Écritures comptables

La page Journal Entries liste les écritures de la comptabilité d’une société pour un exercice : les écritures que TrakIT comptabilise de lui-même à partir des factures, des factures fournisseurs, des encaissements, des paiements et d’autres documents, et les écritures comptabilisées à la main. Depuis cette page, vous pouvez ouvrir une écriture, en comptabiliser une nouvelle et réévaluer les soldes en devises étrangères.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Journal Entries.

Pour comprendre le fonctionnement de la comptabilité, consultez Comptabilité.

Choisir la société et l’exercice

Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société en haut de la page. TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois.

Choisissez ensuite l’exercice. La liste s’ouvre sur l’exercice ouvert qui inclut la date du jour, ou sur le dernier exercice ouvert s’il n’y en a pas. Si la société n’a pas encore d’exercice, la page l’indique et n’affiche aucune écriture : consultez Exercices.

La liste

La liste affiche 20 écritures par page, les plus récentes en premier, ainsi que le nombre d’écritures correspondantes.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de l’écriture.
Date	La date de transaction : la date à laquelle l’écriture compte dans la comptabilité.
Title	Le titre. Sélectionnez-le pour ouvrir l’écriture comptable.
Remarks	La référence de l’écriture.
Debit, Credit	Les comptes débités et les comptes crédités, un par ligne.
Amount	Le total des débits. Pour une écriture dans une autre devise, le montant est dans cette devise, suivi de son code ; sinon, il est dans la devise de base de la société.
Executed By	La personne qui a comptabilisé l’écriture, ou System, et quand.

Écritures comptabilisées par TrakIT

TrakIT comptabilise des écritures de lui-même lorsque la société tient sa comptabilité dans TrakIT (consultez Configurer la comptabilité). Leurs titres indiquent leur origine :

Titre	Origine
Invoice: numéro, Credit Note: numéro	Une facture ou un avoir.
Bill: numéro	Une facture fournisseur.
Receipt: référence, Payment: référence	Un encaissement ou un paiement.
Internal Posting: numéro	Une écriture interne.
Write-Off: Invoice numéro	Une facture passée en pertes.
Adjustments: Invoice, Adjustments: Credit Note, Adjustments: Bill numéro	Les ajustements d’une facture, d’un avoir ou d’une facture fournisseur.
Reversal: titre	Annule une écriture antérieure : mêmes comptes, sens opposés. Sa référence désigne l’écriture qu’elle contre-passe.
Opening Balances	Les soldes d’ouverture.
FX Revaluation as of date, FX Revaluation of devise receivables/payables as of date	Une réévaluation des devises.
Year-End Closing - exercice	La clôture d’un exercice.

Une écriture comptabilisée n’est jamais modifiée ni supprimée. Lorsqu’un document est réinitialisé ou que sa comptabilisation doit changer, TrakIT comptabilise une contre-passation, et une nouvelle écriture si nécessaire ; toutes restent dans la liste. Consultez Comptabilisation automatique.

Rechercher des écritures

1. Si le panneau des filtres est fermé, sélectionnez Filters pour l’ouvrir.
2. Renseignez un ou plusieurs filtres.
3. Sélectionnez Search.

Filtre	Trouve
Title	Les écritures dont le titre contient le texte.
Reference	Les écritures dont la référence contient le texte.
Debit Accounts	Les écritures qui débitent un compte dont le nom contient le texte.
Credit Accounts	Les écritures qui créditent un compte dont le nom contient le texte.

Comptabiliser une nouvelle écriture

Sélectionnez New Entry pour comptabiliser une écriture à la main sur la page Écriture comptable. L’écriture va dans l’exercice sélectionné sur cette page. New Entry n’apparaît que tant que cet exercice est ouvert.

Réévaluation des devises

Les taux de change évoluent, mais les soldes que vous détenez dans d’autres devises restent dans la comptabilité aux taux des jours où ils ont été comptabilisés. FX Revaluation les convertit à nouveau au taux de change d’une date que vous choisissez, généralement la fin d’un mois ou de l’exercice, et comptabilise la différence comme un gain ou une perte de change. Consultez Comptabilité multidevise.

1. Sélectionnez FX Revaluation.
2. Vérifiez la date. Elle est initialisée au dernier jour du mois précédent lorsque cette date se trouve dans l’exercice sélectionné. La date doit être comprise dans l’exercice sélectionné et ne peut pas être dans le futur.
3. Sélectionnez Revalue.

TrakIT réévalue :

• chaque compte actif configuré pour une devise étrangère dans le bilan de la société : actif, passif et capitaux propres. Les comptes de produits et de charges ne sont jamais réévalués.
• les montants dans d’autres devises sur le Default AR Account et le Default AP Account de la société, une devise à la fois. Ils proviennent des factures, factures fournisseurs, encaissements et paiements dans d’autres devises.

Pour chaque solde, TrakIT convertit le montant en devise étrangère au taux de change le plus récent à la date ou avant celle-ci, compare le résultat avec la contre-valeur en devise de base inscrite dans la comptabilité à cette date, et comptabilise la différence. La contrepartie va sur le FX Gain/Loss Account défini sur la page du plan comptable. Les autres comptes dans la devise de base, comme un compte bancaire dans la devise de base, ne sont pas réévalués.

La réévaluation est comptabilisée en une seule écriture, plus une écriture par devise pour les créances et les dettes. TrakIT affiche ensuite le nombre de soldes réévalués et l’écart net, ou indique que tous les soldes sont déjà au taux de clôture.

Chaque exercice a une seule réévaluation en vigueur. Lorsque vous réévaluez à nouveau dans le même exercice, TrakIT contre-passe la réévaluation précédente et en comptabilise une nouvelle. La contre-passation est datée de la date de la nouvelle réévaluation, sauf si la réévaluation précédente est datée plus tard, de sorte que les rapports aux dates antérieures ne changent pas. Les réévaluations des exercices clôturés restent telles qu’elles étaient.

La réévaluation s’arrête, et ne comptabilise rien, si :

• la société n’a pas de FX Gain/Loss Account, ou
• l’une des devises n’a aucun taux de change à la date ou avant celle-ci, ou seulement un taux plus ancien que l’ancienneté maximale des taux définie pour la société. Ajoutez le taux sur la page Taux de change et réessayez.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Journal Entries	Read	Ouvrir la page et les écritures.
Journal Entries	Create	Comptabiliser de nouvelles écritures et lancer la réévaluation des devises.

La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès.