.
Si la société travaille dans d’autres devises, lancez la réévaluation des devises au dernier jour de l’exercice : consultez Comptabilité multidevise.
Vérifiez la balance générale au dernier jour de l’exercice : les débits et les crédits doivent être égaux.
Assurez-vous que l’exercice suivant existe.
Clôturez l’exercice.
Vérifiez le bilan au dernier jour de l’exercice.

Les exercices sur d’autres pages

Les pages Écritures comptables, Balance générale, Bilan et Compte de résultat affichent un exercice à la fois. Elles s’ouvrent sur l’exercice ouvert qui inclut la date du jour, ou sur le dernier exercice ouvert s’il n’y en a pas, ou sur le dernier exercice si tous sont clôturés.
Les listes des devis, des factures, des factures fournisseurs, des écritures internes et des postes peuvent afficher les documents datés d’un exercice, ou – All FY –. Elles s’ouvrent sur l’exercice ouvert qui inclut la date du jour, ou sur le dernier exercice ouvert, ou sur tous les exercices si aucun n’est ouvert.

Qui peut gérer les exercices

Section	Autorisation	Vous permet de
Finance Masters	Read	Voir les exercices.
Finance Masters	Open/Close Financial Year	Créer et clôturer des exercices.

Seuls les administrateurs système peuvent créer un exercice de moins d’un an.